1. Une société du groupe Euriware
Maîtriser et anticiper les risques
liés à la mise en œuvre d’un
ERP*
* ERP : Enterprise Ressource Planning
Dominique Hébert
Denys Pallet
Mai 2001
PEA Consulting
Conseil en Stratégie
et Systèmes d’Information

2. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/032 Une société du groupe Euriware
Sur la base de l’expérience du Groupe
Euriware dans la mise en œuvre et
l’exploitation d’un ERP ce document a pour
objet :
Objectif de ce document
 De présenter l’origine des difficultés les plus
fréquemment rencontrées
 D’anticiper sur les problèmes susceptibles
d’intervenir
peu après la mise en œuvre
 D’exposer des axes de solution envisageables

3. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/033 Une société du groupe Euriware
Discussion
Assistance
potentielle
de PEA
Principales
difficultés Décision Projet
Techno-
logie
Causes essentielles
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP

4. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/034 Une société du groupe Euriware
Principales
difficultés
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP
 Actuelles
Budgets élevés et souvent dépassés
Dérapage des délais de mise en oeuvre
Rejet des utilisateurs
Adhésion faible des responsables
 Futures
Rentabilité difficile à trouver
Manque de flexibilité
Dépendance à l’égard du prestataire

5. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/035 Une société du groupe Euriware
Secteur d’activité
Chiffre
d’affaires
Coût de
l’investissement
 Industrie de process
 Distribution
automobile
 Construction
automobile
 …
 45 MdF
 250 MdF
 150 MdF
 300 Mf
 50 Mf
 200 Mf
 …
La mise en œuvre d’un ERP se traduit
fréquemment par des coûts élevés …

6. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/036 Une société du groupe Euriware
La mise en œuvre d’un ERP se traduit fréquemment par des coûts élevés …
… des budgets dépassés
50
40
5
4
26
13
18
6,5
16
9
Agro-alim.
SSII
Disribution
automobile
Cosmétiques
Holding groupe
Comparaison budget et coût final
en MF
Budget
Coût réel

7. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/037 Une société du groupe Euriware
La mise en œuvre d’un ERP se traduit fréquemment par des coûts élevés,
des budgets dépassés …
des délais longs et non respectés
16
12
12
9
18
9
24
12
16
12
Agro-
alimentaire
SSII
Distribution
automobile
Cosmétique
Holding groupe
Comparaison délai prévu et délai constaté
(en mois)
Prévu
Constaté

8. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/038 Une société du groupe Euriware
Un rejet des utilisateurs
et une adhésion faible des responsables
Discours
utilisateurs
Discours
hiérarchie
Discours
éditeur
 « Le paramétrage
est une tâche
en plus et ce n’est pas
mon boulot»
 « La saisie me prend
plus de temps
qu’avant »
 « Vous allez faire
le travail en perruque »
 « Normalement vous
devriez accroître votre
productivité »
 « Profitons-en pour suivre
tel indicateur »
 « Votre projet ne
réussira que si les
utilisateurs
sont impliqués »
 « La version XX réglera
ce problème »

9. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/039 Une société du groupe Euriware
Une rentabilité difficile à trouver
Raisons Conséquences
 Prolixité de l’outil
et richesse fonctionnelle
 Difficultés
de mise en oeuvre
 Ergonomie du système
 Inflation des demandes
utilisateurs
 Augmentation des
demandes utilisateurs
 Renforts d’intérimaires
parfois difficiles à résorber
 Perte de productivité
(ex : de 60 à 20 factures saisies
à l’heure, lors du démarrage)
 Accroissement des développements
et de la charge de travail sur
le poste

10. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0310 Une société du groupe Euriware
La structure de l’ERP est mal adaptée
à la structure de l’entreprise
Groupe
Branche
Société
Sites
Entreprise ERP
Mandant
Société
Domaine
?
Services ?
Vision de l’entreprise par un ERP

11. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0311 Une société du groupe Euriware
La flexibilité est faible …
Rachat d’une
concession
automobile
Ajout d’une
occurence
Paramétrage
mal adapté
Documentation
mal adaptée
Remise en cause
du paramétrage
opérationnel
ou

12. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0312 Une société du groupe Euriware
La flexibilité est faible … … et entraîne une
dépendance à l’égard du prestataire
Rachat d’une
concession
automobile
Ajout d’une
occurence
Paramétrage
mal adapté
Documentation
mal adaptée
Remise en cause
du paramétrage
opérationnel
ou
Appel
à
SSII

13. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0313 Une société du groupe Euriware
Les produits sont bons
mais ils ne sont pas universels
et leur mise en œuvre est délicate
Causes
essentielles
Projet
Techno-
logieDécision
Idée majeure :
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP

14. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0314 Une société du groupe Euriware
Les décisions d’investir sont souvent prises
sur la base d’une analyse ignorant
certains éléments essentiels du dossier
Causes
essentielles
Projet
Techno-
logieDécision
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP
 Mauvaise définition du périmètre
de l’applicatif
 Méconnaissance des processus
stratégiques
de l’entreprise
 Existence de processus de même nature
mais spécifiques à chaque métiers
 Sous-estimation des conséquences
sur l’organisation
 Ignorance par le Maître d’Ouvrage
de l’importance et de la nature de son
rôle
 Méconnaissance des enjeux

15. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0315 Une société du groupe Euriware
Les choix informatiques doivent
conforter les avantages stratégiques
Intérêt stratégique
des processus*
Prise en charge
par l’ERP
Très élevé
Elevé
Faible
Très faible
Paramétrage Spécifique
Ne pas faire
chercher autre
chose
Faire
Faire s’il
n’existe pas
d’autre solution
Aller au-delà
pour maîtriser
les FCS
*L’ntérêt stratégique du processus est apprécié par sa contribution aux facteurs clé de succès
Risques
de perte
d’avantages
concurrentiels
Risques de
coûts
élevés

16. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0316 Une société du groupe Euriware
L’existence de métiers différents peut
impliquer des processus et
des intérêts stratégiques différents
Processus d’ordonnancement des fabrications
Produits
de marque
Premiers
prix
Vente Fabrication Livraison
Achats MP Fabrication Vente Livraison
Les ventes déterminent la production
Les opportunités d’achat déterminent
la fabrication puis les ventes

17. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0317 Une société du groupe Euriware
Un domaine peut nécessiter
des traitements comptables spécifiques
Groupe
Branche
Société
Sites
Entreprise Vision ERP
Mandant
Société
Domaine
?
Services ?

18. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0318 Une société du groupe Euriware
Les conséquences sur l’organisation
et le fonctionnement
sont mal perçues
Choix de paramétrage Conséquences
 Remontée au siège des
commandes d’achat
 Ajout lors de la saisie de
commande d’informations
complémentaires destinées à la
gestion (groupe d’acheteur,
imputation comptable)
 Rallongement des circuits
 Démotivation des responsables
 Allongement du temps de saisie

19. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0319 Une société du groupe Euriware
Les décisions d’investir sont souvent prises
sur la base d’une analyse ignorant
certains éléments essentiels du dossier
Causes
essentielles
Projet
Techno-
logieDécision
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP
 Mauvaise définition du périmètre
de l’applicatif
 Méconnaissance des points clés de
décision du Maître d’Ouvrage dans
le déroulement du projet
 Méconnaissance des enjeux

20. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0320 Une société du groupe Euriware
Un projet se déroule généralement
en sept étapes
Évaluation
Mise en
service
Test /
validation
RéalisationConceptionDéfinition
“Obtient-on le résultat escompté ?”
“Lancement opérationnel”
“Quels enseignements peut-on tirer du projet ?”
“Quels sont les enjeux, les risques et les opportunités ?”
“Quel est l’ensemble des nouveaux besoins utilisateurs ?”
“Quelles solutions doit-on retenir ?”
“Comment réaliser dans le respect des coûts et des délais ?”
Avant-
projet

21. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0321 Une société du groupe Euriware
Le maître d’ouvrage doit intervenir
à des moments clés
Axe
opérationnel
Axe de gestion
Évaluation
Mise en
service
TestRéalisationConceptionDéfinitionAvant-projet
Risques
Objectifs
Plan
Test
du plan
Exécution
du plan
2
1
3
4
6
Décisions du Maître d ’Ouvrage
7

22. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0322 Une société du groupe Euriware
… or ces moments clés sont
souvent ignorés
Situation
dans le déroulement
du projet
Type de décision Erreurs constatées
 Début d’avant-projet
 Fin d’avant-projet
 Fin de définition
 Décision d’étudier
l’opportunité
 Décision de lancer
le projet
 Validation des objectifs
et de leur hiérarchie
 Phase « shuntée »
 Pas de réflexion à MT
 Le choix de SAP est fait
a priori
 Le produit est vendu
par l’éditeur avant
l’arrivée de l’intégrateur
 Les dimensions projet
ne sont pas prises en
compte
 Les objectifs ne sont pas
formalisés, ni hiérarchisés
 La définition et la
conception se font
simultanément

23. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0323 Une société du groupe Euriware
… or ces moments clés
sont souvent ignorés (suite)
Situation
dans le déroulement
du projet
Type de décision Erreurs constatées
 Fin de conception
 Lancement
opérationnel
 Bilan
 Vérification de la
cohérence des solutions
avec les objectifs
 Décision de mettre en
œuvre
 Enseignements pour
prochains projets
 Choix effectués vagues et
souvent non formalisés
 Pas d’arbitrages entre coûts
et utilité
 Censure pour limiter les
dérapages
 Formation insuffisante et
non orientée sur le poste de
travail
 Absence de support
pendant la phase de
démarrage et surcharge des
utilisateurs
 Rarement fait

24. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0324 Une société du groupe Euriware
Les décisions d’investir sont souvent prises
sur la base d’une analyse ignorant
certains éléments essentiels du dossier
Causes
essentielles
Projet
Techno-
logieDécision
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP
 Mauvaise définition du périmètre
de l’applicatif
 Méconnaissance du rôle du Maître d’Ouvrage dans le
déroulement du projet
 Méconnaissance des enjeux
 Optimisation des processus
n’impliquant pas l’optimisation du
poste de travail
 Prototypage provoquant une inflation
des besoins
 Paramétrage dévolu aux utilisateurs
réalisé dans la pratique par une SSII
 Tarification fondée sur le nombre
d’utilisateurs déclarés

25. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0325 Une société du groupe Euriware
L’optimisation d’un processus
affecte partiellement de nombreuses
fonctions
DG
Adm/Fin
RH
R&D
Industriel Commercial
Prod Logist. Ing. Mkg. Ventes
1
2 3
4
6 5
7
8
9
Etc.
1
2
3
4
6
5
7
8
9
Etc.
Nouveaux produits
Prévisions de ventes
Référencements
Plan de production
Equipements nouveaux
Marchés MP et transports
Effectifs
Budgets
Arbitrages
Nouvelle itération
Exemple : l’élaboration du budget
annuel concerne au moins neuf fonctions …
… mais chaque fonction n’est
concernée que pour une part de ses
activités

26. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0326 Une société du groupe Euriware
Le prototypage de la solution
permet d’intégrer la définition et la
conception
Avant-
projet
Défi-
nition
Concep-
tion
Réali-
sation
Tests
Mise
en
oeuvre
Evalua-
tion
Prépa-
ration
Concep-
tion
Réali-
sation
Livrai-
son
Démar-
rage
Décisions dans le déroulement classique d’un projet
Décisions dans le déroulement d’un projet ERP
Evalua-
tion
?

27. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0327 Une société du groupe Euriware
Les prototypages successifs
peuvent provoquer une surenchère des
besoins
SSII
Utilisateurs
Besoin Besoin
Besoin Besoin
Solution Solution Solution
L’utilisateur est en liaison directe avec la SSII

28. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0328 Une société du groupe Euriware
Le système de tarification est basé
sur le nombre d’utilisateurs déclarés
 Les licences sont souvent calculées selon un
principe qui ne tient pas compte du nombre
de fonctions réellement utilisées par les
utilisateurs :
• Un opérationnel qui doit faire une sortie de
stock par semaine ou émettre une demande
d’achat par mois doit payer une licence entière
• Inflation rapide du nombre de licences dans
des environnements ou on cherche à
décentraliser le fonctionnement
 Saisie des commandes
 Ordre de mission
 ….

29. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0329 Une société du groupe Euriware
Le management de projet, souvent insuffisant,
est à l’origine d’une partie des difficultés
Causes
essentielles
Projet
Techno-
logie
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP
 Organisation de projet
défaillante
 Système d’information de projet
insuffisant
 Conduite du changement
réduite aux seuls aspects
formation

30. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0330 Une société du groupe Euriware
L’organisation de projet
est souvent défaillante
 Propriétaire du projet, il possède
le droit de vie et de mort sur
le projet
 Instance de prise de décision
et d’arbitrage présidée par le
Maître d’ouvrage
 Dispose de la totalité de la
responsabilité opérationnelle
du projet
Conseillent et orientent sur
des sujets techniques et transverses
 Animateurs du projet et / ou
acteurs du changement
 Disposent de la responsabilité
de validation et de contrôle de
conformité des solutions retenues
Maître d’ouvrage
Comité de pilotage
Maître d’œuvre
Groupes d’experts
Correspondants
Utilisateurs finals
Fonctions Responsabilités Constats
 Souvent introuvable
 Perd de la hauteur en
s’enfermant dans les aspects
opérationnels
 De moins en moins sollicité

31. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0331 Une société du groupe Euriware
Le système d’information de projet
qui doit permettre le pilotage,
est souvent tourné vers le passé …
Plan
Réel
Réestimé
Axe
opérationnel
Axe de gestion
Évaluation
Mise en
service
Test /
validation
RéalisationConceptionDéfinition
Phase
préparatoire
Exécuter
le
plan
Tester
le
plan
Planifier
le
travail
Définir
les
objectifs
Analyser
les risques
?

32. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0332 Une société du groupe Euriware
… et plusieurs dimensions de
ce système sont souvent ignorées
Évaluation
Mise en
service
Tests /
validation
RéalisationConceptionDéfinition
Avant-
projet
Domaine du
perceptuel
Étapes du projet
Nature de l’information
Structurée
Informelle
Domaine de l’information de
pilotage
Domaine de l’information
“Matière Première"
Domaine de l’information de
gestion
Dimensions
ignorées

33. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0333 Une société du groupe Euriware
La mise en place d’un ERP peut avoir
des conséquences négatives
sur certains postes
Processus de facturation
Commande Réception Facturation Paiement
Impact sur le service réception
Avant Après
Accroissement
de la charge
de travail des
opérationnel
Amélioration
du suivi
comptable
•Le suivi des réceptions sur les
contrats de services n’est pas
réalisé dans le SI
•Les comptables évaluent
manuellement les charges à
payer
•Toutes les commandes font
l’objet d’une réception dans le
SI, ce qui permet
d’automatiser le calcul des
charges à payer
•Alourdissement et
ralentissement du processus

34. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0334 Une société du groupe Euriware
La technologie utilisée
est mal maîtrisée
Causes
essentielles
Techno-
logie
Techno-
logie
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP
 La technologie retenue est souvent
complexe et les compétences sont
rares
 L’intégration dans l’environnement
informatique est compliquée
 Les informaticiens sont appelés
à jouer un nouveau rôle
 L’infrastructure est complexe
et coûteuse à gérer

35. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0335 Une société du groupe Euriware
La technologie retenue
est souvent complexe
 Rareté des experts :
Mise en œuvre difficile
Dépendance en phase d’exploitation
 Manque d’expertise de la maîtrise d’œuvre
Contrôle technique difficile de la qualité
 Sous-estimation des besoins matériels …
Serveurs
PC
Réseau
 … ayant des conséquences négatives sur les coûts
et les temps de réponse

36. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0336 Une société du groupe Euriware
L’intégration dans l’environnement
informatique est compliquée
 Impact des changements de version
sur le spécifique
 Le souhait de ne réaliser aucun spécifique
s’apparente en réalité à la quête du Graal
Interfaces nombreuses si l’ensemble de l’ERP ne couvre
pas toutes les fonctions de l’entreprise
Besoins d’améliorer les états de reporting
Fonctions manquantes dans l‘ERP souvent pour ne pas
renoncer à des fonctions à fort enjeux

37. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0337 Une société du groupe Euriware
Les informaticiens ne doivent plus être
considérés comme de simples
techniciens
Les projets ERP ont été
souvent initiés par le ou
les maîtres d’ouvrages
fonctionnels
L’informaticien
est mis
devant ces décisions
Il faut remettre
l’informaticien dans
une logique d’urbaniste
du SI
• Définition des grands
axes technico-fonctionnels
• Type de construction
• Maîtrise de l’ensemble
et des projets unitaires
Décisions Évolution du rôle
de l’informaticien

38. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0338 Une société du groupe Euriware
L’infrastructure est complexe
et coûteuse à gérer
 Complexité du paramétrage de l’entreprise selon
l’ERP
 Adaptation au vocabulaire de l’ERP
 Importance des coûts de changement
de version
 Fréquence des changements de version

39. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0339 Une société du groupe Euriware
Assistance
potentielle
de
PEA
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP
 Cinq dimensions à prendre en
compte à chaque étape du
projet
 Un diagnostique préalable

40. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0340 Une société du groupe Euriware
La maîtrise d’un projet ERP nécessite
la mise sous contrôle de cinq dimensions
Décision
Stratégie/organisation
Gestion du projet
Technique
Accompagnement du
changement
Documenter les décisions qui doivent être
prises par le Maître d’ouvrage
et rendre effective la prise de décision
Assurer la cohérence des choix
d’organisation et de moyens avec la
stratégie de l’entreprise
Mettre en œuvre et faire vivre les règles de
l’art de la gestion de projet
Assurer le choix et la mise en œuvre des
moyens les mieux adaptés aux objectifs de
l’entreprise
Trouver le meilleur équilibre socio-
technique entre les attentes des
utilisateurs, leurs besoins, les choix
techniques et les objectifs de l’entreprise
Dimensions Objectifs de PEA

41. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0341 Une société du groupe Euriware
A chaque étape du projet …
Axe
opérationnel
Axe de gestion
Évaluation
Mise en
service
TestRéalisationConceptionDéfinitionAvant-projet
Risques
Objectifs
Plan
Test
du plan
Exécution
du plan
Etape 1 Etape 2 Etape 3
Etape 4 Etape 5 Etape 6
Etape 7

42. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0342 Une société du groupe Euriware
A chaque étape du projet … chaque dimension
nécessite un ensemble d’actions
Décision
Stratégie/
organisation
Projet
Technique
Changement
Projet
Conduite
Définition du profil des acteurs
Désignation des acteurs de la
phase
Négociation de leur
disponibilité avec leur
hiérarchie
Mise au point du formalisme
des documents
Gestion
Mise au point du système
d’information
Validation du système
d’information
Définition de l’organisation de
validation du cahier d’objectifs

43. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0343 Une société du groupe Euriware
Ce modèle permet aussi de
diagnostiquer
l’état du projet à un instant donné
Avant-projet
Conception
Tests
Bilan
Décision
Stratégie/organisation
Technique
Changement
Gestion

44. > Aligner la structure et les processus de l'entreprise sur la stratégie 06/0344 Une société du groupe Euriware
Discussion
Maîtriser et anticiper
les risques liés à la mise en œuvre
d’un ERP