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ERP para back office de organizaciones de medicina y salud

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ERP para back office de organizaciones de medicina y salud

  1. 1. En foco: ERP para Back Office de organizaciones de medicina y saludEl mercado de software médico no es muy grande y es complejo. Los vendedorespersonalizaron sus aplicaciones para la clasificación de proveedores de casi todas lasprestaciones y tipo de organización, incluyendo consulta externa, hospitalización yatención médica a domicilio. Hemos escrito esta guía del comprador sobre softwareERP para una organización de medicina y salud como documento de ayudar loslectores que necesiten comprender cómo funciona el mercado de software médico ycómo se pueden identificar los sistemas de la oficina médica que mejor se adapten aesas necesidades .En este artículo se desarrollarán los siguientes temas: • ¿Qué es el software para back office médico? • Estrategias de implementación • ¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software? • ¿Qué tipo de comprador es usted? • Tendencias del mercado • Beneficios y problemas potenciales¿Qué es el software para back office médico?ERP o Software para back office médico o software ERP para una organización demedicina y salud es el que incluye una amplia clase de sistemas que gestionan lasfunciones clínicas yadministrativas de las organizaciones de salud. Los sistemas se han diseñado paraautomatizar casi todos los procesos de atención médica, incluyendo: • Identificación de pacientes y profesionales. • Definición de prestaciones. • Solicitud de prestaciones. • Asignación de turnos. • Admisión de pacientes. • Facturación de prestaciones al paciente o al seguro de salud. • Creación y gestión de registros de pacientes. • Manejo de archivos de imágenes. • Prescripción de medicamentos.Otras actividades a tener en cuenta son: la gestión de compras, la gestión de camas yotras.Dado que los diferentes especialistas y sistemas de medicina social o pre paga tienensus propios requisitos, las empresas de software tratan de hacer frente a las distintas
  2. 2. necesidades, a través de soluciones amplias y de otras estrechamente enfocadas,orientadas a: • Operadores de seguros de salud • Hospitales • Clínicas • Laboratorios • Poli consultoriosEstrategias de implementaciónCuando se selecciona un software ERP para una organización de medicina y salud, los compradores tendrán la opción de implementar distintas aplicaciones para tareas específicas, o una suite completa de herramientas para hacer frente a todas sus necesidades. La decisión que la mayoría de los proveedores tendrá que tomar es si poner en práctica un sistema independiente de Historia clínica electrónica (EHR - Electronic Health Records) o sustituir un sistema de práctica existente (PM - Practices Medicals) con un sistema de EHR completo. Es importante tener en cuenta que muchos proveedores ofrecen aplicaciones en más de una categoría, y que las líneas entre muchas categorías sehan desdibujado.Categorías de aplicacionesLa siguiente categorización de software ERP para una organización de medicina ysalud es una de las tantas formas en las que se pueden clasificar las aplicaciones deacuerdo a la función que realizan.Historia clínica electrónica (EHR - Electronic Health Records)Un historia clínica electrónica (EHR) es una recopilación computarizada de los detallesde salud de un paciente. Es una nueva manera de almacenar y organizar la informacióndel paciente. Al igual que las fichas de hospital, los archivos de EHR de los pacientesse dividen en secciones donde los profesionales en entran la información paraproporcionarle cuidado médico al paciente o realizar tareas administrativas.La información almacenada en un EHR puede incluir los antecedentes médicos de unpaciente (entre ellos el estado de las vacunas, resultados de pruebas y registros decrecimiento y desarrollo), información sobre el seguro médico y de facturación y otrosdatos relacionados con la salud.También se la conoce como Registros médicos electrónicos (EMR - Electronic medicalrecords)
  3. 3. Facturación de prácticas médicasSon aplicaciones que, siguiendo un patrón o catálogo de prestaciones se ocupan defacturarlas a particulares, sistemas de seguro de salud, sistemas de medicina paga uobras sociales.TurnosSe utiliza para automatizar el proceso de turnos de pacientes. Incluye la automatizaciónde seguimiento con mensajes de texto o recordatorios telefónicos / correo electrónico ysoporte multi-ubicación. Por lo general se ofrecen con la facturación en una suite quepuede llamarse "gestión de la práctica"Sistemas de Información Radiológica (RIS)Gestiona las operaciones y flujo de trabajo de radiología desde los centros de formaciónde imágenes hasta el consultorio del especialista o la clínica donde atiende. Automatizael proceso de almacenar, manipular y distribuir datos e imágenes del paciente.Archivo de imágenesGestiona el almacenamiento y recuperación de imágenes DICOM (rayos X, tomografíascomputarizadas, resonancias magnéticas, etc.) A menudo se utiliza en conjunción conun RIS para ejecutar eficientemente el flujo de trabajo de radiología.Contabilidad MédicaAutomatiza los procedimientos de contabilidad para las prácticas de salud. Lasfunciones incluyen cuentas a pagar, cuentas a cobrar, mayor general, y los informesfinancieros.AdministraciónComo parte de las anteriores o como paquete independiente, no deben faltar losprocesos administrativos tales como: facturación, control de inventarios, compras,recepción, mantenimieto de activos, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, tesorería, flujo decaja, gestión presupuestaria, recursos humanos.Hay dos documentos claves para minimizar el riesgo en el proceso de evaluación yselección de un software ERP para una organización de medicina y salud. Lerecomendamos leer: • Cómo evaluar un proveedor de software para medicina y salud • 10 pasos para elegir el proveedor de software ERP adecuado para medicina y salud.¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software?Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueronrelevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software, elproveedor y el implementador.
  4. 4. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes. En cada uno de ellospodemos darle ayuda con herramientas disponibles en EvaluandoERP.com: Evaluación funcional • Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar alEvaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo. • Si precisa una herramienta para realizar comparaciones funcionales, le recomendamos ingresar adquirir el RFP (Request for proposal) de comparación. Evaluación técnica • Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo. Evaluación económica • Recomendamos inscribirse en el curso “EL uso del RFP para equiparar las propuestas de los proveedores” Evaluación del proveedor • Recomendamos descargar el documento “Cómo evaluar un proveedor de software para organizaciones de medicina y salud”.¿Qué tipo de comprador es usted?Antes de evaluar el software para el Back Office de una empresa de medicina y salud yde comenzar un proceso de comparación formal, tendrá que definir qué tipo decomprador es usted (mejor dicho laempresa). Más del 90% de loscompradores se dividen en uno deestos tres grupos:Comprador de una suite integradaEstas organizaciones estáninvirtiendo en software para el BackOffice de una empresa de medicinapara manejar dos o más aspectos dela prestación de la atención alpaciente en un solo sistema.
  5. 5. Por lo general, estos compradores están buscando Historia clínica electrónica (EHR -Electronic Health Records) integrada, facturación y sistemas de reserva de turnos.Comprador del mejor software de cada categoríaEstos compradores se centran en aplicaciones para hacer frente a una necesidadespecífica. Con frecuencia, los compradores de esta categoría buscan un software parafacturación, otro para EHR, para RIS, u otro tipo de sistema.Comprador de una organización de pacientes ambulatoriosLos prestadores de atención ambulatoria, como los médicos de medicina familiar yespecialistas compartirán los requisitos comunes de características para apoyar "walk-in/walk-out" cuidado. Por lo general, en busca de Historia clínica electrónica (EHR -Electronic Health Records), los sistemas de gestión de prácticas, o ambos.Comprador de una organización con internaciónAunque es similar en su alcance a los sistemas diseñados para la atención ambulatoria,en el caso de la internación centros de atención como hospitales y sanatorios serequieren sistemas de apoyo a la gestión de cama, alimentos, medicamentos. Estacomplejidad se conoce también como “la hoteleria” por su similitud con las prestacionesque brinda un hotel. Para este tipo de organizaciones la gestión de inventarios y lafacturación son claves.Tendencias del mercadoLos compradores deben tener presentes las tendencias del mercado cuando comienzan ainvestigar la oferta de software ERP para una organización de medicina y salud .¿Cómo un vendedor se ajusta a estas tendencias podrían tener un gran impacto sobre suviabilidad.El uso del software como servicio a demanda -Software-as-a-Service (SaaS)La tendencia hacia la computación en nube está afectando a muchas industrias, y laasistencia médica es, sin duda una de ellos. Los proveedores están empezando a mostraruna afinidad cada vez mayor a los costos iniciales más bajos, el modelo de fijación deprecios mensuales, la falta de infraestructura de TI, y el acceso remoto asociado aaplicaciones basadas en web.La informática móvilLos proveedores de software ERP para una organización de medicina y salud seestán encontrando cada vez más con necesidades de movilidad, es decir el acceso a lainformación desde diferentes dispositivos que no están fijos en una ubicación.IntegraciónYa se conocen casos de hospitales en los que la gestión se enceuntra 100% integrada.Desde la solicitud de turno por teléfono o internet hasta la entrega de medicamentosrecetados. Todo lo que sucede con un paciente es visible en una pantalla decomputadora y reside en una base de datos centralizada.
  6. 6. Beneficios y problemas potencialesLos principales beneficios de cualquier software ERP para una organización demedicina y salud son aumentar la eficiencia, mejorar la recaudación, o mejorar lacalidad de la atención al paciente. Estos beneficios son creados por las diferentesaplicaciones e impactan en las organizaciones de diferentes maneras. El aumento de laeficiencia del back-office agiliza las tareas administrativas asociadas a la atención depacientes, permitiendo a los prestadores atender las dolencias de más pacientes sinnecesidad de aumentar el personal de planta.Contar con documentación más rigurosa de la atención y una presentación másorganizada de la misma agiliza el ciclo facturación-cobranza.Disponer de alertas automáticas permite anticiparse a problemas o detectar riesgospotenciales. Por otra parte, ofrecer recordatorios automáticos a los pacientes es unservicio que aumenta su fidelidad.Aunque la inversión en software ERP para una organización de medicina y salud esun proyecto de cierta envergadura, los altos costos por asistencias inapropiadas o elretraso en la emisión de la documentación para facturar, puede justificar la inversión. Sibien las tendencias tales como el software como un servicio (SaaS) ayudan a tomar ladecisión de invertir, los fondos de estímulo disponibles en varios países estánproporcionando los recursos necesarios para cubrir los costos de implementar lamayoría de los sistemas. Por División Consultoría de Evaluando ERP

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