Cómo ypor quéinsertarERP´s enlas PYMESPor Eduardo Kirchuk -Inteligencia yTecnología S.A.
La incidencia de la tecnología de la información en los negocios va tomando cada vezmayor preponderancia. Los hábitos de l...
Cuando la empresa aborda un proceso de cambio tecnológico debe distinguir entre lanecesidad específica en el terreno de la...
¿Qué involucra esto, en términos de tecnología de la información?   •   Necesidad de establecer intercambio electrónico de...
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Cómo y por qué insertar erp

  1. 1. Cómo ypor quéinsertarERP´s enlas PYMESPor Eduardo Kirchuk -Inteligencia yTecnología S.A.
  2. 2. La incidencia de la tecnología de la información en los negocios va tomando cada vezmayor preponderancia. Los hábitos de los consumidores van cambiando, así como supropia educación. La posibilidad de establecer comunicaciones empresarias concualquier consumidor del planeta y concretar negocios estableciendo interfacescomputarizadas ha de continuar cambiando la forma de comerciar.Sin embargo, ¿cómo hacen las organizaciones que vienen evolucionando de culturasanteriores?, ¿cómo se produce el cambio para alcanzar la posibilidad de mirar estenuevo mundo?, ¿cómo se condice esta realidad con una organización con recursosescasos, dónde apenas se puede sostener un esquema de información precario, muchasveces basado más en la intuición que en la ciencia?, ¿cómo se logra para una pequeñaempresa dar satisfacción a la creciente integración con clientes de mayor tamaño queexigen el cumplimiento de estándares de procesos y calidad de nivel mundial?El inicio pasa por aspectos de “mentalización”, descubrir la realidad de cada mercado,identificar la real inserción de la actividad propia en el mundo de los negocios, el deseode progresar y asumir la necesidad de crecer o desaparecer. Es decir, la empresa queapunte a fortalecerse debe canalizar los esfuerzos por múltiples caminos simultáneos:Planificación estratégicaImplementación de la estrategia, para lo cual deberá basarse en un sistema deinformación y control que de sustento a la operación y permita evaluar los desvíos.Apoyo al cambio cultural -lo que en la jerga administrativa se denomina “changemanagement”.Algunos aspectos básicos referidos a la implementación de la estrategia:Qué es el sistema de información y controlEn general se trata de un tema conocido para la mayoría de los Gerentes y propietariosde Pymes. Nos referimos al alcance de la definición de sistema de información ycontrol. Todos los procesos y procedimientos involucrados en mantener la organizaciónen funcionamiento, con realimentación a través de su propia producción de informacióny mediante el control de los parámetros vitales cuyos valores deben permitir advertir desituaciones extremas que requieren medidas correctivas.El sistema de información puede ser manual, mecánico, semicomputarizado ocompletamente computarizado. En un extremo, el sistema de información estácompletamente basado en la intuición o en la observación directa de los procesos. Claroestá que en esquemas de un volumen de transacciones donde esto no puede ser así, elsistema de información debe formalizarse y establecerse como columna vertebral de laorganización. 2
  3. 3. Cuando la empresa aborda un proceso de cambio tecnológico debe distinguir entre lanecesidad específica en el terreno de la tecnología computacional o abarcar también lapropia reingeniería de todos o algunos de los procesos de negocio.La reingeniería de los procesosEn el terreno de la mejora de los procesos administrativos se ha introducido estadenominación al concepto de “repensar” la organización de nuevo, sin preconceptosválidos más que incorporar la realización de funciones que aporten efectivo valoragregado a la luz del cliente de la empresa.En general, la reingeniería se debe orientar a estructurar toda la organización detrás delos procesos de negocios, estableciendo áreas que contengan en sí la ejecución de todoel proceso, de punta a punta. Esto evita los denominados “pases laterales” entredistintos responsables de la misma organización, pero de áreas distintas, con lo que estoimplica en cuanto a pérdida de tiempo.El mejoramiento de los procesos está íntimamente ligado al nivel de soporte de lossistemas de información. Es impensable resolver las actividades administrativas sin unadecuado soporte informático.La interacción entre sistema de información computarizado y la reingeniería sepotencia, en la medida que los sistemas de información incorporan las prácticas denegocios más generalizadas y globalmente aceptadas, entonces sugiriendo el caminopara una buena organización.Especificación del contexto PymeDecimos que el contexto Pyme es particular ya que en términos generales se imponenlas exigencias de las grandes empresas, sin embargo con restricciones mayores entérminos de recursos. • Exigencias • Cumplimiento de niveles de calidad • Cumplimiento de fechas de entrega comprometida • Satisfacción inmediata de necesidades emergentes • Menores márgenes brutos de utilidad • Restricciones • Falta de crédito bancario accesible • Falta de crédito comercial • Falta de profesionalización de la propia estructura • Falta de masa crítica para abordar proyectos innovadores 3
  4. 4. ¿Qué involucra esto, en términos de tecnología de la información? • Necesidad de establecer intercambio electrónico de información con clientes/proveedores • Necesidad de incorporar a los sistemas aspectos de control que antes no eran necesarios (ej.: “trazabilidad” de partidas) • Agilidad para respuesta inmediata • Necesidad de eliminar activos inmovilizados a través de su reconocimiento por el sistema de información • Adecuados sistemas de costos para ajustar los cálculos de rentabilidad por cliente, producto, etc.Adicionalmente debemos agregar que la Pyme no cuenta con recursosespecializados para: 1. Administrar la red (red informática) 2. Administrar la base de datos 3. Mantener dispositivos “redundantes” en los componentes para prever eventuales fallas 4. Establecer planes de contingencias ante eventuales sucesos 5. Mantener los niveles de seguridad adecuados sobre todos los elementos 6. Implementar con facilidad cambios a los sistemas o generar respuestas a consultas “espontáneas” sobre la base de datosSin embargo, sus equipos fallan tanto o más que el de las grandes empresas y losimprevistos en términos de necesidad de información son cada vez más habituales.Debemos transmitir entonces, cual es la propuesta para las Pymes, con esta necesidadcreciente de involucrarse con la mejora de la tecnología de la información, pero a la vezsufriendo un contexto particularmente limitante en recursos.Como lo hemos dicho en la introducción, creemos que inicialmente se trata de“mentalizarse” que el cambio puede y debe producirse. Identificado obviamente elfoco del negocio propio, se debe evaluar entonces la forma en que la tecnología de lainformación habrá de ayudar a conseguir los objetivos. Este análisis inicial esindelegable de los responsables más importantes de la Empresa: propietarios, GerentesGenerales, etc. 4
  5. 5. La propuesta siguiente será entonces la “alianza estratégica” con el consultor y/o con laempresa de software que tenga capacidad y vocación para “asociarse” en el proceso decambio necesario. Es decir, la Dirección de la empresa deberá establecer los objetivosen términos de negocios. De ahí en más el aliado deberá tener capacidad para conducirel cambio, diagnosticar y establecer el nuevo sistema de información y control,mantenerlo en producción y controlar las eventuales contingencias que pudieranocurrir. La alianza es un “ida y vuelta” constante, donde el principal elemento para susostenimiento es la confianza. Esta confianza solo se logra a través de acuerdos claros.Mediante estos mecanismos se implementa un verdadero “outsourcing” del control delos sistemas de información. Obviamente que existen formas intermedias deimplementar la tercerización, donde la empresa se reserva parte de las actividades parasí. Es evidente que no se puede establecer una regla aplicable para todos los casos.En cualquier caso lo importante es remarcar el requerimiento a nivel de solución desoftware que este enfoque implica. Dada la violenta evolución de la tecnología, larecomendación pasa, en términos generales, por alinearse con una empresa de softwareque dé sostenimiento a una aplicación pre planeada, con evolución tecnológica yfuncional propia. Esto no es ni más ni menos que el mundo del ERP. Por Eduardo Kirchuk - Inteligencia y Tecnología S.A 5

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