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Cómo convetir el área financiera en estratégica

  1. 1. Evaluando Software División ConsultoríaCÓMO CONVETIR AL ÁREAFINANCIERA EN ESTRATÉGICADURANTE ÉPOCAS DE CRISISLa mayoría de los directores financieros admiten que siguen gastando su tiempo en procesosoperacionales, dos tercios de su tiempo, y solo una tercera parte de éste en la toma de decisiones y engestión. Cómo revertir la situación.
  2. 2. Cómo convertir el área financiera en estratégica duranteépocas de crisisiSegún una reciente investigación realizada por una organización reconocidainternacionalmenteii, la mayoría de los directores financieros admiten que siguen gastando sutiempo en procesos operacionales, dos tercios de su tiempo, y solo una tercera parte de éste enla toma de decisiones y en gestión. Al trabajar con una empresa (caso) paraDespués de los recientes escándalos determinar cuáles de las funciones financieras nocontables, varios directivos de áreas eran productivas, la investigación encontró quefinancieras han comenzado a tomar nuevos los procesos transaccionales financieros debenroles estratégicos dentro de la empresa. La ser cambiados con miras a mejores prácticas.función del CFO es fundamental para el buen Compañías como éstas elijen diversos caminosfuncionamiento de la empresa porque: para racionalizar y automatizar sus áreas financieras sin olvidarse de mantener a sus • Equilibra la generación de ingresos clientes satisfechos. con los costos financieros. • Evalúa el riesgo diario. El CFOiii de la compañía determinó que un • Minimiza riesgos futuros mediante el arreglo en los servicios compartidos podría uso de instrumentos financieros. ayudar a aumentar la productividad • Gestiona las expectativas de ingresos especialmente para las funciones y crea valor para los accionistas transaccionales. • Atenúa los efectos de las variaciones en el tipo de cambio Qué decisión tomar: ¿tercerizar o compartir • Gestiona para cumplir con los servicios? controles gubernamentales La tercerización (outsourcing) se estáSin embargo, es difícil administrar el flujo de convirtiendo cada vez más en una forma delos ingresos y las expectativas de los disminuir costos para grandes y pequeñasaccionistas, teniendo en cuenta la creciente empresas. Cuando tres o más funciones secompetitividad internacional, los controles y tercerizan, los costos financieros promedios derestricciones para lograr la excelencia en se reducen una cuarta parte. Normalmente lasfinanzas. Para lograrlo, se requiere de una empresas acuden a la tercerización en etapas,mayor concentración entre el equilibrio de la con nóminas e impuestos entre las primeraseficiencia operativa y estratégica. cosas a modificar, y activos fijos, contabilidad general, cuentas a pagar y gastos como parte deLas más reconocidas compañías llegaron a la una segunda etapa.conclusión de que alcanzando la meta de un 40% Segunda Etapaárea financiera estratégica, se garantiza, por Crecimiento del Outsorcing Admin. Activos Fijos Cuentas aun lado, una mejora en la eficiencia de varias Contabilidad pagar yáreas dentro de la dirección de finanzas gastos 20%liberando así recursos para otras actividades. Típicamente no tercerizable Primera EtapaPor otro lado, con la eficiencia de los Sueldos Tesoreríaprocesos transaccionales y de control Control Liquidación de Planeamiento impuestosasegurados, se puede concebir un enfoque internomás estratégico para las finanzas. 0% 30% 60% Penetración del outsourcing (% de participantes del estudio) 2
  3. 3. • Despliega herramientas que la compañía utiliza para analizar sus recursos yDe un modo similar, pequeñas o medianas rendimiento.compañías han comenzado a tercerizar como • Optimiza el flujo de fondos a través de launa manera de generar la eficiencia que no mejora de la facturación, cobros, pagos ypueden obtener de otro modo. Mientras un tesorería.servicio compartido acordado puede pagar por • Aumenta la eficacia de los esfuerzos deuna gran compañía, éste no siempre tiene el extensas auditorias, presentación devolumen de las transacciones necesarias para informes y la gestión de controlesobtener los correspondientes rendimientos. internos.Por otro lado, la tercerización ofreceevidentes ventajas para las compañías que no Además, contar con un sistema ERP integrado leson muy complejas o grandes. ayudará a alcanzar los siguientes objetivos:Cuando se gestionan de manera correcta • Desarrollar un circuito cerrado para ellos servicios compartidos, éstos pueden proceso de gestión de la formulación deaportar eficacia a los procesos, mientras estrategias, comunicación de objetivos yayudan a disminuir los costos. La análisis de mercado.investigación demuestra que las • Observar el rendimientocompañías de más bajo y la estrategia de los factoresrendimiento no habían de éxito, utilizandoaplicado los servicios referencias externas ecompartidos en internas. Sólo con una mejora de loscualquiera de sus áreas, • Usar sistemas de soporte como ely como resultado, herramientas de soporte ERP, el CRM y otros, y de losprovocaron un aumento para una planificación procesos operativoselevado en el costo de financiera que integre implementados, se podríanlas funciones una planeación lograr cambios notables.financieras, medidad estratégica global y unacomo porcentaje del planificación operacionalingreso. específica para cada circuito cerrado.Consejos para lograr un áreafinanciera estratégica. También puede determinar cuándo va por el buen camino, si su software financiero leLas mejores compañías y sus directivos, ofrece:reconocen la importancia del fácil acceso a lainformación correcta para tomar decisiones. • Una sola fuente de informaciónPara ayudar a determinar si su área financiera financieraestá apuntando hacia un enfoque estratégico, • Acceso a datos precisos mejorando latómese un momento para ver si su ERP comunicación entre finanzas ycumple con lo siguiente: operaciones. • Aumentar el alineamiento entre las • Acelera el cierre de los procesos a aplicaciones de front-office y back- través de la automatización, flujo de office. permitiendo una mejor gestión en trabajo y la colaboración. la administración y el seguimiento de la • Mejora los análisis de negocios y de estrategia y decisiones. apoyo a las decisiones a través de una • Reducir los gastos de regulaciones de la mirada histórica y una estimación al industria futuro incluyendo benchmarks. 3
  4. 4. • Mejora la seguridad y los controles y reduce el riesgo contractual y el no cumplimiento de los controles. • Mejora las predicciones, particularmente en lo referido al presupuesto.Un gerente financiero admitió que hasta queno comencemos a apreciar la importancia dela simplicidad en la forma de pensar nuestrasáreas financieras y hacerlas mas estratégicas,no nos daremos cuenta de en que forma latecnología puede ayudar a lidiar con lacomplejidad y permitirnos alcanzar los Endefinitiva, se trata de objetivos que el áreafinanciera debe lograr.El uso efectivo de la tecnología ayuda a lasempresas a alcanzar mayores niveles deeficacia y a liberar gradualmente al personalclave para tareas que requieren másconcentración y una mayor capacidad degestión. Si una empresa establece procesosmás integrados, los tiempos se reducensignificativamente, proporcionando datos parala toma de las decisiones más importantes demanera mucho más rápida.Sólo con una mejora de los sistemas desoporte como el ERP, el CRM y otros, y delos procesos operativos implementados, sepodrían lograr cambios notables, pudiendodedicar un más tiempo a apoyar las decisionesy las actividades de gestión, y contribuyendoasí a contar con un área financiera másestratégica.i Fuente: Bitpipe Knowledge. Traducción realizada porEvaluando ERP.ii APQC: Open Standards Benchmarking Collaborative.iii CFO: Chief Operations Officer 4

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