1. Presentatie Backcetera®
The backoffice company
Backcetera presenteert | 29-1-2015
volgende

2. Backcetera presenteert | 29-1-2015
Door Backcetera gerealiseerde verbeteringsprojecten
In dienstverlenende bedrijven
Alle projecten op het snijvlak van organisatie en IT
Intenties van projecten:
 Sneller cash
 Efficienter meer werk ophalen
 Lagere bedrijfs- en faalkosten
 Verbetering en professionalisering bedrijfsbestuur
 Verbeterde klantenbinding volgende
Backcetera Business Cases

3. 1. Sneller factureren
2. Beter debiteurenbeheer
3. Sneller én betere offertes maken
4. Offertes digitaal versturen
5. PR-systeem vanuit bedrijfscultuur
6. Systeem voor magazijnbeheer
7. Verbetering interne communicatie
8. Sneller én betere managementinformatie
9. Professioneel kwaliteitsysteem
10.Professioneel personeelsmanagement
11.IT volledig uitbesteed
12.Snel nieuwe vestiging live
Backcetera presenteert | 29-1-2015
vorige
volgende
Overzicht Business Cases

4. 1. Sneller factureren
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel: verlagen onderhanden werk; meer geld op de bank
 Genomen acties
 Alle contracten vooraf factureren in januari
 Meer werken via offertes
 Offertes factureren in termijnen
 Sneller uren en materiaal boeken
 Sneller crediteuren boeken
 Resultaat
 Hogere debiteurenstand
 Sneller geld
 Minder klachten
 Minder werk op kantoor
Vorige
overzicht
volgende

5. 2. Beter debiteurenbeheer
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel: verlagen debiteurenstand; meer geld op de bank
 Genomen acties
 Sneller factureren
 In ERP pakket aanmaningen voorgeprogammeerd
 Door online bankieren dagelijks bank boeken
 Wekelijks aanmanen
 Verbeterde klachtenafhandeling (monteurs inzetten)
 Resultaat
 Snellere betaling (van gem. 90 naar gem 45 dagen)
 Minder klachten
 Tevredener klanten na klachtenafhandeling
Vorige
overzicht
volgende

6. 3. Sneller én betere offertes
 Doel: betere score, kleinere wachtrij, minder fouten
 Genomen acties
 Eigen artikelcodes voorraadartikelen
 Uitgebreid assortiment calculatiesjablonen (getest in praktijk)
 Uitgebreid assortiment offertesjablonen (verrijkt met
praktijkervaring)
 Procedure voor afwijzen offerteaanvragen
 Bijhouden resultaten offertes
 Resultaat
 Wachtrij daalde tot gem. 20 aanvragen
 Gemiddelde score: bestaande relaties 42% / nieuwe relaties 25%
 Standaardmarges vastgehouden
 95% van de offertes binnen begroting gerealiseerd
Backcetera presenteert | 29-1-2015
Vorige
overzicht
volgende

7. 4. Offertes digitaal versturen
Backcetera presenteert 29-1-2015
 Doel: efficiënter/sneller offertes weg, sneller opdracht
 Genomen acties
 Pdf-writer opgenomen in systeem
 Briefpapier als pdf-stationary
 Standaardteksten voor begeleidende e-mail
 E-mailadressen van klanten opvragen
 Resultaat
 Veel minder werk aan offerte (postzegels/briefpapier nooit op)
 Hogere reactiesnelheid
 Klanten verwachten het gewoon
 Veel sneller opdrachten binnen
Vorige
overzicht
volgende

8. 5. PR-systeem - bedrijfscultuur
Backcetera presenteert 29-1-2015
 Doel:
 Effectief naar klanten communiceren waar bedrijf voor staat
 meer effectieve contactmomenten met klant
 Verkoop stimuleren
 Meer klanten naar website dirigeren
 Genomen acties
 Standaard Pr-brief bij eerste factuur
 Standaard Pr-brieven voor specifieke klantgroepen
 Nieuwsbrief
 Website met toegevoegde waarde
 Resultaat
 Aantrekking juiste klanten
 Waardering klanten voor aandacht
 Merkbare invloed op koopgedrag klanten
Vorige
overzicht
volgende

9. 6. Systeem voor magazijnbeheer
Backcetera presenteert 29-1-2015
 Doel:
 correct beeld van voorraad, in waarde, wat, hoeveel en waar
 Actief kunnen verlagen van voorraad
 Minder ‘mis grijpen’ en minder in promptu halen bij leverancier
 Genomen acties
 Ontwikkeling eigen nummeringsysteem voorraadmaterialen
 Ontwikkeling eigen systeem locatienummering
 Logische inrichting magazijn en alles geteld
 Introductie barcodesysteem
 Procedures in handboek
 Resultaat
 Voorraad bleek vele malen groter dan verwacht
 Boeken materialen op werken gaat sneller en beter
 Alle overige doelen gerealiseerd
Vorige
overzicht
volgende

10. 7. Verbetering interne communicatie
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel: minder interne fouten / minder externe fouten / betere sfeer
 Genomen acties
 Solide systeem van werkomschrijvingen
 Digitaal planscherm monteurs / voertuigvolgsysteem
 Outlookagenda’s toegankelijk voor anderen / gekoppeld aan PDA’s
 Optimaal gestandaardizeerd gebruik van Outlook
 Centrale agenda’s voor vergaderingen
 Digitale dossiers
 Resultaat
 minder fouten bij klanten
 Betere/snellere informatievoorziening naar klanten
 Minder tijd besteed aan communicatie dus meer tijd voor de klant
 Meer tijd voor goede sfeer op kantoor
Vorige
overzicht
volgende

11. 8. Sneller/betere managementinformatie
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel
 2 weken na einde maand stand van zake kosten en winst
 Tijdig stuurmaatregelen kunnen nemen: liquiditeit en kosten
 Jaarovergang snel, soepel en foutloos
 Genomen acties
 2 Excell-documenten voor financieel management
 In Software snelle boekmethodes ontwikkeld
 Maand binnen 1 week afsluiten
 Procedures omschreven in handboek
 Goede afstemming met accountant / deel werk uitbesteed
 Resultaat
 Goed systeem voor realistische jaarlijkse budgetering
 Goed beeld van maanddoelen en –resultaten
 Goed beeld van stuurmaatregelen
Vorige
overzicht
volgende

12. 9. Professioneel kwaliteitsysteem
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel:
 Voor klant merkbare hoge kwaliteit van efficiente organisatie
 Systeem dat echt wordt gebruikt en leeft
 Logisch systeem dat continu verbetert-kosten lager/prestaties hoog
 Genomen acties
 Praktisch bruikbare digitale handboeken per functiegroep
 Continu vereenvoudigd
 Formulieren in de vorm van (gekoppelde) sjablonen
 Administraties van materieel in ERP-systeem
 Onestopshopping uitbesteding keuringen
 Resultaat
 Brede acceptatie in organisatie
 Weinig correcties nodig bij interne en externe audits
 Merkbaar effect op kwaliteitsniveau organisatie
Vorige
overzicht
volgende

13. 10. Professioneel personeelsmanagement
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel:
 Betere grip op verloop
 Betere verstandhouding met personeel
 Genomen acties
 Verbetering systeem functieomschrijvingen (koppeling bedr.proc.)
 Koppeling hieraan van beoordelingssystematiek
 Introductie gebruik Skillsmanager (Otib)
 Heldere richtlijnen voor beoordelingsgesprekken
 Resultaat
 Beter begrip in organisatie voor systematiek
 Gesprekken werden echt gevoerd
 Resultaten leiden tot betere grip op verloop
 Betere sfeer in organisatie
Vorige
overzicht
volgende

14. 11. IT volledig uitbesteed
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel:
 Minder kantoortijd besteden aan IT
 Meer effectiviteit halen uit de automatisering
 Sneller benodigde aanpassingen in systeem realiseren en gebruiken
 Genomen acties
 Complete IT-omgeving op externe server (thin client)
 Ook beheer website
 Systemen compleet met onderhoud/beveiliging
 1 helpdesk voor alle automatiserings- en organisatievragen
 Resultaat
 Kostenverlaging van het hebben van IT
 Minder kantoortijd besteed aan IT/automatisering/organisatie
 Effectiever gebruik van IT/automatisering/organisatie
Vorige
overzicht
volgende

15. 12. Snel nieuwe vestiging ‘live’
Backcetera presenteert | 29-1-2015
 Doel: Voor nieuwe vestiging snel (4 dagen) complete automatisering en
backoffice organisatie opzetten identiek aan andere vestigingen
 Genomen acties
 IT volledig uitbesteed
 Gestandaardizeerde backoffice organisatie / kwaliteitsysteem
 Resultaat
 IT was binnen 1 dag voor alle gebruikers toegankelijk
 Conversie data naar nieuwe ERP-systeem binnen 2 dagen
 Training van gebruikers op automatisering duurde 1 dag
 Training van gebruikers op backoffice en kwaliteitsystem duurde 2
dagen
 Binnen tijdsbestek én binnen financieel budget nieuwe vestiging
volledig operationeel
Vorige
overzicht
volgende

16. E I N D E presentatie business cases.
Terug naar overzicht