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Cómo conseguir consenso sobre los requisitos del negocio

  1. 1. [CÓMO CONSEGUIRCONSENSO SOBRE LOSREQUERIMIENTOS DELNEGOCIO]¿Cuántos son los proyectos de implementación de software que deben iniciarse más de una vez?Antes que su compañía comience el próximo proceso de elección de un paquete de aplicaciones, ouna nueva implementación o, incluso, un upgrade, asegúrese de identificar correctamente losrequerimientos pues no tenerlos claros es la causa número 1 por la cual los proyectos se van decontrol. Tenga la seguridad que su compañía tiene un completo entendimiento de cuán importantees la etapa de definición de requerimiento y que se encuentran bien definidos. No saltee esta fasecrítica en el apuro de distribuir el RFP del proyecto. Este documento sintetiza algunas enseñanzasclaves relacionadas con la práctica de identificación y definición de requerimientos. Aquí hay ideasque puede poner en marcha inmediatamente. • ¿La empresa tiene un auto diagnóstico sobre la brecha que existe entre sus necesidades y las 1 Página falencias del ERP a implementar? • ¿Qué puede hacer durante la etapa de definición de requerimientos para mejorar las probabilidades de implementar el software?
  2. 2. Ideas, herramientas, recomendacionesy tretas que hay que saber para lograrel éxitoEs común que en un primer momento su compañía sienta que no puede poner enmarcha las necesidades y requisitos que requiere el proyecto en cuestión, nipredecir cuanto tiempo les va a demandar esta etapa. Los usuarios suelen decirque están “demasiado ocupados” para participar en este proceso. Además, lascompañías no tienen ninguna metodología formal para establecer y documentar losrequisitos, y usted no puede “trabar” este primer paso por no lograr un consensoentre sus empleados.Pregunte que es lo que ellos piensan y necesitan. Una de las cosas que más cuestaen una empresa es tener presente que lo más importante a veces es saber lo quelos usuarios piensan, pues son ellos los que lidian con los límites y las fallas delsistema a diario. Hágalos partícipes y no minimice el rol de ellos, pero sea usted elque proponga las soluciones. Asegúrese de que su compañía tenga en claro laimportancia de la definición de los requisitos.¿Cuál es el primer obstáculo para mejorar la forma en que lacompañía lidia con la definición de requerimientos?Las soluciones tradicionales que se usan para definir los requerimientos no sonsuficientes. Esto incluye: • Implementar el rol de Analista de negocios como un puente entre la gente del negocio y la tecnología. • Mejorar los sistemas metodológicos, herramientas y plantillas usadas para documentar requerimientos. • Mejorar la tecnología de administración de requerimientos. 2 Página
  3. 3. • Implementar la metodología de casos, seguimiento de proyecto y reforzar los beneficios de la trazabilidad.Ninguna de estas medidas compite con el obstáculo más importante: cómo hace lacompañía para que conocer sus usuarios claves definan los requerimientos delnegocio. La empresa necesita ser más exitosa en hacer que los usuarios claves le .digan al analista de negocios qué es lo que ellos quieren. Ninguna metodología,ninguna habilidad de gerenciamiento de proyecto puede compensar la falla de noextraer requerimientos confiables desde la gente que hay que escuchar desde elprimer momento. Solo una vez que el equipo de proyecto conozca qué es lo quenecesita con el nivel de detalle adecuado, pueden comenzar las etapas cruciales deselección del software y, posteriormente, su implementación.Una mirada al camino para seleccionar software ino Decisión de Investigación de Requerimientos realizar el paquetes. Implementación del proyecto proyecto SelecciónEL gráfico ilustra un proceso genérico de selección e implementación de software.La idea es que, luego de haberse obtenido la asignación de fondos presupuestarios,el analista de negocios asignado para administrar los requerimientos comience a requerimientosentrevistar a los usuarios claves para conocer sus necesidades. Este proceso esapoyado por facilidades de trabajo en equipo tal como sesiones de grupo, en lasque se comparan las necesidades y se resuelven los conflictos originados po las porprioridades con las necesitan resolverse tales necesidades.A continuación, la compañía comienza con la valoración de potenciales paquetesque solucionen las necesidades y manejen particularidades de cada tipo deindustria. Por ejemplo, para una empresa constructora sería necesario un sistemade administración de contratos que ayude en la facturación y que pueda seguir la 3evolución de la obra desde la aprobación del proyecto hasta la entrega de cada uno Páginade los certificados de obra que habilitan a emitir una factura.
  4. 4. A menos que se trate de una compañía muy pequeña, definir los requerimientos yganar consenso solo con este nivel de detalles, deja el proyecto abierto a unacantidad enorme de expectativas y riesgos de conflictos. Esto sucede porque: • El costo y esfuerzo requeridos para cambiar los procesos de la organización para que se adecuen a la aplicación será demasiado grande y el equipo de desarrollo será forzado a trabajar en adecuar el paquete a la organización. • Los usuarios claves tienen diferente percepción y dan distintos significados a cada una de las palabras importantes del proyecto en términos de funcionalidad y usabilidad. En el ejemplo de más arriba serían administración de contratos, facturación, certificación y otras.Si su compañía sigue este tipo de proceso, es altamente probable que tenga unabrecha (GAP) de requerimientos. Cualquier paquete de software significativo serátan grande como para entrar en las estadísticas de un proyecto cancelado por unamala definición de requerimientos.Los factores que conducen al éxito o fracaso terminan respondiendo a alguna de lassiguientes reglas: • Cuánto más grande es la compañía, es probable que más cantidad de proyectos fallen. • Cuando más grande es el proyecto, las probabilidades de fracaso son mayores. • Solo 1/3 de los proyecto se realizan y completan en los plazos y costos planeados. 4 Página
  5. 5. ¿Cuándo se encuentra en problemas unproyecto? RecomendacionesEl problema se origina en la forma en que unaempresa se relaciona con sus usuarios para La velocidad y la eficacia son la esencia del proceso. Las empresasobtener y gestionar un amplio conjunto de necesitan reducir a la mitad elrequerimientos. Un proyecto enfrenta diferentes tiempo que les demanda a los usuarios definir sus necesidades. Lafactores que pueden hacer sucumbir. Por clave es tener una fuerte disciplinaejemplo: para lograr un resultado productivo, comprensivo, y emocionante para los • Pérdida de datos del usuario clave. participantes en términos de • Especificaciones y requerimientos compromiso. Siempre que haya un comienzo claro en el proceso, va a incompletos. obtener un producto valioso al final. • Especificaciones y requerimientos que se De esta manera no se pierde interés en el camino, y se gana motivación y cambian. energía. • Pérdida de apoyo del nivel ejecutivo de la La ventaja de la definición de los requisitos básicos del negocio es la empresa. más significativa para el software empresarial. Los proyectos son largos y complejos, e implican un alto riesgo, porque cruzan límites departamentales y afectan la manera en que la gente realiza sus actividades cotidianas. Por eso es tan valioso que haya consenso entre los afectados. La puesta en práctica eficaz requiere del acuerdo, no sólo de la elección correcta del software, sino también de la manera en que va a ser implementado. Si no, es muy probable que una persona interprete la lista de requisitos de manera muy diferente a otra, y el consenso se pierda. Nuestro consejo para estos proyectos es que usted logre una mirada detallada de cómo los datos ingresan y son procesados por la organización en apoyo a las acciones de las personas. Si demanda dos o tres semanas obtener esta visión, pues 5Página vale la pena. Al tomar esta medida adicional no sólo se acorta el ciclo de la puesta en práctica y de desarrollo, sino que hace que todo el proceso sea mucho más fiable.

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