Implantación de plataformas colaborativas, como Asana, para mejorar el trabajo interno de las organizaciones y su eficiencia.

2. Colaboracción
Servicios de implantación de
colaboración basados en Asana

3. INTRODUCCIÓN.

4. Una forma
integral de
entender la
excelencia.
Gestión para la
excelencia:
Más allá del lean.

5. Tres áreas de impacto hacia la excelencia.
ADAPTACIÓN.
Manejar el conocimiento y la información, tomando decisiones que nos
ayuden a ser más efectivos en la atención a nuestros mercados.
COHESIÓN.
Conseguir el máximo nivel de alineación y de implicación de las personas
con los objetivos de las compañías.
EFICIENCIA.
Atender las necesidades del mercado elegido como objetivo con el
máximo nivel de eficiencia.

6. 3 puntos de vista

7. La organización como organismo.
• El hombre, como organismo, busca perpetuarse frente a un
entorno cambiante.
• El aprendizaje es el mecanismo básico de adaptación y
supervivencia.
• Cuanto más ágil es la organización, más rápido aprende.
• En las organizaciones horizontales la información fluye con
mayor facilidad.
• El empleado se siente motivado en la medida que aprende.

8. La organización como institución.
• Las organizaciones son por y para el hombre.
• El hombre busca darle sentido a su actuación.
• Las instituciones buscan darle un sentido a la acción humana.
• Las organizaciones tienen una misión que les da sentido que
debe confluir con los de aquellos que la forman.
• El empleado se siente motivado porque cree en lo que hace
más allá de sus intereses individuales.

9. La organización como mecanismo.
• Una organización es simplemente una secuencia de acciones
humanas para conseguir un resultado.
• Basta con que los procesos estén bien definidos y se cumplan.
• Los directivos tienen indicadores que permiten controlar que los
procesos se ejecutan correctamente
• El trabajador, por ello, recibe su salario; esa es su motivación.
• Toda pauta de actuación debe terminar en el sistema formal:
procedimientos y normas.

10. En improva tenemos nuestra forma
de interpretar la realidad, pero
¿qué pasa ahí fuera?

11. Por primera vez en la historia, la humanidad
ha sido capaz de crear más información de
la que nadie puede absorber, fomentar más
interdependencia de la que nadie puede
gestionar y acelerar los cambios a un
ritmo que difícilmente podemos seguir.
Peter Senge

12. Másinformación.
Cada día se envían más de 140.000 millones de e-mails.
Este dato en frío no dice mucho. Veamos el volumen de
información en tiempo real.
In one second on the Internet there are…
http://onesecond.designly.com/

13. Másinterdependencia.
• Mayor presión competitiva unido a los
niveles elevados de eficiencia ya
alcanzados.
• Cambiar y mejorar es cada vez más
complejo.
• La mejora requiere de multiplicidad de
capacidades. Ello nos obliga a trabajar
en red y globalmente para mezclar en
la justa medida las competencias
necesarias para competir con éxito.
Se trabaja cada vez más en red y hay que saber hacerlo.

14. Cambios
acelerados

15. DIFÍCILMENTE PODEMOS SEGUIR

16. Si el entorno cambia rápido,
las organizaciones deben cambiar
adaptándose al entorno con agilidad.
Manejar la información y
aprender más rápido.

17. Procesar eficientemente el conocimiento pasa a
ser una prioridad.
FORMAR
INCORPORAR
INNOVAR
RESOLVER
PROBLEMAS
COLABORAR
CAPTAR ACTUAR

18. En resumidas cuentas:
• El entorno cambia rápidamente y debemos adaptarnos.
• Para adaptarnos debemos aprender (desarrollo org).
• Las organizaciones aprenden:
Captando conocimiento.
Compartiendo conocimiento (Colaborando).
Aplicando ese conocimiento.
Sin embargo, en la gestión de la colaboración y resolución de
problemas existe un enorme margen de mejora en las
organizaciones.

19. Los 4 pilares de la colaboración:
• Tareas y proyectos compartidos.
• Documentos compartidos.
• Conversaciones colaborativas.
• Reuniones efectivas.

20. Email:
• Cada día se envían más de 140.000 millones de e-mails.
• El 68,8 % de todo el tráfico de correo electrónico
es correo basura .
• El uso del email es un síntoma de los problemas de
comunicación en la organización.
• Archivos duplicados y triplicados en cada buzón de correo
consumiendo ancho de banda y espacio en disco.
• Dificultad para localizar correos electrónicos, archivos que
no se han descargado, etc.
(Datos publicados por Royal-Pingdom).

21. Patologías del email:
• Retrasos a la hora de contestar.
• Correos que no son contestados.
• Destinatarios arbitrarios del correo electrónico. Recibimos
correos electrónicos que no nos interesan.
• Tendencia a los malentendidos por faltar el lenguaje no
verbal.
• Los emails no deben tener prioridades, lo único que debe
tener prioridades son las tareas. Y esas prioridades deben
ser compartidas por todos los que comparten una tarea.

22. Email:
• Acabamos procesando el email por lotes y con retardo y
en el mismo lote convive el spam con correos que nos
cabrean y nos predisponen inadecuadamente para los
siguientes.
• En el buzón de correo conviven lo confidencial con lo que
no lo es. En el correo nada es especialmente confidencial
ni está identificado como tal.
• En el correo se leen cosas fuera de contexto. Los asuntos
son poco significativos.

23. Gestión de tareas:
• No hay un inventario de proyectos.
• GTD: las tareas siempre se asocian a proyectos.
• Acabamos haciendo “cosas” olvidando a qué proyecto
pertenecen.
• Es muy difícil saber quién tenía que hacer qué, aunque en
algún sitio consta…
• Las tareas se pierden, de repente descubrimos una tarea sin
padre ni madre.
• “Everything is a project”.
http://scottberkun.com/2009/everything-is-a-project

24. Gestión de tareas:
• Prioridades poco claras.
• Responsabilidades poco claras.
• Temas y proyectos encallados sin visibilidad sobre ellos.
• Tareas no claramente identificadas y en diferentes soportes:
• Actas de reunión en Excel adjuntas a emails.
• Actas de Excel en las carpetas del ordenador.
• Actas en papel en carpetas.
• Notas en libretas.
• En la cabeza…

25. Compartir archivos:
• Nunca sabemos dónde los tenemos.
• Lo que se ha dicho, comentado o decidido sobre un archivo
puede estar en múltiples soportes.
• Tardamos en encontrarlos porque tienden a quedarse en la
bandeja de correo electrónico mezclados con toda la basura.
• Y cuando los encontramos nunca estamos seguros de tener la
última versión.

26. Reuniones:
• La agenda siempre se prepara en el último momento.
• Difícil que todos los participantes contribuyan a la agenda.
• Durante la reunión… esto da para una tesis…
• Los acuerdos quedan registrados ¿En un papel? ¿Excel que se
distribuye? Nada los agrupa.
• No se hace seguimiento de los acuerdos, ni se habla de ellos.

27. ¿Qué es Asana?
• Una plataforma colaborativa enfocada en lo esencial para mejorar la
eficiencia organizativa.
• Permite gestionar las tareas asociadas a proyectos.
• Permite conversar sin perder de vista ni la tarea ni el proyecto sobre el
que conversamos.
• Proporciona el contexto adecuado para cada tarea que deba ser tratada.
• Permite compartir archivos garantizando que todos compartimos la
misma versión y permitiendo las conversaciones sobre ellos y las tareas.

28. ¿Para qué Asana?
• Para ser más eficientes con nuestra gestión de proyectos.
• Para mejorar la comunicación.
• Para colaborar de manera más efectiva y mejorar en el cumplimiento de
compromisos.
• Para acelerar el ritmo al que se introducen mejoras.
• Para garantizar el máximo aprovechamiento del conocimiento de la
organización.
• Para mejorar la cohesión organizativa y la identificación de las personas
con los objetivos de los proyectos corporativos.

29. IMPLANTACIÓN.

30. Sobre el impacto.
• LA IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA COLABORATIVA
ES UNA OPORTUNIDAD DE ORO PARA REALIZAR UN
CAMBIO RADICAL EN LOS HÁBITOS DE TRABAJO.
• LA IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA COLABORATIVA
COMO ASANA DEBE CONLLEVAR UNA INTENCIONALIDAD
DE IMPACTO MEDIBLE.

31. IMPACTO.
• Eficiencia directiva.
• Reducción uso email.
• Reducción plazo resolución
problemas.
• Mejorar tiempos reacción.
HÁBITOS DE TRABAJO.
• Reuniones efectivas.
• Cumplimiento de compromisos
.
• Desarrollar el sentido de la
responsabilidad.
• Mejorar la comunicación más
allá de la herramienta.
• Transparencia.

32. Áreas de actuación para la colaboración eficiente.
Conocimientos y habilidades
necesarios para la colaboración.
Responsabilidades en la
colaboración.
Soporte colaborativo a
los procesos de trabajo.
Gestión de proyectos.
Gestión para el cambio.

33. Implantación: capacitación.
• Formación en metodologías GTD.
• Formación en gestión de proyectos, para todos.
• Formación en interdependencia organizativa.
• Formación en trabajo en equipo.
• Formación en reuniones efectivas y colaborativas.
• Formación en comunicación.
• Formación en gestión de procesos de cambio.
• Formación en la propia plataforma colaborativa.

34. Implantación: procesos operativos.
• Soporte colaborativo a procesos no soportados en el ERP o fases
de procesos no soportadas.
• Definición de políticas de uso de la herramienta colaborativa.
• Identificación y estandarización de tipologías de proyectos.
• Identificación y estandarización de tipologías de problemas.
• Metodología para reuniones en Asana.

35. Implantación: sistema de gestión.
• Diseño y puesta en marcha de un sistema de gestión para la
implantación de Asana:
• Objetivos de proyecto.
• Establecimiento de controles.
• Auditorías de cultura colaborativa.
• Informes de seguimiento.
• Procesos de gestión a soportar colaborativamente con Asana. Definición
de objetivos y planes de acción, análisis de informes y preparación de
reuniones.
• Seguimiento y coordinación de equipos mediante Asana.

36. Implantación: organización.
• Responsabilidades en el mantenimiento y uso de la herramienta.
• Criterios para la configuración de equipos.
• El organigrama en Asana.
• La potenciación de la transversalidad con Asana.
• Configuración de equipos, tareas, subtareas, etc.
• Creación de la “oficina para la colaboración”.

37. IMPLANTACIÓN: Asana.
• Definir equipos y proyectos iniciales.
• Identificar procesos a soportar en Asana.
• La integración de Asana con otras herramientas corporativas:
Google Calendar, Gmail, CRM, etc.
• Desarrollar manuales de la herramienta.
• Desarrollar manuales de uso corporativo.
• Procesos de mantenimiento de usuarios: altas, bajas,
licencias, etc.
• Procesos de auditoría y limpieza del sistema.

38. ¿Por qué Asana?
• Porque está enfocada en aquello que es esencial para la
colaboración.
• Porque es simple y se acelera al máximo lo realmente
importante, el cambio cultural en los hábitos de colaboración,
frente a otras herramientas mucho más complejas.
• Porque es abierta (bajo nivel de parametrización) y en la nube y
por lo tanto rápida de implantar en cualquier organización.

39. Clave del éxito.
• Implicación del 100% de la organización.
• Eliminar al máximo las vías alternativas a la plataforma: email, papel,
Excel, teléfono, etc.
• Cultura compartida GTD de gestión de tareas personales en el marco de
proyectos.
• Responsabilidades en la limpieza del sistema: 5S’s colaborativas.
• Implicación a clientes y proveedores en las fases de interacción no
contemplados por ERP corporativo.
• Medir si el impacto que se buscaba en el negocio se ha producido.
• Seguimiento.

40. Por dónde empezar.
• Las empresas están implantando procesos colaborativos como si de una
moda se tratase.
• Los procesos de implantación giran en exceso alrededor de la
herramienta a utilizar y son impulsados por áreas tecnológicas.
• El peso de la herramienta en el cambio hacia la colaboración debe ser
mínimo.
• Se debe partir de identificar el potencial de mejora existente y en las
necesidades formativas y de apoyo para una verdadera transformación.
• Es prioritario empezar por un profundo análisis para la colaboración.