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A u d i t o r í aLas pruebas 5.la normalización              y                  La informática                            ...
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LA INFORMATICA EN LA ORGANIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA (I)

  1. 1. A u d i t o r í a La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) ESTEBAN UYARRA Director General de Audinfor En el artículo se revisan los procedimientos de normalización de los papeles FICHA RESUMEN de trabajo del auditor, así como de los propios procedimientos de auditoría y Autor: el análisis de los resultados obtenidos de los mismos, con vistas a Esteban Uyarra Título: informatizar la revisión contable. La informática en laorganización del trabajode auditoría(I) Fuente: Partida Doble, núm. 105,páginas 96 a 103, noviembre 1999 Localización: PD 99.11.09 1. Introducción(1) Cada uno de los aspectos enunciados justifi- Resumen: caría la redacción de un artículo diferenciado en Los procedimientos de auditoría el que abordar la problemática específica de ca-se han visto modificados en los n los albores del nuevo milenio, da uno de ellos.últimos tiempos en una doble víaque permite optimizar los tiemposde auditoría, empleando técnicasnovedosas de tipo estadístico y deapoyo informático, y por lo tantolos costes de auditoria, a la vezque se reducen al mínimo los E los auditores se enfrentan con una serie de importantes cam- bios, que unidos a los derivados de la propia evolución del mercado en el que operan, están provocando en muchos despa- No obstante, a fuer de parecer simplista, y sin desdeñar las múltiples dificultades que, como cualquier otra actividad, supone la la- bor del auditor, en las próximas líneas seporcentajes de error y riesgos de chos y firmas de auditoría el planteamiento tratan algunas consideraciones cuya única fi-auditoría que podrían derivarse dela puesta en práctica de tales de cuestiones fundamentales que inciden no nalidad no es otra que la de sugerir determi-nuevos procedimientos. sólo en su forma de operar, sino y sobre to- nadas medidas que permitan aminorar parte El artículo analiza el apoyo que do, en temas que afectan a su propia concep- de dichas dificultades.el auditor puede encontrar a lahora de informatizar la redacción, ción empresarial. De lo acertada que sea lagestión y conservación de los decisión que adopten los gestores de dichos Algunas de ellas están relacionadas con lospapeles de trabajo unida a la despachos, dependerá la viabilidad de mu- propios procesos de ejecución de los trabajos, ynormalización de procedimientos yel análisis de los resultados de las chos de ellos al permitirles asumir con venta- en concreto, con la confección de los papeles depruebas ja los nuevos retos. trabajo. Descriptores ICALI: Auditoría, Informática, Estos retos podrían clasificarse de la forma Los comentarios que se describen en losProcedimientos de auditoría. expuesta en el cuadro 1. siguientes apartados, relacionados con la96 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  2. 2. preparación de los papeles de trabajo del au-ditor, pretenden presentar, a modo orienta- La actividadtivo, algunas ideas que a buen seguro provo- Los papeles de trabajo comprenden lacarán alguna que otra inquietud en la mentede muchos lectores. totalidad de los documentos prepara- dos o recibidos por el auditor, de ma- de la nera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada auditoría se2. Los papeles de trabajo y de las pruebas efectuadas en la ejecu- ción de su trabajo, junto con las deci- ha convertidoen la auditoría siones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión. en un producto2.1.Contenido y Descripción maduro Es del todo sabido que los auditores, alobjeto de poder emitir su opinión profesio- 2.2. Normalización de los Papelesnal, han de efectuar pruebas y verificacionesde acuerdo a las Normas Técnicas emitidas Las Normas Técnicas han recogido unapor el Instituto de Contabilidad y de Audito- práctica extendida en todas las firmas de audito-ría de Cuentas. El resultado de estas pruebas, ría y que llama poderosamente la atención aasí como del resto de su trabajo de revisión quienes por primera vez se aproximan a esta ac-se han de plasmar en una documentación de- tividad. Normalización que se concretiza en labidamente archivada, organizada y referen- utilización de sistemas de referencias con las (1) Aunque el contenido del artículo seciada. que organizar de forma lógica los papeles de centra básicamente sobre el trabajo trabajo. realizado por los Auditores Oficiales de La definición de los papeles de trabajo viene Cuentas, gran parte de los comentarios expuestos son aplicables tanto a losdefinida en las Normas Técnicas, en el apartado Las Normas Técnicas hacen mención a este auditores internos como a los que2.6.1. punto al señalar en el apartado 2.6.9.: actúan en el Sector Público. CUADRO 1 TIPO DESCRIPCIÓN EJEMPLOS Externos Los generados por circunstancias exógenas • Establecimiento del EURO. y que requieren una firme y rápida adaptación. • Efecto 2.000. De mercado Los provocados por la propia actividad • No incremento de la facturación global. y la evolución del mercado. La actividad de • No incremento de los precios (tarifas horarias). la auditoría se ha convertido en un producto • No incremento neto del número de firmas o maduro, cuyo crecimiento tanto real como despachos de auditoría. previsto, es prácticamente nulo. Laboral Dada la naturaleza de esta actividad profesional, • Importante rotación de personal en las firmas la cualificación y formación del personal conlleva de auditoría. un encarecimiento de los costes laborales. • Fuertes inversiones en formación del personal. De control Exigencia de mayores controles de calidad, lo que • Normalización. provoca la imperiosa necesidad de implementar • Supervisión. sistemas que garanticen el correcto cumplimiento • Gestión. de las Normas Técnicas. De rentabilidad Muchos despachos y firmas se cuestionan • No crecimiento de muchos despachos. la rentabilidad de la actividad auditora en • Diversificación de actividades. términos de costes-responsabilidades y beneficios. • Bajas.Número 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 97
  3. 3. A u d i t o r í aExisten dos Los papeles de trabajo son susceptibles Además estas horas representan un eleva- do coste al ser realizadas por personal alta-archivos: el de normalización, lo cual mejora la efica- cia en su elaboración y revisión. mente cualificado. La desviación entre el valor de las horas dedicadas a un trabajo y lo factu-permanente rado por el mismo, dará la justa medida de la rentabilidad del proyecto o encargo. Por lo Normalización que, en el apartado 2.6.11. tanto es evidente que partiendo de un impor-y el corriente de las Normas, hace mención a los sistemas de te fijo a facturar al cliente, la variable sobre la referenciación(2). cual el gestor del despacho o firma de audito- ría puede maniobrar, se limita al del valor de las horas incurridas. Es indispensable que los papeles de tra- bajo se preparen con un adecuado siste- Valor que tiene dos componentes, horas y ma de referencias, que permita al usuario precio de las mismas: encontrar el origen de la información utilizada. a) Horas. Las directamente dedicadas al traba- jo de auditoría. b) Precio. Valor medio correspondiente al 2.3. Archivo de Papeles personal dedicado a un trabajo concre- to. Las Normas abordan temas tan evidentes como la necesidad de: archivar los papeles(3), Respecto al precio medio, el gestor puede de utilizar diferentes tipos de archivos de influir en el mismo, siempre y cuando no me- acuerdo a la temporalidad de dichos pape- noscabe la calidad del trabajo, mediante la les, diferenciando entre permanente(4) y co- asignación de personal de menor experiencia rriente(5) . y por lo tanto menor coste, aunque ello con- lleve aumentar el número de horas necesarias. Prescindiendo de otros temas incluidos en No obstante, a nadie se le oculta la fuerte ri-(2 ) También en las recientes Normas la Norma 2.6. de las Normas, conviene resaltar gidez de este componente, que en muchosde Auditoría del Sector Público, tres de los aspectos reseñados anteriormente, despachos, dada su escasa dimensión, no espublicadas el 30 de Septiembre de1.998. en su apartado 5.4.5 establece relacionados con los papeles de trabajo y la obli- posible modificar.que el uso de papeles normalizados gación de:contribuye a mejorar la eficacia en lapreparación y revisión, facilita la Por el contrario, las horas constituyen eldelegación de tareas proporcionando • Elaborarlos elemento fundamental a controlar por el res-un elemento para controlar su calidad. ponsable de cada trabajo. Para optimizar las ho-En el apartado 5.4.11 de estas Normasse vuelve a referir a la necesidad de • Organizarlos ras necesarias para la realización de los trabajos,normalizar los papeles, prueba los gestores de los despachos y firmas de audi-inequívoca de la intención de legislador • Archivarlos toría disponen, entre otras, de las siguientesen recalcar la importancia del correctodiseño y organización de los papeles de medidas:trabajo. y que se abordan en los siguientes aparta- (3) 2.6.3. Los auditores deben dos. 1) Selección, motivación y formación del per-conservar todos los documentos de sonaltrabajo que puedan constituir las 2.4. Coste de la cumplimentacióndebidas pruebas de su actuación,encaminadas a formar su opinión sobre de los Papeles de Trabajo 2) Normalización de los procedimientos delas cuentas anuales que hayan auditoríaexaminado. Como se ha tenido ocasión de comentar la(4 ) 2.6.4. El archivo permanente de confección, organización y archivos de la do- 3) Herramientas de trabajo adecuadaspapeles de trabajo es un conjunto cumentación soporte, constituye el compo-coherente de documentación nente más importante de los costes de ejecu- 4) Adecuada planificaciónconteniendo información de interéspermanente y susceptible de tener ción de una auditoría, en cuanto que recogeincidencia en auditorías sucesivas. no sólo el tiempo de realización de las prue- 5) Seguimiento permanente de los trabajos(5) 2.6.5. El archivo de papeles de bas, sino y sobre todo el de documentar lastrabajo del ejercicio es un conjunto pruebas y los resultados alcanzados. En oca- En el resto del artículo centraremos la aten-coherente de documentación, siones, este proceso requiere un mayor núme- ción sobre la segunda y tercera de las medidas aconteniendo información relativa a lascuentas anuales sujetas a auditoría en ro de horas que las dedicadas a los procesos de tomar, sin que ello suponga restar importanciael ejercicio en cuestión. revisión y verificación. al resto. 98 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  4. 4. La informática en la organización del trabajo de auditoría(I)3. Normalización Los papeles se han de agrupar de acuerdo a ciertos criterios o áreas, lo que permite al au- En los ditor acometer de forma lógica su trabajo y que podrían presentar un esquema como el que se mercados estas alturas nadie cuestiona lo muestra en la siguiente pantalla: maduros,A que es evidente. El trabajo del au- ditor está sujeto, como otros mu- chos a una normalización tantode los procedimientos utilizados como de losmodelos y formularios a cumplimentar. Nor- FIGURA 3 el resultado ha demalización que es citada en las Normas Técni-cas de Auditoría, tal y como se ha tenido oca-sión de comentar. mantenerse Prácticamente todos los despachos y firmas por la vía dede auditoría disponen de una forma u otra deprocedimientos, papeles y sistemas de referen- la contenciónciación normalizados adaptados a la metodolo-gía establecida por sus responsables. de costes3.1. De los Papeles FIGURA 1 CUADRO 2 TIPO DESCRIPCIÓN CLASES Contables Aquellas cuyo contenido tiene • Sumarias. relación directa con las cuentas • Auxiliares. y sus respectivos saldos, y so- bre los que el auditor ha de efectuar sus verificaciones y emitir sus conclusiones. Guías El término general de Guías • Programas Trabajo. pretende incluir todos aquellos • Cuestionarios.La normalización exige establecer los conteni- papeles que contengan • Análisis riesgos.dos de dichos papeles: relaciones o listas sobre dife- • Recomendaciones. rentes temas y se limiten a una • Planning. enumeración de cuestiones y/o • Listas. FIGURA 2 asuntos a realizar o reclamar. Documentación Aquellas que contienen • Copias de documentación información probatoria o relevante. explicativa de las cédulas • Escrituras de Constitución. contables, y que no pueden • Extractos bancarios. adscribirse a ninguno de los • Papeles confeccionados por tipos anteriores. el mismo auditor como por ejemplo, hojas de cálculo, documentos elaborados con procesador de texto, o sim- ples documentos contenien- do información, resúmenes o simples cálculos relativos a En cuanto a los tipos de papeles, pueden cada área de trabajo.clasificarse como se muestra en el cuadro 2.Número 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 99
  5. 5. A u d i t o r í a El sistema de área permite, a partir de 3.2. De los ProcedimientosLos papeles ellas, clasificar los papeles por referencias, tal y como se muestra en la pantalla si- Mediante la definición de programas dede trabajo guiente: trabajo, cuestionarios, y demás guías que con carácter general se han de aplicar en todas lasestán auditorías y que se adaptarán para cada encar- go a las características, tamaño y sector de laaltamente FIGURA 4 empresa cliente.normalizados 3.3. De los Informes Con los informes tipo publicados por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por las corporaciones profe- sionales, más aquellos otros que cada des- pacho estime conveniente incluir como in- formes estándar. Todos los aspectos comentados anterior- mente permiten configurar la metodología propia de cada despacho y es una labor inex- cusable de sus socios auditores. 4. Ventajas e Los papeles, una vez confeccionados y re- incovenientes ferenciados se han de guardar en archivos predefinidos. Archivos que a su vez dispon- drán de secciones en función del tipo y con- a normalización, o sistematiza- tenido de cada documento, tal y como se muestra en la siguiente imagen: L ción de los procedimientos de au- ditoría conlleva determinados in- convenientes como son la rigidez de determinados esquemas y formas de tra- bajo que pueden limitar de forma importante la iniciativa e imaginación de los profesionales FIGURA 5 encargados de la realización de los trabajos. Sin embargo, las ventajas y beneficios que aporta la normalización de los proce- dimientos y por lo tanto el establecimiento de una metodología propia en cada despa- cho o firma de auditoría hacen imprescin- dible su implementación. Entre las ventajas que brinda pueden enunciarse las siguien- tes: 1. Homogeneización de los trabajo. Ello fa- cilita no sólo la forma en que se cumpli- mentan los papeles sino que facilita sobre- manera el proceso de supervisión de los mismos. 2. Mejora la eficacia y eficiencia en la reali- zación de los trabajos. Una correcta de- finición y normalización de los procedi-100 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  6. 6. La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) mientos a aplicar evitará trabajos repeti- normalizados a las nuevas circunstancias. tivos o la realización de pruebas innece- Por último hay un tercer estadio, que se Los informes sarias. produce normalmente en la época otoñal,3. Reducción de los tiempos invertidos en cuando los auditores se preparan para la nueva campaña, y en la que se replantean de auditoría los trabajos. Tanto en cuanto a la transmi- sión de las instrucciones al personal, co- muchos de sus métodos de trabajo. corresponden mo mediante el aprovechamiento de es- quemas ya creados. Hay diferentes formas de llevar a cabo la normalización del trabajo del auditor. a modelos4. Mejora la rentabilidad de los trabajos al Frecuentemente, sobre todo en despachos de cierta dimensión o en aquellos otros oficiales optimizarse las horas de coordinación y cuyos gestores disponen de experiencia supervisión. previa en grandes firmas, las normas inter- nas de realización de trabajos se plasman5. Contribuye al logro de un ambiente de en documentos que se integran en lo que orden y disciplina en el despacho o firma se denomina Manuales de Auditoría. Las de auditoría. baterías de documentos y formularios es- tándar conforman lo que se denomina6. Formación. Reduce los tiempos nece- Master de Auditoría(6). sarios para formar al personal, al ofre- cerles esquemas lógicos de realización El proceso de racionalización y normali- del trabajo. zación de los procedimientos de auditoría a adoptar por cada despacho o firma de audito-4.1. Quien, cuando y cómo ría, se ha de realizar mediante la utilización deha de realizarse el proceso medios informáticos, tal y como se comentade normalización de papeles en el apartado siguiente. Partiendo de la base que la normaliza-ción de las tareas a realizar y de la organi-zación interna del trabajo es el pilar sobre El logro de una adecuada eficiencia yel que se fundamentará la calidad, eficacia rentabilidad de los trabajos de audito-y, en última instancia, la rentabilidad de ría pasa por mejorar los propios siste-los trabajos, su definición y establecimien- mas, racionalizando los procedimien-to ha de ser llevada a cabo por los socios tos utilizados no sólo para mejorar lagestores del despacho o firma. Ellos, como calidad de los mismos sino para redu-responsables últimos, deben decidir el tipo cir los costes medidos en términos dede metodología a aplicar, no siendo en ab- horas. Esto se consigue mediante:soluto aceptable la adopción de esquemasexternos, sin antes efectuar un estudio en 1. La implementación de una meto-profundidad sobre si dichos esquemas son dología adecuada.asumibles o por el contrario son suscepti-bles de modificación para su correcta 2. Una mecanización de todos los tra-adaptación a las características, experien- bajos de auditoría para aumentar lacia, tamaño y tipo de clientes del despacho eficiencia de los equipos y personal (6 ) Un Máster de Auditoría es uno firma. del despacho. modelo, tan amplio como se desee, en el que se contempla todas las Definido quién, el cuándo se establece 3. Los pasos anteriores permitirán situaciones posibles con las que un despacho o firma puede enfrentarse aen tres estadios diferentes, por una parte al el poder prestar más horas al la hora de realizar los trabajos deinicio de las actividades del despacho, ya cliente y menos a cumplimentar auditoría. Su preparación y usoque no es posible asumir ningún trabajo papeles. posterior, mediante adecuada herramientas informáticas, permitesin antes tener preparadas las herramientas mejorar de forma dramática, el trabajoa manejar, por otra a lo largo de los pro- 4. Racionalizar y planificar adecuada- de confección y supervisión de los papeles de auditoría.pios trabajos, ya que la experiencia adqui- mente los trabajos tanto en cuantorida en los clientes y/o en los diferentes a su alcance, como a la oportunidadsectores en los que el auditor tiene ocasión y forma de ejecutarlos(7). (7) Presentación el 21 de Octubre de 1.993 del Libro "Gestión y desarrollo dede actuar, le brindan la oportunidad de una Firma de Auditoría" publicado porpoder adaptar los esquemas de trabajo el ICAC.Número 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 101
  7. 7. A u d i t o r í aLas pruebas 5.la normalización y La informática ventajas que justifican su utilización pueden resumirse en las siguientes(8):de auditoría 1. Importante reducción de los tiempos re- queridos en la realización de trabajos re-y los ctualmente nadie pone en du- petitivos.resultados A da la conveniencia de utilizar herramientas informáticas ende las mismas mayoría de los despachos defirmas de audi- los trabajos y auditoría. La 2. Utilizar las informaciones, modelos y es- quemas elaborados en una auditoría pre- cedente para su utilización en otras poste- riores (trabajos recurrentes).son bastante toría preparan sus modelos, ordenador. La documentos estándar con el formularios y 3. Minimizar los errores en los cálculos efec-homogéneas diferencia estriba en el grado de mecaniza- ción de los procesos. tuados. 4. Homogeneizar, mediante la normaliza- Durante la presente década, a punto de ción establecida por cada despacho, los terminar, se ha producido una auténtica re- sistemas aplicados por el equipo de audi- volución en la forma de operar de los audi- tores. tores, hasta el punto de sustituir los clásicos carterones por modernos ordenadores por- 5. Posibilitar la realización de cambios en los tátiles. cálculos, ajustes, reclasificaciones y de otro tipo con un mínimo coste en térmi- A pesar de ello, todavía hoy en día es nos de horas equivalentes. posible ver auditores jurásicos, aferrados a antiguas técnicas artesanales, basadas en 6. Elaborar informes y resúmenes que lápiz y papel, que provocan nostalgia de pueden ser presentados y ofrecidos al tiempos pretéritos. Prácticas trasnochadas cliente. que, aparte de la pobre imagen que pro- duce en las empresas clientes, en absoluto Sin embargo, independientemente de contribuyen a rentabilizar los trabajos. las evidentes ventajas anteriores, la adop- ción de utilizar una, u otra aplicación de La normalización de los trabajos de au- auditoría, bien elaborada internamente o ditoría, si se desea brinde los beneficios es- adquirida a terceros, supone importantes perados, se ha de basar en un nivel de me- cambios en la estructura y forma de ope- canización adecuado de los despachos, rar del despacho que requieren ser ade- tanto en términos de equipos, como de for- cuadamente analizadas y valoradas. En es- mación informática del personal y sobre to- te sentido, a continuación se exponen do de las aplicaciones que mejor logren es- algunos criterios a tener en cuenta al se- tos objetivos. leccionar qué programa de auditoría se ha de instalar: Las aplicaciones a utilizar en los despa- chos y firmas de auditoría, pueden clasifi- a) Versatilidad, para permitir adaptar la apli- carse en dos grandes bloques: cación a situaciones cambiantes, es decir, poder incorporar cuentas contables, mo- 1. Las de tipo standard, como son las englo- dificarlas, anularlas. badas en el término de Ofimática, entre las que cabe resaltar las denominadas Ho- b) Diseño realizado por profesionales y jas de Cálculo y Procesadores de Texto. adaptado a la forma concreta de trabajo de los auditores, de forma que su utiliza- 2. Las específicas de auditoría, diseñadas ción no suponga un cambio drástico res- expresamente para facilitar la confec- pecto a los procedimientos manuales has- ción, organización y control de los pa- ta entonces aplicados. peles de trabajo.(8) Gestión y desarrollo de una firma c) Fácil aprendizaje y un adecuado sistemade auditoría. (Instituto de Contabilidady Auditoría de Cuentas 1.993) página En relación con la utilización de herra- de asistencia y consulta con la empresa su-291. mientas específicas de auditoría, los factores y ministradora. 102 PARTIDA DOBLE Noviembre 1999 ~ Número105
  8. 8. La informática en la organización del trabajo de auditoría(I) d) Acceso a cursos de aprendizaje para el personal recién incorporado. La cualificación y formación dele) Rapidez y agilidad en las actualizaciones, adaptando los programas a las modifica- personal a cargo del auditor implica ciones legislativas. un alto nivel de costes laboralesf) Rapidez en los procesos de cálculo, cla- sificación y acumulación de la informa- ción.g) Ocupación razonable en disco, de for- ma que solamente consuma memoria a medida que aumenten los datos proce- sados.h) Posibilidad de modelizar la aplicación, de forma que se aprovechen los esque- mas y datos introducidos para otras au- ditorías.i) El coste, que ha de compararse con el ahorro de tiempo medido en términos monetarios en cada uno de los trabajos en los que se aplique.6. Conclusiones os cambios a los que el auditor seL enfrenta, requieren de éste la fir- me adopción de medidas que contribuyan no sólo a superar susefectos, sino y sobre todo, debe asumir su au-téntica función de gestor mediante la imple-mentación de métodos y herramientas quemejoren sus esquemas de trabajo, optimicenlos tiempos invertidos y en definitiva, racio-nalicen los procesos de revisión y la elabora-ción de los papeles de trabajo, arrinconandoarcaicas técnicas que por su carácter manualrequieren un importante coste en términosde horas. La normalización de los trabajos La mecanización de los despachos y fir- de auditoría, si se desea brindemas de auditoría es un proceso irreversi-ble. La rápida evolución de los sistemas de los beneficios esperados, se ha deinformación, su facilidad de uso, y porquéno, su reducido coste, hacen cada vez más basar en un nivel denecesaria la implantación de nuevos méto-dos que permitan alcanzar mayores nivelesde calidad, control y rentabilidad de los mecanización adecuado de lostrabajos. despachosNúmero 105 ~ Noviembre 1999 PARTIDA DOBLE 103

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