TALLER UNIDAD III: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MARY ANDREA PEÑA ROMERO
SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS
FERNANDO MIRANDA
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TALLER UNIDAD III: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MARY ANDREA PEÑA ROMERO
SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS
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Contenido
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................
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INTRODUCCIÓN
Como futuros profesionales de ciencias de la información debemos no solo estar
enfocados al área de bibliot...
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OBJETIVO GENERAL
Adquirir conocimientos básicos para conocer a la perfección el ciclo vital de los documentos y
conceptu...
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I. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
Son las etapas por las que debe atravesar u...
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III. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los
procesos de la Gestión Documental con ...
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Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales
como: mensajería, correo tradicion...
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ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICIÓN:Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar
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subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación
permanente, reproducción a trav...
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 Acuerdo No. 056 (05 de julio de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo 45,
“Requisitos para la Consulta” del ca...
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 Posibilidad de uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, algo que ya
estaba regulado, pero que en l...
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V. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.
EL SITEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Gestión de Docu...
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Programa de Gestión Documental
• Art.10. OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: todas las
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La Gestión de los Documentos Electrónico s de Archivo
Art.22ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA ADECUADA GESTIÓN
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Articulación con Otros Organismos y Entidades del Estado
Art.35. RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS EN EL
DESA...
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anterior con el fin de preservar en el tiempo los documentos digitales producidos o
recibidos por las diferentes entida...
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futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende,
de la humanidad. El archivo ...
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La selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la
naturaleza de los documentos, a efec...
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El comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación se reunirá
ordinariamente una vez al mes, y extraord...
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conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración
Documental se deben elaborar y apli...
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Análisis contextual: Evaluaciónde documentos en donde se debe considerar las
normas legales que le aplican a los docume...
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modificaciones en el tiempo establecido, podrá ser sujetode las sanciones de que trata el
artículo 35 de la Ley 594 de ...
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Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según
el caso.
TITULO VI
DISPOSICIONE ...
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Articulo 2º Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos
incluidos en el presente acuerd...
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documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la
entidad.
Articulo 8º Clasific...
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CAPITULO IV
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Articulo 11º Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del Estado
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CAPITULO V
SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL
Articulo 20º Utilización de medio tecnológicos en la descri...
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CONCLUSIONES
 Es sumamente importante como profesionales en ciencias de la información, estudiar,
leer, analizar y seg...
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Archivo General de la Nación
Recuperado el 23 de agosto de 2013, de
http://www.archivogenera...
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Taller III ciclo vital de los documentos

  1. 1. TALLER UNIDAD III: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MARY ANDREA PEÑA ROMERO SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS FERNANDO MIRANDA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMETAL II BOGOTÁ D.C. 2013
  2. 2. 2 TALLER UNIDAD III: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MARY ANDREA PEÑA ROMERO SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS FERNANDO MIRANDA Docente LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMETAL II BOGOTÁ D.C. 2013
  3. 3. 3 Contenido INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 4 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................ 5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................................... 5 I. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?........................................ 6 II. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? ................ 6 III. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. ....................................................... 7 IV. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto......................... 12 V. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012........................................... 14 VI. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012................................................. 17 VII. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)................................................................................................................................................. 18 VIII. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.............. 19 IX. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.................................................................................................................................................... 19 CONCLUSIONES .................................................................................................................................. 30 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................................... 31
  4. 4. 4 INTRODUCCIÓN Como futuros profesionales de ciencias de la información debemos no solo estar enfocados al área de bibliotecología si no debemos tener claro los conceptos bases sobre archivística, en esta ocasión trataremos el tema del ciclo vital de los documentos y daremos una revisada a la normatividad que la regula. Veremos un marco teórico básico para comprender las tres edades o etapas que tienen los documentos que a diario manipulamos en nuestros lugares de labores diarias, estas etapas son decisivos en la ubicación del archivo de trámite, central e histórico, así como los valores que tienen los documentos en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de gestión, archivo de central y los valores secundarios en el archivo histórico para poder determinar su baja o conservación permanente en el archivo.
  5. 5. 5 OBJETIVO GENERAL Adquirir conocimientos básicos para conocer a la perfección el ciclo vital de los documentos y conceptualizar sobre las fases de un programa de gestión documental por medio de la normatividad y actividades que en este suceden. OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Conocer que es el ciclo vital de los documentos y sus etapas  Tener claridad en los conceptos de un plan de gestión documental  Conocer la normatividad que regula los procesos de gestión documental
  6. 6. 6 I. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas? Son las etapas por las que debe atravesar un documento desde su realización hasta su disposición final, en las cuales se hace un determinado proceso de pendiendo de cada una de ellas. Primera fase encontramos el Archivo de Gestión o también llamado Archivo Activo, en el cual los documentos se encuentran vigentes y en trámite. En la segunda el Archivo Central o Semiactivo, en esta etapa los documentos ya han terminado con su propósito pero se tiene en esta etapa por un tiempo de precaución. Tercera etapa tenemos el Archivo histórico e inactivo, donde reposaran los documentos que cuentan con un valor secundario y que son de gran importancia para la ciencia, historia, cultura etc. II. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? La unidad de correspondencia es el lugar donde se recepcionan los documentos recibidos y enviados de una entidad y es primordial en toda organización ya que gracias a esta área se lleva un debido orden y control a la información.
  7. 7. 7 III. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. ACTIVIDADES La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica ACTIVIDADES Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
  8. 8. 8 Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. ACTIVIDADES La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. TRÁMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
  9. 9. 9 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN:Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. ACTIVIDADES El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: clasificación ordenación y descripción documental. CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. ACTIVIDADES: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
  10. 10. 10 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. ACTIVIDADES: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o
  11. 11. 11 subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. NORMATIVIDAD  Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones  Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”.  Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"  Circular No. 13 de 1999. Producción documental: uso de tintas de escritura  Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario  Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.  Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000  Acuerdo No. 048 (5 de mayo de 2000). “Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración
  12. 12. 12  Acuerdo No. 056 (05 de julio de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. IV. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión documental, y permitirá a las entidades públicas que hacen parte del SistemaNacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acordecon las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos,tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado. Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en laadecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en laobligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalizaciónde los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda loslineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades elEstado.  La consideración de cualquier tipo documental, incluyendo información en la nube, como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivístico.  La neutralidad tecnológica impuesta a las Administraciones. Parece que terminó la época en la que se recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, algo claramente contrario a los intereses del propio Estado.  La obligatoriedad del Programa de Gestión Documental para todas las administraciones, que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la fecha ha surtido poco efecto.
  13. 13. 13  Posibilidad de uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, algo que ya estaba regulado, pero que en los últimos decretos del Gobierno se expone cada vez con mayor claridad y concreción. COMPARACIÓN DEL DECRETO 2609 DE 2012 Antes del decreto 2609/2012 Después del decreto 2609/2012 PRODUCCIÓN: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. PLANEACIÓN:Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. RECEPCIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control de una Institución que debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica PRODUCCIÓN: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. DISTRIBUCIÓN: Actividad del proceso de Gestión Documental, cuyo fin radica en garantizar que los documentos lleguen a su destinatario GESTIÓN Y TRÁMITE: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. TRÁMITE: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa ORGANIZACIÓN: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. ORGANIZACIÓN:Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. TRANSFERENCIA:Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. CONSULTA: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
  14. 14. 14 V. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012. EL SITEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión de Documentos CONSERVACIÓN:Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. DISPOSICIÓN FINAL: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. VALORACIÓN: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). CAPITULO 1
  15. 15. 15 Programa de Gestión Documental • Art.10. OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: todas las entidades del Estado deben implementarlo el cual puede ser de Corto -Mediano -Largo plazo • Art 11. APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Este debe ser aprobado por el Comité Administrativo- Comité Interno Archivo entidades de orden territorial. • Art.12. PUBLICACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Debe ser publicado en la página Web de la entidad luego de 30 días de aprobado • Art.13. ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Estos obedecen a los establecidos por el Archivo General de la Nación y los que a su vez se consideren para anexar según el AGN. • Artu.14. PLAN DE CAPACITACIÓN: los planes de capacitación para los PGD deben estar implementados en las entidades públicas o privadas que cumplan funciones públicas El Sistema de Gestión Documental • Art.16. GENERALIDADES :Organizar-Establecer-Ejecutar-Garantizar-Mantener- Permitir y Facilitar- Preservar • Art17. CARACTERISTICAS DE UN PGD: Conformidad-Interoperabilidad- Seguridad-Meta descripción-Adición de Contenidos-Diseño y Funcionamiento-Gestión Distribuida-Disponibilidad y Acceso-Neutralidad Tecnológica. • Art.18. PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES ELECTRÓNICOS: se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo • Art.20. INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS. CAPITULO 2 CAPITULO 3
  16. 16. 16 La Gestión de los Documentos Electrónico s de Archivo Art.22ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA ADECUADA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Autenticidad-Integridad-Inalterabilidad- Fiabilidad-Disponibilidad y Conservación, garantizando el valor durante su ciclo de vida. Art.23.CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Contenido estable, Forma documental fija, Vinculo archivístico, Equivalente funcional Art.27. FIABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Garantizar que el documento representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades. Art.29. REQUISITOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: se deben tener en cuenta los siguientes parámetros de conservación: Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, restaurar y mantener la accesibilidad de copias, la conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar la preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012. Art.30. METADATOS MÍNIMOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: de Contenido, Estructura, Contexto. Art.31. USO DE MECANISMOS DE PROTECCION Y AUTENTICIDAD DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro. Art. 32. NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA: Se deben usar o utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular. CAPITULO 4
  17. 17. 17 Articulación con Otros Organismos y Entidades del Estado Art.35. RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS EN EL DESARROLLO DE LAS NORMAS SOBRE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: para las Superintendencias y Ministerios con sus respectivos sectores es responsabilidad de establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental . Art.37. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA : el Archivo General de la Nación realizará inspecciones sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental, en medio de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, así como lo vean conserniente. VI. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. La circular 002 de 2012 trata sobre las “herramientas tecnológicas de gestión documental” en ella nos indican que teniendo la importancia que tiene el querer modernizar los sistemas en las diferentes entidades y que teniendo en cuenta los sistemas que existen como por ejemplo el Orfe y otros, el AGN prosigue a realiza un tipo de recomendaciones entre ellas dice que se debe tener en cuenta como mínimo, los lineamientos consignados en la circular 004 de COINFO de 2010, que establece los estándares en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos, conjunto con la guía de lineamientos para la gestión de archivos electrónicos en la administración pública. Por otra parte las entidades públicas que quieran gestionar el SGDEA, deben atender las recomendaciones que haga el AGN, en desarrollo de sus atribuciones legales, todo lo CAPITULO 5
  18. 18. 18 anterior con el fin de preservar en el tiempo los documentos digitales producidos o recibidos por las diferentes entidades del estado. VII. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIÓN:(1-5 años)comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realizara para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados Los documentos resguardados en la unidad de archivo de trámite y en la unidad de archivo de concentración, tienen valores primarios que se determinan como sigue: Valor administrativo: es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se emitió el documento, corresponde a un procedimiento administrativo. Valor jurídico: valor que tienen los documentos que se refieren a los derechos u obligaciones legales o jurídicas, y le confiere calidad de testimonio ante la ley. Valor contable: valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras. ARCHIVO CENTRAL:(15-30 años)En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general Los documentos que son transferidos a este archivo se conocen como documentos semiactivos de valores primarios ARCHIVO HISTORICO:(30 años-perpetuidad) A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones
  19. 19. 19 futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad. El archivo histórico maneja documentación de valores secundarios como  Documentos culturales  Documentos históricos  Documentos científicos VIII. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. IX. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013 ACUERDO 03 MARZO 15 DE 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamente el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”
  20. 20. 20 La selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos en las entidades públicas y privadas con función pública, garantizando el acceso de los ciudadanos a los documentos cuya conservación se haya definido. Se hace necesario conformar la instancia que facilite le evaluación de las Tablas de Retención y Valoración Documental aprobadas por el Comité Interno de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad, según el caso, y de los procesos de trasferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental del país El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su conservación permanente Están son algunas de las funciones del Comité Evaluador de Documentos: Servir de órgano asesor del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparación de los lineamientos sobre selección y eliminación de estos Sugerir el régimen de acceso y transferencias de los documentos de valor secundario, con base en las tablas de retención documental y tablas de valoración documental aprobadas por cada organismo, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Asesorar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en los asuntos relativos a la evaluación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental aprobadas por las entidades públicas en los diferentes niveles territoriales y ramas del poder público. Pronunciarse cuando así lo considere sobre las listas de documentos para eliminar, publicadas por las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y municipal. Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes periódicos de sus actividades.
  21. 21. 21 El comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación se reunirá ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud del Director General. ACUERDO 04 MARZO 15 DE 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental” Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de ValoraciónDocumental de las entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca garantizar la protección de la información publica y del patrimonio documental. Este acuerdo cuenta con 6 títulos y cada uno de ellos tiene ciertas disposiciones. TITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1º. Ámbito de Aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación. Artículo 2º Alcance.Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de
  22. 22. 22 conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Acumulados. Artículo 3º Equipo Interdisciplinario para su elaboración.Las TRD y las TVD deberán ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras. Artículo 4º Cuadros de Clasificación Documental. La elaboración de las TRD y TVD deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad. TITULO II ELABORACION Y APROBACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL Artículo 5º Elaboración. Las TRD y las TVD deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de la Nación. Parágrafo. El Archivo General de la Nación, podrá complementar el instructivo de que trata el presente artículo, a través de guidas e instrumentos que faciliten su aplicación, de acuerdo con la evolución de la función archivística del Estado y la doctrina archivística. Artículo 6º Criterios para la Elaboración.En el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta los siguientes criterios: Idoneidad: Elaboración por un equipo interdisciplinario idóneo altamente calificado
  23. 23. 23 Análisis contextual: Evaluaciónde documentos en donde se debe considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legar) y el contexto institucional e histórico. Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artículo primero del presente acuerdo, deberán conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. TITULO III PUBLICACION Y PRESENTACION Artículo 9º Publicación. Las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD)deberán publicarse en la respectiva página Web de las entidades públicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentemente. TITULO IV EVALUACION Y CONVALIDACION Artículo 11º Evaluación técnica y solitud de ajustes. Los comités evaluador de documentos del archivo general de la nación y los consejo departamentales o distritales de archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdicción tendrán un plazo máximo de noventa (90) días contados a partir de su recepción para evaluar las TRD y las TVD aprobadas por las instancias señaladas en el presente Acuerdo, con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente Artículo 12º Obligatoriedad para la realización de ajustes. Los ajustes y modificación solicitados por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o de los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad respectiva. Si la entidad no realiza los ajustes o
  24. 24. 24 modificaciones en el tiempo establecido, podrá ser sujetode las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. TITULO V IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION Articulo 13º Implementación.Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo de que trata el artículo 11º del presente Acuerdo, las entidades deberán proceder a su implementación; si no se ha cumplido este procero, la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. Articulo 14º Actualización. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos: Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad Cuando existan cambios en las funciones Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos Cuando se generan nuevas series y tipos documentales Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos Parágrafo 1º La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, le evaluación y convalidación por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y demás procesos señalados en el presente Acuerdo para su implementación. Articulo 15º Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente
  25. 25. 25 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. TITULO VI DISPOSICIONE FINALES Articulo 16º Inspección y vigilancia. El archivo General de la Nación, cuando así lo considere, podrá revisar las TRD o TVD en cualquier momento, aun después de aprobadas por el Comité Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, cuando a su juicios existan errores que puedan afectar el patrimonio documental del país, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizara inspección sobre su plan de implementación. Articulo 18º Uso de tecnologías de información. Las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus tablas de retención documental. ACUERDO 05 DE MARZO 15 DE 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones” CAPITULO I GENERALIDADES Articulo 1º Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000
  26. 26. 26 Articulo 2º Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nación. Articulo 3º Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa. CAPITULO II CLASIFICACION DOCUMENTAL Articulo 5º Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple Articulo 6º Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental, deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en el desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación. Articulo 7º Clasificación documental en el archivo central.Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los
  27. 27. 27 documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad. Articulo 8º Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo Histórico. La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histórico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales compuesto de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico- funcional de la entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las secciones, subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate de archivos de gestión o fondos acumulados. Parágrafo 1º Los Archivos Generales Territoriales y los archivos históricos institucionales están compuestos por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el correspondiente nivel territorial, así como los fondos documentales de valor histórico entregados en custodia o donación por particulares. CAPITULO III ORDENACION DOCUMENTAL Articulo 9º Ordenación documental: Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
  28. 28. 28 CAPITULO IV DESCRIPCION DOCUMENTAL Articulo 11º Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del Estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural. Articulo 13º Archivo históricos en poder de entidades privadas. El Archivo General de la Nación podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con Academias de Historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público o declarados como bienes cultural a través de la Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía. Articulo 17º Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos históricos institucionales. Las entidades que por jurisdicción o competencia transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos. Articulo 19º Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental. Para el desarrollo de proyectos de descripción. Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie, subserie o agrupación documental a describir) Verificación del estado general de organización y conservación documental Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada.
  29. 29. 29 CAPITULO V SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL Articulo 20º Utilización de medio tecnológicos en la descripción archivística. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación. Parágrafo. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes, diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se facilite su recuperación y consulta. Articulo 22º Transferencia de información. Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al sistema del Archivo General de la Nación y los archivos generales territoriales, en concordancia con dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y 2609 de 2012 CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES Articulo 23º Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos de organización, custodia o administración documental. Cuando las entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización, digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos, independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha obligación en las clausulas del contrato que suscriban.
  30. 30. 30 CONCLUSIONES  Es sumamente importante como profesionales en ciencias de la información, estudiar, leer, analizar y seguir investigando sobre el Programa de Gestión Documental (PGD) y sobre el Ciclo Vital del Documento, ya que estas normas establecidas serán nuestra herramienta constante de consulta, para llevar un archivo, unidad de correspondencia, unidad de información, de la mejor manera posible y sobre todo cumpliendo con los requisito que emana la Ley General de Archivos  En el desarrollo de este trabajo aprendimos la importancia de conocer la implementar un buen programa de gestión documental teniendo unas buenas bases sobre los aspectos que lo conforman  Como futuros profesionales en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística, estaremos en la capacidad y responsabilidad de distinguir las etapas del ciclovital de los documentos para desarrollar a cabalidad un programa de gestión documental.
  31. 31. 31 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Archivo General de la Nación Recuperado el 23 de agosto de 2013, de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057 www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=6336# Revista Gestión Documental Recuperado el 24 de agosto de 2013, de http://www.revistagestiondocumental.com/2011/10/25/la-gestion-documental-un- salvavidas-en-plena-crisis/ Google Imágenes Recuperado el 24 de agosto de 2013, de http://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi Camaleo Recuperado el 26 de agosto de 2013, de http://es.calameo.com/books/002174759fa63b88ce684 Blog Organización de Documentos Recuperado el 02 de septiembre de 2013, de http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/principios-deorganizacion-de- un.html

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