Gestión del TIEMPO
para evitar estrés en el trabajo autónomo
“El tiempo tiene limite, no lo malgasten” Steve Jobs
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Editor: CEAT MADRID
Federación Intersectorial de Asociaciones de Autónomos de la Comunidad de Madrid
C/ Príncipe de Vergar...
GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  |	 3
Índice
1	 Gestión del tiempo	 5
2	 Factores y variables...
4	 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo
La Agencia Europea para la Seguridad y Salud en el Trab...
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1		Gestión del tiempo
Los empresarios autónomos emplean...
6	 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo
2		Factores y variables
que afectan al tiempo de trabaj...
GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  |	 7
Ejemplo. Propuesta de programación de actividades, con ...
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»» Terminar una actividad antes de iniciar la siguiente...
GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  |	 9
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Así, podemos clasificar las actividades en 4 grupos:
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Elaborar esta matriz te permitirá extraer conclusiones...
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La técnica ha inspirado un gran número de aplicaciones...
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3.3.	 Método de organización“No rompas la cadena”
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Es una técnica muy sencilla, flexible, ya que puedes m...
GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  |	 15
Cuando estemos PROCESANDO una cesta, empezaremos
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Allen reserva la agenda o calendario para aquellas acc...
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3.5.	 Método Autofocus (AF)
Autofocus es una técnica d...
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Con este método es muy posible que en la lista cerrada...
GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  |	 19
EJEMPLO Si tenemos una tarea como “terminar de escanea...
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BIBLIOGRAFIA DE CONSULTA
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La gestión eficaz del tiempo no solo supone una mejora en la vida profesional y personal, sino que previene problemas de salud causados por el estrés.

En este documento de la CEAT de Madrid, con la colaboración de la Comunidad de Madrid y del CEIM, se abordan diferentes herramientas y técnicas para una eficaz gestión del tiempo.

http://ariasynmamoreno.com/ceat/ceat_gestion%20del%20tiempo%20pantalla.pdf

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  1. 1. Gestión del TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo “El tiempo tiene limite, no lo malgasten” Steve Jobs
  2. 2. Gestión del TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo “El tiempo tiene limite, no lo malgasten” Steve Jobs
  3. 3. Editor: CEAT MADRID Federación Intersectorial de Asociaciones de Autónomos de la Comunidad de Madrid C/ Príncipe de Vergara 74, 2º. 28006 Madrid. http://www.ceatmadrid.es/ Depósito Legal: M-25298-2013
  4. 4. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 3 Índice 1 Gestión del tiempo 5 2 Factores y variables que afectan al tiempo de trabajo 6 3 Técnicas y herramientas para la planificación de tiempo 9 3.1. Matriz de la administración del tiempo. 9 3.2. La técnica Pomodoro 11 3.3. Método de organización“No rompas la cadena” 13 3.4. Método GTD“Getting Things Done” 14 3.5. Método Autofocus (AF) 17 Bibliografia 20 Biblioweb 20
  5. 5. 4 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo La Agencia Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo, indica que el estrés es el segundo problema de salud más co- mún en el trabajo y afecta al 22% de los trabajadores de la UE (en 2005), y es probable que aumente el número de personas que sufren dolencias relacionadas con el estrés provocadas o agravadas por el trabajo. Desde la Comunidad de Madrid, se informa que según un tra- bajo de investigación realizado por un equipo de neurólogos del Hospital Clínico San Carlos y publicado en la prestigiosa revista Journal of Neurology, Neurosurgery and Psychiatry,“El estrés psicofísico, junto con la ansiedad y la depresión son fac- tores de riesgo de padecer un accidente cerebrovascular”. Actualmente el mundo del trabajo impone cada vez mayores demandas, y específicamente parece exigir un ritmo en la reali- zación de tareas con limitaciones de tiempo cada vez más im- portantes. Esta exigencia temporal se traduce en situaciones de ansiedad y estrés de forma que, el conocimiento y aplicación de estrategias o técnicas de “manejo del tiempo” es esencial para prevenir daños a la salud. El objetivo de este folleto es facilitar técnicas y medios para planificar el tiempo de forma eficaz en el colectivo de los au- tónomos y así evitar situaciones que puedan dar lugar a estrés. Por ello, el contenido se va a centrar en factores y variables que afectan al tiempo de trabajo, programación y administración eficaz del tiempo así como técnicas y herramientas para su pla- nificación.
  6. 6. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 5 1 Gestión del tiempo Los empresarios autónomos emplean en el desarrollo de su actividad determinados recursos: financieros, físicos (instala- ciones, equipos,…), humanos, tecnológicos, etc. La primera reflexión que queremos introducir es que también el tiempo es un recurso,que, además, tiene ciertas características peculiares. Es un recurso limitado. Se disponen de 24 unidades al día. Es indispensable e insustituible para cualquier acción. Toda actividad requiere consumir una cantidad de tiempo. No se puede comprar, ahorrar ni prestar. No es recuperable ni utilizable. El tiempo malgastado no es reciclable. Es un recurso igualitario. Todos disponemos de un máx. de 24 horas al día. Esquema 1. Propiedades del tiempo como recurso. Si consideramos el tiempo como un recurso, recurso cuyo uso descontrolado o ineficiente puede provocar, no solo efectos en los parámetros económicos de nuestra actividad empresarial o profesional, sino también alteraciones en nuestra salud (an- gustia, estrés, ansiedad, incremento de la tensión, problemas gastrointestinales, etc.), se hace necesario establecer estrategias adecuadas para la organización, gestión o manejo del tiempo. El objetivo de la gestión del tiempo es asegurar que finali- zamos todas nuestras tareas importantes a diario. Gestionar correctamente el tiempo es esencial para el empresario autó- nomo e implica ser organizado, eficiente y utilizarlo con inte- ligencia.
  7. 7. 6 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo 2 Factores y variables que afectan al tiempo de trabajo De forma general una adecuada gestión (planificación u orga- nización) del tiempo, requiere de tres componentes sobre los que ha de trabajar el empresario autónomo: »» Lista de objetivos »» Lista de tareas »» Cronograma de realización A partir de los componentes anteriores los factores que pueden provocar dificultades en el uso del tiempo están relacionados con: »» Falta de seguridad en lo que debemos conseguir, en el obje- tivo de nuestras acciones. »» Dificultades en la definición de las tareas necesarias para alcanzar el objetivo marcado. »» Falta de criterio en el establecimiento de los tiempos que requiere la realización de una tarea. Hay algunas variables que pueden indicarnos que no estamos gestionando bien nuestro tiempo: retrasos frecuentes, sensa- ción de trabajar siempre al limite (“apagando fuegos”), sentirse sobrepasado por la carga de trabajo, dudas sistemáticas entre diferentes alternativas, incumplimiento de prioridades, baja productividad, frustración,… VENTAJAS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO Se alcanzan los objetivos propuestos. Se mejora la productividad y la motivación. Los resultados se alcanzan antes y con más calidad. Se vence la tendencia a retrasar tareas. Se reduce el estrés y mejora el control del horario de trabajo. Se favorece el equilibrio de la vida laboral y personal. Esquema 2. Beneficios de la administración del tiempo.
  8. 8. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 7 Ejemplo. Propuesta de programación de actividades, con prioridad Aplicando herramientas de planificación del tiempo obtendre- mos beneficios como los que se indican en el esquema 2. Antes de seleccionar una técnica o herramienta concreta para la planificación del tiempo, es conveniente que dediques unos días a monitorear la dedicación de tus tiempos. Aunque pueda parecer que incrementa de forma innecesaria la carga de trabajo, es un ejercicio muy eficaz para identificar áreas de mejora y actividades que consumen tiempo y no aportan valor al trabajo (demasiados descansos, uso excesivo del correo electrónico, el teléfono o siste- mas de Messenger, deficiencias en la comunicación interpersonal o inadecuada asignación de prioridades,entre otros). Algunas recomendaciones básicas para mejorar la gestión del tiempo son: »» Evaluar la carga de trabajo por semanas, o incluso para un mes, de forma que se puedan establecer las estrategias ne- cesarias para darle cumplimiento. »» Elaborar una lista de las actividades a realizar al día o a la semana, explicitando su cronograma de desarrollo. Es im- portante ajustar bien las tareas que se planifican. En este sentido, es preferible poner pocas, bien dimensionadas, que hacer listas demasiado ambiciosas en las que haya que pos- poner tareas.
  9. 9. 8 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo »» Terminar una actividad antes de iniciar la siguiente. »» Identificar las tareas o trabajos más importantes y realizar- las en los momentos del día en que nos encontramos con más energía. Esto supone priorizar los trabajos que tene- mos que acometer (puedes usar categorías de números o colores). El tiempo de reflexión es una economía de tiempo. Publio Sirio. »» Utilizar los últimos minutos de la jornada para planificar las tareas del día siguiente. »» Saber decir “no”. En ciertos momentos será necesario evitar interrupciones que pongan en riesgo la finalización de ta- reas importantes. Esto supone que, en ocasiones, debemos ser capaces de expresar ideas del tipo “Este tema lo pode- mos ver la semana que viene”; “Perdona pero en estos mo- mentos necesito concentración”, “Ahora mismo no puedo atenderte; deja que te llame yo en cuanto me sea posible”, “Ahora no puedo hablar; charlamos durante el almuerzo” o “Disculpa pero no puedo comprometerme a ese plazo; dame tres días más y estará hecho”. »» En la medida que sea posible, comparte, trabaja en equipo y delega tareas en el personal a tu cargo. »» Apagar o dejar en modo vibración en reuniones de trabajo y evitar el chequeo compulsivo del correo electrónico. »» Incorporar las pausas adecuadas. El descanso también es necesario dentro de una gestión eficaz del tiempo. »» Ser ordenado. Gestionar el tiempo de forma eficaz no significa medir o plani- ficar cada minuto de nuestra jornada de trabajo pero sí orientar la mayor parte del tiempo a la consecución de los objetivos que nos marquemos.
  10. 10. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 9 3 Técnicas y herramientas para la planificación de tiempo Hay diferentes técnicas y herramientas para la gestión del tiempo. A continuación exponemos algunas entre las cuales puedes elegir la técnica o combinación que mejor se adapte a la tipología de actividades que desarrollas. De forma general, en la aplicación de las técnicas de planifica- ción del tiempo, puede ser útil organizar las tareas como packs, de forma que se aborden de forma conjunta aquellas que son similares. Tareas de análisis Tareas de revisión Tareas de archivo Tareas de comunicación Tareas de correo Tareas administrativas Ejemplo. Tipos de tareas 3.1. Matriz de la administración del tiempo. Stephen R.Covey en su libro “Los 7 Hábitos de la Gente Alta- mente Efectiva”desarrolla un instrumento llamado “Matriz de la Administración del Tiempo” en la que el autor elabora una matriz cruzando dos variables: urgencia e importancia. LO URGENTE »» !Ahora! »» Requiere atención Inmediata. LO IMPORTANTE »» Situaciones que aportan valor a nuestro trabajo o nuestra vida. »» Son actividades que contribuyen a alcanzar los objetivos que nos hemos planmteado. Esquema 3. Concepto de urgente e importante
  11. 11. 10 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo Así, podemos clasificar las actividades en 4 grupos: »» Actividades IMPORTANTES Y URGENTES »» Actividades IMPORTANTES Y NO URGENTES »» Actividades NO IMPORTANTES Y URGENTES »» Actividades NO IMPORTANTES Y NO URGENTES URGENCIA Urgente No Urgente IMPORTANCIA IMPORTANTE I. Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen II. Prevención Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación, recreación NOIMPORTANTE III. Interrupciones, algunas llamadas correo, algunos informes Algunas reuniones Cuiestione inmediatas, acuciantes Actividades populares IV. Trivialidades, ajetreo inúttil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas Pérdida de tiempo Actividades de ocio Esquema 4. Matriz de administración del tiempo de Covey Esta matriz puede elaborarse para cada día, para una semana e, incluso para periodos más amplios como el mes o el año. De- pende de la cantidad de tareas que debas incorporar. Es importante que: 1. Cuando elabores la lista de actividades que realizas seas honesto y tengas en cuenta qué tipo de actividad se coloca en cada cuadrante. 2. Abordes las tareas en función del cuadrante en el que se encuentren: Para pasar al segundo cuadrante has de haber finalizado las del primero. ORIENTACIÓN Si tienes que entregar un dictamen mañana, la tarea será importante y urgente. Si esa entrega es para la semana que viene, la tarea será importante y no urgente. Cerrar el orden del día de una reunión previstaparamañanapodrásernoimportanteyurgente.Llamaraunami- go para ver qué tal le han ido las vacaciones sería una tarea no urgente y no importante- Recuerda que, en este caso, el criterio para la clasificación de una tarea depende de su aportación a la consecución de tus objetivos profesionales o empresariales.
  12. 12. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 11 Elaborar esta matriz te permitirá extraer conclusiones im- portantes en relación a tus hábitos de gestión del tiempo, en función del cuadrante en el que se focalicen la mayor parte de tus actividades y, por tanto, tu tiempo y energía: Lo más importante es tener voluntad y constancia para enfocar tu tiempo en el cuadrante de Importante-No urgente II, ya que este cuadrante es sinónimo de planificación de futuro. Este cuadrante también se conoce como Cuadrante del Desarrollo Personal o del Liderazgo. Si has clasificado la mayor parte de tus actividades en el cua- drante III lo más probable es que no tengas claros los objetivos que te has marcado como empresario autónomo. Si vives en el cuadrante I, tienes muchas posibilidades de desarrollar pato- logías relacionadas con estrés laboral y empresarialmente no dispones del tiempo necesario para plantearte objetivos a me- dio o largo plazo porque tu día a día se centra en la resolución de emergencias. 3.2. La técnica Pomodoro Es un método para la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980. El fundamento de esta técnica es un temporizador. Esta técnica consiste en trabajar intensamente en una tarea es- pecífica durante un periodo de tiempo establecido y después tomarse un descanso. Se establecen periodos de trabajo de 25 minutos de duración (pomodoros1 ) con descansos de 5 min entre ellos. Esta forma de organización del tiempo hace que en una hora se estructuren fácilmente dos sesiones de trabajo. 1 La técnica debe su nombre al empleo por el autor de un temporizador en forma de tomate (pomodoro en italiano)
  13. 13. 12 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo La técnica ha inspirado un gran número de aplicaciones de software, relojes y cronómetros para, prácticamente, todas las plataformas actuales (PC,Tablet, Móviles, Servidores) que so- porten aplicaciones de productividad. REFERENCIA DE APPSParaAndroidestándisponibles,entreotras, las aplicaciones Pomodroido (gratuita y con versión de pago que añade el gestordetareas)yPomodoroProductivityTimer(0,72euros).ParaiPhone puedesprobarlasaplicacionesPomodoro(0,79euros)personalizableenla duracióndelosintervalosydescansosyqueincluyeungestordelastareas a completar. La app Simple PomodoroTimer (gratis) cumple la tarea de la forma más sencilla, sin gestor de tareas ni opciones de configuración. Esta técnica es muy apropiada si organizas tus tareas en blo- ques de tareas, aunque tengas que alargar la duración de los pomodoros a media hora, una hora o, incluso más. »» Ayuda a controlar el tiempo. »» Favorece la motivación al poner de manifiesto las tareas acabadas y, por tanto, la aportación a un proyecto. »» Permite estimar el tiempo necesario para realizar un trabajo e identificar usos desproporcionados. »» Favorece el aprendizaje sobre el orden y la priorización de las tareas. »» Elimina distracciones y mejora la concentración, al disponer de un tiempo limitado para el desarrollo de la tarea Ventajas de la técnica Pomodoro Esquema 6. Ventajas de la técnica Pomodoro. Para aplicarla de forma rigurosa necesitas un temporizador, un papel y un bolígrafo. Como en otras técnicas, al inicio del día o al finalizar la jornada anterior, elaboras la lista de las tareas que quieres abordar, ordenada por prioridades. A continuación se aplica el siguiente esquema: Finalizado el tiempo poner una marca (X) en esa tarea y tomar un breve descanso ( no más de 5 minutos) Continuar con la siguiente tarea de la lista Trabajar de forma in- tensa y concentrada en la primera tarea de la lista durante 25 minutos Cada cuatro sesiones tomar una pausa más larga (15 minutos Poner el reloj o cronómetro en marcha Esquema 5. Técnica Pomodoro.
  14. 14. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 13 3.3. Método de organización“No rompas la cadena” Para mejorar tu productividad empresarial en base a un mayor aprovechamiento del tiempo, es fundamental crear ese hábito de gestión del tiempo.Este método de organización favorece la construcción de ese hábito. En esencia el método consiste en crear una cadena de días pro- ductivos. Para ello hay que crear un cronograma de actividades y mantenerse en él. Cada día programa una tarea (o conjunto de tareas) que debas hacer y una vez que termines, marca ese día con una equis en el calendario. Después de unos días de hacerlo de forma seguida se va formando una cadena que va creciendo cada día. El objetivo último es no romper la cadena, que no falte ninguna X en el calendario, puesto que debes apli- car el sistema todos los días. Para ello, además de las tareas la- borales o profesionales,puedes incluir en los días no laborables, actividades relacionadas con tus responsabilidades familiares, personales o tus momentos de ocio. Romper la cadena se traducirá en la necesidad de realizar un esfuerzo extra para alcanzar tus objetivos profesionales o em- presariales. Marca unas reglas para situaciones excepcionales como enferme- dad, fines de semana o perio- dos vacacionales para que la cadena pueda mantenerse en situaciones justificadas. Establece la cantidad mínima de trabajo o de tareas que quieres acabar cada día para poder poner una x en tu calendario. Define tus objetivos Esquema 7. Aplicación de la técnica “No rompas la cadena”. Esta técnica es particularmente eficaz para: »» Abordar tareas repetitivas como buscar nuevos clientes o revisar tesorerías. »» Trabajar con proyectos con fechas de entrega muy lejanas.
  15. 15. 14 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo Es una técnica muy sencilla, flexible, ya que puedes modificar o adaptar la cantidad mínima de tareas a finalizar, y, también, trabaja la motivación al ver físicamente el resultado de tu evo- lución en forma de cadena en el calendario. 3.4. Método GTD“Getting Things Done” GTD es un método de gestión de las actividades que el au- tor David Allen desarrolla en su libro Getting Things Done. Como complemento,hay bastantes herramientas de apoyo tec- nológico que soportan la metodología GTD. GTD se basa en el principio de que para ser creativos, necesi- tamos relajarnos, vaciar nuestra mente y liberarla de recordar todos los temas que tenemos pendientes. La idea principal de GTD es sacar de la cabeza todas las tareas pendientes y llevar- las a un soporte organizado (libretas, fichas o agenda electróni- ca) en el que podamos confiar, evitando de esta manera que sea nuestra mente la que tenga que recordarlas. El método se basa en cinco principios que se recogen en el esquema siguiente. PROCESARRECOPILAR ORGANIZAR REVISAR HACER Esquema 8. Aplicación de la técnica GTD. Para RECOPILAR se colocan en cubos o cestas externas to- das las actividades que necesitemos hacer, recordar o chequear. Estas “cestas” pueden ser agendas, libretas de notas, carpetas archivadoras, etc.
  16. 16. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 15 Cuando estemos PROCESANDO una cesta, empezaremos por la primera actividad que contenga, no procesaremos más de un elemento a la vez y no enviaremos ningún elemento de regreso a la cesta. Una vez seleccionada la actividad, actuaremos conforme al es- quema siguiente: Cesta de Recopilación Actividad o elemento ¿Requiere alguna acción? SI ¿De menos de 2 minutos? Archivar como referencia Desechar Conservar en stand-by Hacerla SI NO NO Delegar Organizar/posponer Esquema 9. Esquema de procesamiento de elementos. Técnica GTD. Para ORGANIZAR las tareas, Allen propone una serie de listas o cestas para efectuar la clasificación y seguimiento de las actividades que esperan para ser atendidas. »» Acciones próximas: para las tareas que requieren tu aten- ción y sobre la que puede ser necesario definir una acción a realizar. Aunque pueden requerirse varias acciones, siempre podremos identificar aquella que ha de ser la primera y que tenemos que hacer nosotros. »» Acciones en espera: son aquellas que hemos delegado o que dependen de un tercero para retomar el siguiente paso. De- ben registrarse para comprobar periódicamente si podemos implementar una acción o requiere de algún recordatorio. »» Acciones tipo algún día/quizá: Tareas o actividades que queremos hacer pero no es posible en el momento en que se analizan. »» Proyectos: bajo esta denominación Allen refiere toda tarea que requiere más de una acción para ser realizada. Estas acciones han de revisarse periódicamente para asegurar la evolución del proyecto (siempre hay una acción asociada a él y que puede llevarse a cabo).
  17. 17. 16 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo Allen reserva la agenda o calendario para aquellas acciones o información que tienen que estar obligatoriamente hechas en un día y hora determinados. En el esquema siguiente se recoge lo que podría ser un esque- ma de organización del método GTD. Cesta de Recopilación Actividad o elemento ¿Requiere alguna acción? SI ¿De menos de 2 minutos? Archivarcomoreferencia Desechar Conservar en stand-by Hacerla SI NO NO Delegar Organizar/posponer Planificación del proyecto PROYECTO CONSULTA PAPELERA ALGÚN DÍA EN ESPERA AGENDA ACCIONES PRÓXIMAS Esquema 10. Esquema de organización de elementos. Técnica GTD. La clave de éxito del sistema GTD es la REVISIÓN. La eva- luación de la agenda y la lista de acciones siguientes han de ser sistemáticas. Si no revisamos de forma frecuente, incluso diaria, las listas de acciones y recordatorios, la recopilación y organización de las tareas habrá sido en vano.El método GTD requiere como aspecto clave una revisión semanal en la que se chequeen todos los elementos,se revise el sistema,se actualicen las listas y las cestas queden despejadas y al día. Cualquier sistema de gestión del tiempo que sea eficaz ha de absorber el menor tiempo posible para la organización de las tareas, de forma que el mayor tiempo posible quede disponible para HACER y, por tanto, alcanzar los objetivos empresaria- les planteados al determinar los proyectos, actividades, tareas y acciones.
  18. 18. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 17 3.5. Método Autofocus (AF) Autofocus es una técnica de mejora de la productividad perso- nal, ideada por el autor Mark Forster. Es un sistema de trabajo que requiere escasa tecnología. De hecho, únicamente se ne- cesita un cuaderno de rayas, un bolígrafo y un marcador fluo- rescente. El autor recomienda que en cada página del cuaderno haya unas 25-35 tareas ya que el método funciona muy bien con gran número de tareas. En cualquier caso, podemos comenzar con una lista corta ya que, a medida que van surgiendo nuevas tareas, se pueden incorporar a la lista. En el esquema siguiente se expone el proceso de trabajo con este método. Cuando lo hayas hecho dibuja una línea al final de la lista abierta. Esta se convertirá en la nueva lista cerrada o lista de trabajo retrasado. El sistema contempla una excepción que son las denominadas“tareas procrastinadas” El sistema se basa en trabajar (tachar) en todas las tareas de la lista cerrada Trabaja una única vez sobre la lista de las tareas abierta. Cuando alcances el final de la lista abierta, regresa al principio de la lista cerrada. Repite el ciclo las veces que sea necesario hasta que recorras toda la lista cerrada sin haber trabajado en ninguna de las tareas. Pueden ser tareas sencillas o proyactos complejos. No es necesario que recuerdes absolutamente todas las tareas. El método permite completar la lista según surgen necesidades nuevas. ELABORA UNA LISTA DE TAREAS Las referencias por encima de la línea se llama lista cerrada o tarea retrasada (“backlog”en el original en inglés) Las nuevas tareas se incorporan después de la línea y conforma la lista activa o lista abierta. DIBUJA UNA LÍNEA FINAL DE LA LISTA Ve recorriendo las tareas en orden y trabaja en cualquiera de ellas que esté lista para hacerse, o por la que te sientas más impulsado a trabajar. Tacha la tarea una vez que hayas trabajado suficiente en ella - tú decides cuánto tiempo es suficiente-, y anótala de nuevo al final de la lista activa si todavía requiere más trabajo para terminarla. EMPIEZA A TRABAJAR CON LISTA CERRADA No continúes por la lista abierta. Vuelve al principio de la lista cerrada y repite el proceso, haciendo las tareas para las que te encuentres más motivado. Repite el proceso hasta llegar a la línea que separa ambas listas AHORA PUEDES COMENZAR A TRABAJAR EN LA LISTA ABIERTA Esquema 11. Aplicación del Método Autofocus.
  19. 19. 18 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo Con este método es muy posible que en la lista cerrada queden sin realizar las tareas difíciles o menos atractivas. En este caso, el autor indica que hay que dar por terminada la lista cerrada, aunque haya cosas sin hacer, y marcar con fluorescente las ta- reas procrastinadas (diferidas o aplazadas). Una vez marcadas, realizaremos una vuelta de trabajo con la lista abierta y, al volver sobre las tareas de la lista cerrada, para cada tarea aplazada,marcada con fluorescente,habrá que tomar una de las siguientes decisiones: »» Nos olvidamos de la tarea. Es posible que esta tarea no tenga valor para alcanzar los objetivos que nos hemos mar- cado y ese sea el motivo de no acometerla. »» Cambiamos la redacción de la tarea. Puede darse el caso de que la tarea no esté correctamente expresada o se haya formulado de forma excesivamente compleja, y, de ahí, que la retrasemos continuamente. En este caso, una vez refor- mulada, incorpórala a la lista abierta para retomarla. »» Añadimos de nuevo la tarea sin ningún cambio. Esta op- ción debe evitarse, salvo que se tenga una buena justifica- ción ya que, esta decisión, puede llevar a que las tareas se aplacen de forma indefinida. Una vez tomadas las decisiones sobre las tareas procrastinadas, simplemente se cierra la lista abierta con una línea,y olvidamos para siempre la lista cerrada. La lista abierta se convierte en nuestra nueva lista cerrada de trabajo. CONSIDERACIONES No es necesario trabajar en todas las tareas que incorporas a las listas. Anota las tareas, aunque no se finalicen o puedan finalizarse en una sesión de trabajo y, al terminar la sesión, tacha la tarea con una línea y vuelve a po- nerla en la lista abierta. Puedes llegar a tener una lista de tareas de varias páginas activas, con algunas actividades tachadas y otras no; si al revisarlas consideras que la tarea ya no tiene sen- tido, la cancelas marcándola en fluorescente. El sistema es muy flexible y deja bajo tu criterio el decidir qué quieres, o tienes que hacer, en cada sesión de trabajo.
  20. 20. GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo  | 19 EJEMPLO Si tenemos una tarea como “terminar de escanear todos los contratos”, y decidimos trabajar 15 minutos en esa actividad, pasado el tiempo, tachamos la actividad en la lista cerrada y la anotamos de nuevo al final de la lista abierta. Este método permite trabajar en períodos muy cortos, como ocurre en el Método Pomodoro, ya que puedes reincorporar las tareas al final de la lista y seguir avanzando. TRUCO DEL AUTOR Marca las páginas que no están ac- tivas (no tienen tareas por analizar o acometer) con una cruz en la esquina externa superior de la página, y pon un círculo alrededor de la cruz cuando ya no hay páginas activas antes de esa página. Esto facilita encontrar la primera página activa. Para finalizar este documento, queremos indicar que solo he- mos recogido una pequeña muestra de los métodos existen- tes para la gestión o manejo del tiempo. Existen otros muchos métodos de organización, cada uno con sus propias fortalezas y que funcionan para perfiles profesionales diferentes. Además, pueden utilizarse unos u otros en función de las necesidades de cada momento e, incluso, puedes crear tu propio método, a partir de diferentes técnicas, tomando las propuestas que más se ajustan a tus requerimientos profesionales o empresariales. Hay que ser consciente de que aplicar un método de organi- zación o gestión del tiempo puede ayudarte en la consecución de tus objetivos, reduciendo los niveles de estrés, pero también exige de un compromiso, y una cierta reestructuración de los esquemas mentales y hábitos de trabajo. Si quieres profundizar sobre los métodos recogidos en este fo- lleto u otros aspectos relativos a la gestión del tiempo puedes consultar las referencias bibliográficas incorporadas en este fo- lleto.
  21. 21. 20 |  GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo BIBLIOGRAFIA DE CONSULTA »» 18Minutos:encuentresufoco,controlelasdistracionesyconsiga hacerlorealmenteimportante.Peterbregman_conecta,2012 »» Como administrar su tiempo. Patrick forsyth _ gedisa, 2005 »» Do it tomorrow and other secrets of time management. Mark forster_amazon »» Gestion del tiempo para abogados 2 ed. Benno heussen_aran- zadi, 2007 »» Gestion del tiempo, recursos e instalaciones.Vv.Aa. _Valbuena (adams), 2012 »» Gestion del tiempo: incremente su productividad y eficacia person ales: una guia para directivos ocupados.Vv.Aa. _ Deusto s.A. Ediciones, 2007 »» Gestion eficaz del tiempo y control del estres - 6ª edicion. Jose maria acosta _ esic editorial, 2012 »» Get everything done and still have time to play. Mark forster_ amazon »» La gestion del tiempo personal y colectivo: como detectar y comba tir los vampiros del tiempo. Rosa lopez _ grao, 2012 »» Los 7 habitos de la gente altamente efectiva. Stephen r. Covey _paidos iberica, 2011 »» Organizate con eficacia: maxima productividad personal sin estrés. David allen _ empresa activa, 2006 »» Se mas eficaz. David allen _ alienta, 2012 BIBLIOWEB http://dominatutiempo.com/ http://organizatutrabajo.com/ http://www.slideshare.net/nernix/manejo-del-tiempo-2194808 http://www.pomodorotechnique.com/ http://markforster.squarespace.com/ http://www.davidco.com/
  22. 22. El Instituto Regional de Seguridad y Salud en el Trabajo colabora en esta publicación en el marco del IV Plan Director de Prevención de Riesgos Labora- les de la Comunidad de Madrid 2013-2016 y no se hace responsable de los contenidos de la misma ni las valoraciones e interpretaciones de sus autores. La obra recoge exclusivamente la opinión de su autor como manifestación de su derecho de libertad de expresión.

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