Base de datos Access en un servidor

Autor: Fernando Mamani Blas
Web: www.excelservicios.com
Correo: Excelservicios@hotmail.com
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“El principio de la sabiduría es el temor del SEÑOR, y el conocimiento
del Santo es inteligencia.”
“La conclusión, cuando todo se ha oído, es ésta: teme a Dios y guarda sus
mandamientos, porque esto concierne a toda persona “
“BASE DE DATOS ACCESS EN UN SERVIDOR”
Tutor: Fernando Mamani Blas

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CONFIGURAR ESTACIÓN DE TRABAJO (SERVIDOR – CLIENTE)
MS EXCEL Y BASE DE DATOS EN ACCES
Compartir toda la base de datos de Access Puede colocar toda la base de datos de Access en un servidor de red
o en una carpeta compartida. Este es el método más fácil de implantación. Todos los usuarios comparten los
datos y utilizan los mismos formularios, informes, consultas, macros y módulos. Use esta estrategia si desea
que todos los usuarios utilicen la base de datos de Access del mismo modo o si no puede ofrecer
compatibilidad para que los usuarios creen sus propios objetos.
Compartir sólo las tablas de la base de datos de Access Puede colocar sólo las tablas en un servidor de red y
mantener los demás objetos de base de datos en los equipos de los usuarios. En este caso, el rendimiento de la
base de datos de Access es superior porque sólo se envían datos a través de la red. Al dividir una base de datos
en una base de datos servidor (tablas) y cliente, los usuarios pueden personalizar los formularios, informes y
otros objetos en las bases de datos cliente sin que afecte a los demás usuarios.
Una vez elaborada la tabla vamos a presionar las Teclas ALT + F11, y se visualiza el Editor de Microsoft Visual Basic para
aplicaciones
Vamos a seguir paso a paso para elaborar el Diseño del formulario y su Código

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Vamos a la Fecha Insertar o al Icono que tiene la Forma de
un Formulario y presionamos un ENTER
Cuando Insertamos el Userform se muestra una Caja con fondo Plomo y con Varios Puntos
Debemos insertar los Controles en este Orden : TRES ETIQUETAS ; TRES CUADROS DE TEXTO
Y DOS BOTONES DE COMANDO
Nos quedara de esta Forma nuestro formulario.

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Cambiaremos las propiedades de cada Control comenzaremos con las
ETIQUETAS – Click Derecho y Propiedades
PROPIEDAD DE LAS ETIQUETAS O LABEL

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ETIQUETA 1
PROPIEDAD NAME: LABEL1 = LBLCODIGO
PR0PEDAD CAPTION: LABEL1 = CODIGO:
ETIQUETA 2
PROPIEDAD NAME: LABEL2 = LBLARTICULO
PR0PEDAD CAPTION: LABEL2 = ARTICULO:
ETIQUETA 3
PROPIEDAD NAME: LABEL3 = LBLCANTIDAD
PRIPEDAD CAPTION: LABEL3 = CANTIDAD:
PROPIEDAD DE LOS CUADROS DE TEXTO O TEXTBOX
CUADRO DE TEXTO 1
PROPIEDAD NAME: TEXTBOX1 = TXTCODIGO
PR0PEDAD TEXT: TEXTBOX1 = EN BLANCO
CUADRO DE TEXTO 2
PROPIEDAD NAME: TEXTBOX2 = TXTARTICULO
CUADRO DE TEXTO 3
PROPIEDAD NAME: TEXTBOX3 = TXTCANTIDAD
PROPIEDAD DE LOS BOTONES DE COMANDO O COMMANDBUTTON
BOTON DE CMANDO 1
PROPIEDAD NAME: COMMANDBUTTON1 = CMD_GUARDAR
PR0PEDAD CAPTION: COMMANDBUTTON1 = GUARDAR
BOTON DE COMANDO 2
PROPIEDAD NAME: COMMANDBUTTON2= CMD_SINCRONIZAR
PR0PEDAD CAPTION: COMMANDBUTTON2 = SINCRONIZAR
Por Ultimo tendremos el siguiente Formulario ya con los Cambios Realizados
Nota: También podemos cambiar las propiedades del Userform

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PROPIEDADES DEL USERFORM
USERFORM1
PROPIEDAD NAME: USERFORM1 = USERARTICULOS
PR0PEDAD CAPTION: USERFORM1 = REGISTRO DE ARTICULOS
.- Para esto Presionamos las Teclas CTRL + G o
desde el Botón Guardar de Excel Guardar Como
Se nos Abrirá el Explorador de Windows en donde dice Nombre de Archivo le Asignamos un
Nombre a nuestro archivo y donde Dice Tipo: seleccionamos en la Lista Libro de Excel
Habilitado para Macros (*.XLSM), y presionamos el Botón Guardar
NOTA: Si usted no guarda su archivo con Extensión (*XLSM), todo su proyecto se habrá
perdido y tendrá que comenzar desde Cero nuevamente.

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Abrimos Acces y seleccionamos Base de Datos en Blanco al lado derecho tenemos lo siguiente:
Nombre de Archivo: Database2.accdb, este nombre de base de datos lo vamos a Renombrar por el
siguiente Nombre: MyServidor.accdb
Cambiar el Directorio en mi Caso tengo una carpeta creada en el escritorio que se llama MI
SERVIDOR y al final nos quedaría así:
Y Por último presionas el Botón Crear y nos muestra la Interfax de Acces con una Tabla Creada por
Default, (Eliminar la Tabla1 porque comenzaremos a Crear una Tabla desde Cero)
NOTA: Las Versiones de Acces para Office 2007, 2010 y 2013 de 32 Bits, Trabajan con el Mismo
Objeto que es Microsoft Office ACE 12.0 para versiones Anteriores es Microsoft Jet OLED 4,0.

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En este Articulo tenemos varias opciones para crear una Tabla la Primera es Crear la Tabla y la Otra
Opción es Importar la Tabla o Vincularla, la opción que aplicaremos en este ejercicio será la de
Importar la Tabla desde un Archivo de Excel ya que en el Punto 1 Elaboramos la Tabla y e el Punto 3
Guardamos el Archivo de Excel.
.- Para Importar Datos Externos desde Acces Vamos a Ir
a la Pestaña DATOS EXTERNOS y vamos a presionar el Icono que tiene la apariencia de
Excel.
Se nos mostrara la siguiente ventana que se muestra más abajo y debemos configurarlo de
la siguiente forma.
Nombre de Archivo: Aquí debe mostrarse la Ruta de nuestro Archivo de Excel elaborado en
el Punto 1, para ubicarlo presione el botón Examinar.
Tenemos 2 Tipos de Almacenamiento Importación y Vinculación, usaremos el de
Importación y dejaremos marcada la Opción, y por ultimo Presiona el Botón aceptar.

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Y tendremos la siguiente ventana lo dejamos así como se muestra y presionas siguiente

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Ahora la siguiente ventana lo dejamos todo por Default y presionas Siguiente.
Aquí en esta Ventana seleccionas Elegir la Clave Principal y le marcas el CODIGO y presiona
Siguiente.

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Esta es la Ultima Ventana Marcamos las Opción Para Analizar la Tabla aunque no es
necesario y presionamos el Botón Finalizar
Solo Ubicamos la tabla Creada y Modificamos desde sus
Propiedades de la siguiente Manera.
Al Finalizar el Asistente de Tablas se
creara la Tabla Artículos.
Click Derecho sobre la Tabla Artículos y
seleccionas Vista Diseño y se mostrara la
tabla Diseño como la Imagen de Lado
Derecho.
El Único Campo que vamos a Modificar es el N° donde dice Tipo de Datos y lo Vamos a
Cambiar por Autonumeración y nos Mostrara un Mensaje, esto se debe a que nosotros
Importamos Datos en el Campo N° para Evitar el Error Borramos los Datos del Campo N°.

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Abrimos la Tabla en Modo Normal o Vista Previa y se nos Mostrara todos los Encabezados
de la tabla y su Información lo que debemos hacer es Borrar los Datos de la Tabla Articulos
Nos tiene que quedar así la Tabla sin Información
NOTA: Solo es necesario este punto por que Importamos Información de Excel para el
Campo N° que iba a tener como Tipo de Datos Autonumeración.
Cambiar el Tipo de Datos del Campo N°.- Seleccionamos Tipo de Datos y Marcamos
AutoNumeración, ahora ya no se mostrara el mensaje porque la tabla esta Vacía
Estas son la Propiedades del Campo Autonumeración como se puede visualizar los Datos
son Incrementables del 1 hacia el Infinito en Números Enteros el Indexado es solo datos
Únicos y no admite datos repetidos
Por Ultimo Guardamos los Cambios realizados en la tabla y Cerramos el Archivo de Acces

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En el punto N° 5 volvemos a trabajar con nuestro Proyecto de Excel Elaborado en el Punto 2, así es
que si lo cerramos el Libro de Excel lo volvemos a Abrir y vamos Directamente al Editor de Visual
Basic para Aplicaciones y nos Posicionamos sobre el UserArticulos.
Para visualizar el Código que vamos
añadir presione Click derecho sobre el Botón Guardar y vaya donde dice ver Código
Vamos a Editar el Código para el Botón Guardar.
Const TABLA = "ARTICULOS"
Private Sub CMD_GUARDAR_Click ( )
On Local Error GoTo err:
Set RS = New ADODB.Recordset
Ado_Error = ADO_CONEXION (CONEXION)
RS.Open TABLA, CONEXION, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable
With RS
.Requery
.AddNew
.Fields ("CODIGO") = Txtcodigo.Text
.Fields ("ARTICULO") = Txtarticulo.Text
.Fields ("CANTIDAD") = Txtcantidad.Text
.Fields ("FECHA") = Date
.Update
.Requery
End With
Set RS = Nothing: CONEXION.Close: Set CONEXION = Nothing
Txtcodigo.Text = Empty: Txtarticulo.Text = Empty: Txtcantidad.Text = Empty: Txtcodigo.SetFocus
Exit Sub
err:
MsgBox "Error al Guardar el Registro " & err.Description, vbCritical, "Atenciòn"
End Sub

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Para visualizar el Código que
vamos añadir presione Click derecho sobre el Botón Guardar y vaya donde dice ver Código
Vamos a Editar el Código para el Botón Guardar.
INSERTAR UN MODULO Y CREAR LA CADENA DE CONEXIÓN.- Para crear un Módulo
vamos al Menú Insertar e Insertamos un Módulo.
Abrimos el Modulo y Copiamos el siguiente Código Fuente Proporcionado,
Private Sub CMD_SINCRONIZAR_Click()
Application.ScreenUpdating = False
Dim ConectarTabla As String
Ado_Error = ADO_CONEXION (Conexion)
Dim DataConexion As ADODB.Connection
Dim ConsultaSql As ADODB.Recordset
Set DataConexion = New ADODB.Connection
Set ConsultaSql = New ADODB.Recordset
DataConexion.Open Conexion
ConectaTabla = "SELECT * FROM " & TABLA & ""
ConsultaSql.Open ConectaTabla, DataConexion
Range ("A2").CopyFromRecordset ConsultaSql
ConsultaSql.Close: Set ConsultaSql = Nothing
DataConexion.Close: Set DataConexion = Nothing
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Option Private Module
Public Conexion As ADODB.Connection
Public RS As ADODB.Recordset
Dim SERVIDOR, BASE As String
Function ADO_CONEXION (Conexion As Object)
On Error GoTo ERROR_ADO_CONEXION
SERVIDOR = "C:UsersFERNANDODesktopMI SERVIDOR"
BASE = "Myservidor.accdb"
Set Conexion = New ADODB.Connection
Conexion.Open "PROVIDER=MICROSOFT.ACE.OLEDB.12.0; " & "DATA SOURCE=" & SERVIDOR & BASE & ";" & ";
JET OLEDB: DATABASE;"
ADO_CONEXION = 0
Exit Function
ERROR_ADO_CONEXION:
ADO_CONEXION = 1
End Function

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NOTA: LA CADENA DE CONEXIÓN SE DEBE CONFIGURAR SEGÚN SU NOMBRE DE
SERVIDOR O BASE DE DATOS
CONFIGURAR REFERENCIA CONTROL ACTIVEX.- Para que pueda Realizar consultas,
Guardar, Eliminar o Actualizar las Tablas de Acces es necesario que agregue esta referencia
desde el Menú Herramientas del Editor de Microsoft Visual Basic para aplicaciones.
Aquí debe seleccionar la Referencia marcada de Color Azul Cielo y por ultimo presionar el
Botón Aceptar.
Analista de Sistemas: Fernando Mamani Blas

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BIBLIOGRAFIA
COMPARTIR UNA BASE DE DATOS DE ACCESS EN UNA RED (MDB)
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/compartir-una-base-de-datos-de-access-en-
una-red-mdb-HP005240860.aspx
CONECTAR UNA BASE DE DATOS DE ACCESS CON EL LIBRO
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/conectar-una-base-de-datos-de-access-con-
el-libro-HA102840045.aspx
IMPORTAR, EXPORTAR Y VINCULAR DATOS ENTRE ACCESS Y EXCEL
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/importar-exportar-y-vincular-datos-entre-
access-y-excel-HP001095095.aspx
INTRODUCCIÓN A FORMULARIOS, CONTROLES DE FORMULARIO Y CONTROLES ACTIVEX
EN UNA HOJA DE CÁLCULO
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/introduccion-a-formularios-controles-de-
formulario-y-controles-activex-en-una-hoja-de-calculo-HA010342745.aspx
BASE DE DATOS ACCES EN UN SU SERVIDOR
Analista de Sistemas: Fernando Mamani Blas – Año 2014
https://www.youtube.com/watch?v=xsyQcF0Ija0&feature=youtu.be

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