1. CARTILLA PRESUPUESTO
¿QUE ES PRESUPUESTO? Es una
herramienta financiera con la cual se
determinan, se ejecutan y se controlan las
necesidades de ingresos y gastos de la
entidad. Veamos el siguiente ejemplo:
Los $800.000, que voy a recibir de ingreso
(salario), me tienen que alcanzar para mis
gastos:
$300.000 - Arriendo
$250.000 - Mercado
$ 50.000 … Transmilenio
$ 80.000 … Pensiones
$ 70.000 … Servicios públicos
$ 50.000 … Cuota de Ahorro
¿PARA QUE SIRVE? Para manejar los
recursos de la entidad, es decir captar y
controlar los ingresos y ejecutar los
gastos de cada año.
ESTIMACION Y PRESENTACION DEL
PRESUPUESTO.
En el transcurso de cada vigencia se debe
hacer la preparación y presentación del
anteproyecto de presupuesto donde se
estiman los ingresos y gastos que vamos a
tener en la vigencia siguiente.
Cada área debe hacer una estimación de
los ingresos y gastos que esperan van a
recaudarse y comprometerse en la
vigencia siguiente, para lo cual cuenta con
herramientas como son el plan de
compras, el plan de mantenimiento, el plan
de capacitación, etc. Así mismo,
anualmente se hace entrega a cada área
de un instructivo que contiene las
diferentes variables a tener en cuenta
para la presentación del proyecto de
presupuesto
En el Instituto debemos presentar 2
presupuestos, el primero en el mes de
marzo con el cual se hace el
requerimiento de recursos financiados
por la nación. El segundo presupuesto
debe presentarse en el mes de octubre,
donde se recopila los recursos
financiados por la nación y los financiados
con nuestros recursos propios

2. ¿QUIEN APRUEBA EL PRESUPUESTO?
Por ser una Empresa Social del Estado nuestro
presupuesto es aprobado por el CONFIS
(Consejo Superior de Política Fiscal ).
Antes de la aprobación CONFIS se presenta a
la Junta Directiva (octubre de cada año) y
posteriormente sustentamos ante el Ministerio
de la Protección Social, el Ministerio de
Hacienda y el Departamento Nacional de
Planeación.
Una vez aprobado en enero de cada año, la
Dirección General del Instituto realiza la
distribución del presupuesto, de acuerdo a las
necesidades de cada una de las áreas que
conforman la Institución. Posteriormente la
distribución la presentamos ante la Junta
Directiva para su visto bueno (refrendación)
¿COMO ESTA CONFORMADO EL
PRESUPUESTO?
El presupuesto está dividido en dos:
1. PRESUPUESTO DE INGRESOS (lo que espero
recibir): Es el dinero que la entidad proyecta va a
recaudar en una vigencia fiscal (1 año).
2. PRESUPUESTO DE GASTOS (lo que requiero): Es
el monto máximo de dinero que la entidad proyecta
va a gastar en una vigencia fiscal (1 año).
En ambos casos, hay una distribución por los
diferentes rubros y recursos (fuentes de
financiación) que lo conforman. Nuestro presupuesto
tiene dos fuentes de donde se originan los recursos:
Recursos Propios y Aportes de la Nación
1. Presupuesto
de Ingresos 2.Presupuesto
de Gastos.

3. Por ejemplo el presupuesto de ingresos
y gastos de nuestra Institución para la
vigencia 2008, fue de
$16.590.800.000, financiado asi:
Recursos Propios
$13.878.207.000.
84%
Aportes de la Nación.
$2. 712.593.000
16%
CONFORMACION PRESUPUESTO DE
INGRESOS: Nuestro presupuesto está
conformado por los INGRESOS
CORRIENTES que son aquellos producto del
desarrollo de nuestro objeto social
(consultas, exámenes laboratorio, cirugías,
ventas de farmacia, convenios docentes
asistenciales e investigación, etc), y
RECURSOS DE CAPITAL que son aquellos
que obtenemos de forma extraordinaria,
acudiendo a mecanismos financieros, como
son los rendimientos financieros producto
de la colocación de inversiones, TES, CDTS,
etc.
Dentro de los INGRESOS CORRIENTES
tenemos los rubros de venta de servicios
a usuario final, venta de servicios a otras
empresas, comercialización de mercancías
(venta de medicamentos), otros ingresos
de explotación y aportes de la nación.
Para el caso de RECURSOS DE CAPITAL,
el instituto tiene el rubro de
rendimientos financieros.
CONFORMACION PRESUPUESTO DE
GASTOS: Nuestro presupuesto de
gastos está conformado por los
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO,
que son los que tienen por objeto
atender las necesidades para cumplir a
cabalidad las funciones del Instituto,

4. GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN que
son aquellos que realiza el Instituto para
adquirir bienes y servicios destinados a la
compra de productos o servicios que
posteriormente va a vender (medicamentos,
cafetería, remisión de exámenes de
laboratorio), y GASTOS DE INVERSIÓN
que son aquellos que permiten acrecentar la
capacidad de producción y productividad en
el campo de la infraestructura física,
económica y social.
Dentro de los GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO se encuentran los
Gastos de Personal, que son aquellos en
que incurre el Instituto para proveer las
necesidades de personal y demás gastos
inherentes a ellos (sueldos, prestaciones,
servicios personales indirectos, etc); los
Gastos Generales, que son aquellos gastos
relacionados con la adquisición de bienes
y servicios necesarios para el cumplimiento de
las funciones del Instituto, como son la compra
de papelería, reactivos, material médico
quirúrgico, pago de servicios públicos, impuestos,
seguros, viáticos, etc., y Transferencias
Corrientes que son los recursos que se
transfieren a las entidades públicas con
fundamento en un mandato legal (cuota de
auditaje a la Contraloría, Cuota a la Supersalud).
Dentro de los GASTOS DE
COMERCIALIZACIÓN contamos con los rubros
Compra de Bienes para la Venta que son
aquellos que adquiere el Instituto para la
comercialización como son los medicamentos para
la venta en farmacia y los productos de
cafetería. Igualmente contamos con el rubro de
Compra de Servicios para la Venta que son los
gastos que hace el Instituto para adquirir

5. servicios destinados a la comercialización,
como son la remisión de exámenes a otros
laboratorios para ser procesados.
Por último, dentro de los GASTOS DE
INVERSION se contemplan las
necesidades de nuestros 3 proyectos
bandera y que se han constituido en el
soporte del desarrollo institucional:
Mejoramiento, remodelación ampliación y
dotación de la planta física, Investigación
Básica y Aplicada, y Acciones en Salud
Pública para el Cuidado de la Piel.
EJECUCION PRESUPUESTAL La ejecución del
presupuesto de ingresos y gastos consiste en el
recaudo de los ingresos estimados y la asunción
y pago de las obligaciones con cargo a las
apropiaciones presupuestales asignadas.
Las etapas e instrumentos de la ejecución
presupuestal de gastos son:
• Expedición del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP), el cual afecta
preliminarmente el presupuesto, es decir, se
“aparta” un dinero para atender un gasto que se
va a efectuar.
• El Registro Presupuestal del Compromiso
(RPC), Es la confirmación que se realiza sobre
los dineros que se apartaron, el cual se da al
contrato u orden de compra o servicio, y con
éste registro presupuestal se afecta
“definitivamente” el presupuesto.
¿CÓMO ES EL PROCESO
PRESUPUESTAL? Inicia con la asignación
del presupuesto de ingresos y gastos para
cada vigencia

6. • El Registro Presupuestal de la Obligación
(RPO), el cual se dá una vez se reciban a
satisfacción los bienes o servicios
contratados. Aquí se genera la cuenta por
pagar al proveedor.
• El Pago (P), con el cual se cancela la cuenta
por pagar generada de la obligación
contraída. RUBRO: Identificación numérica y de texto de
nuestro presupuesto de ingresos y gastos, a cuyo
detalle o concepto se debe ceñir los descargos
presupuestales.
RECURSO: Fuente de financiación que tiene el
Instituto, la cual está dada por el recurso 10
Aportes de la Nación, y recurso 20 Recursos
Propios.
APROPIACION: (Presupuesto apropiado), monto
o valor asignado dentro del presupuesto de
gastos, con los cuales se van a cubrir las
necesidades de bienes o servicios que requiera el
Instituto. Los gastos NUNCA podrán ser mayores
al presupuesto apropiado.
GLOSARIO
El proceso de la ejecución presupuestal
(CDP, RPC, RPO y P) deben cumplirse
estrictamente en ese orden de
presentación, pues es como un “engranaje”
en el cual es prerrequisito el cumplimiento
del paso anterior, es decir, no puede haber
RPC sin la existencia del CDP, ó no puede
haber RPO sin la existencia del RPC. De no
ser así, dicho engranaje puede trabarse y
romperse, dañando el proceso e incurriendo
en hechos no legales.
CDP
RPC
RPO
P

7. AFORO: (Presupuesto aforado), monto o valor
asignado dentro del presupuesto de ingresos
del Instituto, los cuales se esperan recaudar
(ingresar) durante la vigencia fiscal. Mis
ingresos reales SI pueden ser mayores al
presupuesto aforado (recaudé más dinero del
que tenía estimado).
CDP: Certificado de Disponibilidad
Presupuestal. Documento que expide el
responsable de presupuesto o quien haga sus
veces, en donde se indica que hay recursos
suficientes para asumir un compromiso. Sin
éste requisito NO se pueden suscribir
contratos.
RPC: Registro Presupuestal del Compromiso es
la afectación definitiva del presupuesto del
Instituto, el cual es prerrequisito de
ejecución de los contratos suscritos con
terceros, previo cumplimiento de los
requisitos exigidos a éstos (pago de pólizas,
publicación en el Diario Oficial, Pago Impuesto
de Timbre, entre otros).
OBLIGACION: Es la factura o el certificado del
bien o servicio que fue entregado a satisfacción
a la Institución

8. FUNCIONES DEL PRESUPUESTO
• Al ser la representación monetaria del plan, permite el control
financiero de la organización.
• Permite monitorear la ejecución monetaria y física del avance de lo
programado y tomar medidas correctivas en el tiempo.
• Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de
trabajo) y determinar las estrategias para cubrir déficit o colocar
superávit.
• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la
empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
• Facilitan que los miembros de la organización conozcan el desempeño
de las tareas programadas.

9. PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO
• UNIVERSALIDAD: Señala que un presupuesto deberá contener
todos los ingresos y todos los gastos, identificados por
categorías programáticas.
• UNIDAD: Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo
único para cubrir todos los gastos. Además, el contenido y la
forma del presupuesto debe responder a una política
presupuestaria definida por los órganos competentes.
• PERIODICIDAD: Indica que un presupuesto debe considerar un
período de tiempo definido, que se conoce como ejercicio
económico o financiero y generalmente cubre un año calendario.
• PREVISIÓN: "Significa que el presupuesto debe ser una
anticipación a los hechos, en el sentido de prever la percepción
de los ingresos y la realización de los gastos que demanda el
cumplimiento de las metas previstas.

10. • FLEXIBILIDAD: Un presupuesto debe ser confeccionado y
aprobado de tal forma que permita modificársele, sin que
por ello el sistema quede dañado.
• PLANIFICACIÓN: Consiste en que el presupuesto no
represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que
además represente todo un plan de acción
cuidadosamente concebido.
• EQUILIBRIO: Es el balance entre los ingresos y gastos del
presupuesto básicamente.
• CLARIDAD: El documento del presupuesto debe ser
presentado de tal forma que no deje margen alguno a
dudas o interpretaciones personales y debe ser
comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas
técnicas esenciales.

11. • FORMALIDAD: Expresa que un presupuesto debe ser
un documento formal, autorizado y aprobado por la
Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y
distribuido convenientemente, de tal forma que sea
conocido por quienes lo deben ejecutar, controlar y
evaluar.
• DETALLE: Señala que un presupuesto debe contener
un desglose que permita, por un lado que los
responsables de su aplicación puedan visualizar
rápidamente la parte que les corresponde y por otro
lado permita formarse una idea clara de la naturaleza
de las transacciones que se efectuarán.

12. • EXACTITUD: El presupuesto debe prepararse con el
mayor grado de exactitud, aproximándose al máximo a los
ingresos por percibir y a las necesidades reales que
derivan de la acción programada.
• PROGRAMACIÓN: "Consiste en seleccionar y ordenar
por categorías programáticas, las actividades y proyectos
necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de
metas.

13. TIPOS DE PRESUPUESTO
• Según el sector de la economía en el cual se utilizan
Presupuestos del Sector Público
• Son los que involucran los planes, políticas, programas,
proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio
más efectivo de control del gasto público y en ellos se
contempla las diferentes alternativas de asignación de
recursos para gastos e inversiones.
Presupuestos del Sector Privado
• Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen
también como presupuestos empresariales. Buscan planificar
todas las actividades de una empresa.

14. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN
EN LA EMPRESA
• De operación o económicos
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que
se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y,
su contenido se resume en un Estado de Ganancias y
Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
– Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por
meses, áreas geográficas y productos.
– Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en
unidades físicas. La información necesaria para preparar este
presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades
económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

15. Presupuesto de Compras
Es el presupuesto que prevé las compras de materias
primas y/o mercancías que se harán durante determinado
periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de Costo-Producción
Algunas veces esta información se incluye en el
presupuesto de producción. Al comparar el costo de
producción con el precio de venta, muestra si los márgenes
de utilidad son adecuados.