1. Scaning and Printing in
Document Workflows
Florin Grigore
OPS Consultant
Business Development Group
Konica Minolta Business Solutions Romania
06.04.2012

2. Procese de business standard
Procesare
documente
Stocare date

3. Aplicatii pentru procese standard
bESTPersonal Scan Document Navigator
Captura si distributie de documente
PSNCDM Managementul ELO
documentelor
(DMS)
CSRC Managementul
echipamentelor
Printfleet BENS+
Conectivitate
AS/400
Accounting, securitate si control IPDS print
PageScope
SafeQ PCounter
Enterprise Suite
bEST Guard bEST Personal Print

4. Datele de intrare in procese
Captura datelor = preluarea datelor din diferite surse si
introducerea lor intr-un sistem centralizat intr-un mod
structurat
Surse de date pentru initierea proceselor
 faxurile – documente ce se stocheaza prin scanare
 „posta“ – documente ce se stocheaza prin scanare optimize project
analyze change
 emailul – documente ce necesita arhivare directa/electronica
consult implement
FLEET inform
 documentele electronice – generate de aplicatii specifice – necesita arhivare
capture
PROCESS
+
train
FINANCE
directa/electronica SECURITY
manage
improve operate
monitor

5. Scanarea – proces de captura de date
Parametri specifici
 rezolutie
 culoare
 format
 destinatie
optimize project
analyze change
consult implement
FLEET inform
capture +
PROCESS train
FINANCE
 metadate pentru indexare SECURITY
 date utilizator
manage
 data/ora
 nume document improve operate
 atribute monitor
 selectabile din liste
 introduse manual

6. Scanarea – integrabilitate si functionalitati
Beneficii ale scanarii utilizand echipamente multifunctionale cu
interfata OpenAPI
 integrarea functiilor de scanarii cu aplicatii ce ruleaza pe echipamente
 aplicatii de accounting, securitate si control
 identificarea utilizatorilor ce scaneaza
 restrictionarea accesului la orice tip de functie de scanare
 log al tuturor documentelor scanate
 vizualizarea ulterioara a tuturor scanarilor
 aplicatii de document management
 introducerea de metadate
 scanare de mare viteza
 configurare facila a parametrilor de scanare direct de la bordul
echipamentelor

7. Procesarea documentelor
Automatizarea procesarii documentelor utilizand aplicatii de DMS
Beneficii ale procesarii electronice a documentelor
 identificarea sursei
 identificarea utilizatorilor care au lucrat pe document
 istoric si versionare documente
 utilizare metadate din scanare pentru automatizare
 reducerea timpului de transmiterea a documentelor
 regasirea facila a documentelor

8. Printarea documentelor
Printarea este un proces sau parte a unui proces ce trebuie sa
indeplineasca anumite cerinte
Cerinte de baza: viteza, volume, culoare, format, finisari, medii de
printare, aplicatii sursa
Cerinte complexe:
 de securitate: confidentialitatea documentelor printate
 limitare acces utilizatori la anumite functionalitati
 printare color
 printare pe anumite echipamente
 alocare volume/costuri de printare pe departamente, centre de cost, proiecte
 utilizare de drivere universale pentru printare pe mai multe echipamente

9. Procesul de printarea securizata

10. Printarea securizata
Cerinte minime:
 Printare documente numai dupa autentificare la echipament
 Integrare cu AD
 utilizare metode variate de autentificare: PIN, card, biometric, user+parola
 Cerinte complexe
 Asigurare solutii de back-up/redundanta pentru procesul de printare
 Arhivare printuri efectuate pentru reprintare sau vizualizare ulterioara
 Implementare de reguli complexe de printare folosind diferite variabile
 nume utilizator
 tip document
 format pagini
 volum pagini
 aplicatie sursa document

11. Controlul proceselor standard
Procesele standard:
 Printare
 Copiere
 Scanare
 Fax

12. Vă mulţumesc!