Prezentacja Studium Przypadku z wdrożenia systemu klasy ERP

1. Studium przypadku
Zarządzanie projektem wdroŜenia systemu ERP
w przedsiębiorstwie IT
boleslaw.bernys@fideaeffect.com
www.fideaeffect.com

2. WdroŜenie systemu ERP
Spis treści
slajd 1/22
1. Informacje ogólne o wdroŜeniu
2. Przyczyny wdroŜenia ERP
3. Wady wdroŜeniowca
4. Zalety wdroŜeniowca
5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP
6. O czym zapomnieliśmy?
7. Narzędzie wspierające wdroŜenie ERP
8. Wynik wdroŜenia i wnioski

3. 1. Informacje ogólne o wdroŜeniu
Środowisko wdroŜenia projektu
slajd 2/22
• Klient to spółka prywatna
• >350 pracowników
• 2 lokalizacje: Warszawa i filia
• 5 głównych branŜ: Telekomunikacja, IT, Rozwiązania
Specjalne, Woda i Energia, Gaz i Paliwa Płynne
• WdroŜeniowiec: zewnętrzny
• Baza danych ORACLE
• Środowisko testowe i produkcyjne
• Licencje: ograniczenie na ilość licencji jednoczesnych (65 szt.)

4. 1. Informacje ogólne o wdroŜeniu
Zakres wdroŜenia projektu
slajd 3/22
4,5 mies.3,5 mies.
BIBusiness Intelligence
BDZBudŜetowanie
TRTransport
ZPZarządzanie Produkcją
CRMCRM
GMGospodarka Magazynowa
DYSprzedaŜ/Dystrybucja
STŚrodki Trwałe
KPKadry Płace
FKFinanse Księgowość
IV Etap
(opcja)
III EtapII EtapI EtapObszar

5. 1. Informacje ogólne o wdroŜeniu
Proces wdroŜenia projektu
slajd 4/22
Analiza
informatyczna
WdroŜenie Testy
Asysta
powdroŜeniowa
Proces wdroŜenia pojedynczego etapu

6. 1. Informacje ogólne o wdroŜeniu
Zespół wdroŜeniowy
slajd 5/22
Komitet
Sterujący
Dostawca
Oprogramo-
wania
KlientFirma
wdroŜeniowa
KP
+ zespół
KP
+ zespół

7. 2. Przyczyny wdroŜenia ERP
Strategia rozwoju firmy ale i obawy
slajd 6/22
• Potrzeba wynikła ze strategii rozwoju firmy
• brak zintegrowanego systemu
• oszczędność kosztów (przykład - 5 odrębnych aplikacji w
kadrach)
• brak raportowania on-line
• „Sypiący się” dotychczasowy system finansowo-księgowy
• Konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego

8. 3. Wady wdroŜeniowca
Z czego klient był niezadowolony?
slajd 7/22
• projektowy styl zarządzania presja ze strony
wdroŜeniowca na szybkie działania
• grupowanie godzin w „duŜe paczki”
• forsowanie mapowania procesów klienta do
filozofii działania systemu ERP

9. 4. Zalety wdroŜeniowca
Co cieszyło klienta?
slajd 8/22
• Kompetencja konsultantów:
• Znajomość wdraŜanego systemu ERP
• Znajomość obowiązującego prawa
• Zgrany, uzupełniający się zespół konsultantów, pomimo geograficznego
rozproszenia
• Znakomite zarządzanie projektem po stronie wdroŜeniowca:
• Planowanie i realizacja: kto, kiedy, co ma do zrobienia?
• Ile godzin w jakim module jest do wykorzystania?
• „Przerzucanie” budŜetu godzin z jednego modułu do innego modułu
nie stanowiło problemu

10. 5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP
Zmiany kluczowych interesariuszy
slajd 9/22
Przebywała na urlopie
macierzyńskim w trakcie
wdroŜenia systemu ERP
Szefowa kadr
Zmieniała się 2 razy w trakcie
wdroŜenia systemu ERP
Główna
księgowa
Zmieniał się 2 razy w trakcie
wdroŜenia systemu ERP
Zarząd

11. 5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP
Zmiana struktury organizacyjnej nr 1
slajd 10/22
Zarząd
DepartamentIT
DeptDostępu
Multimedialnego
DeptAutomatykii
Elektroniki
DeptRozwoju
DeptInw.Liniowych
Spółka matka
Spółkacórka1
Spółkacórka2
Spółkacórka3

12. 5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP
Zmiana struktury organizacyjnej nr 2
slajd 11/22
BranŜa „Telekomunikacja”
BranŜa „Informatyka”
BranŜa „Woda i Energia”
BranŜa „Gaz i Paliwa”
Obszar
Handlowy
Obszar
Realizacji
BranŜa „Rozwiązania Specjalne”
Zarząd
DepartamentIT
DeptDostępu
Multimedialnego
DeptAutomatykii
Elektroniki
DeptRozwoju
DeptInw.Liniowych

13. 5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP
Zmiana struktury organizacyjnej nr 3
slajd 12/22
BranŜa „Telekomunikacja”
BranŜa „Informatyka”
BranŜa „Woda i Energia”
BranŜa „Gaz i Paliwa”
Obszar
Handlowy
Obszar
Realizacji
BranŜa „Rozwiązania Specjalne”
BranŜa „Telekomunikacja”
BranŜa „Informatyka”
BranŜa „Woda i Energia”
BranŜa „Gaz i Paliwa”
Obszar
Handlowy
Obszar
Realizacji
BranŜa „Rozwiązania Specjalne”

14. 5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP
Skutki zmiany struktury organizacyjnej
slajd 13/22
• WraŜenie wiecznego bałaganu w firmie
• Zmiany kont księgowych
• Konflikty wśród średniego szczebla kierowniczego (ktoś
stracił stanowisko, ktoś inny awansował)

15. 5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP
Pozostałe przeszkody
slajd 14/22
• Zmiana platformy sprzętowej – konieczność migracji danych
• Kompletnie nieprzygotowani pracownicy firmy do wdroŜenia
ERP
• Gwałtowny opór części kierowników przed wdroŜeniem modułu
gospodarki magazynowej (materiały i przyrządy)
• Chaos w CRM – ścieranie się róŜnych koncepcji działania
• Konflikty pomiędzy księgowością a innymi jednostkami
organizacyjnymi (postrzeganie księgowości jako jednostki
dominującej nad innymi jedn. organizacyjnymi)

16. 6. O czym zapomnieliśmy?
MoŜna było uniknąć wielu problemów, gdyby…
slajd 15/22
Spory z dostawcą w przypadku
znacznego ograniczenia liczby
uŜytkowników systemu
MoŜliwość zmiany
ilości licencji
Spory z dostawcą odnośnie płatności
za licencje
Brak jasnej
definicji daty
działającego
systemu
Warto nauczyć się samemu tworzyć
raporty: potrafią duŜo kosztować
Generator
raportów
Konieczność zlecenia przygotowania
systemu ERP firmie wdroŜeniowej
Przygotowanie
nowego roku

17. Internet/ Intranet
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
Serwer
(aplikacja serwerowa)
Zdalny uŜytkownik
(www)
Kierownictwo
Organizacji
(www)
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)
7. Narzędzie wspierające wdroŜenie ERP
P2ware Planner – architektura systemu zarządzania projektami
slajd 16/22

18. 7. Narzędzie wspierające wdroŜenie ERP
P2ware Planner – planowanie zakresu i harmonogramu
slajd 17/22

19. 7. Narzędzie wspierające wdroŜenie ERP
P2ware Planner – kontrola parametrów projektu
slajd 18/22
BudŜet i harmonogram
wdroŜenia są pod kontrolą

20. 7. Narzędzie wspierające wdroŜenie ERP
P2ware Planner – udostępnienie obiektu przez www
slajd 19/22
Internet/ Intranet
Serwer
(aplikacja serwerowa)
Kierownik Projektu
(aplikacja lokalna - Klient)

21. 8. Wynik wdroŜenia i wnioski
Wynik wdroŜenia
slajd 20/22
Zespół wdraŜający ze strony firmy
wdroŜeniowej pozostał nie zmieniony
przez 2 lata
Zespół wdraŜający
Pomimo zmian zarządów, kierownik
projektu pozostał ten sam przez 2 lata
Kierownik Projektu
Program się sprawdził i stał się
standardem przy prowadzeniu projektów
Narzędzie do
zarządzania projektami
Nie wykorzystano godzin przewidzianych
na wdroŜenie ERP – wykorzystano je do
integracji ERP z systemem zarządzania
projektami
Integracja z systemem
zarządzania projektami
W trakcie wdroŜenia pojawili się nowi
liderzy, którzy do tej pory byli niedoceniani
Nowi liderzy
Wszystkie zasadnicze moduły systemu
ERP zostały wdroŜone
WdroŜenie udało się

22. 8. Wynik wdroŜenia i wnioski
PoraŜki
slajd 21/22
Nie wdroŜono opcjonalnego modułu BIBI
Ponad 2 lata zamiast 9 miesięcyCzas trwania wdroŜenia
Nie umiemy budować raportówRaporty
Brak modułu „szkolenia i kompetencje”
skutkowało duŜymi problemami
Kadry
Część działów nie wdroŜyła modułuGospodarka
magazynowa
Handlowcy nie wpisują swoich kontaktów/
spotkań do systemu
CRM

23. 8. Wynik wdroŜenia i wnioski
Co bym zrobił, gdybym powtórnie realizował wdroŜenie?
slajd 22/22
• Nauczyłbym się sporządzać raporty
• Lepiej przygotowałbym firmę (klienta) do wdroŜenia ERP
Wyłoniłbym liderów obszarów (niektórzy się nie
sprawdzili)
Przygotowałbym uŜytkowników systemu (doszła
im obsługa nowego programu)
Uzgodniłbym z handlowcami proces CRM (brak
świadomości wspólnego działania)
Zorganizowałbym zajęcia z miękkich el.
zarządzania dla kierowników średniego szczebla
(uniknięcie konfliktów wynikłych z wielu
reorganizacji)

24. Dziękuję za uwagę
biuro@fideaeffect.com
www.fideaeffect.com