Trabajo de investigación

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Trabajo de investigación sobre los sistemas de gestión documental.

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Trabajo de investigación

  1. 1. Trabajo de investigación unidad 4 KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ Gestión Documental II Universidad del Quindío
  2. 2. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. O Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
  3. 3. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. O Se deben tener en cuenta requisitos de naturaleza material, con los que cuente la empresa, como por ejemplo el equipo informático. O Y de tipo inmaterial, en los que hay que considerar los recursos humanos disponibles, su formación documental, así como sus conocimientos informáticos. Además, dentro del costo de la implementación del Sistema de Gestión Documental, también hay que valorar el software y el hardware extra que se va a necesitar, los servicios profesionales externos, si fueran necesarios, sin olvidarse de las horas de dedicación internas de los usuarios y de los responsables del proyecto.
  4. 4. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Generalidades del sistema de gestión documental. a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental: Indica que todos los soportes que contengan información sensible o de importancia debe ser organizada, para evitar controversias y problemas de recuperación de información.
  5. 5. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Generalidades del sistema de gestión documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD): El tiempo de conservación de documentos físicos y en formato digital tiene un plazo, para evitar acumulación de documentos con datos caducos, que ocuparían espacio de almacenamiento tanto en el archivo físico como en las bases de datos del sistema; estos límites de tiempo y nivel de importancia de los documentos se encuentran establecidos en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental respectivamente.
  6. 6. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Generalidades del sistema de gestión documental. c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD: De acuerdo a los tiempos y valores definidos en las TRD y TVD, se procede a eliminar todo el material tanto físico como digital, para evitar acumulación o redundancia en los archivos.
  7. 7. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Generalidades del sistema de gestión documental. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento: Toda la información contenida en un documento durante el proceso de gestión hasta la disposición final de un documento.
  8. 8. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Generalidades del sistema de gestión documental. e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries: Los documentos deben ser agrupados de acuerdo a los principios de orden original y procedencia, teniendo en cuenta la estructura de la organización.
  9. 9. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Generalidades del sistema de gestión documental. f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos: Tener disponibles al público en general, los documentos que no contengan información de carácter confidencial de la cual puedan sacar provecho, personas o entidades externas a la entidad.
  10. 10. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Generalidades del sistema de gestión documental. g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación: Tener persistencia en los respaldos creados en cualquier medio ya sea físico o digital.
  11. 11. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas. Características mínimas de un Sistema de Gestión Documental Característica Descripción Conformidad. El sistema de gestión documental debe ir en la misma dirección de los procesos administrativos de la entidad, debe adecuarse al organigrama y a la estructura de los procesos. Interoperabilidad Se debe poder integrar con los demás sistemas de información que existen actualmente en la entidad y causar el menor traumatismo posible durante su implementación. Seguridad Deben garantizar la integridad y veracidad de la información, ya sea al generar niveles de acceso a ella dependiendo de lo sensible o crítica que esta sea, ya sea mediante la generación de perfiles de usuario u otro tipo de mecanismo. Metadescripción Si se desea la generación de datos que describan la información que contienen los sistemas, estos deben procurarse de forma manual o automática. Adición de contenidos El sistema debe permitir el ingreso de información que describa un documento, sin que en el proceso se altere la información que estos contengan originalmente, garantizando su integridad.
  12. 12. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas. Características mínimas de un Sistema de Gestión Documental Característica Descripción Diseño y funcionamiento El sistema debe ser diseñado de tal forma que el usuario no tenga mayor inconveniente si desea crear o capturar un documento. Debe tener un entorno amigable que le permita al usuario realizar su tarea de forma eficiente y no por el contrario demorando el proceso. Gestión Distribuida Dado el momento o el caso de querer importar documentos hacia el sistema, este debe ofrecer el mecanismo que le permita al usuario llevar esta tarea de forma sencilla, lo mismo debe ocurre si lo que se desea es exportar la documentación, ya sea uno por uno o masivamente. Disponibilidad y acceso La premisa del sistema debe ser garantizar en toda forma, que la información y los documentos en sí mismos en cuestión de formato y contenido, sea integra, de modo tal que se pueda confiar totalmente en ellos. Neutralidad tecnológica La tecnología utilizada para el diseño y desarrollo del sistema es de libre elección, siempre y cuando, ésta se acoja o tenga en cuenta las recomendaciones y normativas de los organismos internacionales expertos en la materia.
  13. 13. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema. Se realizó una visita a la alcaldía municipal de Yumbo – Valle del cauca y se encontró que el sistema de gestión documental que utilizan es el Orfeo. Allí me atendió el señor Eduard Alberto Satizabal, quien es el encardo del sistema y me contó lo siguiente respecto al software Orfeo.
  14. 14. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema. Se realizó una visita a la alcaldía de Yumbo, en donde se encontró que el Sistema de Gestión Documental que utilizan se llama Orfeo, el cual es un software libre, que funciona bajo las licencias GNU/GPL (Licencia Pública General) y al ser software libre, no se deben pagar licencias por su uso o instalación, por el contrario se debe invertir es en el personal que esté capacitado para implementarlo en las empresas, que le haga un mantenimiento periódico y capacite a los usuarios finales; que aunque parezca un gran gasto no lo es, ya que al ser software libre hay gran cantidad de personas con el conocimiento y no se está a la merced de un monopolio, como ocurre en el caso del software propietario.
  15. 15. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema. O A pesar de ser software libre, Orfeo puede llegar a ser, dentro de su tipo el programa más flexible, más económico, más acertado, para dar solución a los problemas que puedan tener las organizaciones, relacionados con la gestión documental. O Es un programa de fácil manejo, al poseer un entorno amigable con el usuario, el cual solo debe conocer el manejo básico de una herramienta de ofimática de las que se utilizan hoy en día. Su entorno gráfico y estructura base es similar a la de un correo electrónico, lo cual facilita enormemente entender cómo funciona. O Este Sistema de Gestión Documental, actualmente está siendo utilizado por la superintendencia de servicios públicos, en donde ha permitido organizar y optimizar, el trámite de los documentos que se tramitan en la entidad.
  16. 16. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
  17. 17. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
  18. 18. 5.1 ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?  Económico, es un programa de licencia libre.  Desarrollo, al ser software libre hay una gran cantidad de personas encaminadas a optimizarlo y hacerlo cada vez más eficiente.  Comunidades de desarrollo  No hay monopolio que lo administre  Si la misma entidad tiene el personal calificado puede mejorarlo, ya que cuenta con licencia de código abierto.  Su flexibilidad para adaptarse sin mayor traumatismo a la entidad.  Es un software que se diseñó, implementó y desarrolló, en la superintendencia de servicios públicos.  Es una herramienta que al ser desarrollado para un ambiente web, permite acceder a él desde cualquier lado. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
  19. 19. 5.2 ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?  Es una herramienta desarrollada por personas conocedoras de las necesidades que surgen, en cuanto a gestión documental y de la amigabilidad, que esta debe poseer con el usuario final.  La información en el sistema, es almacenado un motor de base de datos relacional y el sistema en sí está desarrollado en el lenguaje de programación web, PHP.  Al sistema no se puede ingresar sin realizar una autenticación de credenciales, las cuales están asociados a un perfil de usuario, el cual esta a su vez asociado a un funcionario y el cual será responsable de todas las posibles acciones que se hagan desde esta cuenta de usuario o perfil. Para que alguien por error realice una mala acción en el sistema, ya sea por negligencia o desconocimiento, Orfeo permite que dependiendo del cargo o rango del usuario, éste puede realizar una cantidad limitada de acciones o tareas en el sistema. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
  20. 20. 5.2 ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
  21. 21. Conclusión O Un sistema de gestión documental, debe ser una herramienta que permita agilizar el trabajo realizado en las labores de la archivística y no entorpecerlas o generar traumatismos, en el momento de su implementación; y según la visita a la alcaldía municipal de Yumbo, Orfeo es una muy buena alternativa, pues es software libre y tiene muy buenos antecedentes.

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