Sistemas de gestión documental.pptx

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Sistemas de gestión documental.pptx

  1. 1. Durante los últimos años y con la entrada del siglo XXI las instituciones publicas y privadas han visto en la necesidad de recurrir a las nuevas tecnologías y sobre todo a sofisticados sistemas de gestión documental para agilizar la consulta de documentos y de bases de datos en donde los interesados ahorran tiempo en la búsqueda de dicha información.
  2. 2. Nota: En este caso escogimos una aseguradora muy importante que funciona a nivel nacional ellos nos facilitaron una breve información sobre como funciona su sistema de gestión documental, pero por motivos de seguridad y por políticas no nos permitieron tomar fotografías a ninguna de las áreas durante el dentro de sus instalaciones
  3. 3. Son programas o aplicaciones informáticas que permiten el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos bien sean escaneados o que hayan sido creados digitalmente. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
  4. 4. Beneficios : -Localización -Accesibilidad -Control y Seguridad -Espacio -Tiempo -Costos de mantenimiento SISTEMA DE INFORMACION DOCUMENTAL Sistema o Aplicacion basada en un software que permite llevar a cabo la Gestión Documental dentro de una institución, a su vez este permite controlar, gestionar, conservar los documentos en soprotes digital y electronico . un SID permite: -Crear funcionalidades dentro del programa -Establecer un orden determinado -Uso restringido de la documentación y su protección -Optimizar procesos de forma ágil y segura.
  5. 5. La documentación que se recibe por parte de nuestros asesores comerciales es radicada en el área que se llama CTR Centro Tecnológico Radicador, los cuales después de registrar los documentos tienen la función de llevarla al área de archivo previamente inventariada, el área de archivo la digitaliza y la organiza por carpetas que ya están establecidas en los servidores que manejamos.
  6. 6. Cuando los documentos llegan al área de archivo las personas empiezan el proceso de separación de estos documentos para dejarlos organizados en sus respectivos grupos como: Pólizas Seguros Soportes de cobro etc... Para su posterior digitalización.
  7. 7. La información confinada se organiza por número consecutivo y por orden alfabético. Después de esto se escanean los documentos y se dejan en una carpeta que esta en un servidor la cual se llama póliza abierta que se deja un tiempo establecido para que sea consultada. En esta carpeta se suben todos los documentos de la persona o empresa según su naturalidad ante la compañía en la que laboro, nosotros manejamos dos clases de servidores para esta información.
  8. 8. Por medio de esta herramienta se pasan todos los documentos digitalizados y se dividen en los servidores que son: : la póliza, cedula, etc. que solicita la empresa para hacer firma del contrato, soportes del contrato etc. Como es un archivo digitalizado, el funcionario digita en la casilla de la aplicación el número de la póliza o el número de la cedula y el programa le traerá las dos carpetas y el ya escogerá cual tiene que revisar
  9. 9. Las personas que pueden consultar esta información en el sistema son las áreas permitidas que tienen que ver con el negocio y el cliente puede consultar por medio de los directores comerciales o los informadores cajeros, para que los funcionarios y áreas permitidas vean la información deben configurar en su equipo una aplicación para consulta
  10. 10. Si claro que ocurre otro proceso y todo esto sucede después de que el departamento archivo digitaliza la información recibida por CTR, esta pasa por el área de Procedatos los cuales tienen como una de las funciones la de correr un proceso de igualdad de procesos generales, esto se realiza durante la noche para que quede un back up en un servidor predeterminado para el soporte de revisoría fiscal.
  11. 11. Como conclusión podemos considerar el Sistema de Información Documental, como una aplicación que permite realizar una gestión documental de forma correcta y asegurando la conservación idónea de la documentación. Este es una proceso de estudio y análisis profundo, para la correcta toma de decisiones, a su vez debe ser considerada como una excelente forma de manejo documental en las entidades, y así potencializar los servicios de información .
  12. 12. El profesional de la información http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_s istema_de_gestin_documental.html Digital Mendoza http://www.digitalmendoza.com/web/gestion/gestion_detalle_es.php#about

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