OnPrem, Hybrid und Cloud (Office 365)

1. Das beste aus beiden Welten:
OnPrem, Hybrid und Cloud (Office 365)
Raphael Köllner
MVP Office 365
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2. Raphael Köllner
WissMit CBH Rechtsanwälte
IT & Jura Trainer und Dozent
E-Mail: raphael.koellner@rakoellner.com
 http://products.office.com/de-de/business/office-365-trust-center-cloud-computing-
security
 Blog | http://www.rakoellner.de und www.rakoellner.com
 Microsoft | https://mvp.microsoft.com/en-us/mvp/Raphael%20Koellner-5000185
 Podcast | iTunes oder direkt über meinen Blog oder www.mvpkaffeeklatsch.de

3. Agenda
3
Digitales
Arbeiten
OnPrem or
Hybrid or
Cloud?
Q&A +
Diskussion

4. Cloud first - mobile first world
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5. Reise nach
München
Do & Fr
19:30
Stammtisch
Mo & Di
„Braukrug“
Meeting
Webseite
25.02.2015
Schwiegereltern
besuchen
SA
Konferenz-
Speaker
Mo 07:00
Tennis
jeden
Mittwoch
16:00 Uhr

7. http://prinz.de/muenchen/artikel/116636-mein-arbeitsplatz-ist-mir-latte-hauptsache-kaffee/

9. OnPremise
Vorteile
• Daten in physischer Reichweite
• rechtliche Bestimmungen
• eigene Auditierung
• Kein Internetzugang benötigt/Bandbreite
Nachteile
• Skalierung
• Anschaffungs- und Betriebskosten
• Sicherheitsmanagement
• Teure Zertifizierungen
• Flexibilität

10. Cloud - Computing
Vorteile
• Skalierung
• Zahlung nach Verbrauch
• Sicherheitsmanagement
• Hacker- und Abwehrteams
• Mehr Zertifizierungen
• Flexibilität
Nachteile
• Verfügbarkeit?
• Ev. Datenschutz-/ Datensicherheitsprobleme
• i.d.R. keine Auditierung möglich
• Transparenz
• Bandbreite/Internet
 Mobility (MDM)
 Add Security features
Sinnvoll für:
 Cloud Bursting
 Testumgebungen
 Testlabore
 Backups

11. Hybrid Umgebungen
Vorteile
• Daten in Reichweite (fast 100% Zugriff)
• keine Probleme bei Internetausfall
• rechtlich „sauber“
Nachteile
• Bandbreite
• Zugriff per Beschlagnahme einfacher
Sinnvoll für:
• Unternehmensumgebungen
• Disaster Recovery
• Legacy Systems
• Cloud Bursting

12. Skalierung
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13. Skalierung
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14. Backup
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15. Backup - Szenarien
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16. gesetzliche und handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten
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17. (Auszug):
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz
2 und Satz 3 HGB)
• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

18. • aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB
 geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden
Beispiele:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB)
• Eröffnungsbilanzen
• Abschlüsse
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

19. In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):
 Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen
 Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar
sein (§ 257 Abs. 3)
Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in:
§§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB
Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend
im Einzelfall zu bestimmen.
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

20. Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.
6 oder 10 Jahre
10 Jahre: z.B.
• Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für
Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB
6 Jahre: z.B.
• empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten
Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)
Fristen

21. Sicherheitsmanagement
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22. Best Practice
• Einteilung der Daten in
1. Standarddaten / öffentliche Daten (grün)
2. interne Daten (gelb)
3. Daten unter Handelsaufbewahrungspflichten, Geheimhaltung,
personenbezogene Daten (rot)
Empfehlung: alles ist wichtig!
• Datenfluss-Diagramme
• Welchen Weg gehen meine Daten?
• Wer hat Zugriff?
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23. Tools einsetzen
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O365 Multifaktor
Authentifizierungsmöglichkeiten
Data Loss Prevention (DLP)
Email Verschlüsselung
Client-unabhängig …
ohne Zertifikate / Agent!

24. RMS Tracking & Secure
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25. Archivierung/ DataLoss
• DataLossPrevention (Cloud)
• Exchange Archivierung by Office 365
• Archivierung -> GWAVA - Retain
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26. WINDOWS STORE ENTERPRISE APP STORE
• Modern Apps
• Anmeldung mit MS Account
• Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift-Card etc.
• Basiert auf einer MDM-Lösung
• Sideloading von LoB-Apps
• Links zu Apps im Windows Store
App Store für Unternehmen - HEUTE

27. WINDOWS STORE
• Modern Apps
• Anmeldung mit MS Account
• Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift-
Card etc.
WINDOWS STORE + VPP “ENTERPRISE APP STORE”
• Modern Apps
• Unternehmens-Store für LoB-Apps /
favorisierte App aus dem Windows Store
• Anmeldung mit MSA für public apps;
Anmeldung per AAD für Zugriff auf
Unternehmens-Apps
• Zahlungsoptionen: Kreditkarte oder
PO/invoice
• B2B Kauf von Apps und Verteilung
• Verteilen von Modern Apps offline / im
Image
• Modern App Lizenzmanagement
• Sideloading von LoB-Apps
• Verteilen von windows Store Apps, auch
wenn der Zugriff auf den Store für den
Benutzer nicht erlaubt ist.
App Store für Unternehmen – MORGEN

28. Enterprise Data Protection
• “Enterprise data protection”
• User friendly work-personal
separation
• Manage what data is “Enterprise”
• Audit intentional data disclosure
• Azure RMS
• VPN integration
for business
personal
Business
Apps & Data
Managed
Personal Apps
& Data
Unmanaged
Data exchange is
blocked or audited

29. Zusammenfassung
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30. Jeh nach Szenario und
Anwendungsfall!
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31. Q&A
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32. Raphael Köllner
Mail: raphael.koellner@rakoellner.com
Twitter: ra_koellner
Blog: www.rakoellner.de
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