1. „Budgetierung SLUB“ –
Zukunft durch Flexibilisierung
Mitarbeiter für Mitarbeiter, 18. Mai 2011

2. „Budgetierung SLUB“
Unsere Erwartungen und Fragen
Ergebnisse der kurzen Debatte am 18. Mai
Rücklagenbildung für Investitionen (IT u. a.)
Personalentwicklung?
Rechtsform, Konsequenzen?
Dezemberfieber?
Möglichkeiten, mehr Geld ins System zu bekommen? Sponsoring?
Haushaltsflexibilisierung: Personal- und Sachmittel
Künftig mehr Outsourcing von Leistungen?
Verändertes Haushaltsystem?
Preis der Freiheit?
Michael Golsch 18.05.2011 2

3. „Budgetierung SLUB“
Unsere Erwartungen und Fragen
Ziele: Wege zum Ziel:
Wozu Budgetierung? Neues Steuerungsmodell (NSM)?
Was bringt uns die Budgetierung? Haushaltsflexibilisierungen?
Umsetzung: Akteure im Projekt:
Was heißt Budgetierung? Syncwork?
Wie erfolgt die Umsetzung? Projektlenkungsgruppe?
Produkte in der Bibliothek? SMWK und SMF?
Zeiterfassung?
Kameralistik? Debatte zur Rechtsform:
Kaufmännisches Rechnungswesen? Staatsbetrieb?
Was bedeutet das für meine Arbeit? Anstalt öffentlichen Rechts?
Risiken und Nebenwirkungen? Stiftung?
Michael Golsch 18.05.2011 3

4. „Budgetierung SLUB“ –
Rahmenbedingungen: Wo wir stehen
Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB
kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und
betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und
Finanzmanagement nicht zulassen.
Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise
kaum möglich.
Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet.
Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten.
Wenn wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen,
brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die
Initiative nicht verlieren.
Michael Golsch 18.05.2011 4

5. „Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Wo wir stehen
Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?
Strategisches Personalmanagement?
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?
Michael Golsch 18.05.2011 5

6. „Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Wo wir stehen
Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien? -
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)? -
Strategisches Personalmanagement? -
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat? -
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement? -
Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter
diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren
gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.
Michael Golsch 18.05.2011 6

7. „Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Was wir erreichen wollen
Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien? ✓
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)? ✓
Strategisches Personalmanagement? ✓
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat? ✓
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement? ✓
Michael Golsch 18.05.2011 7

8. „Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah ...
29. Oktober 2010: Februar + März 2011:
Gespräch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controlling
zur NSM-Einführung in der SLUB durch die syncwork AG
5. Januar 2011: 30. März 2011:
Gespräch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM-
den StS von SMWK + SMF: NSM Einführung in der SLUB
19. Januar 2011: 30. April 2011:
Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung
(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/4654
20. Januar 2011: 5. Mai 2011:
Landtagsbeschluss „Zukunft für Bestätigung der Empfehlungen der
die SLUB“ (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMF
Michael Golsch 18.05.2011 8

9. „Budgetierung SLUB“ –
Akteure im Projekt
Projektlenkungsgruppe:
SMWK:
Joachim Glöckner, Jörg Kärgel (Zentrale Dienste, Neues Steuerungsmodell)
Martina Meißner (Allg. Rechtsangelegenheiten, wiss. Bibliotheken)
SMF:
Hellmut Poppmeier (Neues Steuerungsmodell)
SLUB:
Michael Golsch (Leitung)
Peter Hesse (Personalrat)
Jenny Herkner (Koordination, Protokoll)
Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)
Michael Golsch 9
18.05.2011

10. „Budgetierung SLUB“
Externes Consulting durch die syncwork AG
Michael Golsch 18.05.2011 10

11. „Budgetierung SLUB“
Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG
1/3
Rahmenbedingungen • Einsparungspolitik aufgrund der Finanzsituation
für die SLUB • negative Entwicklung des Erwerbungsetats
• anhaltender Stellenabbau
• unternehmerisches Handeln eingeschränkt möglich
Erwartungen an den • umfassende Budgetierung Staatsbetriebsgründung
NSM-Prozess • mehr Autonomie, Planbarkeit, Transparenz
• mehr Flexibilität und dadurch höhere Produktivität
• Benchmarking und Konkurrenz
• Stärkung der Wettbewerbssituation am Markt
• Beschäftigte sehen die NSM-Einführung grundsätzlich positiv
Befürchtungen im • Ziel der Budgetierung wird nicht erreicht
NSM-Prozess • Budget wird um Einnahmen gekürzt
• Rahmenbedingungen verschlechtern sich
Michael Golsch 18.05.2011 11

12. „Budgetierung SLUB“
Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG
2/3
Ist-Situation • umfassendes kennzahlenbasiertes Controlling-System,
mit Monats-/ Quartals- und Jahresberichten
Steuerungsinstrumente
Rahmenbedingungen • ein Hauptproduktkatalog wurde für die Abteilung
für die SLUB „Bestandsentwicklung“ entwickelt
• für die Abteilung „Benutzung und Information“
sind Vorarbeiten geleistet
• Daten werden aus den vorliegenden Systemen, insbesondere
Erwartungen an den Libero gezogen und mit Excel oder Crystal Reports aufbereitet
NSM-Prozess
Unsere Einschätzung • Produktkatalog ist gute Basis, der weiterentwickelbar ist
• landesweite Produkte und interne Tätigkeiten müssen noch
berücksichtigt werden
• keine Vollkostenauswertungen
(nur Pauschalsätze ohne Overhead)
• keine produktorientierte Zeiterfassung
• keine Kostenverrechnung
• mehrere IT-Verfahren werden eingesetzt, teilweise ohne
Schnittstellen (bspw. Beschaffung-Haushalt)
• hoher manueller Aufwand für Berichtswesen
Michael Golsch 18.05.2011 12

13. „Budgetierung SLUB“
Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG
3/3
Verwendung der • monatlich: kennzahlenbasierte Abteilungsberichte
Steuerungsdaten • halbjährlich: kennzahlenbasierter Bericht zur
für Führungs- Bestandsentwicklung
entscheidungen • wöchentlich: Statistiken zur Digitalisierung
• monatlich: Haushaltsberichtswesen
Erwartungen an den • halbjährlich: Lagebericht
NSM-Prozess • Berichtsempfänger: Generaldirektion und Abteilungsleitungen
Unsere Einschätzung • Berichtswesen bildet ein wichtiges Steuerungsinstrument für
Generaldirektion und Abteilungsleitungen
Michael Golsch 18.05.2011 13

14. „Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah ...
29. Oktober 2010: Februar + März 2011:
Gespräch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controlling
zur NSM-Einführung in der SLUB durch die syncwork AG
5. Januar 2011: 30. März 2011:
Gespräch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM-
den StS von SMWK + SMF: NSM Einführung in der SLUB
19. Januar 2011: 30. April 2011:
Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung
(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/4654
20. Januar 2011: 5. Mai 2011:
Landtagsbeschluss „Zukunft für Bestätigung der Empfehlungen der
die SLUB“ (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMF
Michael Golsch 18.05.2011 14

15. „Budgetierung SLUB“
Das Neue Steuerungsmodell (NSM)
Entwicklung:
Tilburger Modell 1986: „von der Ämter- zur Konzernstruktur“
KGST: als Neues Steuerungsmodell ab 1991 für die Kommunalverwaltung
Landesverwaltungen - Sachsen: u. a. Staatliche Kunstsammlungen Dresden
Output Steuerung über den Output je Struktureinheit
Kontrakt Vereinbarung klar definierter Outputs je Struktureinheit
Budget Outputbezogene Finanzzuweisung je Struktureinheit
Wettbewerb Zwischen den Struktureinheiten: Qualität und Quantität
Michael Golsch 18.05.2011 15

16. „Budgetierung SLUB“
NSM für die SLUB – Umsetzung in zwei Ausbaustufen
(1) NSM-Basiscontrolling, kameral Produktbildung
Stundenrechnung
Controlling / Reporting
Haushaltsflexibilisierung
Unsere Einschätzung
(2) Kaufmännisches Rechnungswesen Neue Haushaltssoftware
Kosten- und Leistungsrechnung
Anlagebuchhaltung + Bilanzierung
Umfassende Budgetierung
Michael Golsch 18.05.2011 16

17. „Budgetierung SLUB“
Produkte in der Bibliothek?
Eine Bibliothek ist kein Produktionsbetrieb. Wie lassen sich unsere z. T.
hochkomplexen Arbeitsvorgänge als Produkte abbilden? Ist das überhaupt
sinnvoll?
Produkte Interne Tätigkeiten Projekte
Standards Querschnittaufgaben Befristete Aufgaben
Mengen, Zeiten Overhead
Unsere Einschätzung
Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondern
im Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung
von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.
Gute, in der Praxis gelebte Beispiele bieten die Staats- und Universitätsbibliothek
Hamburg und die Universitätsbibliotheken in Berlin (FU) und Heidelberg.
Michael Golsch 18.05.2011 17

18. „Budgetierung SLUB“ –
Akteure im Projekt
AG „Produktbildung SLUB“
Henrik Ahlers
Frank Aurich
Corina Döge
Michael Golsch
Birgit Klagge
Dagmar Wohlfahrt
N.N. (Personalrat)
Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)
Michael Golsch 18.05.2011 18

19. „Budgetierung SLUB“
Zeiterfassung, Stundenverrechnung?
Neue Software zur
Zeiterfassung: proweb.sax
Erwartungen an den
NSM-Prozess
Unsere Einschätzung
Michael Golsch 18.05.2011 19

20. „Budgetierung SLUB“
Zeiterfassung, Stundenverrechnung?
Erwartungen an den
NSM-Prozess
Unsere Einschätzung
Michael Golsch 18.05.2011 20

21. „Budgetierung SLUB“
Zeiterfassung, Stundenverrechnung?
Erwartungen an den
NSM-Prozess
Unsere Einschätzung
Michael Golsch 18.05.2011 21

22. „Budgetierung SLUB“
Produktkatalog der Bibliothek
stellen netto Stück (min) ges. € pro Stück (€) Stück (€) Stelle
3.1 - 3.3 Mono-GG ausleihfertige Mono 103.470 2.394.690 26,57 43,63 1.567.955 15,15 18,94 3.894
Inf.-vermittl. (FR) 6.062 3,79 238.692 39,37 49,22 1.600
3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 7.442 2,52 32,51 115.712 15,55 19,44 2.953
Geschenk Tausch allg. Mono 1.360 0,23 15,88 9.791 7,20 9,00 6.044
Kunsttausch Mono 1.497 0,45 28,86 25.805 17,24 21,55 3.327
Geschenk Mono 3.899 0,72 17,73 33.509 8,59 10,74 5.415
3.5 NBM Digitalisate 17.458 8,40 46,08 293.466 16,81 21,01 2.078
Qucosa 517 0,75 139,26 38.636 74,73 93,41 689
NBM auf Datenträger 1.408 0,30 20,45 12.964 9,21 11,51 4.693
Online-Ressourcen 3.529 0,68 18,36 31.916 9,04 11,30 5.228
3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.541 3.885.460 6,21 7,05 265.125 3,14 3,92 13.620
Pflege 33.782 3,31 9,40 146.110 4,33 5,41 10.208
3.7 Medienbearbeitung Medienbearb. 107.034 7,10 6,37 276.573 2,58 3,23 15.067
Binden 22.463 194.988 1,77 7,27 79.327 3,53 4,41 12.691
Aussonderung 21.532 1,33 5,93 61.701 2,87 3,58 16.189
Verwertung 18.453 0,80 4,16 38.723 2,10 2,62 23.066
3.8 Sondererschließung Retrokat. Mono. 84.525 11,23 12,76 540.760 6,40 8,00 7.524
Unsere Einschätzung
ZS-Exemplarsätze 31.533 7,32 27,51 357.026 11,32 14,15 4.308
VD 18 7.963 4,07 31,20 187.945 23,60 29,50 1.957
bibliograf. Nachw. 19.172 2,24 12,52 122.547 6,39 7,99 8.559
3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.843.219 8,10 0,42 316.566 0,17 0,21 227.558
Proserv 842.059 5,65 0,64 221.964 0,26 0,33 149.037
Buchtisch 130.334 1,20 0,88 42.318 0,32 0,41 108.612
HIT 3.855 0,50 12,45 20.030 5,20 6,49 7.710 Hauptproduktkatalog
Summe 6.475.138 105,23 5.045.159 Abt. 3., 31.12.2010
Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 95,00
Personalkosten Abt 3. ges. 5.357.950
Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,84%
Overhead Personalkosten gesamt 312.791
Ausgaben für Datenbanken 1.223.391
Fortsetzungswerke 61.000
Sammlungen 36.000
Erwerbungsnebenkosten 60.000
Erwerbungsausgaben ges.: 7.855.529
Michael Golsch 18.05.2011 22

23. „Budgetierung SLUB“
Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012
Zwischen dem SMWK und dem SMF sind auf der Arbeitsebene abgestimmt:
Vereinfachte Titelstruktur mit umfassenden Deckungsfähigkeiten
Bildung von periodenübergreifenden Rücklagen
Teil-Flexibilisierung zwischen Personal- und Sachetat
Unsere Einschätzung
Michael Golsch 18.05.2011 23

24. „Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Was wir erreichen können
Zum 1. Januar 2012
Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien? ✓
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)? ✓
Strategisches Personalmanagement? ✓
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat? ✓
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?
Michael Golsch 18.05.2011 24

25. „Budgetierung SLUB“
Zeitplan für die erste Ausbaustufe - 2011
Unsere Einschätzung
Michael Golsch 18.05.2011 25

26. „Budgetierung SLUB“
Rechtsformen ...
Grundsätzlich gilt: Eine umfassende Budgetierung kann mit verschiedenen
Rechtsformen erreicht werden. Gegenüber den Flexibilisierungszielen ist die
konkrete Ausgestaltung der Rechtsform damit nachrangig.
Als mögliche Rechtsformen kommen für die SLUB in Frage:
Stiftung
Staatsbetrieb
Anstalt öffentlichen Rechts
Michael Golsch 18.05.2011 26

27. „Budgetierung SLUB“
Rechtsformen im Vergleich
Stiftung öffentlichen Rechts:
Errichtung durch Gesetz oder Rechtsverordnung
Basis: Landesstiftungsgesetz – nicht das BGB
Gewährträgerstiftung: dauerhafte Zuwendungen, keine Kapitalerträge
Staatsbetrieb:
Organisatorisch abgesonderte Teile der Staatsverwaltung
Betriebs- oder erwerbswirtschaftlich ausgerichtete Tätigkeit
Rechtlich unselbstständig
Anstalt öffentlichen Rechts:
Bundes- oder Landesgesetz als Basis für die Errichtung
Anstaltslast und Gewährträgerhaftung
Ausgestaltung als rechtlich selbstständige Anstalt möglich
Michael Golsch 18.05.2011 27

28. „Budgetierung SLUB“
Rechtsformen im Vergleich
Regelfälle
Stiftung budgetiert
Staatsbetrieb budgetiert
Anstalt öffentlichen Rechts budgetiert oder kameral
Michael Golsch 18.05.2011 28

29. Zukunft für die SLUB
Was wir bereits erreicht haben
Michael Golsch 18.05.2011 29

30. „Budgetierung SLUB“ –
Zukunft durch Flexibilisierung
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.