Se organizado...

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  1. 1. Título documento Se r organiza do a umenta tu efect iv idad personal y labora l Tipo de doc umento D ocumento para descargarS er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .1 o
  2. 2. Tabla de Contenido1. El co ncepto de organizació n ................................................. 3   1.1 Definición de organización ..................................................... 3  1.2 Relación organización - funcionalidad ...................................... 3  1.3 M itos acerca de la organización.............................................. 3 2.   La orga nización y su pr oyecto de empresa ........................ 4  3.   Metodología para or ganizar la información ....................... 5   3.1  M etodología AEA............................................................... 5  3.2  Técnicas/Trucos para organizar la infor ación...................... 6  m 3.2.1. L as 4 rut as de la información.....................................6  3.2.3. L os t rucos para gestionar la inf ormación .....................7 4.   Ejemplos de so luciones para orga nizar la información .... 7   4.1  M anejo tarjetas de presentación ......................................... 7  4.2 Manejo de papeles/documentos recopilados ......................... 8  4.3  M anejo de información de desembolsos en la etapa inicial...... 9 5  Refere ncias bibliográficas ................................................. 10   S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .2 o
  3. 3. Se r organiza do a umenta tu efect iv idad personal y labora l1. El concepto de organización1. 1 D efinición de orga nizaciónConceptos como ritmo, ar onía y equilibrio están asociados con la morganización y se refieren a cóm o se siente la persona organizada,constituyendo un acercam iento subjetivo; adicionalmente, verbos comoajustar, preparar y com binar se asocian a las acciones que conducen a laorganización. Es decir, para organizarse hay que actuar.Por otro lado, organizarse no es muchas cosas. No es botar1 No es tener espacios perfectos No es un fin1. 2 Rela ción organiza ción - funciona lidadSi una persona encuentra lo que está buscando y/o logra lo que se hapropuesto y, además, se encuentra satisfecho con el resultado (porquecoincide con sus metas, con su proyecto de vida) se puede decir que es unapersona organizada.El concepto organización no está atado al cómo se ven las cosas, sino acómo funcionan.1. 3 Mitos acerca de la organización Ser organiza do implica un talento e special: Aunque es posible que algunas personas manifiesten mayor talento o facilidad que otras, ser organizado no es un don. Es una habilidad y, como tal, se aprende. El proce so para orga nizarse es comple jo: Existen unos pasos y un orden para emprender iniciativas de organización. Si se desconocen o si se abordan en desorden, todo se dificulta. Pero no porque la tarea en sí sea difícil, sino porque no se afronta como corresponde. O rga nizarse obstaculiza la creat iv idad: la organización despierta el proceso creativo porque todo lo que debe funcionar, si organizado, lo hará adecuadamente, liberando energía y tiempo para la creación, para la innovación.1 Basado en Julie Morgenstern. Organizing from the Inside Out, 2004S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .3 o
  4. 4. 2. La orga nización y su proyecto de empre sa Los emprendedores están expuestos a múltiples frentes de acción al inicio de su proyecto, pues es el momento para recopilar información, para depurar la idea de negocio, para entender las implicaciones legales de la misma, para definir el lugar para el negocio, el nombre, el producto, los p recios; en esta etapa se realiza el análisis de competencia, se tram itan perm is os, certificaciones. Se identifican cuatro pilares que requieren gestión: las tareas, el tiem po, el espacio y la información. Para cada uno de estos pilares existen herramientas y técni cas de organización que perm iten ser más eficientes y sacar adelante el proyecto emprendedor con mayor robustez y seguridad. La s t areas (el qué): son todos aquello s asuntos pendientes que requieren acción. Tres elementos a tener en cuenta en la gestión de tareas: Escribir las tareas Escoger la herram ienta que más se ajuste a su estilo Agrupar las tareas. Algunos ejem plos de categorías de tareas2 son las siguientes: Llamadas Diligencias Tareas delegadas Computador O ficina El t iempo (el cuándo): los asuntos pendientes se ejecutan en el tiempo, así como los eventos o citas suceden en el tiempo. Tres elementos a tener en cuenta en la gestión del tiempo: Escribir los comprom isos Registrar solamente tres tipos de datos en un calendario. • Citas: reuniones con otras personas. • Información para ese día: Ejem plos: cumpleaños, vencimientos (de pagos, de impuestos, de pasaporte, etc.) • Tarea que se desarrolla ese día: de la lista de tareas se trasladan al calendario aquellas que se deciden realizar ese día (pase lo que pase) y en cualquier momento del día. Escoger la herram ienta que más se ajuste al estilo. El espa cio (el dónde): un lugar físico o sede donde se centralizan las operaciones. Tres elementos a tener en cuenta en la gestión del espacio:2 Con cepto propuesto po r David Allen en Org anízat e con E fi cacia (2001)S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .4 o
  5. 5. Identificar el Centro de Operaciones, es decir, el espacio en el cual se concentran la ejecu ción de las tareas, la conservación de documentos, la labor de planeación. Garantizar un espacio de trabajo bien dotado y diseñado. Asignar lugares para almacenamiento. La información: a este pilar se le dedicará el resto de este documento.3. Metodología para orga nizar la información Un adecuado manejo de la infor ación (física, virtual o que percibimos a m través de los sentidos) que nos llega o que recopilam os en la fase inicial del proyecto productivo, permite procesarla y gestionarla de forma expedita, ordenada y efectiva, repercutiendo en form a directa en la producti vidad de nuestro negocio. Para hacerle frente a los volúmenes de información física, existen metodologías como la AEA.3.1 Metodología AEA A – Análisis E – Estrategia A – Acción A nálisis: es la p rim era etapa de la metodología y co rresponde al mom ento en el cual se observa la situación y se descubre la razón por la cual existe una oportunidad de m ejora. Es el m apa. Preguntas a hacerse en esta etapa: ¿Qué me está funcionando? ¿Qué no me está funcionando? ¿Qué me está causando el problema? ¿Por qué me quiero organizar? Est rate gia: la segunda etapa consiste en definir cómo voy a llegar hasta la m eta que me he trazado. Este es el camino que decido recorrer para llegar. Dos elementos para la etapa de diseño de la estrategia: Planear cóm o quiere que funcione (la información, o el escritorio, o el archivo, por dar algunos ejemplos); cómo quiere que se vea, cómo quiere clasificar, cómo necesita consultar. Asignar un tiempo: es indispensable asignar un tiempo en el calendario para el proyecto de organización.S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .5 o
  6. 6. A cción: es la tercera y últim a etapa de la metodología. Es el “manos a la obra”; es el recorrido de la ruta en el mapa. Se siguen unos pasos identificados con las siglas aeiou3: a – Agrupar: se recolecta todo lo que se quiere organizar y se agrupa por categorías que hagan sentido, de acuerdo con el tipo de elementos a organizar. e – Escoger: se revisa su contenido, se escoge lo que se quiere conservar y se elimina lo que no aporta valor (en el caso de la información, aquello desactualizado, por ejemplo) i – Identificar un lugar: los elementos, los documentos, las pertenencias que se decide conservar deben ubicarse en algún lugar. En el caso de la organización de infor ación, se m identifica si ésta se va a conservar en ca jones, en cajas, en carpetas, en estant erías. o – O rganizar: es el momento de ubicar los objetos en el lugar asignado. Si ha sido necesario, se han adaptado o adquirido contenedores para que la ubicación sea apropiada y funcional. u – Usar experiencia: pasado un tiem po se hace uso de la experiencia para revisar el esquema de organización que se adoptó, y se realizan los ajustes del caso.3.2 Técnicas/Trucos para organizar la información3.2.1. Las 4 rutas de la informació n Existen cuatro posibles rutas para un documento físico (v.gr. papel, tarjeta, folleto, carta, recibo, factura, volante, etc.) y éste puede tomar una o varias de ellas. Son: A rchivarlo: si el documento debe guardarse para tenerlo de referencia. Se debe montar un sistema de archivo que permita consultar de forma expedita. D elegar el asunt o: si el contenido del documento requiere que se escoja a otra persona para que haga seguimiento o ejecute la tarea. Bota rlo: si el  documento o la información es irrelevante y obsoleta, su destino es la basura. Gene ra r una tarea: Si el docum ento desencadena una acción a cargo suyo, se debe consignar dicha acción en el listado de tareas (organizada por categorías, en lo posible) y el papel físico o bien se archiva o se bota.3 El con cepto enf atiza en lo sencillo de lam etodología, tal com o el aeiou en el proceso de aprendizaje.Adaptado de Julie Morgenstern. Orga nizing f rom the Inside Out, 2004.S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .6 o
  7. 7. 3.2.3. Los tr ucos para ges tio nar la información Las siguientes son técnicas prácti cas que facilitan el procesamiento de documentos físicos: Asignar una bandeja de entrada: debe escogerse un lugar en el cual se recoja todo aquello que llegue y que requiera procesamiento. Aplicar la regla del “parqués”: conocida com o “ficha tocada, ficha movida”. Una vez se tome un papel en las manos, se debe decidir qué hacer con él. M inimizar los erro res técni cos 4: mala calidad de las carpetas, insuficiente espacio físico para guardar, tam año inadecuado de los archivadores. Diferenciar entre archivo acti vo y archivo de referencia: existen dos niveles de archivo: aquel en el cual se guardan los documentos de referencia cotidiano – el archi vo acti vo y aquel que contiene los de referencia esporádica – archivo de referencia. Identificar siempre: los documentos deben marcarse, bien sea en las carpetas o en los sobres o como sea que se escoja conservarlos. No p rocrastinar: aplazar sistem áticam ente la tarea de organizar la información desencadena la sensación de fracaso, acumulación de m ás papeles e ineficiencia, entre otras consecuencias. Dividi r y conquistar: dividir por afinidad los documentos facilita la búsqueda, que es uno de los objetivos principales de un buen sistema de organización.4. Ejem plos de soluciones para orga nizar la información4.1 Ma nejo tarjetas de presentación 5 En la etapa de creación de em presa existe un flujo grande de contactos que se adelantan con posibles proveedores, potenciales clientes, prospectos de socios, asesores, etc. Tener en cuenta:4 Con cepto propuesto po r Julie Mo rgenstern en su libro Org anizing fro m the Inside Out, 20045 En la jerg a empres arial, el contenido de las tarjeras de presentación se conocen co mo los contactos.S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .7 o
  8. 8. Escriba al dorso de la misma alguna señal que le recuerde el origen del contacto. Esco ja la naturaleza de la herramienta que va a utilizar para construi r la base de datos: electrónica o manual. Idealmente debe ser un sistem a portátil. Adhiérase a la herramienta para tener la tranquilidad de que en un solo lugar se concentran todos los datos de contacto. El objetivo de organizar las tarjetas es encontrarlas fácilmente, no guardarlas fácilmente. Ejem plos de herramientas para administrar tarjetas de presentación: Manua les • Cuadernos • Libreta de tarjetas • Folder tres argollas • Rolodex Elect rónicas • Hoja de Excel o Word • Contactos de Outlook (o de Lotus Notes) • Agenda electrónica • Celular • Base de datos (tipo Access)4. 2 Manejo de pa pe les/document os recopilados Durante la fase de exploración de la idea de negocio se recopila abundante información de entidades o fuentes como: Cámara de Comercio, la DIAN, la Superintendencia de Notariado y Registro, los potenciales proveedores, los fabricantes del producto, la agencia de publicidad, el diseñador gráfico, etc. Tener en cuenta: Tenga siempre con usted un elemento para acopiar la información (maletín, sobre, carpeta) cuando esté fuera del centro de operaciones. Una vez en su Centro de Operaciones, ubique los documentos en la bandeja de entrada. Recuerde que todo documento tiene cuatro rutas: archi varlo, botarlo, delegarlo o generar una tarea.S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .8 o
  9. 9. Si es para archi var, identifique si es para archivo de referencia o para archivo activo. Si tiene espacio limitado para archivar y puede acceder al documento a través de internet, bote el docum ento físico. Recuerde m arcar o identificar las carpetas o los lugares en los cuales conserva los documentos.Ejemplos de herramientas para administrar papeles/docum entos: Bandeja de entrada Archivadores Carpetas Revisteros Folders tipo AZ Sobres de manila4. 3 Manejo de información de desembolsos en la eta pa inicia l En la fase de exploración de una idea de negocio se presentan -y son inevitables- desembolsos de dinero que deben registrarse, pues hacen parte de los gastos y/o inversión del proyecto y se constituyen en información útil para conocer los rubros y las sum as que demanda el negocio. Elem entos a tener en cuenta para registrar adecuadamente los desembolsos durante la etapa de estudio del negocio: Defina cómo va a registrar los desem bolsos (manual o electrónicamente) y cíñase al sistema. Guarde los soportes y regístrelos en el sistema escogido. Los desembolsos típicos en los cuales incurre un em prendedor en la fase inicial son: Capacitación Suscripciones Gastos legales Dotación de oficina Im agen corporativa Gastos pre-operativos Transporte Ejemplos de herram ientas para m anejar información de desembolsos: • Cuaderno • Excel (permite m anejar números más fácilmente) / Word • QuickenS er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .9 o
  10. 10. 5 Referencia s bibliográfica sALLEN, David. Organízate con Eficacia. Ediciones Urano, S.A. 2001.HALAGARDA, Lauren. Detox your inbox: O vercoming e-mail overload. 21stAnnual Conference NAPO . 2009.MORALES, Patricia. Yo conozco mi desorden. Conferencia en TelefónicaTelecom . 2009.MORGENST ERN, Julie. Organizing from the Inside Out. Henry Holt andCompany, LLC. 2004.National Association of Professional O rganizers NAPO . http://napo.net/O rganize Yourself. http://O rganizeyourselfonline.comSARNA-JONES, Janine. Change is Good! How to use change models in theorganizing process. 21st Annual Conference NAPO. 2009.S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzode 2010. © Bogotá Emprende . P rohibida la re producción total o parcial ba j c ua lquie r forma .10 o

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