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  1. 1. En foco: Software para la industria de la construcción En América Latina hay más de doscientos soluciones de software para la industria de la construcción. Hay sistemas para diferentes tamaños de empresas y varias plataformas tecnológicas y modelos de implementación disponibles. Este artículo cubre diferentes aspectos sobre el software para esta industria, tales como: qué es el Software de Construcción, categorías de aplicaciones, qué tipo de comprador es usted, tendencias de mercado, beneficios y problemas potenciales, como evaluar la propuesta de un proveedor. ¿Qué es el ERP para la industria de la construcción? ERP para la industria de la construcción es un término general para describir la amplia gama de aplicaciones disponibles para los proyectistas, contratistas, propietarios y administradores de obras en construcción. Hay suites de soluciones que pueden automatizar los procesos de una empresa en su totalidad, desde la estimación de la gestión de proyectos hasta la contabilidad. También hay decenas de herramientas departamentales, especializadas que se ocupan de una o más de las funciones de una compañía. Categorías de aplicaciones para la industria de la construcción  Cómputo y presupuesto  Administración de licitaciones y concursos de precios  Programación de proyectos  Gestión de Proyectos  Programa de Gestión de cartera  Contabilidad y finanzas  Compras  Administración  Almacén  Gestión del servicio Cómputo y presupuesto Ayuda a presupuestar obras, calcular los costos y desarrollar ofertas con mayor precisión. Las funciones incluyen cómputos lineales, cálculos volumétricos, gestión de costos, y la generación del presupuesto.
  2. 2. Si bien cómputo y presupuesto son aplicaciones separadas, ambas están integradas. En efecto, la aplicación de presupuesto necesita como entrada de datos las mediciones que se realizan mediante el cómputo. Un capítulo especial merece el caso de empresas que se dedican a grandes obras como caminos, autopistas, puentes, puertos, túneles, represas y proyectos similares pues son necesarias capacidades especiales, tales como: Cómputo 3D: el sistema debe poder representar la topografía del suelo donde se trabajará. Además, debe contar con la funcionalidad para determinar los volúmenes de desmontes (disminución de volumen de tierra) y los rellenos o terraplenes. Desde el punto de vista gráfico, lo ideal es que el software provea vistas de plantas, cortes y secciones de los terrenos. Base de datos de costos: se precisan para calcular el costo de materiales, la necesidad de equipo y la ocupación de mano de obra. Combustibles y lubricantes: en el caso de grandes obras, el combustible es uno de los insumos más importantes. Hay tres temas vinculados al combustible.  La provisión del mismo en el momento preciso en el que se necesita.  El almacenaje y toda la logística vinculada.  El costo. No todos los ERP’s tienen capacidad para manejar el ciclo completo del combustible, desde su aprovisionamiento hasta la distribución pasando por el almacenaje. La administración de combustible requiere el manejo de ciertos coeficientes relacionados con las condiciones en las cuáles se almacena. Transporte de personal, herramientas y materiales: la logística incluye el manejo de una pequeña flota de vehículos con todos los ítems que esto acarrea (mantenimiento, seguros, repuestos, hojas de ruta) y el transporte de las personas desde el campamento o lugar de residencia hasta la obra propiamente dicha Administración de licitaciones y concursos de precios Agiliza los procesos de contratación, compras y gestión de contratos. Las funciones incluyen bases de datos de proveedores y subcontratistas, invitación automatizada para participar de un concurso de precios, herramientas de comparación de ofertas. Programación de proyectos Permite que los administradores de proyectos programen de manera eficiente la asignación de personas, recursos y tareas. Las funciones incluyen la gestión mediante el camino crítico,
  3. 3. diagramas de Gantt, programación de los subcontratistas, programación de tareas, uso de materiales y la programación de recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea y cada etapa de la obra. Gestión de Proyectos Brinda soporte a los líderes de proyecto y las partes relacionadas en la gestión eficaz de los proyectos. Las funciones incluyen la elaboración de presupuestos, seguimiento de costos, gestión de documentos, programación y colaboración. En la construcción de grandes obras tales como caminos, autopistas, puentes, puertos, túneles, represas y proyectos similares, se deben agregar otros requerimientos, entre los cuáles se mencionan los siguientes: Costear unidades de trabajo terminadas (por ejemplo metro cuadrado realizado o metro lineal). Controlar personal de contratistas: no solo la entrada y salida de la obra sino también el lugar dónde se encuentran en un determinado momento del día. Programar la asignación de personal y equipo de trabajo: ambos son necesarios para realizar la tarea planeada. Capacidades móviles: las grandes obras se desarrollan en superficies muy amplias. Es necesario llevar las capacidades de información y procesamiento a los sitios donde se los precisará en un determinado momento. Programa de Gestión de cartera Ayuda a los propietarios, comitentes, administradores y constructores a coordinar los proyectos. Brinda herramientas para la aplicación de estándares de control y de construcción a quienes manejan una cartera de obras. Las funciones del software ERP incluyen la gestión de proyectos, seguimiento de presupuestos, seguimiento de la cartera, control de documentos, planeamiento. Contabilidad y finanzas La contabilidad para esta industria es muy particular. Se necesita seguir detalladamente los costos de tareas, manejar sistemas complejos de pago de salarios, administrar equipamiento (máquinas y herramientas), subcontratar servicios y otras actividades. Casi toda la contabilidad gira alrededor del costo laboral. Esta particularidad la hace diferente de los sistemas contables genéricos. Las funciones incluyen costo laboral, contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, y el seguimiento de los seguros. Como se verá seguidamente, en grandes obras hay otros
  4. 4. matices de la administración contable que son necesarios considerar a la hora de elegir un ERP para esta industria. Compras Luego de la planificación del proyecto, y durante su ejecución, será necesario abastecer a la obra de materiales, herramientas y servicios. El módulo de compras permite planear las mismas evitando urgencias o compras no previstas que encarecen la gestión de obra y disminuyen la rentabilidad. Esta función, muchas veces, se encuentra integrada con las de cómputo y presupuesto y programación del proyecto. Administración Comprende las funciones administrativas, como en cualquier otro ERP. Entre tales funciones se encuentran: tesorería, bancos, facturación, cuentas a cobrar, cuentas a pagar. Para grandes obras (caminos, autopistas, puentes, puertos, túneles, represas y proyectos similares ) se agregan capacidades como: Gestión de flotas: se mueven muchos vehículos tanto para transportar persona como herramientas, equipos y sus repuestos. Gestión de materiales: en obras complejas, el manejo eficiente de materiales puede hacer la diferencia en el costo. Es necesario contar con un seguimiento minucioso de los materiales requeridos para cada tarea, incluyendo los que fueron ordenados, los recibidos, los que se encuentran en tránsito y los tiempos de llegada a pié de obra. Administración multi empresa: algunas de las compañías que intervienen en la obra están relacionadas con organizaciones que poseen múltiples subsidiarias. Por eso son necesarias en el software, capacidades de consolidación. Además debería poder manejar transacciones inter compañía, que son las que se hacen entre las entidades relacionadas. Administración de inventario: en este tipo de obras, el seguimiento de inventario (herramientas, piezas, equipos) se realiza en múltiples localizaciones: sitio de trabajo, depósito, plantas. Más aún, se precisa conocer qué es lo que está ordenado, qué se está usando en la obra y qué es lo que está asignado a determinada tarea. Almacén Administra movimientos de recursos, ingresos y salidas de: materiales, servicios, activos, repuestos, materiales en tránsito. Gestión del servicio Dado que la industria utiliza maquinaria liviana, herramientas, vehículos que transportan personas, materiales o máquinas pesadas, es necesario contar una herramienta que administre los servicios
  5. 5. técnicos de los subcontratistas. Las funciones incluyen la programación, mantenimiento de equipo, despacho, administración de inventario de piezas, y la gestión de contratos. ¿Qué tipo de comprador es usted? Antes de evaluar los sistemas de software para la industria de la construcción, tendrá que determinar qué tipo de comprador es usted. Más del 90% de los compradores se dividen en uno de estos tres grupos: Comprador de una suite ERP Estos compradores valoran la integración de los datos y los procesos. Generalmente tienen experiencia usando un sistema de software ERP para todas las funciones. Por ejemplo, un sistema completo para estimar el presupuesto de una obra, luego administrarla, generar automáticamente la contabilidad de la misma, conciliar las facturas de sub contratistas con el avance de obra y asignar los costos laborales. Comprador Departamental Son especialistas en una de las funciones, como proyectistas, directores de proyectos o gerentes de finanzas. Pueden valorar la profundidad que ofrecen las soluciones que están diseñadas para la función de interés del comprador. Estos compradores son menos propensos a estar satisfechos con los módulos que se ofrecen en un sistema completo en suite. Pequeños contratistas Las organizaciones pequeñas a menudo tienen un presupuesto limitado y menos recursos de TI para dedicar a un sistema. En muchos casos, deben decidir entre invertir en un sistema nuevo o adquirir una pieza de equipo o una nueva máquina. Estos compradores necesitan soluciones rentables que sean fáciles de implementar y utilizar. Algunos preferirán una suite completa, mientras que otros sólo quieren una aplicación, como el presupuesto o la programación del proyecto. Tendencias de mercado Al evaluar software ERP para la industria de la construcción, hay una serie de tendencias que deben ser consideradas. La viabilidad de los proveedores dependerá de cómo abordar las siguientes tendencias. Colaboración
  6. 6. Hay muchos involucrados en las obras: inversores, comitentes, clientes, contratistas. No es de extrañar que estén exigiendo un mayor nivel de colaboración con los subcontratistas y otros participantes del proyecto. Como resultado, se necesita adoptar sistemas más modernos y tecnologías web. Esto incluye responder a las licitaciones y concursos de precios basados en la Web, el intercambio de datos sobre los costos, la gestión de los documentos electrónicos y la presentación de facturas electrónicas. Software como Servicio (SaaS) SaaS, es un modelo donde se accede al uso del software ERP para la industria de la construcción a través de internet de una forma segura. El más común de los sistemas de la industria de la construcción basado en SaaS, es el de gestión de proyectos. Las aplicaciones SaaS son menos común en la contabilidad y cálculo. Los compradores en busca de soluciones orientadas a la gestión de proyectos deben evaluar las ofertas SaaS como las más convenientes. Evolución tecnológica Mientras que muchos fabricantes están avanzando agresivamente con las modernas tecnologías de desarrollo de aplicaciones SaaS y la computación en la nube, otros están quedando rezagados. La tecnología anticuada limita la capacidad de un producto para integrarse con otros sistemas, compartir datos y los requerimientos más modernos, como Internet y el acceso móvil. Beneficios y problemas potenciales Las empresas que adoptan software ERP para la industria de la construcción pueden acceder a una serie de beneficios, incluyendo:  Ganar tiempo y precisión en la presentación de proyectos, especialmente cuando hay fechas límites para presentar las ofertas.  Ejecutar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto establecido, mediante la gestión eficaz de los proyectos y la programación.  Aumentar la rentabilidad de los proyectos.  Conocer el estado de los proyectos mediante un seguimiento de avances de obra.  Asegurarse el cumplimiento de las regulaciones y requerimientos relacionados con el salario de personal sindicalizado.  Administrar mejor y con menos esfuerzos los seguros. Lamentablemente, hay compañías que no logran alcanzar estos beneficios, por lo general como resultado de:  La selección del sistema correcto para el tamaño de la empresa o de exigencias funcionales.
  7. 7.  La falta de mejora de los procesos subyacentes de negocio a medida que implementan la nueva solución.  Falta de aceptación por parte de los eventuales usuarios del ERP, que no adoptan el nuevo sistema y vuelven a los métodos manuales.  No invertir lo suficiente en la formación del usuario final y la gestión del cambio y por lo tanto no obtener una amplia adopción del sistema. ¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software? Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes. En cada uno de ellos podemos darle ayuda con herramientas disponibles en EvaluandoERP.com: Evaluación funcional  Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar alEvaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.  Si precisa una herramienta para realizar comparaciones funcionales, le recomendamos contar con un RFP (Request for proposal) de comparación. Evaluación técnica  Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar alEvaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo. Evaluación económica  Recomendamos leer el artículo Los costos ocultos de implementar un ERP. Evaluación del proveedor  Recomendamos leer guía Cómo evaluar un proveedor de software para la industria de la construcción. Otra de las herramientas disponibles es la Validación funcional. La metodología que utiliza Evaluando ERP permite que, en solo 4 pasos, la empresa interesada pueda contar con un informe sobre el grado aplicación del producto elegido a los requerimientos de la empresa.

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