Organizate eficazmente

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Organizate eficazmente

  1. 1. El arte de la productividad sin estrés
  2. 2. Cantidades de cosas por hacerIndefinición de que se debe hacerLos cabos sueltosCentrarse en principios “Intento tomarme los días de uno en uno, Pero a veces varios días me atacan de golpe” Ashley Brilliant
  3. 3. “Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte” “Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”
  4. 4. “Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”
  5. 5. Capturar todas las cosas que necesitanhacerse, para ser colocadas en un sistemalógico y confiable FUERA DE LA MENTEAdquirir la disciplina de tomar las decisiones“de antemano” para tener una lista deacciones siguientes
  6. 6. No se ha aclarado exactamente cuál es elresultado que deseaNo se ha decidido cuál es el resultado de unaacción físicaNo se ha colocado un recordatorio de la acción Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume. Kerry Gleeson
  7. 7. no hagas el compromisomantener los compromisosrenegociar los compromisos
  8. 8. 1. Recopilar2. Procesar3. Organizar4. Revisar5. Hacer
  9. 9. Fuente: www.diyplanner.com
  10. 10. Cada frente abierto debeestar en el sistema derecopilación y no en lacabezaMantener al mínimo labandejaVaciar la bandejaperiódicamente
  11. 11. Reglas Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se va a procesar! Procesar de a uno por vez Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la bandeja. Decidir que hacer o que es Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiere Elbert Hubbard
  12. 12. ¿Requiere acción? NO ▪ Basura ▪ Elementos para incubar (a futuro) ▪ Material de consulta
  13. 13. Requiere acción Definir “Acción Siguiente” ▪ Si no se puede hacer directamente es un proyecto Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO Agregarlo a la lista de acciones siguientes Delegarlo Aplazarlo
  14. 14. Fuente: www.diyplanner.com
  15. 15. Elementos necesarios para organizarnos Lista de proyectos Material de apoyo de Proyectos Lista de “a la espera” Agenda para fechas fijas Lista de “acciones siguientes” Material de consulta Lista de “algún día/tal vez” Archivo de Seguimiento
  16. 16. Agenda Es sagrada Cosas que solo se pueden hacer ese día No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse
  17. 17. Listas de acciones siguientes Separadas por ContextosOficinaCalleCasaPCTeléfonoPersonas-reunionesLeer/Revisar
  18. 18. Eventos o recordatorios a simismo en el futuro.Listas de “Algún Día/Tal Vez”Archivo de seguimiento 43 carpetas 12 para los meses 31 para los días
  19. 19. El sistema de archivos Debe ser rápido y divertido Al alcance de la mano Ordenado alfabéticamente Muchas carpetas limpias Menos de 3/4 Etiquetas con referencias EVITAR la pila “por archivar” “Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivará: lo amontonará” David Allen
  20. 20. Listas de control Afirmaciones personales Listas de control de viajes Revisión semanal Áreas de atención y responsabilidad Personas clave en mí vida
  21. 21. Revisión DiariaRevisión SemanalRevisión General “Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo” -James Fenimore Cooper
  22. 22. Revisión Diaria Mirar la agenda …. Y después la lista de acciones siguientes Mirarlas en el contexto correcto
  23. 23. La clave del sistema “La revisión semanal” Papeles Sueltos Procesar notas Citas previas Citas futuras Vaciar la mente Revisar las listas Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Debemos aprender a conectar Peter Druker
  24. 24. El modelo de cuatro criterios para elegiracciones en el momentoEl modelo triple para evaluar el trabajo diarioEl modelo de seis niveles para revisar supropio trabajo
  25. 25. Para elegir Contexto Tiempo disponible Energía Prioridad “En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza” David Allen
  26. 26. Para evaluar el trabajo diario Realizar trabajo predefinido Realizar el trabajo a medida que surge Definir su trabajo
  27. 27. Para revisar su propio trabajo 15.000 metros o más: vida 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales 6.000 metros: áreas de responsabilidad 3.000 metros: proyectos actuales Pista de aterrizaje: acciones actuales
  28. 28. Fuente: www.diyplanner.com
  29. 29. proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete
  30. 30. El modelo de planificación natural1. Definir propósitos y principios2. Visualizar resultados3. Generar lluvias de ideas4. Organizar5. Identificar las acciones siguientes
  31. 31. 1. DefinirPropósito Porque estoy haciendo esto? Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto Principios Les daré a otros libertad sobre esto mientras que... “Si no está seguro de lo que está haciendo, nunca hará lo suficiente” David Allen
  32. 32. 2. Visualizar los resultados Visión ver el proyecto luego de completado los resultados Ver un éxito absoluto! “La imaginación es mas importante que el conocimiento” Albert Einstein
  33. 33. 3. Generar lluvia de ideas No hay que juzgar, criticar ir tras la cantidad, no la calidad Analizar y organizar Apagado disparadores
  34. 34. 4. Organizar Identificar las piezas Importante Ordenar por ▪ Componentes ▪ Secuencias ▪ Prioridades Detallar hasta el nivel necesario
  35. 35. 5. Identificar las acciones siguientes ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las partes del proyecto? ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de planeamiento?
  36. 36. “Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Uranohttp://www.davidco.com/
  37. 37. Guillermo Matías Mazzagmmazza@gmail.comwww.masemprendedor.com

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