Unidad i auditoria ii

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Unidad i auditoria ii

  1. 1. UNIPAP Auditoria II Prof: Hessen Hernandez UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS El propósito principal de la Auditoria es determinar la confiabilidad de la información contable expresada a través de los Estados Financieros. Es así, como casi todo el esfuerzo del auditor está dirigido básicamente a formarse una opinión profesional de los Estados Financieros en su conjunto, para lo cual, examina cada una de las cuentas del activo, pasivo, buscando con ello elementos de juicio sobre su razonabilidad, los mismos que una vez evidenciados forman su opinión. En esta oportunidad nos centraremos en examinar las cuentas del Activo. Para ello daremos a conocer conceptos generales: Conceptos generales: ACTIVO. Concepto.- Conjunto de Bienes y derechos que posee una empresa. Según las NIC es un recurso bajo central, de la empresa que proviene de hechos pasados y del cual se espera que genere beneficios económicos futuros para la empresa. Clasificación.- Es según NIC 13, ahora NIC 1 en concordancia con la anterior. El Activo se clasifica en Activo Corriente y Activo no Corriente, llamado también Circulante y no Circulante. Esta clasificación se determina teniendo en cuenta su grado de responsabilidad, tomándose como base un año. El Activo Corriente: Caja y Bancos Activo Disponible. Cuentas por cobrar comerciales Activo Exigible. Otras cuentas por cobrar Activo Exigible. Existencias Activo Realizable. Gastos Pagados por anticipado Activo Realizable. “ORDENADO DE ACUERDO A SU CONVERTILIDAD EN DINERO”. El Activo No Corriente: Cuentas por cobrar a largo plazo. Otras cuentas por cobrar a largo plazo. Inversiones en valores. Inmueble, Maquinaria y Equipo, Neto. Otros activos. Objetivos de las Cuentas del Activo. 1. Establecer la existencia y propiedad de los activos que se mueven en el Balance. 2. Determinar si la valuación de los activos refleja la aplicación de principios contables generales aceptados. 3. Determinar si es adecuado el control interno de la empresa. 1
  2. 2. 4. Determinar con cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos en bancos son adecuados y válidos. 5. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en el Balance. 6. Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios están efectivamente representadas por productos, materiales, y suministros que existen físicamente. Importancia.- Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados Financieros es expresa opinión sobre la razonabilidad de la presentación de los Estados Financieros según principios contables generalmente aceptado, para que el auditor pueda expresar la opinión de los Estados Financieros debe examinar el Balance General. ACTIVO DISPONIBLE Esta clasificación corresponde a aquellos bienes que posee la empresa que pueden convertirse inmediatamente en efectivo, es decir, de alto grado de liquidez. Se incluye por lo tanto al efectivo de cualquier otra partida que pueda convertirse inmediatamente en efectivo, sin trastornar las operaciones diarias. Ejemplos lo constituyen las existencias en caja; los depósitos en cuentas bancarias, certificados de depósitos a la vista y valores negociables, entre otros. Dentro del Plan Contable General revisado se incluye las siguientes cuentas: 10 CAJA Y BANCOS 101 Caja 102 Fondos Fijos 103 Remesas en Tránsito 104 Cuentas Corrientes 105 Certificados Bancarios 106 Depósitos a plazo 108 Otros depósitos 109 Fondos sujetos a restricción 31 VALORES (*) 311 Acciones 314 Otros títulos representativos del Derecho Patrimonial 317 Bonos Diversos 319 Provisión para fluctuación de valores (*) Sólo nos referiremos a las inversiones de carácter temporal, que han sido adquiridos con el fin de venderlas en el corto plazo y obtener cierta rentabilidad. CAJA Y BANCOS. Activo de liquidez inmediata que representa las existencias en caja y cuentas corrientes bancarias que tienen poder cancelatorio y son utilizados en el giro habitual de las operaciones que realiza la empresa. El efectivo tendrá la característica de disponible como medio de cambio y de fijeza de valor. El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al cierre de cada período bajo análisis, pero las cuentas que lo integran involucran movimientos relevantes puesto que tiene una estrecha relación con: 2
  3. 3. a. Fuentes de ingresos u obtención de fondos (cobranzas). En este punto el Auditor deberá procurar que su intervención se extienda a comprobar las diferentes fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al contado, cobros a cuentas, cobros de documentos, cobro de intereses, de otras rentas, ventas de activos fijos, préstamos o inversiones de los propietarios), con la finalidad de determinar si alguno de ellos se han omitido en la contabilidad. En otras palabras, los ingresos de dinero están directamente relacionados con las cuentas de ingresos. Incrementos elevados y repentinos en los ingresos a caja podrían llevar a pensar en fuentes de ingresos no declaradas, por lo tanto, cuando se susciten ciertas dudas es conveniente hacer las verificaciones pertinentes respecto a su origen. b. Egresos de fondos o desembolsos, puede presentarse duplicidad en los pagos, es decir, se podrían estar duplicando pagos, lo que obligaría la verificación con los documentos originales, porque puede contabilizarse una compra por el asiento de diario utilizando la cuenta de Proveedores y por el libro de Caja como si fuere una operación al contado, además se podrían presentar retiros particulares de los socios o pagos simulados a acreedores. En conclusión la revisión del efectivo y de las transacciones relacionados con él son importantes porque se trata de un activo que fácilmente puede ser sustraído, porque la mayoría de las transacciones afectas a esta cuenta tienen una recuperación sobre ella, por errores en otras pueden representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo y viceversa. Saldos en Moneda Nacional: Los saldos en moneda nacional constituyen una partida que se determinan por su valor nominal; es una partida monetaria que no requiere de ajuste y es causante de pérdida por exposición a la inflación. Saldos en Moneda Extranjera: Los saldos en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los Estados Financieros, reflejando en el Estado de Resultados la diferencia que resulte del ajuste. Al respecto también la NIC 21. “Variaciones en los Tipos de cambio de Moneda extranjera”. Como el CPC 2 “Registro de Transacciones de Moneda Extranjera”. Señala que el reporte de dichos saldos debe ser al tipo de cambio de cierre. VALORES NEGOCIABLES Llamados también Inversiones temporales representa la cantidad empleada por la empresa en la adquisición de un valor bursátil o de otro título que expresa la inversión del excedente de efectivo, que constituyen verdaderos sustitutos temporales del dinero. Incluye los valores adquiridos con el objeto de obtener una renta y con la intención de venderlos a corto plazo. La NIC 25, las califica como una Inversión de Circulante que por su propia naturaleza es enajenable a corto plazo que se intenta no se mantenga durante un tiempo superior a un año. En otras palabras constituyen Inversiones adquiridas con excedentes de dinero que pueden convertirse en dinero a corto plazo, ofreciendo una rentabilidad a los recursos ociosos de la empresa. EXAMEN DE CAJA Y BANCOS a. Concepto de la cuenta A esta cuenta se le denomina también rubro del disponible y comprende el dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc., que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata. b. Comentario 3
  4. 4. Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con respecto al dinero, tienen en las empresas con respecto al dinero, tienen su origen principalmente en las deficiencias de control interno, tanto en el manejo como en su contabilización, tales como: - Falta de separación de funciones entre caja y contabilidad. - Falta de póliza de fianza para los empleados que manejan efectivo. - No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco, a la brevedad posible. - No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos menudos y cheques para todo lo demás. - No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva, dejándose constancia escrita de los mismos. Por tal razón, es sumamente importante la evaluación del control interno que practica el auditor, no solamente para graduar el alcance de sus procedimientos de auditoria, sino también para sugerir recomendaciones a la empresa, que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos financieros. De otro lado, debe entenderse que nuestro examen de este rubro se orienta básicamente a obtener suficientes elementos de juicio que nos permita formar una opinión razonable sobre el dinero en efectivo y en bancos expuesto en el Balance General, así como su correcto manejo y contabilización durante el período que se examina. Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se debe visualizar como un aspecto aislado, sino más bien, interrelacionado con otras cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc. c. Objetivos Básicos del examen Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y Bancos pueden resumirse en los siguientes: 1. Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen. 2. Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados. 3. Asegurarse de que el saldo de Caja - Bancos sea correcto. 4. Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad. 5. Verificar que se presente y clasifique en forma apropiada. 1. PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS 1. CONTROL DE LA CAJA La caja constituye el activo que más se presta a que se aplique mal y a que se comentan errores en su manejo (ejemplo: ingresos que se contabilizan en fecha posterior en la que se realizan, préstamos ficticios que luego se cancelan) y su registro, en especial en lo referido a los ingresos de caja por lo cual es necesario un control detallado de la caja de manera que permita reducir la posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de fondos, debiendo facilitar el descubrimiento de esos errores y pérdidas tan pronto ocurran. Las posibles irregularidades que se puedan presentar tendrían el objeto de disminuir la base imponible del Impuesto a la Renta o regularizar saldos acreedores generados por ingresos omitidos no declarados así como préstamos a accionistas, socios o personas vinculadas al propietario (pagos de gastos personales) o de regularización de saldos acreedores. 4
  5. 5. PROCEDIMIENTOS A. CAJA 1. Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen. 2. Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre de los custodios con un funcionario autorizado. 3. Efectúe un arqueo simultáneo de los fondos y valores. 4. Determine el saldo de caja de la siguiente forma: Saldo según libros a la fecha del último asiento. Más ingresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Saldo al momento del arqueo. 5. Recuente o inspeccione físicamente: - Billetes y monedas. - Cheques, observando que estén a nombre de la empresa o debidamente endosados e investigando cheques de fechas posterior a la del recuento o fuera de lo normal. - Facturas, recibos o vales provisionales que estén formando parte de los fondos, observando que estén debidamente aprobados, sean de fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga aprobación de las personas autorizadas. 6. Detalle en sus papeles de trabajo: - Billetes y monedas recontadas. - Cheques recibidos, indicando: Fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e importe. - Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto, importe y aprobación. - Cheques girados por la empresa y aún no entregados a los beneficiados, señalando: fecha, banco, beneficiario, e importe. 7. Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante), obtenga una explicación escrita del custodio. En el caso, de importación escrita del custodio. En el caso, de importes significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de arqueo. 8. Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración de los custodios, donde se ha constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que éstos fueron recontados en su presencia y devueltos conforme. 9. Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor general. 10. Verifique que el último cheque de reposición del fondo fijo emitido antes del arqueo, haya sido debidamente contabilizado. 11. Si existiera efectivo por sueldos y/o jornales impagos en poder del cajero, deberá proceder como sigue: 11.1 Si el efectivo no está ensobrado. Efectúe el arqueo total del mismo. 11.2 Si está ensobrado. Deberá comprobar que todos los sobres efectivamente tienen contenido, arqueando un número representativo de los mismos y verificando que el total ensobrado concuerde con el de la nómina. 5
  6. 6. 12. Tome nota de los últimos documentos girados a la fecha del arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depósitos, partes de cobradores, etc. 13. Establezca independientemente el monto de las cobranzas pendientes por depositar, mediante la suma de: Facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia. Durante esta labor: 13.1 Observe la fecha y secuencia numérica de los documentos. 13.2 Pase revista a los talonarios de los documentos, verificando el último utilizado y los posteriores aún no usados. 14. Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejándolos, contra el libro caja o bancos, papeletas de depósitos y después con los estados bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco. 15. Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la reposición inmediata al arqueo. 16. Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los cheques de personal tienen un motivo legítimo de ser (canje autorizado, etc.) 17. Con relación a los cheques de canje, incluidos en el arqueo, verifique posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el Banco. 18. Si el arqueo de caja se efectúa posteriormente a la fecha del balance, compruebe la documentación sustentatoria de las transacciones realizadas desde la fecha a la fecha del arqueo. 2. CONTROL DE LA CUENTA BANCOS. Debido a su naturaleza de liquidez, certeza y efectividad además que permite un mejor control de dinero de la empresa, la mayoría de las empresas en la práctica lo utilizan para todas sus transacciones ya sea por depósito de todas sus cobranzas diarias o por el pago a sus proveedores o terceros mediante cheques. Norma de control es que todo pago debe hacerse por medio de cheques incluso el pago de remuneraciones (éste puede realizarse también mediante abonos en una cuenta de ahorros asignada a cada trabajador), a excepción de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo de caja. Esto facilita el control puesto que los cheques cancelados son un medio de verificación eficaz, para lo cual es recomendable que todo cheque deba ser registrado aunque haya sido anulado. Por lo general requieren de una contrafirma lo que hace más seguro la salvaguardia de este activo de la empresa. Un punto importante a verificar es la no existencia de cuentas bancarias no contabilizadas, lo cual se puede localizar a través de la revisión de los comprobantes de pago. Asimismo requiere de revisión las notas de débito emitidas por los bancos a fin de determinar la procedencia de la deducción. Debe revisarse además las boletas de depósitos bancarios, porque pueden aparecer en ella anotados números de facturas, guías, letras, cheques, etc; que no están registrados en los libros contables. Herramientas importantes constituyen la solicitud de Confirmación Bancaria y la Conciliación Bancaria. 6
  7. 7. PROCEDIMIENTOS B. BANCOS 1. Aplique el cuestionario del control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen. 2. Obtenga de la empresa, una relación de las personas autorizadas a firmar cheques durante el período bajo examen, comprobando si los cambios suscitados fueron comunicados oportunamente al banco. 3. Obtenga, asimismo de la empresa, lo siguiente: a. Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y de los subsiguientes. b. Estados bancarios. c. Talonarios de cheques. d. Libro de caja y/o bancos. e. Archivo de comprobantes de ingresos y egresos y de asientos de diario. 4. Solicite confirmación directa de los saldos con bancos, incluyendo todas las cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, aún cuando no tengan saldos al fin del año. La confirmación deberá comprender también información adicional sobre préstamos por pagar, intereses, gravámenes, juicios o contingencias de toda clase que el cliente pueda tener. 5. En relación a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance, realice lo siguiente: 5.1 Verifique su corrección aritmética. 5.2 Compruebe las partidas que aparezcan en la conciliación, comparando el movimiento registrado durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los estados bancarios. 5.3 Cerciórese que todas las partidas pendientes de tomar por el banco o por la empresa, estén incluida en la conciliación. 6. Verifique que todas las partidas de conciliación que aparezcan en la conciliación al final del mes inmediato anterior a la fecha del balance, hayan sido tomadas por el banco o por la empresa, según correspondan, durante el curso del siguiente mes, o bien, que aparezcan en la conciliación practicada a la fecha del balance. 7. Obtenga los estados de cuentas bancarios, por el mes posterior a la fecha del balance y confronte contra éstos las partidas de conciliación no tomadas por el banco a la fecha del balance. Investigue las partidas importantes no tomadas por el banco durante ese mes, Con respecto, a las partidas de conciliación no tomadas por la empresa a la fecha del balance, discutir las de montos significativos con los funcionarios de la empresa para que dichas prácticas se registren en libros. 8. Compruebe las transferencias bancarias, por el período de 7 días antes y después de la fecha de la conciliación bancaria del mes seleccionado, verificando la respectiva carta - orden y su registro contable. 9. Efectúe una comprobación de caja por los meses seleccionados, conciliando los totales de ingresos y egresos según registros auxiliares, con los totales de depósitos y retiros según estados bancarios. 10. Sume el libro caja o auxiliar de bancos por el mes durante el cual se revisa la conciliación y compruebe la corrección de los pases al libro mayor coteje los saldos según libros que aparezcan en la conciliación. 7
  8. 8. AUDITORÍA DE LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas y Efectos por Cobrar”. El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR: Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios. Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios. a) Documentos por Cobrar: Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no devengados por la sociedad. b) Deudores Varios (neto): Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance. c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas: Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR: · Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas. · Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva. · Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. 8
  9. 9. · Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. · Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable. OBJETIVO DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS EFECTOS POR COBRAR Los objetivos primordiales de una auditoría de las cuentas por cobrar son la determinación de la exactitud del importe de los valores a cobrar, su validez y su cobrabilidad. En todas las auditorías de las cuentas por cobrar es preciso realizar una cantidad mínima de trabajo con objeto de llegar a una conclusión acerca de estos tres objetivos. Los procedimientos exactos seguidos para llegar a esta conclusión y l amanera en que se apliquen diferirán entre los auditores y entre las auditorías del mismo auditor. Antes de proceder a practicar una auditoría de las cuentas por cobrar, el auditor debe familiarizarse con las condiciones peculiares en que trabaja el cliente, la organización y eficiencia de su departamento de crédito, la naturaleza de los productos que vende, los métodos de venta, las condiciones de crédito que concede a su clientela y el control interno sobre las cuentas por cobrar y las ventas. La extensión de la auditoría de las cuentas por cobrar depende de estos factores. PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS CONTABLES SOBRE LA VALUACIÓN DE LAS CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR Y SU PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL CUENTAS POR COBRAR 1. CONCEPTO Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas. Servicios prestados, otorgamiento de créditos o cualquier otro concepto análogo. 2. CLASIFICACIÓN. Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar. 3. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en una nota a los estados financieros. Las cuentas por cobrar deberán liquidarse al tipo de cambio vigente al momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio. 4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. Valor histórico original. Realización. Período contable. Revelación suficiente. 5. REGLAS DE VALUACIÓN. Valoración 9
  10. 10. Los Efectos y Cuentas por Cobrar se valoran a su valor nominal, actualizado dicho valor, en el caso de los Efectos a Corto Plazo, por el importe de los efectos descontados y por la provisión correspondiente al estimado de los efectos incobrables, de autorizarse su creación. El importe por aumento o disminución de la citada provisión por la pérdida estimada, afectará el resultado del ejercicio económico. En las Cuentas por Cobrar su valor es actualizado por la provisión de valuación correspondiente al estimado de las cuentas incobrables, formando parte del resultado del ejercicio económico la variación de la citada provisión. Las Cuentas y Efectos por Cobrar en moneda extranjera se valuarán al tipo de cambio vigente al momento de su origen y al vigente en la fecha de cierre del ejercicio. Cuando esto signifique una disminución del valor pactado originalmente, la pérdida afectará el resultado del ejercicio económico. 6. REGLAS DE PRESENTACIÓN. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo. Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más. Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a más de un año deberá presentarse fuera del activo circulante. Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda. Se expondrán como Efectos y Cuentas por Cobrar a Corto Plazo aquellos cuyos vencimientos se proyecten dentro de los doce meses a partir de la concertación de la operación que les dio origen. Los que venzan después de los doce meses de originada la transacción, se expondrán como Efectos y Cuentas por Cobrar a Largo Plazo, debiendo reclasificarse al cierre del ejercicio económico los que vencerán en el ejercicio próximo, trasladándose a Efectos y Cuentas por Cobrar a Corto Plazo. Al presentarse en el Activo del Estado de Situación se presentará su importe total, deduciéndosele los importes de las Provisiones para Efectos y Cuentas Incobrables no utilizados. Asimismo los Efectos y las Cuentas por Cobrar en moneda extranjera pueden analizarse en subcuentas o análisis complementarios en los Estados Contables, desglosándose por tipos de monedas. Los Pagos Anticipados, se clasificarán en dependencia de su término de vencimiento en a Corto o a Largo Plazo. IRREGULARIDADES MÁS COMUNES EN LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR El Fraude Definición.- Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulación, etc. El término “fraude” se refiere al acto intencional de la Administración, personal o 10
  11. 11. terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar:  Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.  Malversación de activos  Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos.  Registro de transacciones sin sustancia o respaldo  Mala aplicación de políticas contables. Tipos de fraude: Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa. El segundo tipo de fraude, es la presentación de información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales.  Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio.  Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes, proveedores, etc. Por Que Hay Fraudes Se considera que hay fraudes por:  Falta de controles adecuados.  Poco y mal capacitado personal.  Baja / alta rotación de puestos.  Documentación confusa.  Salarios bajos.  Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc.  Legislación deficiente.  Actividades incompatibles entre sí. Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude. Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles. Como se evita un fraude: La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo, implementar practicas y políticas de control, analizar los riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y motivada. Como se detecta un fraude: Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las más comunes son:  Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar los mas importantes y vigilar constantemente su adecuada administración.  Simular operaciones.  Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes, etc.  Llevar acabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles. 3. Errores e irregularidades La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación de los PCGA, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones necesarias en aquellas áreas en donde existan incertidumbres y él suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos. Los errores, se consideran que se producen sin intención, mientras que las irregularidades se producen intencionalmente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores. 11
  12. 12. Las posibles irregularidades que efectúan las operaciones de caja y bancos y de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución de la sgte forma: A) Desfalcos: 1.- Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados) 2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias) 3.- Desviaciones – Hacer que un desembolso que en un principio es legitimo se desvíe de su destino correspondiente. B) Distorsiones: Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo. 4. Los errores Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o administrativos en los registros contables, aplicación errónea de los PCGA o mal interpretación de los hechos existentes. Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos. Errores más comunes: • En la clasificación del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos categorías de la planta o el equipo. • Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los pcga. Error tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada. El problema de los errores El sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos. Tipos de Errores: 1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los mas numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al gasto o la falta de beneficio. 2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros. El Error de Muestreo.- se produce cuando se utiliza incorrectamente el valor de una variable incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65. Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades más comunes en que ocurre el fraude en esta área son la apropiación indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro indebido de notas de crédito. La apropiación indebida de fondos, una modalidad bastante común, consiste en utilizar ciertas entradas de dinero para sustituir otras entradas previamente desviadas, postergando así la detección del robo. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA DE LOS EFECTOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR El programa de Auditoría de las Cuentas y Efectos por Cobrar, corresponde a los procedimientos que han de seguirse en la ejecución de la misma: 12
  13. 13. Procedimientos: 1) Cotéjese un balance de comprobación de las cuentas y efectos por cobrar con el saldo de la cuenta control. 2) Clasifíquense según vencimientos atrasados las cuentas y efectos por cobrar. 3) Ratificar las cuentas por cobrar. 4) Determinar la validez de las cuentas por cobrar. 5) Determinar el corte apropiado en la contabilidad de ventas. 6) Verificar las cuentas que se cobran al entregar la mercancía. 7) Comprobar los descuentos. 8) Comprobar las devoluciones, bonificaciones y notas de créditos correspondientes. 9) Clasificar nuevamente las cuentas de consignación, en su caso. 10) Segregar y eliminar las cuentas por cobrar de las compañías afiliadas. 11) Determinar cuál ha de ser el tratamiento apropiado de las cuentas de las sucursales. 12) Examinar el tratamiento que se da a los valores a cobrar extranjeros. 13) Segregar los valores a cobrar no comerciales de funcionarios, directores y accionistas. 14) Analice y segregue otros valores a cobrar no comerciales. 15) Determine las cuentas de los clientes pignorados en Garantía y su valor líquido. 16) Determine la cobrabilidad de las cuentas. 17) Hágase una lista de las cuentas vencidas pendientes en la fecha en que se termina la Auditoría. 18) Determinar si es suficiente la reserva para cuentas dudosas. (provisión cuentas incobrables). Respecto a los Deudores Incobrables 1.Verificar la ubicación física de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos. 3.Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables. 4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales. 5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables. 6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados. 7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda. 8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR: Respecto al Control Interno. El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar. 13
  14. 14. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa. 6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. 8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas. 9. Comprobar que las cuentas por cobrar esten vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques) 10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores. 11. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras y otros). 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. 14

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