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Relaciones con el Entorno de Trabajo. 2010
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Relaciones con el Entorno de Trabajo. 2010

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Relaciones con el Entorno de Trabajo. 2010 Document Transcript

  • 1. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. [1] 2010 Relaciones con el Entorno de Trabajo Módulo La presente programación académica corresponde al Módulo de Relaciones en el Entorno de Trabajo, Módulo transversal en los nuevos Ciclos Profesionales Técnicos, del Tercer Año de Bachillerato y que se configura con la intención de acercar al alumno a una serie de conocimientos e informaciones en torno a las situaciones que plantea el factor humano dentro del mundo productivo de la empresa, la forma de resolverlas del modo más positivo y eficaz, y como todo ello incidirá sobre él como trabajador, en su futuro profesional. Lcdo. Euler V. Terán Y. SysCorpET - KrauserWinLcdo. Euler V. Terán Yépez 25/01/2010 Datos introductorios al Módulo
  • 2. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. [2] INTRODUCCION La presente programación académica corresponde al Módulo de Relaciones en el Entorno deTrabajo, Módulo transversal en los nuevos Ciclos Profesionales Técnicos, del Tercer Año de Bachilleratoy que se configura con la intención de acercar al alumno a una serie de conocimientos e informacionesen torno a las situaciones que plantea el factor humano dentro del mundo productivo de la empresa, laforma de resolverlas del modo más positivo y eficaz, y como todo ello incidirá sobre él como trabajador,en su futuro profesional. SISTEMA DE EVALUACIÓN. Se seguirá un sistema de evaluación continua, basado en los siguientes elementos: La evaluación, será continua en todas y cada una de las evaluaciones del ciclo formativo, de tal forma que la falta de asistencia y de puntualidad del alumnado al 60% o más del horario lectivo conllevará la imposibilidad de aplicar los criterios de calificación establecidos para la evaluación ordinaria en el correspondiente trimestre, sin perjuicio de la posibilidad de su recuperación. El grado de participación, intentando determinar el nivel de atención, interés y trabajo del alumno. Se realizarán ejercicios en relación con los contenidos, intentando dar el máximo dinamismo y carácter práctico al Módulo. Estos ejercicios serán tanto individuales como de grupo o colectivos, con lo que a su vez se promoverá la integración de los alumnos y su capacidad de trabajo en equipo, obteniendo así la consecución de objetivos específicos de este Módulo y aplicando estrategias desarrolladas como parte de los contenidos. Puntualmente se realizarán controles de conocimientos básicos sobre los contenidos, partiendo de los cuales podrán acreditarse mayores niveles de dominio de los mismos, lo que permitirá una gradualización del desarrollo de éstos por parte del profesor. Estos controles pueden ponerse sin necesidad de avisar previamente. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN La nota de la evaluación se determinará considerando: La asistencia a clase y la puntualidad, que se valorará con un 40% del parcial de actuación, de modo que al faltar dos horas a clase perderá un punto. Asimismo por cada tres faltas de puntualidad a las actividades lectivas, se considerará como una falta de asistencia. El interés y la dedicación en las tareas de clase y casa, la ejecución correcta de los ejercicios, ponderando el tiempo de su realización, las intervenciones en las puestas en común de las actividades y los trabajos individuales, que se valorará en un 25%. Los exámenes escritos u orales y la realización, si procede, de trabajos en grupo, que determinará el 25% de la nota final por cada uno de sus respectivos parciales.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Datos introductorios al Módulo
  • 3. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 3 UNIDAD I. LA COMUNICACIÓN.PROCESO DE LA COMUNICACIÓN. Entendemos la comunicación como aquel proceso que tiene por objeto la transmisión y/ointercambio de información entre personas. Comunicar etimológicamente se refiere a compartir o intercambiar. Se trata de un procesode interacción o transacción entre dos o más elementos de un sistema. Las siguientes sondefiniciones de carácter general de lo que llamamos comunicación: “es un proceso detransmisión de estructuras entre las partes de un sistema que son identificables en el tiempo oen el espacio”. “Es el mecanismo por medio del cual existen y se desarrollan las relacioneshumanas, es decir, todos los símbolos de la mente junto con los medios para instituirlos através del espacio y presentarlos en el tiempo.” Uno de los factores fundamentales para el funcionamiento de un grupo social es laexistencia de un sistema de comunicación, necesario para:  La interacción humana  El mantenimiento de una estructura social En el ámbito laboral existe una necesidad constante de comunicación entre las personassiendo especialmente importante cuando un mando intermedio tiene que transmitir una ordena su equipo de trabajo.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 4. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 4 Cada vez hay un mayor interés por el tema de la comunicación y cómo se debe llevar acabo, ya que el uso inadecuado de la misma lleva a las empresas a graves problemas. Desde un punto de vista lingüístico, la comunicación es un proceso en el cual una persona,que llamamos emisor, envía un mensaje a un receptor, que es el destinatario del mensaje. Porcomunicación se entiende cualquier sistema de símbolos, no solo verbales, capaces de sercaptados por las personas. Además, en este proceso de comunicación o proceso comunicativo podemos distinguir una serie deetapas que explicamos en el siguiente cuadro: ETAPAS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN Etapa expresiva: El que desea transmitir algo, elabora el mensaje Etapa de transmisión: El mensaje es transmitido o enviado a la persona que el emisor desea que lo reciba. Es enviado a través del canal. Etapa comprensiva: El receptor del mensaje lo recibe e interpreta. Después actúa. Además, en este proceso intervienen una serie de variables, externas o internas que determinanque el proceso tenga éxito o por el contrario fracase.NIVELES DE LA COMUNICACIÓN. El proceso de comunicación se desarrolla en un determinado ámbito, donde las partes estánorganizadas y son interdependientes. Se pueden distinguir los siguientes niveles: Nivel macrosocial. Podemos abordar a la cultura como un fenómeno de comunicación. En una sociedad los productos culturales son difundidos o transmitidos por canales culturales con sistemas de códigos definidos, tanto en una estructura social determinada, como entre sociedades, actualmente o en el futuro. Este nivel es conocido también como nivel cultural. Nivel microsocial. En este caso se incluyen los pequeños grupos sociales, instituciones y organizaciones, y las comunicaciones intrapersonales.  Organizaciones. Las organizaciones poseen una estructura y realizan sus funciones a través de los nexos y redes de comunicación que se establecen entre los elementos de la organización. La estructura jerárquica implica el flujo de información en determinado sentido, en tiempo limitado y con contenidos específicos.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 5. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 5  Pequeños grupos. En los grupos hay mecanismos de comunicación que establecen los nexos diferenciales entre sus miembros. Según sea la comunicación, esta puede determinar las posiciones de liderazgos o poder del grupo. La comunicación es intrapersonal.  Intrapersonal. Es un modelo carente de interés para la psicología social, se trata de las comunicaciones internas del sujeto.FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN. La comunicación tiene cuatro funciones esenciales dentro de una empresa u organización: Control Actúa para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el comportamiento por parte de los empleados. Motivación La comunicación fomenta la motivación al dejar en claro las actividades requeridas en cada puesto de trabajo. La definición de metas y el reforzamiento del comportamiento deseado, estimula la motivación. Para ello es indispensable la comunicación. Expresión emocional. La comunicación es vital dentro del grupo, atreves de ella se muestran las frustraciones y los sentimientos de satisfacción. Información. La comunicación suministra información que se requiere para tomar decisiones, así como transmiten datos y permiten la evaluación de alternativas.ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN. La comunicación se desarrolla entre un emisor y un receptor. La comunicación puede serunidireccional, en una única dirección, o puede producir la respuesta del receptor. El emisor elabora una idea a transmitir, que constituye el mensaje que desea enviar al receptor,para poder transmitirlo debe utilizar un determinado código. La codificación utilizada debe ser conocidapor el receptor (debe sercomprendido). A continuación vamos acomentar muy brevementelos elementos que intervienenen el proceso decomunicación: El emisor es la fuente deLcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 6. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 6la comunicación. Es decir la persona que envía el mensaje, que tiene interés por comunicar algo aalguien. La codificación es la elección de los símbolos, ya sean palabras, imágenes o sonidos, utilizados porel emisor para transmitir un mensaje. Por ejemplo, el uso del inglés para realizar un catálogo deartículos de perfumería. Existe una serie de variables que pueden dificultar o interferir el proceso de la comunicación, sonlo que conocemos como ruido. Cuando hablamos de ruido no solo debemos pensar en sonidos que sesobreponen a la comunicación como el traqueteo de una máquina o el zumbido de un teléfono. El ruidoes todo aquello que confunde, altera o interfiere el proceso de comunicación. El ruido constituye una barrera en la comunicación. Estas interferencias que aparecen dentro de lasempresas pueden tener varias causas: personales, físicas y semánticas Personal. Las barreras personales son las que se derivan de las emociones humanas, de malos hábitos de escucha y de la personalidad de los participantes (sistema de valores). Para solucionar las barreras personales se recomienda que la comunicación se establezca en las cercanías del emisor y el receptor, y son preferibles las comunicaciones horizontales a las verticales. Físicas. Las barreras físicas son las interferencias que se producen en el ámbito donde las comunicaciones tienen lugar. La manera de eliminarlas o superarlas es tratando de controlar el entorno físico donde se produce la comunicación. Semánticas. Las barreras semánticas se derivan de la interpretación incorrecta del significado, producto de falta de manejo de los códigos utilizados. Esta barrera es un aspecto esencial en la comunicación interpersonal, y conviene estar pendiente de ella y evaluarlas de forma detallada, para evitar fallos en la comunicación. Para superar los fallos se utiliza la retroalimentación que confirma la recepción del mensaje. El canal es el medio a través del cual se transmite el mensaje. Nos encontramos con gran cantidadde medios, como por ejemplo el teléfono, el buscapersonas, la televisión, el ordenador, etc. El mensaje es la información que el emisor desea transmitir al receptor. La retroalimentación consiste en la evaluación de la respuesta dada por el receptor. Por ejemplo,tú, emisor, envías información a un determinado cliente sobre unos sofás que tu empresa vende. Elcliente recibe la información y te comunica su decisión de comprar cien sofás. La retroalimentaciónconstituye el eslabón final en el proceso de comunicación, determina si se ha logrado comprender elmensaje. La descodificación es la interpretación que hace del mensaje el receptor.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 7. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 7 El receptor es la persona o personas a las quienes va dirigida la información transmitida por elemisor. El contexto es la situación real en que se da la comunicación, por ejemplo el lugar o lo que lo rodea.REDES DE COMUNICACIÓN. La circulación de la información se puede realizar de diferentes formas. Se denominan redes decomunicación a la organización de los canales por los que fluye la información. La comunicación puede combinar diferentes direcciones: ascendentes, descendente o lateral. Descendente. La comunicación fluye de un nivel de organización o grupo a un nivel inferior en la organización. Ascendente. La comunicación fluye a un nivel superior, generalmente se la usa para tener retroalimentación. Lateral. Tiene lugar entre miembros del grupo de trabajo o entre miembros a un mismo nivel. Las redes pueden ser formales o informales. Las redes formales son las establecidas por la organización con el objeto de hacer llegar lainformación necesaria, en el momento preciso y a la persona justa. Estas redes respetan la jerarquíaempresarial. Sus flujos son regulares, estables y previsibles. Las redes formales pueden desarrollarse según diferentes tipos: Red en cadena. Las comunicaciones se establecen con el miembro más próximo, ningún miembro está aislado, la persona que está en el centro es la mejor informada. Red en estrella. El individuo del centro puede comunicarse con todos, resulta eficaz para tareas simples, el individuo del centro es el que tiene un lugar privilegiado, para los demás la sensación es de frustración.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 8. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 8 Red en Y. Combina los tipos anteriores. Es efectiva para acciones complejas divididas en acciones más simples. Los miembros lejanos se sienten frustrados. Red en círculo. No hay comunicaciones transversales, ningún miembro se siente aislado. La información puede deformar o perder. La transmisión es lenta.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 9. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 9 Red de vías múltiples. Todos los miembros se comunican, da gran satisfacción y alto sentimiento de participación. Puede ocasionar pérdida de tiempo y falta de coordinación. Las redes informales según espontáneamente de las relaciones entre las personas, se producenpor afinidad o por necesidad personal. Permite satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estasredes aumentan el interés de los empleados, los mantiene informados y les ayuda a crecer ydesenvolverse mejor en el ambiente laboral. Mejoran la comunicación en la empresa al crear canalesalternativos, normalmente más rápidos y eficaces que los formales. Las redes de comunicación informal pueden presentar las siguientes tipologías: La cadena en línea. La información se inicia en un punto y es transmitida hasta la última persona posible.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 10. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 10 La cadena reticular. Algunas personas reciben la información y no la transmiten cortando la comunicación. La cadena casual. La información se transmite sin orden, y puede llegar a todos o no (puede depender de la relación entre trabajadores y de la importancia que le den a la información).Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 11. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 11 El rumor. Una persona se encarga de comunicar a todos los que lo rodean. Los efectos de las redes informales pueden ser positivos o negativos. Los efectos positivos surgen de la posibilidad de que los trabajadores organicen actividades extralaborables que constituyan un factor de integración. Surgen sentimientos de solidaridad y colaboraciónque crean un ambiente laboral más agradable y beneficioso para la empresa. Entre los efectos negativos se tienen; la interpretación subjetiva del emisor, las malasinterpretaciones de la información por desconocimientos de la fuente, las distorsiones producidas porlas sucesivas transmisiones, la difusión de chismes sobre la organización o uno de sus miembros, y laextensión de rumores. El rumor tiene tres características principales: no está controlado por la administración de laorganización, la mayoría de los empleados creen que es más confiable que las comunicaciones formales,y se lo utiliza para servir los intereses personales de algunos de los miembros. Habitualmente tienecuatro propósitos: estructuran y reducen la ansiedad; dan sentido a la información limitada ofragmentada; sirven de vehículo para organizar a los miembros del grupo, y para señalar el status delremitente.TIPOS O CANALES DE COMUNICACIÓN Básicamente hay tres: • Comunicación oral o verbal • Comunicación no verbal o gestual • Comunicación escritaLcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 12. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 12 La comunicación oral implica la emisión de información a través de las palabras, de la voz. Esfundamental en las relaciones laborales, por ello debemos prestar atención a la utilización correcta dellenguaje, el contexto en que se produce la comunicación, las dificultades del mensaje y la forma detransmitirlo. Es la forma de comunicación más utilizada en la empresa. Como ventajas tiene su rapidez,proporciona retroalimentación inmediata, es flexible ya que se puede adaptar a cualquier clase dereceptor. Como inconvenientes vemos que no queda constancia y tiene más obstáculos de índolepersonal.Ventajas de la comunicación Oral. Se pueden utilizar gestos que den mayor énfasis al mensaje Se trata de una comunicación directa produciéndose una respuesta inmediata en cuanto el receptor recibe el mensaje Se pueden realizar aclaraciones en cuanto a la interpretación del mensaje.Inconvenientes de la comunicación Oral Las respuestas pueden ser precipitadas Se puede olvidar información, tanto por parte del emisor como del receptor. En el primer caso al emitir y en el segundo al recordar. Resulta más fácil mantener la confidencialidad de la información. No es muy apropiada cuando se tiene que transmitir información compleja. La comunicación escrita supone la emisión de información a través de unconjunto de grafismos, de la escritura..... En la comunicación escrita, no hay retroalimentación inmediata, por eso, alredactar un mensaje por escrito debemos tener en cuenta una serie de condicionespara conseguir nuestro objetivo, que sea entendido por el receptor.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 13. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 13 El escrito debe ser: • Claro, que solo sea posible una interpretación. • Breve, no hay que repetir las ideas y estas deben estar agrupadas en un párrafo si es posible. • Vocabulario adecuado • Coherencia del contenido • Corrección gramatical • Corrección formal En la empresa existen diferentes tipos de documentos escritos: • Cartas • Circular • Orden de trabajo • Informe • Instancia • Acta • Folleto • Carteles, etc. En general, la comunicación escrita debe tener tres zonas de escritura: • La zona nominal (nombre del destinatario y del emisor) • Saludo y transmisión del mensaje • Despedida.Ventajas de la comunicación escrita Se puede emitir información compleja y exacta, permitiendo un análisis detallado de la misma por parte del receptor. Se puede transmitir exactamente la misma información a varias personas en lugares y momentos distintos.Inconvenientes de la comunicación escrita. No se produce una respuesta directa por parte del receptor del mensajeLcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 14. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 14 Es necesario emplear mayor tiempo y recursos para ser enviada la información Es difícil controlar las interpretaciones que hace el receptor de la información. No podemos dejar de comentar otro tipo decomunicación que en ocasiones es ampliamenteutilizado: la comunicación visual. En este tipo decomunicación no se emplea ni la voz ni losgrafismos. El uso de símbolos, colores, etc., sonejemplos de comunicación visual. Es la que no emplea los signos lingüísticospara transmitir el mensaje. Acompaña siempre ala comunicación oral y para que esta última seamás eficaz, ambas deben relacionarse y tener unacoherencia entre las dos. Es el lenguaje másuniversal, aunque debe tenerse en cuenta que haydeterminados gestos y actitudes que seráninterpretadas de una manera u otra, dependiendo de las diferentes culturas. Refleja a través de gestos, posturas, entonación al hablar sentimientos y pensamientos de unamanera muy clara. Pasa del inconsciente del emisor al del receptor, sin una elaboración mental. Albert Mehrabian después de un estudio en profundidad ha llegado a la conclusión que el 55% delmensaje llega a través de los gestos faciales y postura corporal, el 38 % a través de la entonación ysolamente el 7 % a través de las palabras emitidas.COMUNICACIÓN ORAL.Normas de comunicación oral utilizadas en la empresa Para conseguir un correcto lenguaje oral existen una serie de normas que debes conocer. No creaque únicamente se las puede utilizar en tu trabajo; también te podrán ser de gran utilidad en el resto desus relaciones (familia, amigos, etc.).El contenidoLcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 15. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 15 El contenido de la expresión oral debe ser claro y conciso. Antes de realizar una comunicación orales necesario: identificarse, señalar los objetivos y explicar el nivel de confianza. Podemos dar una serie de normas que pueden facilitarte las relaciones con grupos de la empresa.Las cuales se mencionan a continuación: Motivación hacia la participación Empatía Mediación Dirección Motivación hacia la participación, es muy importante que motives a las personas a que participenen la conservación. De esta forma conocerás quiénes son y qué es lo que desean, piensan,…. Por ello,deja que se expliquen, aunque o estés de acuerdo en lo que dicen; ya te tocara el turno de intervenir. Empatía- La empatía hace referencia a la capacidad de poder identificar con el estado de ánimo deotra persona. Es importante que intentes desarrollar esta capacidad para comprender mejor a losindividuos con los que te relacionas. Mediación.- Debes ser capaz de evitar que aparezcan tensiones emocionales que impidan unaconversación objetiva, e incluso que interfieran en la interpretación de lo que otro señala. Por tanto, si alo largo de una conversación observas que las personas están dejándose influenciar por sussentimientos, actúa de mediador intentando una situación de equilibrio. Dirección.- Acorde con la mediación se encuentra la dirección. Debes facilitar la comunicación eintentar que la conversación no se desvié de los temas importantes que deben ser tratados.La forma Independientemente de las normas que hemos analizado anteriormente, existen otra serie denormas que hacen alusión no al contenido sino a la forma.La voz La voz juega un papel muy importante en la comunicación oral. La pronunciación, la dicción, y elléxico contribuyen a que el lenguaje se convierta en todo un arte. También contribuyen el énfasis y elvolumen empleados.Normas para una correcta utilización de la voz Pronunciación correcta Buena dicción Léxico apropiado Énfasis en lo importante Volumen adecuadoLas normas de cortesíaLcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 16. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 16 Existen determinadas normas de cortesía que permiten que nuestras relaciones con el entorno enel que vivimos sean más placenteras. Vamos a comentar únicamente aquellas normas de cortesía másutilizadas en la comunicación oral dentro del ámbito de la empresa. Las normas de cortesía se basan en la consideración hacia los demás. Analizaremos brevemente los siguientes aspectos: La cortesía en la concertación de citas La cortesía en la presentación La cortesía al hablar por teléfono Otras normas de cortesía dentro de la empresa. A la hora de establecer una cita, ésta debe ser solicitada de forma que la otra persona puedaaceptarla o rechazarla sin ningún tipo de coacción. Es importante que si la cita se concertó con bastantetiempo de antelación, se llame por teléfono unos días antes de la misma para confirmarla. En el caso de que la otra parte no pueda asistir, y así te lo comunique, debes de comportarte concortesía y por lo menos no mostrarle tu enojo. Al efectuar una presentación, la norma de cortesía más conocida es la de nombrar en primer lugara la persona de menor categoría. Ante personas de la misma categoría, la persona más joven debe ser presentada a la de mayoredad. Entre las normas de cortesía para hablar por teléfono tenemos las siguientes: Al recibir una llamada, contestar siempre con un saludo, mencionando el nombre de la empresa. Una frase del tipo, “Buenos días, Saen S.L. dígame”. Utilizar un vocabulario claro y sencillo. Recurra a frase del tipo “muchas gracias”, “por favor”. Emplee un tono de voz claro y moderado. Antes de pasar una llamada a tu superior, identifica a la persona que desea hablar con él intentando descubrir los motivos de su llamad. Si tu superior no desea que se le pase la llamada, excúsate y solicita los datos de la persona que ha llamado para que, en su caso, tu superior le devuelva la llamada. Despídete con amabilidad, agradeciendo la llamada.Confidencialidad en la comunicación. Dependiendo del puesto que se ocupe dentro de la empresa, tendrás acceso a mayor o menorinformación. En cualquier caso, debes actuar con confidencialidad, de lo contrario, te puedes encontraracon graves problemas que pueden conllevar desde una simple reprimenda por parte de su superiorhasta problemas de carácter legal.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 17. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 17 La confidencialidad en la comunicación no es más que actuar con prudencia y discreción a la horade dar información a otros individuos, ya sean de la propia empresa o ajenos a ella. Sin querer asustar, se le recuerda que en el puesto de personal administrativo y en cualquier otrodentro de la empresa, se debe actuar con confidencialidad.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 18. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 18 EVALUACIÓN DE LA UNIDAD 1. Piensa en una llamada telefónica que recibes en un idioma que dominas escasamente, en la que un hotel te comunica que has ganado un fin de semana en Quito. Escribe los elementos de la comunicación en su lugar correspondiente. Canal emisor mensaje receptor YO : HOTEL : TELÉFONO : PREMIO : 2. En relación al concepto de “empatía” señala la afirmación correcta. Es peligroso utilizarla con los demás ( ) Es importante desarrollar esta capacidad. ( ) Permite señalar los objetos de la reunión ( ) No es fundamental en la comunicación oral. ( ) 3. Debe anular una cita entre tu superior y el representante de la Comunidad de Madrid porque cuando tu superior la aceptó no se acordó que coincidía con una Feria ¿Cómo la anularías? Señala la opción correcta. Llamaría a dicha persona, indicando el motivo de la anulación y comentaría la posibilidad de una nueva reunión. ( ) Anularía la cita sin dar ninguna explicación ( ) No la anularía, acudiría otra persona en su lugar ( ) Llamaría para cambiar la reunión a una fecha adecuada a mi superior. ( ) 4. 5.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación. Unidad I
  • 19. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 19 UNIDAD II. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA. La comunicación en el trabajo es un componente esencial e independiente del tipo de actividad. Sebasa en la circulación de información y permite que se desarrollen las relaciones en el interior de lasempresas. Una buena comunicación ordena el funcionamiento en las empresas, además favorece eldesempeño en cada puesto de trabajo. Ningún grupo puede existir sin la comunicación, esto es, latransferencia de significados de una persona a otra puede difundirse la información y las ideas. Lacomunicación sin embargo, es más que simplemente un significado compartido, también debe serentendido. Por tanto, la comunicación, debe incluir tanto la transferencia como el entendimiento delsignificado. Los mensajes que se intercambian en la organización, puede transmitirse a través de canalesinterpersonales o de medios de comunicación como memorándum, circulares, boletines o revistas,cartelera de avisos y manuales así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión,sistemas computarizados, sonido ambientales o el uso de medios de comunicación masiva, para llegar anumerosos públicos externos. La comunicación es parte integrante de la empresa y según como se establezca será el resultadodel modelo de organización. En las organizaciones empresariales existen diferentes tipos de comunicación tanto en el seno delas mismas como en el entorno donde se desenvuelven estas. Así tenemos en primer lugar: Comunicación externa. La que se establece con el entorno. Así tenemos la comunicación con la Administración,Instituciones oficiales, Bancos, Proveedores, clientes, etc. Básicamente se da en tres niveles: Publicidad,Promoción y Relaciones Públicas. La comunicación externa incluye todo el intercambio de información entre la empresa y el públicoexterno a ella. Comunicación Interna Muchos problemas de las organizaciones empresariales se deben a no tener diseñada una buenaestructura comunicativa, a veces esta no se da debido a que la empresa tiene un fuerte aparatoburocrático o se da una estructura comunicativa informal que produce rumores o distorsión de lainformación. La mala comunicación en la empresa produce que el trabajador no se identifique con laempresa, no esté motivado, no se aproveche convenientemente los recursos humanos y en definitiva,descienda la productividad.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación en la Empresa. Unidad II
  • 20. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 20 Un buen diseño en la comunicación interna hará que el trabajador esté mejor informado sobre losobjetivos de la empresa, el contenido de su tarea, conozca sus derechos y haya una mayor motivacióndel trabajador al permitir expresar sus ideas y opiniones a la Dirección, lo que llevará a un mejorfuncionamiento de la empresa. En este marco, la comunicación interna persigue tres fines en relación al personal: Informar sobre aspectos organizacionales, sobre los resultados y sobre la vida misma de la empresa. Formar al personal para mantener su competencia e incorporar al nuevo trabajador. Motivar a los empleados para que se sientan valorados y asuman como propios los objetivos de la empresa. Para los dirigentes la comunicación interna permite sensibilizar al personal, al fomentar el espíritude equipo y establecer un clima de confianza. Para los trabajadores les permite sentirse reconocidos enel trabajo, obtener información sobre el desarrollo de la empresa y participar en la toma de decisiones. Según el contenido de la información interna, está puede ser operacional, comunica mensajesrelativos al trabajo o motivacional que persiguen un objetivo orientado al sentimiento de pertenencia ala empresa y al buen clima de trabajo.DIRECCION DE LA COMUNICACIÓN.La comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La primera puede ser en dirección ascendente odescendente. La comunicación descendente: Es la que se origina en los niveles de dirección y fluye a través de los distintos niveles de la empresa. Sirve para transmitir órdenes, objetivos o metas de la empresa, características formales de la organización, organigramas, información sobre el desempeño, evaluación, etc. Esta es la que fluye de un nivel del grupo u organización hacia el nivel más bajo es una comunicación descendente. Es el caso típico de los gerentes comunicándose con los subordinados. La utilizan los líderes de grupo y gerentes para fijar metas, proporcionar instrucciones, informar a subordinados sobre las políticas y procedimientos, señalar problemas que necesiten atención y ofrecer retroalimentación acerca del desempeño. Esta comunicación no tiene que ser exclusivamente oral o cara a cara, al enviar una carta al hogar de empleados para comunicar alguna decisión o situación particular se está usando este tipo de comunicación. Los medios que se utilizan pueden ser de diversa índole como: Periódicos, boletines, murales, altavoces, reuniones... Hay que tener en cuenta una serie de factores como el contenido del mensaje, el destinatario, buscar el momento oportuno, la veracidad, para no entrar en contradicción con otra información.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación en la Empresa. Unidad II
  • 21. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 21 También es importante tener en cuenta la distorsión que se puede producir al transmitir un mensaje oral en la empresa y las consecuencias a veces muy graves que esto puede acarrear. La comunicación ascendente: Es la que parte de los niveles inferiores de la organización y transmite información a los niveles superiores. Es importante para conocer las opiniones de los trabajadores aspecto a su entorno de trabajo. Transmite información sobre: Resultados Rendimientos Grado de consecución de los objetivos Informa sobre la marcha del trabajo Problemas o quejas sobre el trabajo o sobre las relaciones entre trabajadores o trabajadores y mandos. Los medios a través de los cuales se estructura este tipo de comunicación entre otros son: Informes técnicos Encuestas Contactos espontáneos Buzones de sugerencias Entrevistas Reuniones formales o informales Huelgas En otras palabras esta comunicación fluye hacia el nivel superior del grupo u organización. Se utiliza para comunicar a dichos niveles sobre problemas actuales o informar a los gerentes sobre sentimientos de los empleados respecto a la organización, al grupo de trabajo y a sus puestos. Los problemas que pueden darse en este tipo de comunicación son que la información llegue a los mandos superiores de manera distorsionada si pasa por diferentes receptores porque no hay una relación directa entre los mandos superiores y los empleados, las represalias que pueden tomar estos si no son capaces de asumir quejas o posibles críticas, el miedo a exponer los propios argumentos por parte del trabajador o el poco tiempo que tienen los directivos para dedicárselo a los empleados. Comunicación lateral: Flujo de información que se produce entre personas de un mismo nivel dentro de la empresa. Puede ser entre miembros de un mismo equipo de trabajo o entre personas de departamentos distintos. Surge por un intento de solucionar problemas sin recurrir a estamentos superiores, coordina actuaciones o resuelve problemas. En este tipo de comunicación no se dan ni reciben órdenes y posibilita que las personas se conozcan y se generen grupos dentro de la empresa que pueden ser formales, formando un equipo de trabajo o informales, favoreciendo las relaciones sociales. La comunicación horizontal fomenta el compañerismo y el espíritu de equipo, evita malos entendidos, enriquece la formación y experiencia de los trabajadores, facilita la coordinación yLcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación en la Empresa. Unidad II
  • 22. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 22 propicia el consenso en la toma de decisiones. Los procedimientos a pueden ser el debate, los grupos de estudio, los seminarios o las visitas a departamentos. Los medios más utilizados para realizar este tipo de comunicación son: Comunicación informal Reuniones de diferentes tipos: informativa, deliberativas para resolver problemas, tomar decisiones o conseguir acuerdos.BARRERAS EN LA COMUNICACIÓNEntre las barreras en la comunicación mencionamos: 1. Barreras organizacionales. Son los obstáculos que se producen cuando no se conocen en profundidad los mecanismos de la comunicación y esta no está bien estructurada en la empresa. Los efectos que pueden producir son la omisión, pues no se asimila parte de la información, filtraciones, ya que solamente se escucha lo que se quiere, aproximación, no se presta atención a los detalles, o error, ya que se entiende el mensaje de forma incorrecta. a. Sobrecarga de mensajes. Hay tanta información unidad de tiempo, que el receptor no puede asimilarla. Se supera el umbral de aceptación del receptor. b. Escasez de información. Surge por la inhabilidad del emisor para comunicarse, un descuido, mala intención, por considerar erróneamente que el emisor ha entendido, sin esperar una adecuada retroalimentación, por creer que cierta información carece de importancia, cuando no es así, etc. c. Desactualización: La información se recibe demasiado tarde para ponerla en práctica. 2. Barreras personales. a. Barreras en la recepción del mensaje. Percepción selectiva. El receptor selecciona únicamente la parte de la información que le interesa. Depende de factores como la personalidad del receptor, experiencias previas, estado de ánimo del receptor al recibir el mensaje. Defensa perceptiva. Mecanismo por el cual nos defendemos de algo que no nos gusta o que nos resulta desagradable. Las personas tienden a rechazar aquellas percepciones que les pueden resultar molestas; tendemos a negar la evidencia para proteger nuestra propia autoestima. Se suele rechazar la información que choca con nuestras creencias. b. Barreras en la interpretación.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación en la Empresa. Unidad II
  • 23. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 23 El significado del mensaje depende del marco de referencia del emisor y su interpretación estará en función del que posea el receptor. El marco de referencia consiste en reacciones emocionales ante determinados estímulos, aprendidos desde la niñez, son muy difíciles de modificar. El marco de referencia está determinado, entre otros factores, por actitudes, estereotipos y prejuicios.  Estereotipos. Suponen la atribución de unas características o actitudes a una persona porque pertenece a determinado grupo o categoría, sin tener en cuenta su individualidad. Los estereotipos producen distorsiones a la hora de comunicarnos, pues se presuponen unas características a la persona que influyen significativamente en nuestro mensaje. Una idea preconcebida puede dar lugar a la no aceptación del mensaje o a su aceptación incondicional, sin tener en cuenta su contenido.  Expectativas. Esperamos que una persona actúe según lo que nosotros pensamos, de acuerdo a unas normas preestablecidas, produciendo sorpresa, rechazo, enfado o disgusto si no se cumplen.  Efecto halo: Ocurre cuando una persona permite que un rasgo o característica de una persona se imponga a la hora de evaluarla. Se tiende a juzgar a una persona o hecho concreto en función de una impresión, lo que supone una distorsión a l ahora de juzgar a una persona. Con frecuencia se produce en las entrevistas de selección de personal. 3. Barreras en el mensaje o semánticas. Se debe utilizar un lenguaje conocido por todos y con el mismo significado para las personas que participan en el proceso de comunicación, si se pretende que todo el mundo comprenda el mensaje. Estas barreras son muy frecuentes entre los diferentes oficios o profesiones. En el mundo de la empresa, dentro de cada departamento existen una serie de símbolos y lenguajes propios, que solamente entienden las personas pertenecientes a los mismos. Incluir en el mensaje una serie de elementos obstructores como amenazas, sarcasmo excesivo, órdenes tajantes, incongruencia entre mensaje verbal y no verbal o dar consejos en exceso puede distorsionar el mensaje y dar lugar a malentendidos. 4. Barreras en el canal. Hay que tener en cuenta la elección del canal por el que transmitimos el mensaje para evitar este tipo de barreras. Así el ruido ambiental o la multiplicación de emisores puede distorsionar el mensaje y en el segundo caso dar lugar a la aparición de rumores.. Para evitar este problema seLcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación en la Empresa. Unidad II
  • 24. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 24 debe confirmar la recepción del mensaje, y prevenir los rumores mediante la exposición clara y directa de los hechos.CLAVES DE UNA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL DE CALIDAD El hecho de comunicarse implica la habilidad de transmitir un mensaje específico, claro y concretodirigido a un interlocutor determinado, consiguiendo que esa persona entienda lo que se le quieretransmitir. La forma de llevarlo a cabo con la máxima eficacia y evitando posible barrera e interferencias, escumpliendo tres condiciones imprescindibles:  Empatía, implica ponerse en el lugar del otro, no significa que se tiene que estar de acuerdo.  Escucha Activa, implica una actitud de máximo interés y escucha por el otro para comprender su mensaje, no para encontrar una rápida respuesta.  Retroalimentación, significa que se debe verificar y aclarar la información que se recibe, redefiniendo los significados, haciendo preguntas y atendiendo al lenguaje no verbal del interlocutor.TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL: LA ASERTIVIDADASERTIVIDAD Es la habilidad para ser uno mismo, saber expresar los derechos, pensamientos, actos ysentimientos propios, sin atacar o anular los de los demás. Esto quiere decir, la habilidad de una personapara atreverse a mostrarse como es, comprometiéndose honestamente con lo que hace, dice y piensa,demostrando un profundo respeto por sí misma y por el otro, sin tener que recurrir a la agresividad, elengaño o la sumisión. Dado que la asertividad es un conjunto de actitudes que poseemos y que pueden entrenarse omodificarse, se utiliza de diferentes modos y en distinto grado, según los entornos y los interlocutores. Posee una estructura bien delimitada, con una serie de técnicas de fácil aplicación y su aprendizajeno conlleva la condición de poseer un conocimiento especial de la psicología de las relaciones humanas.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Comunicación en la Empresa. Unidad II
  • 25. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 25 UNIDAD III. EL EQUIPO DE TRABAJO. Metodología. La aparición de los equipos e trabajo formalizados en las empresas es necesaria debido a lacomplejidad creciente de los problemas en las empresas, la limitación de los individuos para resolverlosy la rápida evolución tecnológica de los procesos productivos. Hasta la década del cuarenta se consideraba que las empresas estaban compuestas por individuosaislados. Actualmente, se contemplan en las empresas dos clases de personas: los grupos formales y losinformales, cuya diferencia radica en los objetivos que persiguen. Los grupos formales se constituyen para atender las necesidades de la empresa, tienen tareas biendefinidas y en él se integran los trabajadores para lograr un propósito determinado. Se los denominatambién, equipos de trabajo. Los equipos de trabajo son las unidades básicas de participación de los trabajadores en lasempresas. Son un conjunto de personas relacionadas entre sí para conseguir unos objetivos de acuerdoa unas normas tácitas o expresas. Los grupos informales se crean espontáneamente para satisfacer necesidades de sus miembros.Surgen de la interacción voluntaria de los individuos. La dinámica de grupos de trabajo es una técnica que permite estudiar la creación y evolución dedichos grupos y las interacciones que se producen entre sus miembros.EQUIPOS DE TRABAJO. Los equipos de trabajo son grupos formales que se constituyen para atender las necesidades de laempresa, en él integran los trabajadores para lograra un propósito y unos objetivos. En todaorganización, es fundamental un equipo constituido por sus miembros desde el nacimiento de ésta, endefinitiva el acuerdo básico que establecen sus integrantes es el de trabajar en conjunto, o sea, formarun equipo de trabajo. Los equipos pueden ser permanentes o temporales. Los equipos permanentes se ocupan de actividades habituales: recogen y transmiten información,distribuyen o ejecutan el trabajo, supervisan tareas o suelen formar parte de la estructura jerárquica(divisiones, departamentos y secciones). Así hay equipos permanentes de: Directivos. Su función es la de elaborar planes, tomar decisiones, ordenar el funcionamiento de resto del grupo. Ejecutivos o mandos intermedios.Lcdo. Euler V. Terán Yépez El Equipo de Trabajo. Unidad III
  • 26. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 26 Su función es responder de la realización de los directivos superiores y concretan los objetivos generales en otros más específicos. El desarrollo o profesionales. Desarrollan los procesos técnicos. Laborales. Efectúan las tareas concretas. Los grupos temporales pueden ser: “Ad Hoc”. Se crean con una finalidad y por un tiempo limitado. Son útiles para abordar problemas nuevos. Suponen para sus miembros una tarea añadida. De proyecto. Se establecen para el diseño de nuevos productos o procesos tecnológicos. De negociación. Implican dos grupos que pretenden resolver conflictos o concertar intereses.FORMACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO El concepto de grupo, como un sistema social abierto, supone que si se buscan determinadosresultados como la eficacia, hay que empezar por identificar, las condiciones en que el grupo deberealizar su actividad y deben de facilitarse aquellos procesos internos a través de los cuales el grupopuede conseguir sus objetivos. Para que un grupo se transforme en un equipo es necesario favorecer un proceso en el cual seexploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos: Cohesión. Atracción que ejerce la condición de ser miembro de un grupo. Asignación de roles y normas. Todos los grupos asignan roles a sus integrantes y establecen normas, las normas son reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo y permiten al grupo a realizar su tarea de un modo eficiente. Comunicación. Una buena comunicación interpersonal es vital para el desarrollo de cualquier tipo de tarea. Definición de objetivos. Interdependencia positiva.Lcdo. Euler V. Terán Yépez El Equipo de Trabajo. Unidad III
  • 27. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 27 Sus miembros necesitan unos a otros y cada uno aprende de los demás, con los que interactúan día a día. La evolución de cualquier grupo pasa por las siguientes etapas: ETAPA 1. INCLUSION. En el momento inicial de formarse un grupo existe una necesidad de reducirla incertidumbre generada por el desconocimiento inicial del nuevo entorno. Cada miembro seincorpora con el desarrollo del mismo. ETAPA 2. ESTRUCTURACION. Se comparan los resultados reales que se están obteniendo con lasexpectativas. Se dan fenómenos de aislamiento y descontento en algunos componentes, que hay queresolver cuando antes para facilitar la evolución productiva del grupo. ETAPA 3. DESARROLLO. Van desapareciendo los sentimientos de insatisfacción y van aumentandolos de integración, al empezar a aparecer resultados satisfactorios. Se incrementan los sentimientos decohesión que permiten aumentar la productividad. ETAPA 4. PRODUCCION Y TERMINACION. El equipo funciona de forma autónoma y productiva.Aumentan las expectativas de éxito, y cuando la tarea llega a su fin, consiguiendo los objetivosinicialmente propuestos, el grupo se diluye.TIPOS DE EQUIPOS DE TRABAJO. Considerando la diversidad de equipos de trabajo en una empresa, ampliaremos los tipos que sepueden presentar. Una de las notas características de las organizaciones es la variedad de grupos que conviven en suseno, cuya composición, en funciones y demás propiedades difieren notablemente. Se pueden tener encuenta distintos criterios para establecer una clasificación de los mismos .Los más habituales (sin tenerun carácter excluyente) son: Según un criterio temporal, esto es en relación a la estabilidad de las relaciones: Grupo o equipos permanentes. Se conciben como estables en el tiempo y se encargan de las tareas habituales de funcionamiento y mantenimiento de la organización. La permanencia temporal de estos grupos no impide que haya cambios en su composición. Grupos o equipos temporales o creados «ad hoc». Se conciben para realizar tareas, proyectos o actividades de carácter transitorio. El grupo tiene una duración limitada, disolviéndose una vez concluida su función. Según un criterio de formalidad, considera el origen de los grupos: Grupos o equipos formales. Se trata de grupos definidos y planificados para la obtención de objetivos de la organización. Todos ellos, independientemente de otros criterios, comparten un carácter formal.Lcdo. Euler V. Terán Yépez El Equipo de Trabajo. Unidad III
  • 28. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 28 Grupos o equipos informales. Surgen de las relaciones espontáneas entre los miembros de la organización y están orientados a la satisfacción de necesidades personales y sociales de sus componentes. Grupos que se constituyen por lazos de amistad o atractivo, grupos de personas que comparten una misma problemática. Según su criterio de finalidad: tiene que ver con los objetivos de los grupos. Producción. Grupos cuyos integrantes realizan conjuntamente un determinado trabajo. Configuran los equipos de trabajo, departamentos y unidades de la organización. Solución de problemas. Se centran en problemas particulares de la propia empresa. Por ejemplo, Círculos de Calidad o grupos para el estudio de proyectos. Resolución de conflictos. Orientados para afrontar situaciones de enfrentamiento entre diferentes partes de la organización o de ésta con el exterior. Se trata fundamentalmente de grupos de negociación. Cambio y desarrollo organizacional. Incluyen diferentes grupos y técnicas grupales. Entre otros, grupos de entrenamiento, desarrollo de equipos o grupos de sensibilización. Según un criterio jerárquico: tiene que ver con la ubicación en la estructura organizacional. Diferenciación vertical. Compuesta por los diferentes grupos que van desde la alta dirección, pasando por los grupos directivos intermedios hasta grupos no directivos. Diferenciación horizontal. Incluye fundamentalmente los distintos grupos funcionales, grupos que proporcionan servicios especializados basados en competencias particulares, y comités temporales, creados con diferentes misiones, principalmente de asesoramiento y toma de decisiones. Según el tipo de estructura: Actividad grupal. Grupo con tareas independientes, objetivos e incentivos grupales, relaciones estables, etc. Actividad individual. El grupo como un contexto en el que predominan la actividad y los valores individuales. Los miembros apenas tienen un vínculo entre si que compartir un espacio, una tarea, una especialidad profesional o estar a las ordenes de un mismo jefe.VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS EQUIPOS.Lcdo. Euler V. Terán Yépez El Equipo de Trabajo. Unidad III
  • 29. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 29 Aún cuando ninguna teoría conjuga todas las variables implicadas en el funcionamiento de unequipo de trabajo, es posible efectuar algunas consideraciones sobre el funcionamiento adecuado delequipo: Para que un equipo de trabajo sea eficaz, se requiere el conocimiento de las técnicas y los procesos de dinámica de grupos. Siempre que se garanticen las competencias y los recursos necesarios, el funcionamiento del equipo es mejor cuanto más reducidas sean sus dimensiones. La personalidad de los individuos que integran un equipo es distinta. Como norma general, el funcionamiento del equipo va a depender de la homogeneidad o heterogeneidad de sus componentes, cuanto más homogéneo sea, más fácil resulta la identificación con la autoridad y la tarea, y más rápida es la integración. Sin embargo, cuanto más heterogéneo sean los integrantes, la integración es más lenta pero se hace con más profundidad, además de permitir una mayor complementariedad entre los miembros y más resistente hacia la uniformidad y conformidad.LA PARTICIPACION EN EL EQUIPO DE TRABAJO El principio fundamental para que un equipo de trabajo funcione es la participación activa de susmiembros. Esta participación activa que influye sobre la eficacia del equipo se consigue mediante: Una adecuada planificación y organización de las actividades del grupo. Un compromiso real de los participantes. Un tratamiento sistemático de los problemas principales, independientemente de si son conflictivos o no. Cada equipo cuenta con un número de miembros más o menos comprometidos en un proceso derelación social. Cada persona cumple un rol determinado, que determina el tipo de tarea a realizar, y apartir de ello tiene un determinado «status». Este rol se debe definir con precisión para evitar malosentendidos. Entre los posibles roles de un equipo de trabajo se tienen aquellos que aportan positivamente algrupo (líder, coordinador, investigador, experto, animador, portavoz, observador, jefe formal, etc.) y losque aportan de manera negativa (dominador, resistente, manipulador, sumiso, acusador, retraído,sentimental, gracioso, etc.).LA COORDINACION Y SUS MECANISMOS Coordinar es introducir la armonía entre todos los actos de un equipo, con objeto de facilitar sufuncionamiento y su éxito, es tener en cuenta, en una operación cualquiera las obligaciones y lasconsecuencias que esta operación entraña para todas las funciones de la empresa; es subordinar loaccesorio de lo principalLcdo. Euler V. Terán Yépez El Equipo de Trabajo. Unidad III
  • 30. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 30 Entre los mecanismos orgánicos de coordinación tenemos: Adaptación mutua. Es un mecanismo informal, simplemente vamos a trabajar en equipo pudiendo cambiar la tarea a realizar con total flexibilidad. Para crear una organización en la que va a imperar una lógica de trabajo en equipo, en la medida en la que aumenta el número de trabajadores, el sistema pierde eficiencia porque los agentes se comportarían de manera oportunista y tratarán de escaquearse. Además cuantos más trabajadores, más costosos en ponerse de acuerdo sobre las tareas que cada uno va a realizar. En este sistema no es la autoridad la que dirige sino el acuerdo entre las partes. Por ejemplo: Una estructura adhocrática: agencia de publicidad, equipo de investigación. Hay buenos profesionales y normas pero lo más importante es el trabajo en equipo. Supervisión directa. Uno de los agentes se convierte en jefe introduciendo mecanismos de autoridad y va a ser él el encargado de dividir el trabajo y encomendar a cada agente la tarea que debe realizar y en qué momento hacerlo. La división del trabajo puede ser la misma y la forma de coordinarlo distinto. Para la supervisión directa la empresa suele ser pequeña ya que si tiene muchos trabajadores, un solo jefe no puede supervisarlos eficientemente a todos y la solución podría ser la división del trabajo por especialidades y dar normas de procesos. Por ejemplo: Taller o pequeña empresa, se hace lo que dice el jefe, lo importante es definir la autoridad. Normalización de procesos. En el momento en el que apareen las normas, la estructura se burocratiza. Aparece una tercera persona o unidad que llamamos analista que diseña y normaliza los procesos, el jefe solo controla que cumplas las normas. La normalización introduce reglas que pueden ser de tres tipos, a cada trabajador se lo sitúa al frente de una tarea y se le da una serie de normas para realizar esa tarea y el agente o trabajador sigue esa rutina. Para cada tarea se elaboran una serie de normas precisas para llevarla a cabo, se desarrolla un proceso y se detalla. Por ejemplo: Fábrica industrial con una cadena de montaje, el proceso se define al diseñar la cadena de montaje. Normalización de habilidades. Se trata de buscar agentes que traigan las normas consigo, es decir se trata de contratar a los trabajadores que ya saben cómo hacer el trabajo. Esta normalización se basa en un buen sistema de selección de personal. Por ejemplo: Hospital, compañía aérea. Para el cliente lo importante es que le atienda un buen profesional. Normalización de resultados. Se le concede libertad al empleado pero se le fijan unos resultados no se le dice cómo hacerlo ni las habilidades que debe tener. Se juzga el resultado y en caso de incumplimiento se le sanciona. Por ejemplo, Concesionario, multinacional en la que a cada sucursal se le fija una rentabilidad mínima que debe obtener y se le da total autonomía. Normalización de reglas. Mucho menos importante que las anteriores y solo la nombramos. La normalización de habilidades es más descentralizador que la normalización de procesos, el hecho deLcdo. Euler V. Terán Yépez El Equipo de Trabajo. Unidad III
  • 31. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 31 descentralizar y no burocratizar en principio es más costoso ya que si se deja al libre albedrío se tiende a estructuras burocráticas y centralizadas. Cuando una organización empieza a funcionar puede seguir la siguiente secuencia lógica: Adaptación mutua (estructura muy pequeña y sensible) Supervisión directa (la organización sigue creciendo) Normalización de procesos de resultados de habilidades. Si consideramos una estructura que hace tareas sencillas, cuando estas tareas son muy sofisticadasse debe utilizar la normalización de habilidades, por otro lado si los problemas son complejos y nostandard lo fundamental es el trabajo en equipo con lo cual el mejor sistema organizativo es laadaptación mutua. En resumen podemos decir que dependiendo del tipo de problemas que queramosresolver la estructura organizativa será distinta. Ahora bien, ¿cómo se logra la coordinación? Coordinación y Rutinas. Cuando los problemas se repiten y son de rutina, puede realizarse lacoordinación planeada. Aquí se puede efectuar la coordinación mediante programas preestablecidos,que especifican qué actividades se van a ejecutar y en qué momento. En cambio en las situaciones queestán cambiando rápidamente y en las cuales se están presentando siempre nuevos y diversosproblemas, para este caso puede ser más adecuada la coordinación por retroalimentación. En ésta secrea en el sistema de coordinación la capacidad específica de percibir desviaciones e informar a losinteresados. Coordinación Jerárquica Tal vez la forma más familiar de buscar coordinación es atenerse a laorganización jerárquica formal. La coordinación jerárquica puede tomar muchas formas, desde la muysencilla de que sea un ejecutivo central, como el presidente, el que hace el seguimiento y enlace de lasactividades de los vicepresidentes de ventas y de producción. Un ejemplo es, en un estudio de toma dedecisiones gerenciales en varias sociedades anónimas de las más grandes, se encontró que el jefeejecutivo era casi siempre el árbitro final cuando se presentaban puntos de vista distintos entre losvicepresidentes.Integración Estructural. Se han usado diversos integradores especiales para actuar como mediadores deconflictos potenciales y facilitar la coordinación. Esto no es una idea nueva; inclusive Fayol, quienrecomendó una conferencia semanal de los jefes de departamentos para facilitar la coordinación a la luzde los hechos corrientes. Si esto no era posible, aconsejaba el uso de empleados especiales comofuncionarios de enlace.Lcdo. Euler V. Terán Yépez El Equipo de Trabajo. Unidad III
  • 32. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 32 UNIDAD IV. REUNION DE TRABAJO Las reuniones son un instrumento de trabajo importante en las empresas. Permiten desarrollar lasrelaciones interpersonales y conseguir mejores resultados en las tareas individuales. Por tanto, en unaorganización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, alplantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de laempresa se están realizando correctamente o no. La reunión es una técnica que permite que las personas, con objetivos comunes, intercambieninformación y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. También se la puededefinir como el conjunto de personas en un lugar físico para tratar un tema coordinador por unconductor. Las reuniones pueden ser formales e informales. Las primeras se utilizan para difundir información,recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo. Mientras quelas segundas satisfacen necesidades humanas e contacto y afiliación.FASES DE UNA REUNIÓN Todo tipo de reunión requiere dos fases importantes: la preparación y el desarrollo. La preparación de la reunión suele subestimarse, aunque para que resulte útil tiene que estar bienpreparada. Para ello se debe tener en cuenta aspectos materiales y funcionales. La preparación sueledividirse en cinco pasos: 1. Definición de objetivos de la reunión. En caso que los objetivos de la reunión fuesen muchos, se pueden realizar varios encuentros. 2. La elección de los participantes. La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes, en especial para garantizar la compatibilidad. 3. Planificar el desarrollo de la reunión. El plan de la reunión se define con el orden del día, que no es más que un desarrollo de las cuestiones que se abordarán. 4. La organización del material de la reunión, para ello se debe tener en cuenta los documentos, las salas, aspectos anexos (botella de agua, papelera, bolígrafo, etc.) y un recordatorio de la convocatoria. 5. Finalmente, se debe confirmar la participación de los convocados. El desarrollo de la reunión depende de los objetivos que se persigan y, en consecuencia, del tipo dereunión. El principal recurso con que cuenta una reunión es el moderador quién deberá: 1. Presentación de los participantes. En la presentación se debe indicar la especialización de cada uno.Licdo. Euler V. Terán Yépez Reunión de Trabajo. Unidad IV
  • 33. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 33 2. Darles confianza para crear un clima especial. 3. Presentar el tema de la reunión. Se debe precisar de qué se habla, porque se habla dicho tema, porqué interesa hablar de dicho tema y cuáles son los problemas planteados. 4. Fijar los objetivos de la misma. Explicar el orden del día, comentarlo. Establecer los objetivos prioritarios y aclararlos en el transcurso de la reunión. Si hubiera tiempo se pasaría a los objetivos secundarios.TIPOS DE REUNIONES La clasificación del tipo de reunión se puede hacer en función del sentido de la información que enella se transmite. Podrá ser reuniones de información ascendente o descendente. La reunión de información ascendente es aquella que intenta recabar la opinión de losparticipantes. La reunión de información descendente se utilizar por parte de la dirección de la empresa parainformar y, en este caso, los participantes podrán pedir aclaraciones. La característica de una reunión de información descendente es la siguiente: El moderador de estas reuniones, suele ser el jefe de los participantes, en general se pretende transmitir información a los asistentes (órdenes, normativas, cambios en los procedimientos, etc.) La actitud de los participantes no debe ser creativa, ni activa, sino se deben limitar a escuchar, e intervienen sólo para pedir alguna aclaración. Resulta importante la habilidad del director para responder, más que para preguntar. Debe responder con seguridad y conseguir un clima de aceptación y participación. Los participantes, entre 10-12 personas, deben tener intereses comunes y elevada cohesión. La reunión se desarrolla en dos etapas, la transmisión de la información y luego la confirmación de la misma. La reunión de información ascendente se caracteriza por: El moderador recaba información de los asistentes: opiniones, datos, impresiones, causas de un determinado funcionamiento, etc. La función del moderador es la de entrevistador, por ello debe tener habilidad para preguntar y debe ser aceptado por el grupo. Los asistentes deben responder con sin necesidad a los temas planteados.Licdo. Euler V. Terán Yépez Reunión de Trabajo. Unidad IV
  • 34. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 34 La preparación es fundamental, ya que el guión debe estimular la participación. El número de participantes debe ser pequeño y homogéneo, se deben evitar que coexistan en el grupo jefes y subordinados, aún cuando de diferentes áreas. El moderador debe fomentar un clima de mutua confianza, generar un ambiente de comunicación favorable, debe mostrar interés en el tema y en la situación profesional de los participantes. Debe evitar la sensación de interrogatorio. La utilización de las preguntas en este tipo de reuniones puede ser: general (dirigida a todos los participantes), directa (dirigida a un participante en particular), abierta (dirigida a todos y cada uno de los participantes), cerrada (admite como respuesta sólo si o no) y reformulación (parafraseando la cuestión recibida).DEBATE El objetivo de una reunión tipo debate es analizar un tema de interés común y llegar a conclusioneso acciones aceptadas por todos. En ellas todos los participantes tiene voz y voto. La preparación de un debate debe cuidarse en la elección del objetivo y de los participantes, lapreparación del tema y la disposición del local (se prefiere una mesa circular u oval). El número de participantes más adecuado es entre 5 y 10 miembros. Un número menor acelera losacuerdos y uno mayor los complica. Los participantes deben ser compatibles en cuanto a su competencia profesional y personalidad. El desarrollo de un debate presenta las siguientes etapas: Acogida. Breve presentación de los participantes (si no se conocen). El moderador justifica la presencia de cada uno y lo que se espera de ellos. Presentación del tema. Se señala con precisión un objetivo claro, observable y viable, y se fija el proceso que se seguirá para tratar el problema. Desarrollo del orden del día. Se sigue el orden establecido, respetando los tiempos y garantizando la participación de los asistentes. Cierre. Se resumen los acuerdos alcanzados y se garantiza que los miembros han comprendido las acciones que tienen que desarrollar.TIPOLOGIA DE PARTICIPANTES A UNA REUNIÓNLicdo. Euler V. Terán Yépez Reunión de Trabajo. Unidad IV
  • 35. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 35El asistente a una reunión puede presentar diferencias de actitudes y de participación. Para facilitar latarea del moderador, hay teorías sobre la tipología de los participantes.Estas tipologías en general se presentan con rasgos mixtos. Dichos tipos se pueden considerar de lasiguiente manera: Tímido. Se lo debe tratar intentando invitarle a aportar ideas, hacerles preguntas lógicas y sencillas, reformulando sus respuestas, y hacer referencias a sus aportaciones durante la reunión. Distraído. Se lo debe controlar con la mirada, se les realiza preguntas directas y se los hace participar contrastando su opinión con la de otros. Preguntón. Se plantean al grupo sus preguntas o se solicita que él las responda. Se debe procurar no responderlas o aplazarlas al final. Mudo voluntario. Se les hace preguntas directas, especialmente con cuestiones complejas, se somete sus opiniones a juicio del grupo y se matizan sus opiniones. Liante o liero. Se interrumpe educadamente su disertación o se toma algunas de ellas y se las plantea al grupo. Se confronta su opinión con la del grupo. Discutidor. No hay que involucrarse en la discusión, excusando la falta de tiempo. Se debe replantear la discusión aportando opiniones de la mayoría y enfrentarlo a la opinión del grupo. Obstinado. Se deja para el final la decisión sobre sus juicios, se los debe reformular su opinión con claridad y plantearlas al grupo y se deben conseguir acuerdos parciales y progresivos. Sabelotodo. Se debe reforzar la intervención de otros que tengan opinión contraria, se les debe formular problemas y preguntas difíciles, y relativizar su punto de vista, presentándolo como uno más.NORMAS PARA MODERAR UNA REUNIÓN Un moderador debe respetar las siguientes normas: Procurar que intervengan todos los participantes. No tomar partido. Centrar frecuentemente la reunión en el objetivo.Licdo. Euler V. Terán Yépez Reunión de Trabajo. Unidad IV
  • 36. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 36 Evitar que algunos acaparen la discusión. No ridiculizar. Controlar el tiempo. Utilizar de forma adecuada los distintos tipos de preguntas. Recordar los progresos parciales conseguidos. Tratar a cada participante según su manera de ser. Procurar que nadie se considere el mejor. Están reunidos porque en grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual. El nivel de atención no es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.Licdo. Euler V. Terán Yépez Reunión de Trabajo. Unidad IV
  • 37. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 37 UNIDAD V. LA NEGOCIACIÓN EN LA EMPRESA. La negociación es el fenómeno de interacción social más característico de la actualidad, se negociaen la familia, en las empresas, entre empresas, en gobiernos, etc. La negociación se puede definir como la relación que establecen dos o más personas en relacióncon un asunto determinado con vista a acercar posiciones y poder llegar a un acuerdo que seabeneficioso para todos ellos. En el caso de la empresa es una alternativa al enfrentamiento y a laimposición para la resolución de conflictos. Por tanto, las personas o grupos negocian cuando se presenta un conflicto de intereses que deseanresolver. Mediante la negociación se pretende que la solución sea lo más ventajosa posible para ambaspartes.CARACTERISTICAS DE LA NEGOCIACIÓN La negociación presenta las siguientes características: Se inicia cuando hay diferencias en las posiciones que mantienen las partes. Busca eliminar esas diferencias, normalmente acercando las posiciones gradualmente hasta llegar a un punto aceptable para todos. Se inicia si hay interés por parte de los afectados en tratar de alcanzar un acuerdo. Las partes se deben respetar, la negociación no es el enfrentamiento entre personas, sino que se enfrentan a un problema. Se debe buscar un acuerdo que satisfaga las necesidades de todos los implicados. En definitiva, en una negociación hay que encontrar una solución equitativa que tenga en cuenta lospuntos de vista e intereses de todos los intervinientes.ESTILOS DE NEGOCIACION Hay dos estilos básicos de negociación, la negociación inmediata y la negociación progresiva. La negociación inmediata busca llegar con rapidez a un acuerdo, sin preocuparse en tratar deestablecer una relación personal con la otra parte. La negociación progresiva busca, en cambio, una aproximación gradual y la relación personalcon el interlocutor juega un papel esencial. Se intenta crear una atmósfera de confianza antes de entrarpropiamente en la negociación. En una negociación puntual no hay necesidad de tratar de estrechar lazos. Cada parte trata demaximizar su beneficio a costa del otro. El deterioro de las relaciones que puede producir no tienemayor trascendencia, ya que probablemente no haya que volver a negociar con esta persona. Por el contrario, cuando se negocia con un cliente o con un proveedor con el que interesamantener una relación duradera, resulta primordial cuidar la relación personal. En este caso, hay queLcdo. Euler V. Terán Yépez Negociación. Unidad V
  • 38. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 38preocuparse porque cada negociación que se realice sea beneficiosa para todos y sirva para estrechar laamistad.TIPOS DE NEGOCIACION. La negociación es un fenómeno social que se extiende a todos los ámbitos de la vida. Se las puedeclasificar de diferentes maneras. Según el modo puede ser explícita, es un intercambio manifiesto de ofertas y contraofertas paraencontrar una solución mutuamente aceptable (negociación colectiva), o tácita, no se define la relacióna negociar (problemas de relaciones interpersonales). Según la interacción puede ser: distributiva, una parte gana y la otra pierde (negociación de la masasalarial); integrativa, las dos partes salen ganando; o mixta. Según el nivel de análisis puede ser: interpersonal, entre personas con diferentes puntos de vista;intergrupal, entre grupos. Según las partes implicadas pueden ser: bilateral, entre dos partes, o multilateral, más de dospartes. Según la composición pueden ser: negociación directa, los negociadores actúan como partes quedefienden sus propios intereses, o a través de representantes. Según el ámbito puede ser: diplomática, negociación internacional, comercial o social.NEGOCIADORES Los negociadores influyen con su personalidad en la efectividad del proceso y en la forma de que elmismo se desarrolle. Estas características determinan la interacción entre las partes. Entre los aspectos de dicha personalidad a cuidar figuran: La predisposición a percibir los hechos de una manera determinada que favorezca llegar a un acuerdo y no condicionen el mismo. La orientación motivacional, siendo especialmente recomendable la motivación de poder y de afiliación. Entre sus actitudes se pueden mencionar las siguientes: la tendencia a confiar o desconfiar; el autoritarismo para lograr una orientación más competitiva; el maquiavelismo; la tendencia a la conciliación; el autoconcepto; la ansiedad social; la asertividad (interacción efectiva). Lo que un buen negociador hace es desarrollar su INTELIGENCIA EMOCIONAL, apoyado en lossiguientes pasos: 1. Reconoce sus emociones. En el momento en que le ocurren, lo que le permite en todo momento, poseer conciencia de sí mismo. En el proceso de cualquier relación, tendemos a observar a las personas de enfrente yLcdo. Euler V. Terán Yépez Negociación. Unidad V
  • 39. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 39 analizar el contenido de lo que estamos negociando y tendemos a olvidarnos de nosotros mismos. Reconocer lo que nos está ocurriendo, lo que estamos sintiendo y encontrarle algunas explicaciones, nos coloca en otra dimensión. 2. Maneja sus emociones. Si reconocemos los sentimientos que nos invaden y les buscamos alguna explicación, podremos encontrarla o no, pero el sólo ejercicio de reconocimiento y búsqueda, nos aporta el margen de tiempo que requerimos para no emitir una respuesta inadecuada. Las personas que aprenden a manejar sus emociones, pueden controlar la irritabilidad y la melancolía excesivas y pueden recuperarse más rápidamente de los reveses y trastornos del diario vivir. 3. Planea la consecución de satisfactores emocionales. La planeación de las gratificaciones emocionales, permite trabajar con mayor concentración y creatividad para la consecución de objetivos alcanzables a mediano y largo plazo y libera la tensión que genera la necesidad de logros inmediatos. Postergar la gratificación y contener la impulsivilidad sirve a toda clase de logros y permite un desempeño destacado. Las personas que tienen esa capacidad son muy productivas, creativas y eficaces en todo lo que emprenden... ...porque saben esperar. 4. Observa las emociones del otro. Cuando se posee la sensibilidad para percibir lo que sienten y necesitan las personas con las que se mantiene una relación y se desarrolla una negociación, se está en la posibilidad de actuar anticipadamente, es decir, podemos anticiparnos aportando soluciones mutuamente convenientes. Esta habilidad se reconoce como EMPATIA, y se alcanza con la cuidadosa observación del discurso y de las manifestaciones emocionales de los demás. Es importante señalar aquí, que la empatía y la postergación de gratificaciones, señalada en el punto 3, nada tienen que ver con la ABNEGACIÓN, que implica la negación de logros propios y la gratificación sirve para arribar a los logros mutuamente convenientes, es decir, sirven para hacer buenos negocios. 5. Manejar la relación. Un buen manejador de las relaciones es aquel que observa y maneja sus emociones, planea la consecución de sus satisfactores, reconoce los sentimientos y necesidades del otro y busca satisfacerlas (empatía), analiza con cuidado el contenido de la relación (tanto en lo funcional como en lo emocional) y contextualiza a la relación y a sus participantes (incluido el mismo) en todos los aspectos que sean procedentes para el caso (económico, social, político, comercial, fiscal, legal, etc.). Las personas que se destacan en estas habilidades se desempeñan bien en cualquier actividad que dependa de la interacción serena con los demás, pues esto los hace mejores en actividades como: los negocios, la política, la administración, la enseñanza y la ventas y, los puede convertir en estrellas sociales en cualquier campo.NEGOCIACION EN LA EMPRESA Hasta hace un tiempo, cuando se hablaba de negociación en una empresa, directamente se loasociaba a la negociación colectiva.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Negociación. Unidad V
  • 40. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 40 La negociación colectiva es un proceso más de la negociación en una empresa. Supone la presenciaactiva de dos o más partes, entre las que se da una relación de interdependencia y que presentan unconflicto real o potencial de intereses, que requiere de un acuerdo para ser resuelto. Se trata de una negociación explícita y formal, un intercambio de ofertas y contraofertas, quepretende encontrar una solución aceptable para las partes. En el caso de la empresa, los conflictos en las relaciones laborales están legislados. La ley establecela forma de resolverlos, justamente mediante una negociación colectiva que busca el llamado conveniocolectivo. En la negociación colectiva, cada una de las partes en conflicto cuenta con un poder denegociación: hay para cada parte un costo para llegar al acuerdo y un costo por no llegar a un acuerdo.Este equilibrio de poderes es especialmente vulnerable a factores internos y externos (presionespolíticas, financieras, etc.) de la empresa. El punto clave de una negociación colectiva es conseguir que el costo de acuerdo de una parte seainferior al de no acuerdo, pero teniendo en cuenta que si es excesivamente favorable irá en contra delos intereses de la otra parte.FASES DE UNA NEGOCIACIONLas negociaciones se desarrollan en etapas, para cada una de ellas la conducta del negociador no es lamisma. Trataremos de detallar estas etapas, que en ocasiones no es fácil hacerlo. 1. Fase preparatoria. Se analizan y planifican la naturaleza del conflicto (diagnóstico), se identifican los objetivos de la otra parte y se establecen la estrategia y medidas tácticas. 2. Fase antagónica. Se establecen los límites y objetivos de la negociación. Es una fase competitiva, cada parte fija su posición. 3. Fase cooperativa. Se inicia luego de la negociación distributiva, es una fase de trabajos en coordinación. 4. Fase de presentación de alternativas. En un clima de cooperación comienzan a aparecer las propuestas, ofertas y contraofertas, cesiones y presiones, acompañadas por concesiones de ambas partes. 5. Fase de cierre. Es la etapa final de la negociación. Hay dos cierres posibles: Cierre por concesión. Concluye e l proceso con una concesión que se considera relevante para la otra parte. Cierre con resumen. Se cierra relatando los acuerdos e intercambios, se enfatiza el desarrollo positivo del proceso y los acercamientos.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Negociación. Unidad V
  • 41. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 41ESTRATEGIAS Las estrategias son las orientaciones básicas y generales de las negociaciones, mientras que lastácticas son las acciones que se dan en el transcurso de las negociaciones para conseguir los objetivos. En un proceso de negociación podemos adoptar diferentes estrategias, entre ellas: La estrategia distributiva es una estrategia conciliadora y cooperativa, exige encontrar unaalternativa mutuamente aceptable y que reconcilie a las partes. Las tácticas para desarrollar estaestrategia son: Ampliar los aspectos beneficiosos sobre los que se puede negocias y reducir el costo para que la otra parte haga concesiones. Recompensar las concesiones del oponente. Hacer concesiones en aspectos prioritarios para uno mismo. Desarrollar nuevas opciones mutuamente satisfactorias. La estrategia de rivalidad es una estrategia que procura persuadir a la otra parte para que acepteuna alternativa que favorezca los intereses propios. Cada parte trata de imponerse a la otra. Sus tácticasson: Realizar peticiones inaceptables. Mantenerse y no alterar las proposiciones propias. Amenazar a la otra parte y castigarla por no hacer concesiones. Actuar con presión temporal. Persuadir a la otra parte de que hacer concesiones va en su propio beneficio. Al adoptar ambas partes esta estrategia los resultados son poco gratificantes. La estrategia complaciente o flexible implica una reducción de las aspiraciones básicas propias. Estaestrategia resulta ventajosa si se desea terminar rápidamente un proceso de negociación. Resultapeligrosa si la otra parte no sigue la misma estrategia, o si ambos son muy flexibles, pues no se llegará aninguna solución. Más que una estrategia en si misma, puede ser una actitud a lo largo de lanegociación. La estrategia de inacción consiste en dar una mínima actividad negociadora, malgastar el tiempo ypoder llegar a suspender o romper la negociación. Es una actitud poco frecuente. Para la elección de la estrategia deben considerarse los siguientes aspectos: El interés por los resultados propios y el interés por los resultados del otro. La percepción de viabilidad y el costo de la estrategia. El contexto organizacional o social en el que se desarrolla la negociación: recursos disponibles, grado de presión externa y la dependencia de las partes.LAS TÁCTICAS DE LA NEGOCIACIONLcdo. Euler V. Terán Yépez Negociación. Unidad V
  • 42. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 42 Las tácticas son el conjunto de conductas que utilizan los negociadores para conseguir susobjetivos. Su determinación depende de la percepción de la relación de poder. No se hacen concesionessi se tiene el poder. Las tácticas se pueden clasificar en cooperativas y competitivas. Las tácticas cooperativas son las concesiones que se hacen en momentos de la negociación parapoder avanzar. Pueden conseguirse más concesiones del oponente manipulando sus aspiraciones ypresionando aquellas que se lean más elevadas y que tengan compromiso irrevocable. Las tácticas competitivas plantean demandas que superan lo aceptable por la otra parte, así comocompromisos con posiciones inalterables. Incluyen amenazas, posiciones irrevocables ycomportamientos agresivos.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Negociación. Unidad V
  • 43. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 43 UNIDAD VI. LA MOTIVACIÓN La motivación es aquello que impulsa a una persona a actuar de una determinada manera y con unnivel de esfuerzo concreto. Por ello, la motivación está directamente relacionada con el rendimiento enel puesto de trabajo. Cada persona tiene sus propios motivos para trabajar. La comprensión de la necesidad y deseo quelas personas esperan satisfacer en el trabajo es esencial para lograr el diseño del entorno laboral queresulte satisfactorio y motivante para los empleados y para la empresa. La motivación no es simple de definir, surgen así diversas teorías, entre ellas las teorías decontenido y la de procesos. Las teorías de contenido describen qué es lo que motiva a las personas a trabajar. Se centra enanalizar las necesidades que las personas pretenden satisfacer con su trabajo, las condiciones laboraleso las recompensas o retribuciones que causan su conducta. Entre ellas tenemos: la «jerarquía denecesidades» de Maslow, las «necesidades aprendidas» de McClelland o los «dos factores » de Hezberg. Las teorías de proceso describen cómo se motiva a las personas a trabajar. Se centran en losprocesos que intervienen en las situaciones laborales y que hacen que las personas elijan comportarsede determinada manera en el trabajo. Entre ellas están la teoría de la motivación instrumental; lamotivación del valor, la expectativa y el resultado del trabajo; la motivación de las metas profesionales,y la motivacion de las comparaciones laborales.TECNICAS DE MOTIVACION LABORAL Existen diversas técnicas que proponen estrategias para aumentar la motivación laboral de laspersonas. Entre ellas se destacan: La mejora de las condiciones laborales consiste en aumentar las motivaciones laborales mejorando los factores higiénicos, esto es los factores relacionados con el contexto laboral que permiten a los individuos satisfacer sus necesidades de orden superior y que eviten la insatisfacción laboral. Entre estos factores están: salarios, políticas y normas, condiciones físicas del entorno laboral y recursos materiales adecuados al puesto de trabajo. El enriquecimiento del trabajo consiste en un enriquecimiento horizontal (cambiar el número de tareas que realiza una persona para aumentar el interés en el trabajo) y el enriquecimiento vertical (hacer el trabajo más desafiante, aumentar la autonomía y fomentar el espíritu de superación y garantizar el aprendizaje permanente). La adecuación persona/puesto de trabajo consiste en incorporar el personal adecuado a cada puesto de trabajo. Se trata de los denominados «factores intrínsecos » que son motivacionales en relación al contenido de trabajo en sí mismo.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Motivación. Unidad VI
  • 44. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 44 La participación y delegación consiste en la participación del trabajador en la elaboración del diseño y planificación de su trabajo. Las ventajas de esta técnica son decisiones de mayor calidad, mejor respuesta en el puesto de trabajo y mayor compromiso con la empresa. El reconocimiento del trabajo realizado consiste en reconocer y elogiar la tarea de un trabajador. Este reconocimiento puede ser económico (incentivo) o palabras de reconocimiento. La evaluación del rendimiento laboral consiste en evaluar los resultados de la conducta laboral y proporcionar la información obtenida al trabajador. El programa de valoración debe ser justo y objetivo. Se puede considerar también como factor para señalar aspectos a mejorar. La formación y desarrollo profesional son dos técnicas motivadoras. La formación en el puesto de trabajo lleva implícito el desarrollo. Permite un mejor desempeño en el puesto de trabajo y permite la promoción dentro de la empresa. El establecimiento de objetivos consiste en llegar a un acuerdo periódico sobre los objetivos a alcanzar en un período determinado. Las personas trabajan mejor teniendo objetivos claros y definidos. Esta técnica mejora el nivel de motivación y satisfacción. Los objetivos deben ser realistas, desafiantes y medibles.Lcdo. Euler V. Terán Yépez La Motivación. Unidad VI
  • 45. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 45 NORMATIVA SOBRE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJOS PERSONALES. Aplicación de algunas de las normas sobre la comunicación escrita. La presentación por parte del alumnado en la materia de Relaciones con el Entorno de Trabajo,deben estar sometidos a normativas de presentación, similar a un libro de estilo. Los contenidos de los documentos escritos deben estar basados en la programación anual,contenidos de la materia, unidos a las normas básicas de la lengua, la gramática y la presentación oestilo del documento. En los documentos personales o de grupo, el profesor analizará sus contenidos, formas y aquellosaspectos que puedan ser motivo de evaluación de capacidades, contenidos y comentarios del alumnado.Presentación adaptada a las normas:  Portada con los datos personales: nombre, apellidos, curso, paralelo. Datos del trabajo: título o tema, asignatura, fecha de entrega. Tamaño de letras libre y presentación con estética.  Hoja segunda: índice de contenidos (y página en donde se encuentran) y breve indicación de los motivos por los cuales se realiza el trabajo personal.  Resto de las hojas: contenidos y desarrollo del tema, incluyendo fotos, gráficos y esquemas con catalogación a pié del mismo.  Penúltima hoja: breve conclusión del trabajo personal y seguidamente la bibliografía empleada.  Bibliografía: La documentación de los libros consultados debe contener: título, autos, año de edición. Las páginas web visitadas deben incluirse con el título o dirección completa.  Todo documento debe ir firmado al final del mismo (indicando en la parte inferior de la misma el nombre, apellido) y la fecha de entrega. (Tanto de manera manuscrita como impresa)Cada hoja interior del texto debe estructurarse con un formato uniforme y adaptado a normas:  Márgenes superior e inferior en todos los folios (2,5 cm.)  Márgenes laterales justificados (derecho 2 cm. e izquierdo de 2,5 cm.)  Encabezado (asignatura y tema o titulo del trabajo) y pie de página (nombre del alumno, curso y especialidad en ser necesario y número de página). Cualidades del texto:  Caligrafía y ortografía esmerada y correcta (en los textos manuscritos). Además, para los documentos realizados con soportes informáticos, el tamaño de letra no será superior a 12 y con 1,15 de espaciado entre líneas.  En los puntos y aparte se establecerá una tabulación para la primera letra de cada párrafo.  Los contenidos del documento deben demostrar una investigación personal, análisis, crítica, curiosidades e información sobre el tema del documento, reflejada en su desarrollo, vocabulario, comentarios, interpretaciones y estructura (fotos o gráficos incluidos).  Que el desarrollo del tema sea rentable para el alumnado, potencie la ampliación de conocimientos sobre aspectos determinados y adaptado a sus necesidades.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Normativa de Tareas
  • 46. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 46  Que el resumen o conclusiones personales manifestadas, sirva de opinión personal y aportación o descubrimiento del alumnado, incorporando sus experiencias, observaciones, análisis, crítica, comentarios, impresiones y puntos de vista, con lo cual se facilita al alumnado, una vía de comunicación, libertad de expresión y un método de ir incorporando su personal visión a la sociedad sobre el tema, al mismo tiempo que se responsabiliza de las todas las opiniones individuales razonadas y justificadas en el documento. Los documentos presentados se pueden utilizar como medio de recuperación de calificaciones o deevaluaciones, por aquel alumno que ha faltado a clase, teórica o práctica, por motivos justificados(lesiones, enfermedades, cuestiones familiares, etc.), o no justificados (comportamiento no adecuado,faltas de disciplina; faltas relacionadas con la convivencia, diversidad, integración, etc., y todos losaspectos relacionados con los deberes y derechos del alumno). También se pueden emplear comomedio de recuperación de la calificación de ordinaria, extraordinaria o trabajo de recuperación de laspruebas de pendientes. La utilización de elementos y herramientas de tecnología (principalmente el ordenador, internet,correo electrónico, tratamiento de texto y presentaciones en Power Point) mejora la calidad de lapresentación, pero el alumno deberá tratar de expresar los temas con sus palabras propias de suscapacidades y conocimientos, evitando siempre el sistema de cortar y pegar, sistema que será evaluadonegativamente, lo mismo que aquellos conceptos con nivel muy técnico y vocabulario muy científico(propio de la copia de un documento con propiedad intelectual, o con palabras no incluidas en eldiccionario de la Real Academia Española de la Lengua. Los trabajos, documentos y tareas presentadas por el alumno, se podrán entregar en soporteinformático, pudiendo ser remitidos al profesorado mediante correo electrónico (en forma y fondoacordado), y en ciertos casos, será obligatorio la presentación impresa en papel y grapados. Los contenidos de este documento forman parte de la programación anual de la asignatura derelaciones en el entorno de trabajo y su desarrollo curricular, y el alumnado es conocedor de esteapartado de la programación.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Normativa de Tareas
  • 47. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 47 NORMAS PARA MANDAR UN CORREO ELECTRÓNICO CAMPOS QUE DEBEN CUMPLIMENTARSE EN LA PLANTILLA DEL CORREO ELECTRÓNICO.Fecha: la indica el mismo correo y es automática.De: indicar correctamente el nombre y apellidos de la persona que envía el trabajo.Para: dirección de correos receptor.Asunto: enunciado del trabajo, encargo, escrito o documento solicitado, citando la asignatura y lafecha de entrega. (Ejemplo: La_Comunicación_RET_11_26_09).Archivos adjuntos: fotos en formato .jpg, .gif , textos en .doc, docx, presentaciones en .ppt, pptx,siempre debe intentarse que sean en un formato de solo lectura o visualización y no permitirmodificaciones del receptor (.pdf no compactados). Comprimirlos.TEXTO del correo:  Presentación de los datos del alumno, con nombre, curso. Nombre de la Asignatura.  No mucha familiaridad, puesto que pueden leerlo otras personas del entorno académico o empresarial. Correcta expresión, excelente redacción, ortografía (pasar corrector) y la caligrafía (la mostrará el tipo de letra elegido, tamaño letra, etc.). Correcta utilización de los signos gramaticales (, ; : .- . () ¿? “” ¡! Etc.).NO EMOTICONES.  Seguir acuerdos enunciados en la confección de un texto, · Según normas dictadas para ese trabajo específico (tomar datos correctos de lo que se solicita a cada alumno/a)  Tamaño de letra no superior a 12, nunca utilizar negrilla en todo el texto (excepto cuando se desea resaltar, hacer más destacado empleándola negrilla o coloreando el texto- atención a la impresión en escala de grises y no impresora en color)  Despedida correcta, con indicación de continuidad y no de ruptura, esperando contestación, visita o corrección de lo entregado.  Documentos anexos: todos con indicación de datos personales, asignatura. Comprimidos  Después de solicitarlo utilizar la entrega en CD o pendrive.  Fotografías en “bajo peso”, para no cargar el correo. Fotografías con calidad y adaptadas a los objetivos y tema del trabajo.  Textos en formato .doc ó .pdf para no tener la posibilidad de ser modificado.  Formato con firma (hacer foto de firma e insertar al final del documento).  Guardar los correos durante un tiempo (tres meses) en carpetas nominales.  Después de difundir esta propuesta, será imprescindible su cumplimiento en todos aquellos correos que el alumnado remita al profesor con trabajos personales, comunicaciones, justificación de faltas de asistencia o entrega de documentos, pudiendo (en el caso de no cumplir las normas indicadas) no ser admitido los documentos anexos o contenidos del correo (no presentado, no entregado o evaluado negativamente).Lcdo. Euler V. Terán Yépez Normativa de Tareas
  • 48. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 48 INDICECONTENIDO PÁG.Carátula 1Introducción 2Sistema de Evaluación 2Criterios de CalificaciónUnidad I.LA COMUNICACIÓN 3Proceso de la Comunicación 4Niveles de la Comunicación 5Funciones de la Comunicación 5Elementos de la Comunicación 7Redes de Comunicación 9Tipos o canales de Comunicación 11Comunicación Oral 14Confidencialidad en la Comunicación 16Evaluación 18Unidad IILA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA 19Dirección de la Comunicación 20Barreras de la Comunicación 22Claves de una comunicación interpersonal de calidad 24Técnicas de comunicación interpersonal. 24Unidad IIIEL EQUIPO DE TRABAJO. METODOLOGÍA 25Equipos de trabajo 25Formación de los equipos de trabajo 26Tipos de equipos de trabajo 27Ventajas e inconvenientes de los equipos 28La participación en el equipo 29La coordinación y sus mecanismos 29Unidad IVREUNION DE TRABAJO 32Fases de una reunión 32Tipos de reuniones 33Debate 34Tipología de participantes a una reunión 34Lcdo. Euler V. Terán Yépez Índice
  • 49. Relaciones con el entorno de Trabajo Pág. 49Normas para moderar una reunión 35Unidad VLA NEGOCIACIÓN EN LA EMPRESA 37Características de la negociación 37Estilos de negociación 37Tipos de negociación 38Negociadores 38Negociación en la empresa 39Fases de una negociación 40Estrategias 41Las tácticas de la negociación 41Unidad VILA MOTIVACIÓN 43Técnicas de motivación laboral 43Normativa sobre los documentos de trabajos personales 45Normas para enviar un correo electrónico 47Índice 48Lcdo. Euler V. Terán Yépez Índice