Università degli studi di Urbino

1. COORDINAMENTO STRATEGICO TRA
UFFICIO STAMPA E URP NELLA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE.
IL CASO DEL COMUNE DI ANCONA
Relatore: Chiar.mo Prof. Candidato:
GEA DUCCI GAIA BONTEMPI

2. STRUTTURA DELLA PRESENTAZIONE:
 EVOLUZIONE DELLA STRUTTURA DI INFORMAZIONE NEL COMUNE DI
ANCONA: L’UFFICIO STAMPA
 EVOLUZIONE DELLA STRUTTURA DI COMUNICAZIONE NEL COMUNE DI
ANCONA: L’UFFICIO PER LE RELAZIONI CON IL PUBBLICO
 LA COMUNICAZIONE INTERNA: VERSO FORME DI COORDINAMENTO …
 … QUALE COORDINAMENTO?
2

3. 3
STRUTTURA DELLA PRESENTAZIONE:
 PIANO DI COMUNICAZIONE SU: “ LA NUOVA VIABILITÀ NEL CENTRO DI
ANCONA”
 PIANO DI COMUNICAZIONE SU: “ LA NUOVA VIABILITÀ NEL CENTRO DI
ANCONA”: STRUMENTI
 POSITIVITÀ E CRITICITÀ
 CONCETTI CONCLUSIVI

4. EVOLUZIONE DELLA STRUTTURA DI INFORMAZIONE NEL
COMUNE DI ANCONA: L’UFFICIO STAMPA
1960 Creazione dell’Ufficio Stampa nel Comune di Ancona
1975 ruolo centrale
1990 trasparenza ed efficacia ( legge 241 del 1990)
1999 -2000 Informazione: mass media e vertici dell’amministrazione
Fino al 2003 : comunicazione esterna dell’Ente
comunicati stampa capo ufficio stampa
conferenze stampa tre addetti stampa
rassegna stampa segretaria di redazione
“Il Comune di Ancona”
“Ankonline”, newsletter,
televideo, Intranet .
Informare
con:
Organico
… e il portavoce?!? 4

5. EVOLUZIONE DELLA STRUTTURA DI COMUNICAZIONE
NEL COMUNE DI ANCONA: L’URP
1999 Creazione dell’Urp -Servizi anagrafici e demografici-
2004 Urp all’interno del settore Comunicazione rapporti
con il cittadino-Urp-Centro grafico
Comunicatore pubblico
Tecnico per le relazioni con il pubblico
Due redattori
Addetto alla grafica
Addetto alla comunicazione e gestione del portale Ankonline
Front-office
comunicazione
cartacea
Ankonline
numero verde, supporti
call-center newsletter multimediali
ascolto sussidiarietà orizzontale
Struttura isolata
Organico
Al servizio del cittadino
Comunicazione
esterna
… e la
comunicazione
interna?
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6. LA COMUNICAZIONE INTERNA:
VERSO FORME DI COORDINAMENTO …
1.
- comunicazione interna bidirezionale
- completezza/coerenza delle informazioni
2.
(per una circolazione
interna delle informazioni)
Strumenti e strategie:
gruppi di lavoro, newsletter, Intranet, cartelle condivise, formazione comune,
definizione di regole di coordinamento reciproco, pagine web gestite in comune.
Pianificazione (programma iniziative)
Aggiornamento (delle informazioni)
Collaborazione e comunicazione tra i
diversi settori, portatori di un
“patrimonio informativo affidabile”
Redazioni che condividono informazioni,
pur mantenendo la loro precisa identità
per comunicare in modo integrato
Stretto rapporto tra le strutture di redazione e la banca dati
Sistema dei referenti
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7. … QUALE COORDINAMENTO?
3.
- è recente
- coordinamento operativo e periodico1
4.
- Primo piano di comunicazione annuale è in fase di elaborazione
- redatto attraverso: coordinamento intraorganizzativo
coordinamento interorganizzativo
- bidirezionalità
- piani di comunicazione ad hoc
Un coordinatore per le attività di informazione e comunicazione
1 INVERNIZZI E., La comunicazione organizzativa: teorie, modelli e metodi, Giuffrè editore, Milano, 2000, pag. 195
FUNZIONI:
Integrazione
Coordinamento
Pianificazione
Piano di comunicazione annuale & singoli
Esempio:
Piano di comunicazione sulla “Nuova
viabilità nel centro di Ancona”.
7

8. PIANO DI COMUNICAZIONE SULLA NUOVA VIABILITÀ
• Primo progetto unitario tra Urp e Ufficio stampa
• I fase di pianificazione e redazione
• II fase di implementazione (realizzazione e gestione)
• III fase di monitoraggio e valutazione
- Analisi del contesto, esigenze esterne e interne
- Obiettivo: guidare ad un cambiamento di abitudini  > uso dei mezzi pubblici
- Creazione di un messaggio univoco
- “Comunicazione creativa”
- Coordinamento inter e intraorganizzativo
- Efficace comunicazione interna, comprensione e coinvolgimento
- Feedback “passa” attraverso l’ascolto, la gestione dei reclami
- Percorso di confronto e di crescita con i cittadini 8

9. PIANO DI COMUNICAZIONE SULLA NUOVA VIABILITÀ :
STRUMENTI DI COMUNICAZIONE
 affissioni (manifesti e poster)
 materiale informativo (cartina/mappa della nuova viabilità)
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10. PIANO DI COMUNICAZIONE SULLA NUOVA VIABILITÀ :
STRUMENTI DI COMUNICAZIONE
 “appendini”
 logo
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11. POSITIVITÀ & CRITICITÀ
1) “Comunicazione formativa2”
2) Uso delle nuove tecnologie informatiche
3) Collaborazione e reciproca integrazione
4) Comunicazione organizzativa e integrata
5) “Comunicazione funzionale3”
- Per evitare incongruenze
- Identità interna
- Senso di appartenenza
Es: regolamento delle attività di
comunicazione e di informazione
1) Diffusione della cultura della
comunicazione
2) Pianificare la comunicazione
3) Riunioni, gruppi di lavoro … un ulteriore
impegno?
4) Migliorare le relazioni interorganizzativo
5) Autoreferenzialità dei settori
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2 INVERNIZZI E., La comunicazione organizzativa: teorie, modelli e metodi, Giuffrè editore, Milano, 2000, pag. 202
3 INVERNIZZI E., La comunicazione organizzativa: teorie, modelli e metodi, Giuffrè editore, Milano, 2000, pag. 201

12. CONCETTI CONCLUSIVI
 Flusso informazioni interne + coordinamento intraorganizzativo
 Ente-Cittadino: rapporto paritario “Dominio consensuale”
 Ente-Cittadino: rapporto di partnership “Amministrazione condivisa e partecipata”
 Evoluzione non solo con leggi e regolamenti “Occorrono nuove volontà”
 Comunicazione interna e formazione Consapevolezza del cambiamento
 Comunicazione e tecnologia Accesso ai servizi
 Comunicazione e partecipazione Altro modo di governare
•Supporto organizzativo
•Comunicazione omogenea,
efficace,
condivisa
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