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PremisasEste método parte de las siguientes premisas:    •       La empresa ya decidió que contratará un ERP.    •       L...
•    Plazo de ejecución. Si, por razones de negocios, el proyecto deba realizarse antes de una fecha         determinada, ...
Costo de mantenimiento correctivo y evolutivoEste servicio puede tener diferentes nombres: mantenimiento; fee services; fe...
usadas por menos clientes. Cuando esta ecuación de costos/ beneficios deja de ser adecuada, el proveedortoma la decisión d...
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EjemploEl siguiente cuadro muestra el costo de instalar y mantener un ERP durante los 5 primeros años de vida en unaempres...
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Cómo comparar las propuestas de los proveedores

  1. 1. División Consultoría Evaluando Software[CÓMO COMPARAR LASPROPUESTAS DE LOSPROVEEDORES]SI se quiere tener una aproximación más cercana a la realidad, se puede realizar una tabla donde puedaestimarse el costo de implementar un ERP y mantenerlo durante los primeros cinco años.
  2. 2. PremisasEste método parte de las siguientes premisas: • La empresa ya decidió que contratará un ERP. • La empresa ya realizó un filtro de candidatos analizando en detalle el cumplimiento de los requerimientos mínimos. • La empresa ya conoce la brecha entre sus requerimientos y lo que cada producto ERP le ofrece. Es decir que sabe el esfuerzo de implementación y el de personalizaciones (customizaciones) necesarias. • La empresa ya presenció demostraciones. • La empresa ya conoce cuánto usuarios tendrán acceso a la aplicación (al software)Construir una tablaEl primer paso es construir una tabla como la que se muestra a continuaciónProveedor Costo Costo Costo Costo de Costos de Costo de Costo de Costo de Costo total licencia externo de mantenimi implement nuevas mantenimi hardware software por usuario usuario implement ento anual ar versiones ento de concurrent ación actualizacio (Upgrades) evolutivo y infraestruct e nes correctivo ura (Updates)Proveedor AProveedor BProveedor CProveedor DProveedor NSignificado de las columnasCosto de Licencias concurrenteEs el costo por usuario concurrente. Muchas veces los proveedores tienen precios diferentes de acuerdo aescalas de usuarios. El costo unitario surge de:Costo externo de implementaciónEs el costo de consultoría de implementación si la misma fuera realizada por un tercero. Los proveedoresbrindan este costo como un total por los servicios que se prestarán. Este precio depende de varios factores,entre ellos: 2 • Página Facilidad o dificultad para implementar el software, lo que se traduce en más o menos horas de trabajo.
  3. 3. • Plazo de ejecución. Si, por razones de negocios, el proyecto deba realizarse antes de una fecha determinada, seguramente será necesario una aplicación intensa de recursos. Cuando se habla de plazos, es necesario manejar cierta razonabilidad. Un ejemplo que suele darse es que el nacimiento de un bebé lleva un período de embarazo de 9 meses. Sin embargo si se colocan 9 mujeres juntas durante un mes obviamente no se tendrá el mismo resultado. • Perfil de los recursos que el proveedor del servicio aportará. Los perfiles con mayores habilidades y jerarquías son los más caros. Por ejemplo: Gerentes de proyecto, líderes de proyecto, especialistas de una temática. • Aporte de recursos que realizará la empresa usuaria. Cuando más tareas quedan del lado del proveedor, mayor será la asignación de recursos que deberá realizar quien brinda el servicio. • Mayor o menor aceptación del software tal como está1, sin personalizaciones (customizaciones). Esta decisión es crítica pues influye en el plazo de ejecución, en los riesgos y en el costo.Como el proveedor del servicio dará un precio total, para llevar ese número a una medida de comparaciónuniforme (el costo por usuario), se debe hacer la siguiente división:Costo de implementación con recursos del vendorEs el costo de implementación si el proyecto se realiza con recursos del proveedor de software. Dependiendodel modelo de negocios del proveedor, la implementación puede estar a cargo de un Partner (una consultora)o puede realizarla la división consultoría del proveedor de software. En cuanto a la calidad de los recursos y elcosto de los mismos, valen las mismas consideraciones que en el caso anterior. Una vez más, como elproveedor del servicio dará un precio total, para llevar ese número a una medida de comparación uniforme (elcosto por usuario), se debe hacer la siguiente división:Costo de soporte anualEs el valor del soporte de pos venta. Generalmente su costo es función del servicio que se le pide al proveedorde software. Casi todos los proveedores incluyen una cantidad de horas o incidentes de soporte en el abonode mantenimiento. En estos casos la atención y resolución de incidentes se hace sin asistencia de personal delproveedor a las oficinas del cliente.Cuando por razones de negocios, se requiere mayor compromiso de servicios tal como asistencia deespecialistas a oficinas del cliente, guardias pasivas o activas en la semana o el fin de semana y otrasmodalidades, el proveedor cotiza el servicio aparte como un valor periódico. Por ejemplo, supóngase que fuecotizado un valor anual del servicio. Dado que la tabla que se encuentra más arriba compara valores porusuarios a lo largo de 5 años, la cuenta a realizar es la siguiente: 3 Página1 Se suele decir que el software se acepta “AS IS” que quiere decir tal como está. Otra terminología que se utiliza es el“Out Of the Box”. Significa que se acepta el software tal como sale de “la caja”, es decir sin modificaciones.
  4. 4. Costo de mantenimiento correctivo y evolutivoEste servicio puede tener diferentes nombres: mantenimiento; fee services; fee anual y otros. Se trata delcosto que cobra el proveedor por corregir el software y mantener actualizada la versión en uso o licenciada porel cliente. Generalmente se calcula como un porcentaje del precio de lista de las licencias de software.En este ítem vale la pena detenerse con algunas consideraciones.El software es un producto que no está libre de defectos. Especialmente porque para su ejecución se requierende otras piezas de software que evolucionan a ritmo veloz. Por lo tanto el fabricante del software aplicativo(ERP; CRM; BI y otros) no probó el uso de su producto con cualquier combinación de hardware y softwarepresente y menos las que no se conocen comercialmente. Los fabricantes lo reconocen y por eso advierten ensus contratos esta situación. Para salvar la responsabilidad que emanaría de un producto que funciona peroque puede fallar, advierten que no son responsables por fallas del software.A medida que estas fallas son reportadas por los usuarios al fabricante, éste va tomando nota de las mismas yva corrigiéndolas. En un determinado momento libera una actualización o release de la versión actual quecorrige los errores reportados hasta determinado momento. Por ejemplo, suponga que su empresa licenció laversión V 3.5.0 de un determinado producto de software. Luego de 10 meses de funcionamiento, el proveedoranuncia la versión V 3.5.1 que corrige una serie de errores (Bugs) detectados por usuarios de distinto tipo deempresas. Generalmente las actualizaciones (también conocidas como UPDATES) no tienen costo delicenciamiento para el cliente. Pero tratándose de software que interactúa con otras piezas de software, contener del CD o el enlace para descargarlo de Internet, no alcanza. Hay que implementarlo y eso requiere horasde consultoría.Otro aspecto a considerar es el cambio de versión o UPGRADE. Siguiendo con el ejemplo anterior, en undeterminado momento el proveedor anuncia el lanzamiento de la versión 4 del mismo producto que ustedlicenció. ¿Qué sucede desde el punto de vista del licenciamiento?Hay proveedores que en el costo de mantenimiento incluyen UPDATES (Actualizaciones) y UPGRADES (cambiode versión). Hay otros proveedores, generalmente los internacionales, que no incluyen los UPGRADES. Por lotanto, usted deberá pagar un costo extra de licenciamiento por el UPGRADE.Su software funciona bien, sin problemas, no requiere de nada y además no quiere tener los riesgos queaparecen al implementar un nuevo producto. Usted puede rechazar el UPGRADE. Pero sepa que hayproveedores que tienen políticas estrictas con relación a los UPGRADES y las reflejan en sus contratos demantenimiento. Generalmente el proveedor se compromete a dar soporte hasta una determinada versiónanterior. Por ejemplo la N-2, siendo N la versión actual. Esto quiere decir que si la versión actual del softwarees la V 6.0, el proveedor le dará soporte hasta la versión V 4.0. 4Estas decisiones o políticas tienen cierta lógica: a medida que más clientes migran hacia las nuevas versiones, al Páginaproveedor se le hace más caro mantener recursos entrenados para dar soporte a versiones que cada vez son
  5. 5. usadas por menos clientes. Cuando esta ecuación de costos/ beneficios deja de ser adecuada, el proveedortoma la decisión de no mantener compromisos sobre el producto.Otro punto a considerar es que las personalizaciones influyen en el grado de dificultad para implementación delos UPDATES y UPGRADES.Costo de implementación de UPDATESAhora que conoce qué es un UPDATE, si el mismo está incluido en el costo de mantenimiento, usted le debeformular al oferente que le está haciendo una propuesta dos preguntas: • Cuántos UPDATES anuales libera. • Cuál es el esfuerzo de implementar un UPDATE en términos de horas/hombre y recursos.Los proveedores y consultores tienden a responder una sola cosa: depende. Esté preparado para estarespuesta y trate de acotar sus requerimientos para que todas las respuestas sean similares y eliminen los“depende”.Suponga que libere un UPDATE por año cuya implementación demande N horas/hombre de implementación.Costo de implementación de UPGRADESComo hemos mencionado, el UPGRADE puede o no tener costos de licenciamiento. Si los tiene, generalmentees un valor inferior al precio de lista del producto pues al proveedor no le conviene que usted se cambie a unproducto de la competencia. Tanto sea el caso que tenga o no tenga costo de licenciamiento, hay un costo deimplementación en el que deberá incurrir en algún momento.Difícilmente un proveedor le pueda anticipar cada cuanto se produce un UPGRADE. Pero la mayoría tiene unROAD MAP del producto, es decir una idea de hacia dónde va el producto y cuándo se producirán esoscambios. En un período de 5 años pude haber uno o dos UPGRADES. Suponga que usted acepta laimplementación un UPGRADE.El primer término puede valer cero en caso que el licenciamiento esté incluido en el valor del mantenimiento.Costo de hardwareLos productos de software aplicativo se usan en plataformas de hardware, es decir en una combinación de 5equipamiento. En sus propuestas, los proveedores de software incluyen las especificaciones técnicas de los Páginaequipo a utilizar. Si bien es necesario, no es suficiente. Algunos van un poco más lejos y realizan una tarea dedimensionamiento, también conocida como Sizing, a partir de una serie de datos que le pedirán a usted. Lo
  6. 6. importante es que usted les de a los oferentes de una propuesta los mismos datos de su proyecto, de maneratal que el dimensionamiento sea homogéneo. No será el mismo pues cada producto de software tieneespecificaciones técnicas de funcionamiento diferentes.A partir del dimensionamiento, usted verá que tiene las siguientes alternativas en cuánto al hardware: • Comprar el 100% del equipamiento. • Comprar equipamiento nuevo y re utilizar equipos existentes. • Re utilizar el equipamiento existente sin necesidad de adquirir hardware nuevo.En cualquiera de los tres casos, para que la comparación entre las ofertas sea posible, es necesariohomogeneizar las propuestas. Se aplica la siguiente fórmula:Puede suceder que quiera hacer un cálculo más fino e incluir otros términos como por ejemplo el costo de losseguros. La decisión de hacerlo dependerá del grado de aproximación o precisión con el que desee trabajar.Costo de software de infraestructura.La infraestructura estará dada por las redes de comunicación necesarias, los sistemas de apoyo como porejemplo seguridad física y seguridad informática, anti virus, back up, etc.Algunos de estos costos pueden ser iguales para todos los productos de software aplicativo. Otros puedenvariar de acuerdo a los requerimientos técnicos de cada proveedor. Por ejemplo, un producto de softwarecliente/ servidor, seguramente tendrá más costos asociados.EL costo de la infraestructura puede estar dado en un valor de licenciamiento o en un valor mensual deservicio. Lo importante es no perder de vista que se está trabajando en un plazo de 5 años.Costo interno de implementaciónHay otro costo que no se encuentra en la tabla de referencia. Toda implementación requiere de la participaciónde un equipo de trabajo de la empresa que recibirá el software. El tamaño del equipo es una variable que estádada por los siguientes factores: • Requerimientos del proveedor del software. • Disponibilidad de recursos de la empresa.Siempre debe tener en cuenta que usted afectará recursos y qué estos tienen un costo. Incluso, podrá sucederque deba incorporar más personal a su empresa para cubrir a aquellos que estarán afectados al proyecto o talvez abonar horas extras para los que realicen trabajo adicional a la tarea diaria. 6 Página
  7. 7. EjemploEl siguiente cuadro muestra el costo de instalar y mantener un ERP durante los 5 primeros años de vida en unaempresa. Los valores corresponden a productos World Class (los tres primeros) y a productos de empresas deAmérica Latina (los tres últimos). Los valores están expresados en dólares estadounidenses. Proveedor Costo Costo Costo de Costo Costo Ccosto Costo Costo de Costo Costo licencia externo implementa Mantenim. implemen- up- mantenim. hardware software de Total por concu- implemen- ción con anual tación updates grades correctivo y infra- usuario rrente tación recursos del evolutivo estructura vendorProveedor A 4.500 10.350 4.500 10.247 7.245 4.050 2.100 920 43.912Proveedor B 3.500 8.050 3.500 7.970 5.635 3.150 1.900 990 34.695Proveedor C 2.200 5.060 2.200 5.009 3.542 1.980 2.800 980 23.771Proveedor D 1.500 3.450 1.500 1.500 0 1.350 500 230 10.030Proveedor E 2.500 5.357 5.357 1.875 1.500 0 1.875 714 357 19.536Proveedor F 2.500 5.750 6.500 1.875 2.500 0 2.250 300 120 21.795En este ejemplo puede verse que el Proveedor C tiene un costo de licenciamiento menor que el Proveedor F.Sin embargo, en una estimación a 5 años, el costo por usuario concurrente del Proveedor C es 1,97 veces máscaro que el Proveedor F.Acerca De EvaluandoSoftware.comEvaluando Software es el primer centro de evaluación y selección de software de América Latina. Se trata de un sitio con informaciónimparcial y objetiva que, en lenguaje claro y comprensible, divulga las prácticas más aceptadas en materia de evaluación de software.Evaluando Software no vende software, suministra elementos de apoyo para tomar decisiones menos riesgosas y más acertadas enmateria de contratación de software empresarial.AVISOS DE RESPONSABILIDAD Y MARCASCon excepción de Evaluando Software, marca registrada por Synaptic Links S.A., el resto de las marcas mencionadas en el informepertenecen a sus respectivos propietarios.Los resultados deben interpretarse como orientativos y no necesariamente representan el mercado de usuarios de ERP. EvaluandoSoftware suministra esta información para la lectura y formación de opinión.Esta publicación puede reproducirse en forma parcial o total, con las únicas condiciones de: • Informar previamente a Evaluando Software y • Citar la fuenteSi bien se han tomado precauciones en la preparación de este informe, Synaptic Links S.A. no son responsables por errores u omisiones.Tampoco son responsables por el uso que el lector de a esta publicación ni por las consecuencias del uso de esta información. Estapublicación puede ser modificada sin previo aviso. 7 Página

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