1. División
Consultoría
Evaluando
Software
[CÓMO COMPARAR LAS
PROPUESTAS DE LOS
PROVEEDORES]
SI se quiere tener una aproximación más cercana a la realidad, se puede realizar una tabla donde pueda
estimarse el costo de implementar un ERP y mantenerlo durante los primeros cinco años.

2. Premisas
Este método parte de las siguientes premisas:
• La empresa ya decidió que contratará un ERP.
• La empresa ya realizó un filtro de candidatos analizando en detalle el cumplimiento de los
requerimientos mínimos.
• La empresa ya conoce la brecha entre sus requerimientos y lo que cada producto ERP le ofrece. Es
decir que sabe el esfuerzo de implementación y el de personalizaciones (customizaciones) necesarias.
• La empresa ya presenció demostraciones.
• La empresa ya conoce cuánto usuarios tendrán acceso a la aplicación (al software)
Construir una tabla
El primer paso es construir una tabla como la que se muestra a continuación
Proveedor Costo Costo Costo Costo de Costos de Costo de Costo de Costo de Costo total
licencia externo de mantenimi implement nuevas mantenimi hardware software por usuario
usuario implement ento anual ar versiones ento de
concurrent ación actualizacio (Upgrades) evolutivo y infraestruct
e nes correctivo ura
(Updates)
Proveedor A
Proveedor B
Proveedor C
Proveedor D
Proveedor N
Significado de las columnas
Costo de Licencias concurrente
Es el costo por usuario concurrente. Muchas veces los proveedores tienen precios diferentes de acuerdo a
escalas de usuarios. El costo unitario surge de:
Costo externo de implementación
Es el costo de consultoría de implementación si la misma fuera realizada por un tercero. Los proveedores
brindan este costo como un total por los servicios que se prestarán. Este precio depende de varios factores,
entre ellos:
2
•
Página
Facilidad o dificultad para implementar el software, lo que se traduce en más o menos horas de
trabajo.

3. • Plazo de ejecución. Si, por razones de negocios, el proyecto deba realizarse antes de una fecha
determinada, seguramente será necesario una aplicación intensa de recursos. Cuando se habla de
plazos, es necesario manejar cierta razonabilidad. Un ejemplo que suele darse es que el nacimiento de
un bebé lleva un período de embarazo de 9 meses. Sin embargo si se colocan 9 mujeres juntas durante
un mes obviamente no se tendrá el mismo resultado.
• Perfil de los recursos que el proveedor del servicio aportará. Los perfiles con mayores habilidades y
jerarquías son los más caros. Por ejemplo: Gerentes de proyecto, líderes de proyecto, especialistas de
una temática.
• Aporte de recursos que realizará la empresa usuaria. Cuando más tareas quedan del lado del
proveedor, mayor será la asignación de recursos que deberá realizar quien brinda el servicio.
• Mayor o menor aceptación del software tal como está1, sin personalizaciones (customizaciones). Esta
decisión es crítica pues influye en el plazo de ejecución, en los riesgos y en el costo.
Como el proveedor del servicio dará un precio total, para llevar ese número a una medida de comparación
uniforme (el costo por usuario), se debe hacer la siguiente división:
Costo de implementación con recursos del vendor
Es el costo de implementación si el proyecto se realiza con recursos del proveedor de software. Dependiendo
del modelo de negocios del proveedor, la implementación puede estar a cargo de un Partner (una consultora)
o puede realizarla la división consultoría del proveedor de software. En cuanto a la calidad de los recursos y el
costo de los mismos, valen las mismas consideraciones que en el caso anterior. Una vez más, como el
proveedor del servicio dará un precio total, para llevar ese número a una medida de comparación uniforme (el
costo por usuario), se debe hacer la siguiente división:
Costo de soporte anual
Es el valor del soporte de pos venta. Generalmente su costo es función del servicio que se le pide al proveedor
de software. Casi todos los proveedores incluyen una cantidad de horas o incidentes de soporte en el abono
de mantenimiento. En estos casos la atención y resolución de incidentes se hace sin asistencia de personal del
proveedor a las oficinas del cliente.
Cuando por razones de negocios, se requiere mayor compromiso de servicios tal como asistencia de
especialistas a oficinas del cliente, guardias pasivas o activas en la semana o el fin de semana y otras
modalidades, el proveedor cotiza el servicio aparte como un valor periódico. Por ejemplo, supóngase que fue
cotizado un valor anual del servicio. Dado que la tabla que se encuentra más arriba compara valores por
usuarios a lo largo de 5 años, la cuenta a realizar es la siguiente:
3
Página
1
Se suele decir que el software se acepta “AS IS” que quiere decir tal como está. Otra terminología que se utiliza es el
“Out Of the Box”. Significa que se acepta el software tal como sale de “la caja”, es decir sin modificaciones.

4. Costo de mantenimiento correctivo y evolutivo
Este servicio puede tener diferentes nombres: mantenimiento; fee services; fee anual y otros. Se trata del
costo que cobra el proveedor por corregir el software y mantener actualizada la versión en uso o licenciada por
el cliente. Generalmente se calcula como un porcentaje del precio de lista de las licencias de software.
En este ítem vale la pena detenerse con algunas consideraciones.
El software es un producto que no está libre de defectos. Especialmente porque para su ejecución se requieren
de otras piezas de software que evolucionan a ritmo veloz. Por lo tanto el fabricante del software aplicativo
(ERP; CRM; BI y otros) no probó el uso de su producto con cualquier combinación de hardware y software
presente y menos las que no se conocen comercialmente. Los fabricantes lo reconocen y por eso advierten en
sus contratos esta situación. Para salvar la responsabilidad que emanaría de un producto que funciona pero
que puede fallar, advierten que no son responsables por fallas del software.
A medida que estas fallas son reportadas por los usuarios al fabricante, éste va tomando nota de las mismas y
va corrigiéndolas. En un determinado momento libera una actualización o release de la versión actual que
corrige los errores reportados hasta determinado momento. Por ejemplo, suponga que su empresa licenció la
versión V 3.5.0 de un determinado producto de software. Luego de 10 meses de funcionamiento, el proveedor
anuncia la versión V 3.5.1 que corrige una serie de errores (Bugs) detectados por usuarios de distinto tipo de
empresas. Generalmente las actualizaciones (también conocidas como UPDATES) no tienen costo de
licenciamiento para el cliente. Pero tratándose de software que interactúa con otras piezas de software, con
tener del CD o el enlace para descargarlo de Internet, no alcanza. Hay que implementarlo y eso requiere horas
de consultoría.
Otro aspecto a considerar es el cambio de versión o UPGRADE. Siguiendo con el ejemplo anterior, en un
determinado momento el proveedor anuncia el lanzamiento de la versión 4 del mismo producto que usted
licenció. ¿Qué sucede desde el punto de vista del licenciamiento?
Hay proveedores que en el costo de mantenimiento incluyen UPDATES (Actualizaciones) y UPGRADES (cambio
de versión). Hay otros proveedores, generalmente los internacionales, que no incluyen los UPGRADES. Por lo
tanto, usted deberá pagar un costo extra de licenciamiento por el UPGRADE.
Su software funciona bien, sin problemas, no requiere de nada y además no quiere tener los riesgos que
aparecen al implementar un nuevo producto. Usted puede rechazar el UPGRADE. Pero sepa que hay
proveedores que tienen políticas estrictas con relación a los UPGRADES y las reflejan en sus contratos de
mantenimiento. Generalmente el proveedor se compromete a dar soporte hasta una determinada versión
anterior. Por ejemplo la N-2, siendo N la versión actual. Esto quiere decir que si la versión actual del software
es la V 6.0, el proveedor le dará soporte hasta la versión V 4.0.
4
Estas decisiones o políticas tienen cierta lógica: a medida que más clientes migran hacia las nuevas versiones, al
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proveedor se le hace más caro mantener recursos entrenados para dar soporte a versiones que cada vez son

5. usadas por menos clientes. Cuando esta ecuación de costos/ beneficios deja de ser adecuada, el proveedor
toma la decisión de no mantener compromisos sobre el producto.
Otro punto a considerar es que las personalizaciones influyen en el grado de dificultad para implementación de
los UPDATES y UPGRADES.
Costo de implementación de UPDATES
Ahora que conoce qué es un UPDATE, si el mismo está incluido en el costo de mantenimiento, usted le debe
formular al oferente que le está haciendo una propuesta dos preguntas:
• Cuántos UPDATES anuales libera.
• Cuál es el esfuerzo de implementar un UPDATE en términos de horas/hombre y recursos.
Los proveedores y consultores tienden a responder una sola cosa: depende. Esté preparado para esta
respuesta y trate de acotar sus requerimientos para que todas las respuestas sean similares y eliminen los
“depende”.
Suponga que libere un UPDATE por año cuya implementación demande N horas/hombre de implementación.
Costo de implementación de UPGRADES
Como hemos mencionado, el UPGRADE puede o no tener costos de licenciamiento. Si los tiene, generalmente
es un valor inferior al precio de lista del producto pues al proveedor no le conviene que usted se cambie a un
producto de la competencia. Tanto sea el caso que tenga o no tenga costo de licenciamiento, hay un costo de
implementación en el que deberá incurrir en algún momento.
Difícilmente un proveedor le pueda anticipar cada cuanto se produce un UPGRADE. Pero la mayoría tiene un
ROAD MAP del producto, es decir una idea de hacia dónde va el producto y cuándo se producirán esos
cambios. En un período de 5 años pude haber uno o dos UPGRADES. Suponga que usted acepta la
implementación un UPGRADE.
El primer término puede valer cero en caso que el licenciamiento esté incluido en el valor del mantenimiento.
Costo de hardware
Los productos de software aplicativo se usan en plataformas de hardware, es decir en una combinación de
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equipamiento. En sus propuestas, los proveedores de software incluyen las especificaciones técnicas de los
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equipo a utilizar. Si bien es necesario, no es suficiente. Algunos van un poco más lejos y realizan una tarea de
dimensionamiento, también conocida como Sizing, a partir de una serie de datos que le pedirán a usted. Lo

6. importante es que usted les de a los oferentes de una propuesta los mismos datos de su proyecto, de manera
tal que el dimensionamiento sea homogéneo. No será el mismo pues cada producto de software tiene
especificaciones técnicas de funcionamiento diferentes.
A partir del dimensionamiento, usted verá que tiene las siguientes alternativas en cuánto al hardware:
• Comprar el 100% del equipamiento.
• Comprar equipamiento nuevo y re utilizar equipos existentes.
• Re utilizar el equipamiento existente sin necesidad de adquirir hardware nuevo.
En cualquiera de los tres casos, para que la comparación entre las ofertas sea posible, es necesario
homogeneizar las propuestas. Se aplica la siguiente fórmula:
Puede suceder que quiera hacer un cálculo más fino e incluir otros términos como por ejemplo el costo de los
seguros. La decisión de hacerlo dependerá del grado de aproximación o precisión con el que desee trabajar.
Costo de software de infraestructura.
La infraestructura estará dada por las redes de comunicación necesarias, los sistemas de apoyo como por
ejemplo seguridad física y seguridad informática, anti virus, back up, etc.
Algunos de estos costos pueden ser iguales para todos los productos de software aplicativo. Otros pueden
variar de acuerdo a los requerimientos técnicos de cada proveedor. Por ejemplo, un producto de software
cliente/ servidor, seguramente tendrá más costos asociados.
EL costo de la infraestructura puede estar dado en un valor de licenciamiento o en un valor mensual de
servicio. Lo importante es no perder de vista que se está trabajando en un plazo de 5 años.
Costo interno de implementación
Hay otro costo que no se encuentra en la tabla de referencia. Toda implementación requiere de la participación
de un equipo de trabajo de la empresa que recibirá el software. El tamaño del equipo es una variable que está
dada por los siguientes factores:
• Requerimientos del proveedor del software.
• Disponibilidad de recursos de la empresa.
Siempre debe tener en cuenta que usted afectará recursos y qué estos tienen un costo. Incluso, podrá suceder
que deba incorporar más personal a su empresa para cubrir a aquellos que estarán afectados al proyecto o tal
vez abonar horas extras para los que realicen trabajo adicional a la tarea diaria.
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Página

7. Ejemplo
El siguiente cuadro muestra el costo de instalar y mantener un ERP durante los 5 primeros años de vida en una
empresa. Los valores corresponden a productos World Class (los tres primeros) y a productos de empresas de
América Latina (los tres últimos). Los valores están expresados en dólares estadounidenses.
Proveedor Costo Costo Costo de Costo Costo Ccosto Costo Costo de Costo Costo
licencia externo implementa Mantenim. implemen- up- mantenim. hardware software de Total por
concu- implemen- ción con anual tación updates grades correctivo y infra- usuario
rrente tación recursos del evolutivo estructura
vendor
Proveedor A 4.500 10.350 4.500 10.247 7.245 4.050 2.100 920 43.912
Proveedor B 3.500 8.050 3.500 7.970 5.635 3.150 1.900 990 34.695
Proveedor C 2.200 5.060 2.200 5.009 3.542 1.980 2.800 980 23.771
Proveedor D 1.500 3.450 1.500 1.500 0 1.350 500 230 10.030
Proveedor E 2.500 5.357 5.357 1.875 1.500 0 1.875 714 357 19.536
Proveedor F 2.500 5.750 6.500 1.875 2.500 0 2.250 300 120 21.795
En este ejemplo puede verse que el Proveedor C tiene un costo de licenciamiento menor que el Proveedor F.
Sin embargo, en una estimación a 5 años, el costo por usuario concurrente del Proveedor C es 1,97 veces más
caro que el Proveedor F.
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