1. Efficiënt versturen van e-facturen

2. Zender én ontvanger hebben profijt van e-factureren
Sinds februari 2009 hoeft u uw klanten niet meer officieel om toestemming te vragen voor het
versturen van een elektronische factuur. En kunt u direct al profiteren van de vele voordelen.
Elektronisch aanmaken, distribueren en opslaan van facturen is gemakkelijker en veiliger dan
het verwerken van de papieren variant. En levert u bovendien flinke tijd- en kostenbesparingen
op. Die zelfs enorm interessant worden als ook de ontvangers van uw facturen hun systemen
en processen op e-facturering inrichten. Daarom helpen wij ook uw klanten met het efficiënt
ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Elektronisch factureren, in welke vorm dan
ook, is tegenwoordig voor iedere ondernemer betaalbaar en verdient zich in snel tempo terug.
Bovendien bewijst u het milieu een grote dienst.
in kaart brengen en u aangeven of het voor uw organi-
satie lonend is uw facturen digitaal aan te maken en uit
te sturen. We bekijken welke manier van e-factureren het
meest oplevert, gelet op kostenbesparing en proces-
optimalisatie.
Vraagstukken waar u bij een overstap van papieren naar
digitale facturen mee te maken krijgt, zullen we samen met
u beantwoorden, zoals:
• Moet u e-facturering in- of outsourcen?
Automatiseer uw tijdrovende handelingen! • Hoe splitst u de facturen tussen papier en de verschillende
Verstuurt u uw facturen nog steeds op papier? Dan verliest digitale formaten?
u onnodig veel tijd. Uw medewerkers zijn vaak druk bezig • Hoe schakelt u geleidelijk over van papier naar
met printen, kopiëren, in een envelop stoppen, frankeren en elektronisch?
verzenden van de facturen en bijlagen. De in archiefmappen • Hoe en waar vindt de omzetting van digitale formaten
opgeslagen facturen moeten weer handmatig opgezocht plaats?
worden als bijvoorbeeld de Belastingdienst of uw accoun- • Wat als u buiten Nederland moet factureren?
tant vragen heeft. Of als de klant met vragen komt. Waarna • Wat is nu wel en niet toegestaan?
de kans bestaat dat de factuur moet worden aangepast of
gecrediteerd. U weet toch ook dat dit hele proces kan Wij helpen ook uw klanten met elektronische
tegenwoordig veel gemakkelijker, sneller en veiliger kan ontvangst
verlopen? Volledig elektronisch! Wanneer stapt u over? Of Omdat een groot deel van uw kostenbesparing wordt bereikt
heeft u nog vragen? als zender en ontvanger geautomatiseerd samenwerken,
helpen wij u ook met de acceptatie van uw elektronische
Loont e-factureren voor uw organisatie? facturen bij uw eigen klanten. Daarbij gaan wij in op:
Na het uitvoeren van een ‘quick scan’ van de facturatie-
processen in uw organisatie, kunnen we op korte termijn uw • Klanteisen m.b.t. een specifiek digitaal formaat, hoe kunt
mogelijkheden op het gebied van elektronisch factureren u koppelen?

3. • Hoe overtuigt u uw klanten van de voordelen van digitaal • Klanten maken zelf de facturen aan bij de leverancier op
factureren? een webportal;
• Hoe zorgt u voor een hogere acceptatiegraad van digitale • De leverancier geeft in het systeem van de klant opdracht
facturen? tot betaling van de factuur.
Zorg er altijd voor dat de ontvanger de factuur zo snel en
gemakkelijk mogelijk kan ophalen en verwerken. Dat kan
Voordelen versturen van e-facturen
betekenen dat u de factuur verrijkt met informatie die de
klant wenst. Afhankelijk van de voorkeur van de klant wat
Tijdbesparing: facturen sneller in juiste vorm en
betreft de daar aanwezige systemen en qua uitwisseling
formaat op de juiste plaats
van de factuur.
Lagere print-, kopieer- en verzendkosten
Besparing archiefruimte en -kosten
Snelle uitwisseling van facturen
Uw facturen kunnen op verschillende manieren bij uw klant Alle factuurinformatie direct uitwisselbaar
terechtkomen: Diverse manieren van factuurverzending
Geen risico op foute gegevensovername
• Via e-mail, als bijlage; Transparantie in hele proces
• Uw computer en die van de klant kunnen de factuur via Eenvoudig voldoen aan juridische bewaarplicht
de systemen uitwisselen; Papierbesparing
• Klanten kunnen zelf de factuur inzien en ophalen van een Milieuvriendelijkere bedrijfsvoering
beveiligd webportal;

4. Kortom, er zijn veel mogelijkheden om de factuur snel in het Waarom Ricoh?
juiste formaat op de juiste plaats te krijgen. Wij kijken samen Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken.
met u welke wijze voor u en uw klanten het meest efficiënt is. Informatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij
ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de
Tussenoplossing juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden.
Ook als de klant uw facturen nog op papier wil ontvangen, Intern draagt het bij aan een gestroomlijnde workflow waar-
kunt u al kosten besparen in de eerste processtap: het digi- door uw mensen efficiënter en plezieriger werken. Daar-
taal aanmaken van de factuur. Mocht de klant binnen naast kunt u met onze praktische en duurzame oplossingen
afzienbare tijd toch overstappen op het elektronische informatie organisatiebreed delen, maar ook met uw klanten,
factuurverwerking, dan kunt u na overleg over de gewenste partners en leveranciers. Dit creëert overzicht zodat u beter
ontvangstwijze van uw facturen, de vervolgstappen kunt sturen.
eenvoudig uitvoeren. Concluderend: met een goed georganiseerde informatie-
logistiek wordt uw organisatie slagvaardiger. Ricoh vergroot
Goede beveiliging, juridisch altijd juist uw concurrentiekracht en stimuleert groei.
U kunt de factuur beveiligen met een geavanceerde elek-
tronische handtekening of door een factuur te versturen via Geïnteresseerd in efficiënt versturen van
een beveiligde verbinding. Ook de opslag is beveiligd. Bij e-facturen?
vragen van de klant, controlerende instanties of andere Neem contact op met Ricoh.
betrokkenen, hebben uw medewerkers na het invoeren van
hun inlogcode, de elektronisch opgeslagen facturen
razendsnel in beeld. Met e-factureren voldoet u aan alle
geldende wetten en regels voor verzenden en bewaren en
staat u juridisch altijd sterk.
Milieuvriendelijker
Als het proces van opmaak, verzending en opslag van
facturen digitaal verloopt, verbruikt u aanzienlijk minder
papier, bespaart u op uw afdrukkosten en spaart u het milieu!
Ricoh, Utopialaan 25, 5232 CD ’s-Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 00, www.ricoh.nl