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INTRODUCCIÓN 
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PROBLEMA 
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 
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JUSTIFICACIÓN 
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FUNDAMENTOS LEGALES 
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FUNDAMENTOS TEORICOS 
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OBJETIVOS BASICOS DEL PROYECTO 
-Crear la TRD Tabla de Retención Documental 
-Crear el organigrama de la empresa. 
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"TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA OFICINA DE CAPRECOM EN 
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DATOS BASICOS DEL PROYECTO 
CAPRECOM 
"CAPRECOM MAS CERCA DE TU VIDA" 
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la naturaleza jurídica de CAPRECOM es ser una Empresa Industrial y Comercial 
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ORGANIGRAMA
GLOSARIO 
ARCHIVÍSTICA: 
disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de 
los archivos. 
ARCHIVO: 
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ARCHIVO DE GESTIÓN: 
archivo de la oficina productora que reúne su documentación en 
trámite, sometida a continua utilizac...
ARCHIVO PRIVADO: 
conjunto de documentos producidos o recibidos por personas 
naturales o jurídicas de derecho privado en ...
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: 
conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para 
asegurar la integridad física y...
DOCUMENTO: 
información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio 
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DOCUMENTO ACTIVO: 
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ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: 
actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas 
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LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: 
conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un 
país. 
MICROFILMACIÓN: 
técnica ...
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: 
conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad 
es la agrupación documental ...
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: 
se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por 
el cual se establece que lo...
SECCIÓN: 
en la estructura archivística, unidad administrativa productora de 
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SUBSERIE: 
conjunto de unidades documentales que forman parte de una 
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Proyecto tabla de retencion documental

  1. 1. ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA CAPRECOM Angel Felipe Osma Castellanos Once A INSTITUCIÓN EDUCATIVA ANTONIO RICAURTE SANTANA - BOYACA 2014
  2. 2. ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA CAPRECOM Angel Felipe Osma Castellanos Once A Trabajo presentado como opción del proyecto productivo con fin de obtener el título como técnico en asistencia administrativa otorgada por el SENA. ASESOR: María Estella García Escobar Administradora de Empresas INSTITUCIÓN EDUCATIVA ANTONIO RICAURTE SANTANA - BOYACA 2014
  3. 3. INTRODUCCIÓN Vivimos en la era de la revolución de la información; una buena información es lo único que se necesita para lograr objetivos, tener éxito, poder, acceder a derechos, deberes, toma de decisiones etc. Ahora si dicha información es manipulada de forma indebida trae consecuencias económicas, judiciales, quiebra de las empresas y demás resultados negativos, Para prevenir dichas consecuencias es necesario contar con herramientas como la creación de programas, procesos normalizados de gestión documental que permitan a la empresa tener una correcta administración de su información para así prevenir cualquier intento de corrupción, y/o desfalco a la que todos los días están expuestas todas las empresas.
  4. 4. PROBLEMA DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Muchas empresas ignoran la importancia de tener sus archivos organizados por eso no le prestan la atención necesaria que deben recibir, sabiendo que en los documentos se registran todas las actividades, que para el presente, o futuro de la empresa van a servir de prueba y testimonio, de lo que la empresa ha hecho en todo el ciclo de su vida. La empresa produce una gran cantidad de documentos cada día producto de las funciones que desempeña. La inadecuada administración de estos trae graves inconvenientes para la empresa como desfalcos que pueden presentarse ya que no hay un control y asignación de responsabilidades en los procesos como trámite, conservación y seguridad de estos, ejemplos: desfalco a la salud, el caso de Agro Ingreso Seguro, el carrusel de la contratación. El mal servicio a socios y clientes, es debido a la perdida, y destrucción de documentos que son importantes para la toma de decisiones y para dar respuesta a solicitudes de los clientes.
  5. 5. OBJETIVO GENERAL Crear la Tabla de Retención Documental en la dependencia CAPRECOM, con criterios archivísticos para garantizar la adecuada administración de documentos dentro de la empresa. OBJETIVOS ESPECIFICO Para elaborar la Tabla de Retención Documental en la dependencia CAPRECOM es necesario: -Crear el organigrama de la empresa. -Hacer una investigación preliminar de la empresa. -Analizar e interpretar la información recolectada en la investigación de la empresa. -Elaborar la propuesta de la TRD. -Hacer seguimiento y actualizar la TRD.
  6. 6. JUSTIFICACIÓN Los archivos son esenciales para la gestión gubernamental, para el funcionamiento del estado(Archivo general de la nación), se constituyen en herramientas para la administración de la justicia, la gestión económica, política y correcta administración de las entidades, son testimonio de los hechos, permiten la toma de decisiones, registran derechos y deberes de los ciudadanos. Una correcta administración le permite tener control de los distintos procesos y procedimientos que se realicen en toda la empresa, de acuerdo a esto podrá determinar si se está cumpliendo con los objetivos propuestos, podrá analizar aspectos como ventajas, desventajas y mejoras que hay que hacer en la empresa El hecho de tener sus archivos organizados permite que sus documentos sirvan de testimonio de sus actividades, procesos, procedimientos y que además se lleven a cabo de forma organizada. Para que se cumplan dichos propósitos es importante elaborar y aplicar las TRD por que permiten tener una buena administración de documentos: -Facilitan el manejo de información. -Facilitan la organización de los documentos. -Sirven para proporcionar un servicio eficaz y eficiente. -Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en la tabla. -Facilita el acceso a los documentos y la información de manera inmediata a clientes, proveedores, socios y los mismos empleados de la empresa. -Determina responsables en el trámite de documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final.
  7. 7. Para realizar las actividades se tendrá que hacer una investigación preliminar de la empresa, de la misión, visión, organigrama, manuales de funciones, procesos, procedimientos etc. Trabajando regidos por la norma, los principios archivísticos, y lineamientos que ofrece el archivo general de la nación en la creación de Tablas de Retención Documental (TRD), que nos permite alcanzar los objetivos deseados, brindando un servicio de calidad.
  8. 8. MARCO DE REFERENCIA FUNDAMENTOS LEGALES ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ARTÍCULO CUARTO. - Criterios para la organización de archivos de gestión. 1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
  9. 9. FUNDAMENTOS TEORICOS El problema de la inadecuada organización de los archivos dificulta la correcta administración de la empresa, por que la recuperación de los documentos será muy lenta ocasionando pérdida de tiempo y dinero, y en algunos casos no se encontrara dichos documentos dificultando la toma de decisiones. Los documentos son esenciales para el desarrollo de todas las actividades y respaldar dichas actividades. Una herramienta que al ser bien elaborada sirve para organizar los archivos, como el de Gestión es la TRD, pero cuando no se la elabora de forma correcta no será aprobada. Una de las causas es no presentar los anexos correspondientes que sustenten la elaboración de las mismas y la identificación incorrecta de las series, subseries y los tipos de documentos.
  10. 10. CAPITULO 2 "OBJETIVOS BASICOS, TITULO Y DATOS BASICOS DEL PROYECTO" -Nombre de la empresa -Logotipo -Slogan -localización -Descripción de la empresa -Misión -Visión
  11. 11. OBJETIVOS BASICOS DEL PROYECTO -Crear la TRD Tabla de Retención Documental -Crear el organigrama de la empresa. -Hacer una investigación preliminar de la empresa. -Analizar e interpretar la información recolectada en la investigación de la empresa. -Elaborar la propuesta de la TRD. -Hacer seguimiento y actualizar la TRD.
  12. 12. TITULO "TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA OFICINA DE CAPRECOM EN SANTANA, BOYACA"
  13. 13. DATOS BASICOS DEL PROYECTO CAPRECOM "CAPRECOM MAS CERCA DE TU VIDA" Santana-Boyacá
  14. 14. la naturaleza jurídica de CAPRECOM es ser una Empresa Industrial y Comercial del Estado del Orden Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, y en consecuencia su régimen presupuestal y de personal de las Entidades Públicas de esta clase. Vinculada al Ministerio de Comunicaciones. Posteriormente, CAPRECOM, mediante el decreto 1128 de 1999 fue vinculada al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social y por decreto 205 de 2003 quedó vinculada al Ministerio de la Protección Social. MISIÓN Prestar servicios de salud y administrar pensiones a la población afiliada en forma integrada, con excelente calidad y transparencia para satisfacer oportunamente las necesidades y expectativas de nuestro clientes mejorando su bienestar y calidad de vida, es nuestro compromiso. VISIÓN A 2014 seremos una organización consolidada, que garantizará el aseguramiento a 3.500.000 afiliados en especial de los sectores más pobres y vulnerables de la población colombiana, mediante una red de servicios con cobertura a nivel nacional, constituida por instituciones propias acreditadas e instituciones contratadas avaladas en el Sistema de Garantía de Calidad en Salud, con equipos humanos competentes que sirven con calidez y oportunidad; apoyados en tecnologías de información y telecomunicaciones eficientes y confiables.
  15. 15. ORGANIGRAMA
  16. 16. GLOSARIO ARCHIVÍSTICA: disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por losmismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
  17. 17. ARCHIVO DE GESTIÓN: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. ARCHIVO HISTÓRICO: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
  18. 18. ARCHIVO PRIVADO: conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. ARCHIVO PÚBLICO: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. COMITÉ DE ARCHIVO: grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
  19. 19. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. CUADRO DE CLASIFICACIÓN: esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y sub secciones y las series y sub series documentales. DEPÓSITO DE ARCHIVO: local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
  20. 20. DOCUMENTO: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. DOCUMENTO DE APOYO: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO HISTÓRICO: documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
  21. 21. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con elobjeto de facilitar su utilización y conservación. INVENTARIO DOCUMENTAL: instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
  22. 22. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país. MICROFILMACIÓN: técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA: actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. ORGANIGRAMA: representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
  23. 23. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
  24. 24. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. REGLAMENTO DE ARCHIVO: instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. RETENCIÓN DOCUMENTAL: plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
  25. 25. SECCIÓN: en la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. SELECCIÓN DOCUMENTAL: disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
  26. 26. SUBSERIE: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnico-operativa de una institución. . VALOR CONTABLE:
  27. 27. utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALORACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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