Perehdyttäminen on sekä työnantajalle laissa määrätty velvollisuus, että ehdottoman välttämätöntä rekrytointien onnistumiselle. Lyhyessä esityksessä vastataan perehdyttämisen miksi ja miten -kysymyksiin ja esitellään esimerkkinä asiallinen perusperehdytys.
2. Sekä velvollisuus, että välttämättömyys
Velvollisuus: Työturvallisuuslaki (728/2002) 14§: laki tosin keskittyy lähinnä vain
työturvallisuusasioiden perehdyttämiseen
Välttämättömyys: puutteellisen perehdyttämisen takia menetetään valtava määrä
tehokkuutta ja pilataan hyviä rekrytointeja
40 % ensimmäisen kahden vuoden aikana irtisanoutuneista johtotason työntekijöistä lähtee
sopeutumisvaikeuksien ja puutteellisen perehdytyksen vuoksi
Vuonna 2007 tehdyn tutkimuksen mukaan kolmannes yrityksistä menettää
10 – 25 prosenttia kaikista uusista työntekijöistä ensimmäisen vuoden aikana
Toisaalta jos perehdyttämisen hoitaa hyvin:
Vaihtuvuus on pienempi
Uudet työntekijät voivat työssään paremmin
Uudet työntekijät ovat sitoutuneempia
Eli: vähemmän kustannuksia, enemmän tuottavuutta
Perehdyttäminen: miksi?
3. Perehdyttäminen on oleellinen osa HR-strategiaa ja sen on
sovittava yrityksen kokonaisuuteen luontevasti
Jos työskentely firmassa perustuu pelkkään tiimityöhön, myös perehdytys on
rakennettava tiimityön ehdoilla
Omalle yritykselle täydellisesti sopiva perehdyttämistyyli on osa
yrityskulttuuria, jolla voi erottautua edukseen ja jota kilpailijat eivät voi noin
vain kopioida
Perehdytys myös taktiikkaa: uusi toimitusjohtaja perehdytetään eri tavalla ja
eri resursseilla, kuin kesätyöntekijä
HR-strategiaa ei kuitenkaan käsitellä tässä esityksessä tämän enempää.
Perehdyttäminen: miksi?
4. Perehdyttäminen on suunniteltava ja aloitettava etukäteen
Kun uusi työntekijä on jo toimiston ovella odottelemassa, on myöhäistä alkaa
miettiä mihin se laitetaan istumaan
Rekrytoinnin ja perehdyttämisen raja on häilyvä. Yrityksen kulttuurista ja
työtavoista on alettava kertoa jo rekrytoinnin aikana: oleellinen osa odotusten
hallintaa.
Rekrytointi on suuri asia yritykselle ja valtava rekrytoidulle ihmiselle: on
epäkorrektia ja loukkaavaa olla valmistelematta töiden aloittamista kunnolla
Perehdyttäminen: lähtökohdat
5. Vaikka jokaisen yrityksen on räätälöitävä perehdytyksensä
itse, objektiiviset totuudet ovat silti olemassa
Kukaan ei halua tulla laiminlyödyksi
Vaikka kuinka olisi kyseessä itseohjautuva asiantuntijaorganisaatio, ovat
tilan antaminen ja heitteillejättö eri asioita
Peruskysymykset perehdytyksen aikana:
Saako uusi työntekijä tarpeeksi tukea?
Saako uusi työntekijä luotua suhteita yrityksessä?
Kehittyykö uusi työntekijä ammatillisesti?
Ymmärtääkö uusi työntekijä yrityksen kulttuurin, tavoitteet ja toimintatavat?
Perehdyttäminen: lähtökohdat
6. Perehdytystä ei voi hoitaa kokonaan loppuun ensimmäisen viikon
aikana
Säännölliset tarkistukset esimiehen tai mentorin kanssa vaikka
kaikki näyttäisikin menevän hyvin
Seuraavilla dioilla esitellään yksi esimerkki, miltä peruskelvollinen
perehdytys voisi keskimääräisessä asiantuntijaorganisaatiossa näyttää.
Turvallinen ja neutraali paketti, jonka avulla ainakin perusjutut
tulevat hoidetuksi
Perehdyttäminen: lähtökohdat
7. Esimerkki: etukäteen
Esivalmistelut
Palaute ja jatkon
suunnittelu
Pakolliset
perehdytettävät
Mentorointi
Tuetusti töiden
tekemistä
Rekrytoinnin aikana uudelle työntekijälle on kerrottu seikkaperäisesti
yrityksen arvoista ja annettu realistinen kuva tulevista työtehtävistä
Tuleva esimies suunnittelee etukäteen HR-käytäntöjen, tulevien
työtehtävien ja rekrytoidun henkilön toiveiden perusteella
perehdytyksen
Käytännän asiat hoidetaan:
tilataan IT-tunnukset
siivotaan tuleva työpöytä
etsitään mentori
tehdään ensimmäisien viikkojen lukujärjestys
8. Esimerkki: heti ensimmäiseksi
Esivalmistelut
Palaute ja jatkon
suunnittelu
Pakolliset
perehdytettävät
Mentorointi
Tuetusti töiden
tekemistä
Etukäteen laadittu lista kaikista asioista, jotka ainakin on muistettava
kertoa heti työsuhteen alussa:
Työtehtävät
Työsuhteen ehdot (työaika, työsuhde-edut, velvollisuudet)
Työsuojeluasiat
Luottamushenkilöt organisaatiossa (luottamusmiehet, työsuojeluvaltuutetut, jne.)
Käytäntö ja käytännöt: minä aikoina avainkortilla pääsee läpi ovista, miten ylitöistä
sovitaan, voiko työkoneelle asentaa Spotifyn?
Kriittisimmät työvälineet ja työtehtävät kuuluvat tähän kastiin vahvasti. Jos
työntekijän esimerkiksi oletetaan käyttävän jotain monimutkaista työvälinettä
nopeasti, tulee myös varmistaa, että sen käyttöön ollaan valmiita kouluttamaan
ajoissa
“En mää ehdi nyt auttaa, tossa on toi manuaali. Tuu sit kysyyn”, ja uusi sälli
katkeroituu välittömästi.
9. Esimerkki: mentorointi
Esivalmistelut
Palaute ja jatkon
suunnittelu
Pakolliset
perehdytettävät Mentorointi
Tuetusti töiden
tekemistä
Mentori: ohjaaja, neuvonantaja, oppi-isä.
Käytännössä: vanhempi työntekijä, joka tukee, auttaa ja haastaa uutta työntekijää
Ei tarvitse olla samoissa työtehtävissä. HR-päällikkö voi mentoroida
markkinointipäällikköä jne. Uudet näkökulmat voivat olla lähinnä hyödyllisiä.
Ei kaveri, ei opettaja, vaan valmentaja
tukee perehtymisvaiheen aikana ja sen jälkeen
Luottamuksellista, vastavuoroista ja tasa-arvoista
Mentorin tarjoaminen uudelle työntekijälle on silkkaa best practicea
Osoittaa arvostusta sekä mentoria, että rekrytoitua työntekijää kohtaan:
sitoutuminen paranee ja oppiminen nopeutuu
Tässä lähinnä idea esiteltynä lyhyesti, kannattaa harkita ja tutustua lisää.
10. Tekemällä oppii parhaiten
Mutta altaan syvään päähän heittämällä tulee vain hukkumiskuolemia
Hyvän perehdyttämisen avulla töihin pääsee nopeiten kiinni tehokkaasti
Tilaisuus tehdä oikeita töitä tuetusti osana perehdytystä
Mentori tai kokeneempi työkaveri käytettävissä paikalla, jos ja kun
kysymyksiä tulee
Omaa tilaa uudelle rekrytoitavalle omaksua tietoa omaan tahtiin
Lukujärjestykseen erikseen varattu aikaa lukea kaikki ne
työehtosopimukset, sähköpostiohjeet, edeltäjän jättämät testamentit ja
muut materiaalit läpi, joita on kasattu viikko uuden työntekijän
sähköpostiin ja pöydälle
Esimerkki: omaa tilaa
Esivalmistelut
Palaute ja jatkon
suunnittelu
Pakolliset
perehdytettävät
Mentorointi
Tuetusti töiden
tekemistä
11. Esimerkki: palaute ja jälkihoito
Esivalmistelut
Palaute ja jatkon
suunnittelu
Pakolliset
perehdytettävät
Mentorointi
Tuetusti töiden
tekemistä
Heti ensimmäisen viikon jälkeen virallinen tarkistuspiste
Missä mennään, mikä on jäänyt vielä auki, missä uusi työntekijä tarvitsee
vielä omasta mielestään tukea, missä hän tarvitsee muiden mielestä tukea?
Palautteen kerääminen perehdytyksestä
Ensimmäisten viikkojen jälkeen lisää tarkistuspisteitä
Nyt kun uusi työntekijä on ajettu sisään, mitä seuraavaksi? Onko
työntekijällä toiveita päästä kehittymään kokonaan uusiin suuntiin?
Sulava liukuma perehdytyksestä henkilöstön jatkuvaan kehittämiseen ja
sitouttamiseen
Eli tuottavuuden parantamiseen
12. Perehdyttäminen ei ole hirvittävän vaikeaa, mutta sitä ei voi jättää
tekemättä tai olettaa, että se hoituu itsekseen
Huonon perehdytyksen jälkiä korjataan helposti vielä puolitoista vuotta
rekrytoinnin jälkeenkin, jos työntekijä on enää talossa
Nämä diat julkaistaan CC BY –lisenssillä. Niitä saa siis jakaa, käyttää ja
jatkojalostaa vapaasti, kunhan alkuperäisen tekijän mainitsee.
Kirjavinkkejä HR-aiheista esimerkiksi osoitteessa
http://ammattitavaus.blogspot.fi/
Palautetta ja kysymyksiä otetaan erittäin mieluusti vastaan osoitteeseen
jaakko.h.koivula@gmail.com, kiitoksia mielenkiinnosta!
Perehdyttäminen: Siksi.