SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen gezamenlijk het eigenaarschap van het systeem moeten beleggen. Consistentie in regels, processen en gedrag is de sleutel tot succes. Tijdens zijn workshop gaat Eric Burger uitgebreid in op de vele mogelijkheden die SharePoint biedt bij ondersteuning van document- en recordsmanagement.

1. Recordsmanagement en governancein SharePoint 2010 Eric Burger KBenP zomerevent 23 juni 2011

2. Agenda Wie is Eric Burger Waarom een cursus over ‘recordsmanagement en governance in SharePoint 2010’? SharePoint 2010: componenten en toepassingsmogelijkheden overview Functionaliteiten voor recordsmanagement Wat kan niet met out-of-the-box SharePoint 2010? Governance: waarom is het zo belangrijk? Archiefwet en certificering

3. eric burger document management Wie is Eric Burger? Document management specialist Twintig jaar actief in vakgebied Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur Nu zes jaar ‘eric burger document management’ Sinds 2007 gevestigd te Aalten (Gld.) Kenmerken: onafhankelijk, snel, gestructureerd, betrokken Activiteiten: projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering

4. eric burger document management Voerde opdrachten uit voor o.a.: Stadsdeel Centrum, Gemeente Amsterdam Staatsbosbeheer Centraal Fonds Volkshuisvesting Bouwfonds REIM Ministerie van OCW Rijkswaterstaat, Noord -Holland De Nederlandsche Bank Nationaal Archief Stadkwadraat BV http://www.ericburger.nl/site/blog/ www.twitter.com/spiekerdijk6

5. Waarom een cursus…? SharePoint en recordsmanagement: ‘… and stillorganizationsplungeheadfirstinto SharePoint likethere’s NO tomorrow…’ SharePoint en governance: A good Governance Plan is ‘necessary but not sufficient’ to ensure success, so be advised: a Governance Plan alone will not guarantee the success of your solution. You still have to ensure that the Governance Plan is applied. However, not having a Governance Plan or having a plan that is either impractical or unrealistic is a clear recipe for disaster.

6. A clearrecipefor disaster? We hebben de licenties toch al in huis dus laten we maar starten met implementeren We zetten het gewoon naast ons o-zo-ingewikkelde-DMS/RMA-dat-bijna-niet-wordt-gebruikt Zo mooi: iedereen kan zijn eigen site en bibliotheken inrichten naar eigen wens Eerst maar eens experimenteren, het beheer pakken we later wel op met interne communicatie en DIV

7. Waarom toch SharePoint? Om drie redenen: Gebruikers Gebruikers Gebruikers (vrij naar mijn makelaar) En serieus: Geintegreerde oplossing voor documentmanagement, portal en collaboration Eenvoudige menugestuurde configuratie MSOffice integratie Flexibiliteit en eenvoud

8. Componenten en toepassingsmogelijkheden

9. Records management functionaliteiten ‘In-place’ records of gebruik ‘records center’ Unieke identifier (permanente URL) Content types Document sets Information management policy Bewaartermijnen Archiveringsstadia Holds

11. Verschillen tussen een records archive en in-place records

12. Bewaartermijn (of vernietigingstermijn) toekennen

17. Een documentset aanmaken

23. Klaar met SharePoint 2010 out-of-the-box? In de meeste organisaties zullen aanvullende oplossingen nodig zijn voor: Scanning/capture Zaakgericht archiveren E-mail archivering, bv. met ColligoContributor

24. 14 december 2005 Email kan je slepen naar een Sharepoint locatie

25. 14 december 2005 Er verschijnt dan een registratiescherm voor metadata. Deze kan je uitbreiden met extra metadata. Automatisch kunnen de waarden to, from, date sent, date received opgenomen worden

26. 14 december 2005 E-mail is direct terug te vinden in Sharepoint

27. Governance Risico’s van gebrekkige governance: Conflicten over beheer – die je bij een separaat portal en DMS/RMA niet zou hebben Ongebreideld metadata gebruik – met gevolgen voor eenduidige zoekresultaten Beveiliging niet dekkend of verschillend geregeld – documenten onbedoeld toegankelijk Verschillende bewaartermijnen – stukken blijven onbedoeld bewaard of worden onbedoeld verwijderd Geen gebruik maken van mogelijkheden van hiërarchie in bv. contenttypes, sites, bibliotheken – maakt eenduidig beheer en autorisatie lastiger

28. Governance Maak een governance plan vóórdat je implementeert! Back-endgovernance: hardware, platformsoftware, maatwerk, add-ons, licenties etc. Front-endgovernance: content governance, classificatie governance, functionele governance, beveiliging governance, retentie governance

29. Certificering en Archiefwet Onderscheid kwaliteit product en kwaliteit implementatie wordt vaak niet gemaakt. ‘Wij hebben audit-trail uitgezet, anders is ons RMA niet vooruit te branden’ ‘Wij hebben nog nooit dossiers vernietigd in ons RMA’ ‘Ons DMS heeft een digitaal archief maar we hebben nog nooit documenten overgebracht’ ‘Je kan geloof ik wel bewaartermijnen toepassen, maar niemand weet precies hoe het werkt’ ‘Product X is tenminste nog gecertificeerd, i.t.t. SharePoint….’

30. Archiefwet SharePoint 2010 beschikt over: Hiërarchisch file-plan Documentsets (‘dossiers’) Stadia voor retentie Retentie op dossier- (documentset) en document (documenttype) niveau ‘Holds’ voor uitsluiting van vernietiging

31. Certificering

32. Certificering MOSS2007 is - alleen in combinatie met het DoD 5015.2 Record Management Pack - gecertificeerd door ECB volgens de normering NEN 2082. SP 2010 is NIET gecertificeerd cf. NEN2082 Eén SP 2010 IMPLEMENTATIE (voor gemeente Nieuwegein) is WEL gecertificeerd door ECB

33. Certificering Het DoD 5015.2 Service Pack voor MOSS 2007 werd beschikbaar gesteld als ‘as is’ code via internet en kon alles of niets worden geïnstalleerd. Voor SharePoint 2010 ontwikkelt GimmalSoft aanvullende software voor DoDcompliance waarmee een keuze kan worden gemaakt uit componenten

34. Meer achtergrond…. http://sharepointrecordsmanagement.com/tag/sharepoint-2010-dod-5015-2-certification/ http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee424394.aspx http://blogs.technet.com/b/vedant/archive/2010/04/21/using-the-document-set-feature-in-sharepoint-2010-part-1.aspx

35. Meer informatie over deze twee-daagse cursus? wo. 5 en wo. 26 oktober 2011 wo. 2 en wo. 16 november 2011 http://goopleidingen.nl/info-spa-rm