2. „Budgetierung SLUB
Was bisher geschah
„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 18. Mai 2011
Ø Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess
Ø Neues Steuerungsmodell: essentials
Ø Projektziele und Projektorganisation
Ø Zeitplan für die erste Ausbaustufe
Michael Golsch 21. 12. 2011 2
3. „Budgetierung SLUB
Was bisher geschah
„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 18. Mai 2011
Ø Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess
Ø Neues Steuerungsmodell: essentials
Ø Projektziele und Projektorganisation
Ø Zeitplan für die erste Ausbaustufe
„Mitarbeiter für Mitarbeiter , 21. September 2011
Ø Ergebnisse der Arbeitsgruppen (Fachkonzepte)
Ø Produkte und Leistungssteckbriefe
Ø Zeiterfassung
Ø Vorbereitung der Testphase
Michael Golsch 21. 12. 2011 3
4. „Budgetierung SLUB
Was bisher geschah
4. Quartal 2011
Ø 1. Oktober: Testbeginn
Ø 21. November: Beginn Auditierung (WIBERA)
Ø 25. November: 3. Staatssekretärsrunde (SMWK+SMF)
Ø 16. Dezember: Präsentation für das Controlling-Referat der Staatskanzlei
Ø 20. Dezember: Abschluss Auditierung
Michael Golsch 21. 12. 2011 4
5. „Budgetierung SLUB
Arbeitsgruppen für die Fachkonzepte (Sommer 2011)
AG Produktbildung AG Stundenrechnung
Henrik Ahlers, Frank Aurich, Birgit Klagge, Anke-Katrin Dietzsch,
Kathrin Gläßer (PR), Michael Golsch, Jenny Herkner, Ines Schott (PR),
Kerstin König (PR), Dr. Katja Roland Schramm (PR), Katrin
Leiskau, Dagmar Wohlfarth, Schüler, syncwork
syncwork
AG proweb.sax AG Kostenrechnung
Dr. Andreas Kluge, Katharina Meyer Christine Brandenburger, Corina
(PR), Katrin Schüler, syncwork Döge, Daniel Ehrlich, Annegret
Gäbler, Heidrun Schönig (PR), Karin
Uhlig (PR), syncwork
Michael Golsch 21. 12. 2011 5
6. „Budgetierung SLUB
Was wir bereits erreicht haben: Flexibilisierung ab 2012
Zusagen für das Haushaltsjahr 2011:
Ø Aufhebung der Einstellungsstopps (bei fortgesetztem Personalabbau)
Zusagen für das Haushaltsjahr 2012:
Ø Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8
Ø Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. €
Ø Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und
Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10%
überschritten werden.
Michael Golsch 21. 12. 2011 6
8. „Budgetierung SLUB
1. Darstellung der Projektergebnisse
Zeitplan 2011
Alle Meilensteine der Projektplanung wurden erreicht.
Vorbereitung
Vorbereitung flexibilisierte
flexibilisierte
Anpassungsvereinbarung
Anpassungsvereinbarung
Ressortvereinbarung
Ressortvereinbarung Rahmenbedingungen
Rahmenbedingungen
Auditierung/Evaluierung
Auditierung/Evaluierung
Fachkonzepterstellung
Fachkonzepterstellung Kostenverrechnung
Kostenverrechnung
Produktbildung
Produktbildung Auswertungen/Analysen
Auswertungen/Analysen
Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung
Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung
Controlling
Controlling
Stundenerfassung proweb.sax
Stundenerfassung proweb.sax
Einführung proweb.sax
Einführung proweb.sax
Schulungen
Schulungen
Testbetrieb Stundenerfassung
Testbetrieb Stundenerfassung Produktivbetrieb
Produktivbetrieb
Entscheidung
Entscheidung
2. Schritt
2. Schritt
Mai
Mai Juni
Juni Juli
Juli August
August September
September Oktober
Oktober November
November Dezember
Dezember Januar
Januar
Quelle:
2011 2012
Syncwork AG
Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 1
Michael Golsch 21. 12. 2011 8
9. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011
Stundenanteile Projekte
je Leistungsart 5%
Abwesenheit
Interne
Tä9gkeiten
18%
18%
Produkte
59%
Basis: 45.872 Stunden, Erfassungsquote: 99% Quelle: Syncwork AG
Michael Golsch 21. 12. 2011 9
10. „Budgetierung SLUB
NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: November 2011
Stundenanteile
je Leistungsart Projekte
Abwesenheit
6%
11%
Interne
Tä9gkeiten
19%
Produkte
64%
Quelle: Syncwork AG
Basis: 52.756 Stunden, Erfassungsquote: 103%
Michael Golsch 21. 12. 2011 10
19. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Routinebetrieb NSM-Basiscontrolling
Ø Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax
Ø Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“)
Ø Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte
Ø Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouse
Michael Golsch 21. 12.. 2011 19
20. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Routinebetrieb NSM-Basiscontrolling
Ø Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax
Ø Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“)
Ø Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte
Ø Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouse
Umsetzung der 2. Ausbaustufe (kaufmännisches Rechnungswesen)
Ø Fachkonzept Buchhaltung
Ø NSM-Software
Ø Verankerung der Budgetierung im Doppelhaushalt 2013/14
Ø Vorbereitung Staatsbetrieb SLUB
Michael Golsch 21. 12.. 2011 20
21. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Parallel und zusätzlich zum Neuen Steuerungsmodell
Ø stärkere Verankerung der SLUB im Sächsischen Hochschulgesetz
Ø Novellierung des SLUB-Gesetzes als Bibliotheksstrukturgesetz SN
Ø Ausbau strategischer Partnerschaften
Michael Golsch 21. 12.. 2011 21
22. 2. Ausblick auf die zweite Projektstufe
„Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht zweiten Stufe kann
Mit der Vorbereitung der
unmittelbar begonnen werden.
Echtbetrieb aller
IST-
Fachkonzepte
NSM-Ausbaustufen
Echtbetrieb Stufe1,
Vorbereitung
Stufe 2:
FK Buchhaltung,
Einrichtung ERP-
Software,
Umsetzung Anpassung
1. Stufe FK KR, CO
2011 2012 2013 (geplant)
Quelle: Syncwork AG
Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 10
Michael Golsch 21. 12.. 2011 22
23. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
Inhaltliche
Anforderungen
Technische
Anforderungen
● NSM-‐Konformität
● Prüfung
der
Anbindung
an
das
SVN-‐Netz
● Prüfung
der
Notwendigkeit
einer
kameralen
● Prüfung
der
Notwendigkeit
von
Nachweispflicht
SchniSstellen
zu
Fachverfahren
● Spezifizierung
Mengengerüste
(Anzahl
Arbeitsplätze
etc.)
Anforderungen an
eine
● Kein
eigener
Betrieb
der
ERP-Software ● Umsbeg
zum
1.
Januar
2013
SoKware
erscheint
grundsätzlich
● Betrieb
entweder
über
einen
realisierbar
externen
Dienstleister
oder
über
die
Anbindung
an
das
SVN-‐Netz
Organisatorische
Anforderungen
Weitere
Rahmenbedingungen
Michael Golsch 21. 12.. 2011 23
24. „Budgetierung SLUB
Wie es 2012 weitergeht
2. Ausblick auf die zweite Projektstufe
Die Planung der zweiten Stufe geht von der Herstellung
der Buchungsfähigkeit zum 1. Januar 2013 aus.
Auditierung Fachkonzepte AuditierungSW-Einführung
Fachkonzepterstellung
NSM-Trainings
Inventarisierung / Inventur
Softwarebeschaffung
Leistungsbeschreibung Teilnahmewettbewerb Angebote / Auswertung / Präsentation
Entscheidung über Bieterentscheidung
Betriebsform der
ERP-Software
Softwareeinführung
Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember
Quelle: Syncwork AG
2012
Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 13
Michael Golsch 21. 12.. 2011 24