TRABAJO SOBRE LA NORMA NTC-ISO 15489-1
Presentado por:
KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ
LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN
MARTHA ...
Contenido
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo escrito, se habla sobre una parte de la normatividad que
está inmersa en el proceso de...
1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describa los elementos que
comprende un Programa General de Gestión para ...
 Los métodos y procesos de reparación y conservación de los
archivos
 El planeamiento de las políticas de acceso a los a...
3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la
norma ISO 15489-1.
R. // Se regulan las prácti...
Nota: Estas deberían formar parte de un plan estratégico de gestión de
información, integrado en el plan global de la orga...
Soporte físico de almacenamiento y protección: Se deberá anticiparse a
posibles catástrofes, y lograr que los riesgos pued...
los de los sistemas de gestión de archivos en los procedimientos de trabajo y
sistemas asociados.
Revisión posterior a la ...
procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso
de gestión documental. El PGD hace parte del Plan E...
Individuales cuando los sistemas se han fusionado o han migrado.
8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en G...
 La política debería adoptarse y aprobarse en el nivel más alto de decisión y
promulgarse en toda la organización. Se deb...
10. De forma gráfica represente el diseño e implementación de un sistema de
documentos.
CONCLUSIÓN
Se puede concluir que al estandarizar, el cómo se debe organizar un archivo, se
eliminan inconsistencias en los...
Referencias
ISO.: Norma NTC ISO 15489-1.
http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-
internacional...
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  1. 1. TRABAJO SOBRE LA NORMA NTC-ISO 15489-1 Presentado por: KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN MARTHA LUCIA TABORDA CARO Docente: María Nancy Uribe Cuéllar TRABAJO SOBRE EL CONTENIDO DE LA NORMA NTC -ISO 15489-1 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2015
  2. 2. Contenido INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................3 1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describa los elementos que comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a: Conservación o la utilización de los archivos, Clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos. Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.........................................................................................4 2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás normas que ofrezcan directrices respecto a documentación. ...............................................................................5 3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la norma ISO 15489-1. ...........................................................................................................................................................6 4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica, diseño e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de documentos. ...............................................................................................................6 Estrategias......................................................................................................................................6 Características................................................................................................................................7 Diseño e implementación...............................................................................................................7 Metodología...................................................................................................................................8 5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o cumplan unos parámetros, ¿cuáles son?...................................................................................................................9 6. Definición de términos...................................................................................................................9 7. ¿En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental? ........................10 8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos: .........................11 9. ¿De qué trata la declaración de políticas de gestión? ..................................................................11 10. De forma gráfica represente el diseño e implementación de un sistema de documentos.........13 CONCLUSIÓN....................................................................................................................................14 Referencias.......................................................................................................................................15
  3. 3. INTRODUCCIÓN En el presente trabajo escrito, se habla sobre una parte de la normatividad que está inmersa en el proceso de la gestión de documentos, la cual no tiene otro objetivo que el de terminar de una vez por todas, con el desorden que existe en la gran mayoría de los archivos de las instituciones, mediante la implementación de los lineamientos y sugerencias que se deben aplicar para que el proceso de la gestión documental, sea un proceso ordenado y estandarizado, a la vez que se elimina de forma paralela los posibles delitos a los que el desorden documental puede dar cabida.
  4. 4. 1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describa los elementos que comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a: Conservación o la utilización de los archivos, Clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos. Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas. R. // Las fases del ciclo vital y elementos que se utilizan en cada una de ellas son:  La fase de producción de documentos: En esta fase se involucran los siguientes elementos:  Diseño y gestión de formularios  Preparación y gestión de la correspondencia  Gestión de informes y directrices  Fomento de sistemas de gestión de la información  Aplicación de la tecnología moderna en los procesos anteriormente mencionados  La fase de utilización y conservación de los documentos: En esta fase se involucran los siguientes elementos:  Creación y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recuperación de datos  Gestión de registros  Gestión del correo y las telecomunicaciones  Selección y manejo de máquinas copiadoras  Análisis de sistemas  Producción y mantenimiento de programas de documentos vitales  Funcionamientos de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.  La fase de disposición: Esta fase abarca:  La identificación y descripción de las series de documentos  El establecimiento de programas de retención y disposición de documentos  La evaluación y eliminación de documentos  La transferencia de documentos de valor permanente a los archivos  La administración de archivos abarca:  El diseño y equipamiento de los depósitos
  5. 5.  Los métodos y procesos de reparación y conservación de los archivos  El planeamiento de las políticas de acceso a los archivos  Los procedimientos del servicios de referencias  La creación de nuevos archivos y la información sobre los mismos Nota: En gran medida muchos de los elementos mencionados anteriormente dependen de la utilización de computadoras y de la micrografía. 2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás normas que ofrezcan directrices respecto a documentación. Esta parte de la Norma ISO 15489  se aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de archivo;  regula la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos de archivo y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos Relacionados con estos documentos;  regula la gestión de documentos de archivo como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001;  regula el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo.  no incluye la gestión de los documentos en el seno de las instituciones archivísticas.  Esta parte de la Norma ISO 15489 está destinada a su uso por los directivos de las organizaciones; los profesionales de la gestión de documentos de archivo, de la información y de sus tecnologías; el resto de los empleados de las organizaciones y cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo.
  6. 6. 3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la norma ISO 15489-1. R. // Se regulan las prácticas realizadas por todos aquellos que tengan contacto con los documentos desde el momento de su creación hasta su disposición final. Garantiza un estándar en todos los procesos documentales al establecer políticas y normas; además realiza la asignación de responsabilidades y competencias a todo el que interactúe con la documentación independientemente de en qué parte del proceso lo haga. Los beneficios que se perciben al aplicar los elementos que se describen en la norma son entre otros facilitar las actividades propias de la entidad, además de garantizar la continuidad de sus actividades en caso de un evento inesperado, se evitan sanciones de tipo legal, ya que se cumplen con los requisitos de la legislación asociada a la gestión de los documentos, también se apoyan y documentan las actividades de investigación y desarrollo. 4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica, diseño e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de documentos. Para un sistema de gestión de documentos se deben tener en cuenta: Estrategias En las estrategias de documentos de archivo se determina su necesidad, el cuándo, el cómo y dónde deberían incorporarse al sistema Para ello se incluyen estrategias como:  El diseño del mismo  La documentación del sistemas  La formación del personal responsable de la gestión de documentos  La conversión de los documentos de archivo al nuevo sistema de gestión a los nuevos formatos y procedimientos de control.  Fijación de normas y el cumplimiento y aplicación.  Establecer plazos de conservación y la toma de decisiones sobre los documentos que son de valor permanente respetando el entorno normativo.
  7. 7. Nota: Estas deberían formar parte de un plan estratégico de gestión de información, integrado en el plan global de la organización. Características Fiabilidad:  Incorporar de forma rutinaria todos los documentos ligados a las actividades de la organización que se contemplan en el sistema  Organizarlos de modo que reflejen lo procesos de negocio de su creador  Protegerlos para que no vallan a ser víctimas de modificaciones no autorizadas.  Que estos funcionen de forma habitual como principal fuente de información.  Que proporcionen un acceso fácil a todos los documentos que pertenezcan a sus metadatos. Integridad: Evitar el acceso, la modificación o destrucción no autorizada de los documentos. Al tratarse de documentos de archivo, la organización necesita probar que las actualizaciones el mantenimiento habitual o cualquier fallo del sistema no afectan la integridad de los documentos Conformidad: Un sistema de gestión de documentos trabajo en pro de la sociedad, cumpliendo con las normas establecidas para estos. El personal que crea los documentos de archivo debe saber cómo afectan estos requisitos a las acciones que realizan; estos requisitos deben ser evaluados periódicamente y estos resultados deben ser guardados con fines testimoniales. Exhaustividad Este debe gestionar los documentos provenientes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte. Carácter sistemático: Los documentos de archivo se deberían crear, gestionar y conservar sistemáticamente. Diseño e implementación Documentación de las operaciones relacionadas con los documentos de archivos: Estos deberían contar con referencias concretas de todas las operaciones por las que ha tenido que pasar un documento de archivo; los detalles de su creación y vida pueden ir registrados en metadatos incrustados en el documento.
  8. 8. Soporte físico de almacenamiento y protección: Se deberá anticiparse a posibles catástrofes, y lograr que los riesgos puedan minimizasen. Gestión distribuida: Deberían ser capases de permitir diversas opciones para la ubicación de un documento. Conversión y migración: Deberían diseñar un método donde a pesar que el documento este expuesto a diferentes cambios como la conversión de formatos, se pueda garantizar su autenticidad y fiabilidad. Acceso recuperación y uso: Estos deberían facilitar el acceso y la recuperación de los documentos en un plazo oportuno y de modo eficaz. Conservación y disposición: Estos deberían estar en condiciones de facilitar y aplicar decisiones que mejoren la conservación y disposición de los documentos. Metodología Investigación preliminar: En esta se recopila información en diferentes medios de aspectos documentales, como la carencia que puede tener esta en la gestión de documentos de archivo. Análisis de las actividades de la organización: Recopilar información, realizar un sistema de clasificación, identificar y documentar el flujo de procesos y operaciones que las engloban. Identificación de los requisitos: Recopilar información, Identificar las necesidades de evidencia e información, que podemos satisfacer mediante documentos de archivo. Evaluación de los sistemas: Este se hace con el fin de medir el grado de cumplimiento de los requisitos identificados. Identificación de estrategias para la identificación de requisitos implementación de sistemas destinados a cumplir requisitos para adoptar estrategias como la política, normas, procedimientos y prácticas. Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: Para este se debe incorporar las estrategias, procesos y prácticas descritos en esta parte de la norma ISO 15489. Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: Este debería realizarse de forma sistemática para lograr integrar el funcionamiento de
  9. 9. los de los sistemas de gestión de archivos en los procedimientos de trabajo y sistemas asociados. Revisión posterior a la implementación: Revisar y evaluar el rendimiento del sistema y del personal encargado, supervisar las medidas correctas y establecer un régimen de supervisión continua y de evaluación periódica. 5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o cumplan unos parámetros, ¿cuáles son?  Satisfacer las necesidades de gestión presentes y futuras mediante:  La conservación de información relativa de decisiones y actividades para que formen parte de la memoria corporativa,  Conservación de elementos de prueba de las actividades  Eliminación de los documentos que no se necesiten  Conservación del contexto del documento de archivo   Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documente entienda e implemente la norma aplicable a la gestión de los documentos producidos en el ejercicio de las actividades.  La identificación los intereses legítimos y exigibles que puedan tener los las partes interesadas con relación con la conservación de los documentos durante un periodo de tiempo superior al requerido por la organización.  Satisfacer las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas, tanto internas como externas 6. Definición de términos.  Clasificación de los proceso de la organización: Es la actividad mediante la cual se le asigna una clase a cada proceso de acuerdo a las actividades que en este se realizan, de acuerdo a la estructura organizacional que se divide en tres niveles, procesos estratégicos, procesos misionales y procesos de apoyo.  Vocabularios controlados: Es una lista selecta de palabras y frases que se utilizan para etiquetar los diversos ítems de información para que puedan ser recuperados por una búsqueda, de manera fácil.  Indización: Ordenación de una serie de datos o informaciones de acuerdo con un criterio común a todos ellos, para facilitar su consulta y análisis.  Programa de Gestión de Documentos: establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los
  10. 10. procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.  Sistema de gestión de documentos: Son las estrategias adoptadas por una organización para documentar sus actividades, en donde se deberían determinar qué documentos de archivo son necesarios.  Trazabilidad de acciones: Es el seguimiento de las acciones cuando se han establecido límites temporales internos o externos a la organización para la ejecución de las mismas  Valoración: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.  Metadatos: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.  Gestión de Documentos: Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.  Disposición: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. 7. ¿En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental? La trazabilidad del movimiento y el uso de los documentos dentro de un sistema de Gestión de documentos de archivo es necesaria para: a) identificar una acción pendiente de ejecución; b) permitir la recuperación de un documento; c) prevenir la pérdida de documentos; d) supervisar el uso en relación con la seguridad y el mantenimiento de los sistemas, y mantener una pista de auditoría de las operaciones relacionadas con los documentos (Es decir, la incorporación o registro, la clasificación, la indización, el Almacenamiento, el acceso y el uso, la migración y la disposición); y e) mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los documentos
  11. 11. Individuales cuando los sistemas se han fusionado o han migrado. 8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos:  Periódicamente se debería realizar un control que garantice que los procedimientos y Procesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo son conformes con las Políticas y requisitos de la organización y que se obtienen los resultados previstos.  Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la Satisfacción del usuario con el sistema.  El entorno normativo puede requerir que organismos externos lleven a cabo operaciones De control y auditoría.  Los sistemas de gestión de documentos de archivo y los procesos relacionados deberían Modificarse si se consideran que son inapropiados o ineficaces.  Se deberían documentar la conformidad y la supervisión de los sistemas y conservar los Informes resultantes. 9. ¿De qué trata la declaración de políticas de gestión?  Las organizaciones deberían definir y documentar una política de gestión de documentos de archivo.  El objetivo de esta política debería consistir en la creación y gestión de documentos de archivo auténticos, fiables y utilizables, capaces de dar soporte a las funciones y actividades de la organización durante todo el tiempo que se precise.  Las organizaciones deberían asegurarse de que esta política se transmite y se cumple en todos los niveles organizativos.
  12. 12.  La política debería adoptarse y aprobarse en el nivel más alto de decisión y promulgarse en toda la organización. Se deberían asignar las responsabilidades sobre su cumplimiento.  Esta política debería elaborarse a partir de un análisis de las actividades de la organización. Este análisis determinará las áreas donde es más pertinente aplicar la legislación, los reglamentos y otras normas y buenas prácticas en materia de creación de documentos de archivo relacionados con las actividades de la organización. Para hacer esto, las organizaciones deberían tener en cuenta consideraciones de tipo económico y su entorno organizativo.  La política debería revisarse periódicamente para garantizar que reflejan adecuadamente las necesidades de la organización en todo momento.  Las políticas, prácticas y procedimientos de gestión de documentos deberían producir documentos de archivo fidedignos.
  13. 13. 10. De forma gráfica represente el diseño e implementación de un sistema de documentos.
  14. 14. CONCLUSIÓN Se puede concluir que al estandarizar, el cómo se debe organizar un archivo, se eliminan inconsistencias en los procesos, que son inherentes al desorden, a la vez que se la información va a estar disponible para todos de la misma forma; al implementar una norma en la realización de los procesos, se puede garantizar las transparencia en la realización de sus actividades, ya que la entidad que lo haga, se acoge a los lineamientos de la ley.
  15. 15. Referencias ISO.: Norma NTC ISO 15489-1. http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa- internacional/GEStexto1(CS).pdf Archivo General de la Nación.: Glosario. http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php

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