Crear formularios e informes

371 visualizaciones

Publicado el

Publicado en: Educación
0 comentarios
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
371
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
42
Acciones
Compartido
0
Descargas
5
Comentarios
0
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Crear formularios e informes

  1. 1. ESCUELA POLITECNICA DEL EJÉRCITO
  2. 2.  Un formulario es el objeto de Access 2010diseñado para la introducción, visualización ymodificación de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero losque más se utilizan tienen la forma de pestañasde datos para la introducción por ejemplo delos diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
  3. 3. Diseño del formulario:Abre un formulario en blanco en laVista Diseño y tenemos que irincorporando los distintos objetosque queremos aparezcan en él.Este método no se suele utilizar yaque en la mayoría de los casos esmás cómodo y rápido crear unautoformulario o utilizar elasistente y después sobre elformulario creado modificar eldiseño para ajustar el formulario anuestras necesidades. En estaunidad veremos más adelante cómomodificar el diseño de unformulario.
  4. 4. Formulario en blanco consisteen crear un nuevo formulariosin contenido, pero en vez deabrirse en Vista Diseño comola anterior opción, se abrirá enVista Presentación. Esta vistaofrece ventajas, como poderincorporar datos simplementearrastrando el objeto(consulta, informe, tabla...)desde el Panel de Navegación.
  5. 5. Asistente paraformularios: utiliza unasistente que nos vaguiando paso por paso enla creación delformulario.Navegación te permitecrear un formulariodedicado a lanavegación, que simula laestructura típica demenús de una páginaweb. Podrás elegir entreseis diseños distintos.
  6. 6. Más formularios despliega unmenú con otros tipos deformularios disponibles, comográfico dinámico, tabladinámica, hoja de datos o elformulario dividido.
  7. 7. • La pestaña Crear• Formularios• Botón Asistente para formulario.
  8. 8. •Elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los camposque queremos incluir en él.Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegablesuperior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crearuna consulta previamente que convine los datos y luego crear elformulario sobre ella.•Seleccionar los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre elcampo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobreel campo.•Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo sequita de la lista de campos seleccionados.•Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre elbotón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobreel botón .•Pulsamos el botón Siguiente
  9. 9. Asistente nos pregunta el título del formulario, este títulotambién será el nombre asignado al formulario.•Luego botón Finalizar
  10. 10. •Abrir el formulario para ver o introducir información en estecaso veremos el resultado del formulario preparado para laedición de registros•Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos estaopción aparecerá la vista Diseño de formulario dondepodremos modificar el aspecto del formulario
  11. 11. Editar datos de un formularioPara editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemosabrirlo haciendo doble clic en él, desde el Panel de navegación.También lo puedes abrir con el botón derecho del ratón,Seleccionando en el menú contextual.El formulario que has creado mostrará sus datos en la VistaFormulario.Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores,modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos deuna tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barrade desplazamiento por los registros, lo único que cambia es elaspecto de la pantalla.
  12. 12. •Observar en vista diseño debemos buscar el formulario en elPanel de Navegación y hacer clic derecho sobre él paraseleccionar la opción en el menú contextual. O bien abrirlo yluego cambiar la vista desde el botón que ya conocemos de lapestaña Inicio.•Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
  13. 13. El área de diseño consta de tres secciones:•La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo quequeremos que aparezca al principio del formulario.•La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen delformulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipode formulario. Aunque se visualicen varios registros en unapantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseñocorrespondiente a un sólo registro.•La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremosaparezca al final del formulario.Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opciónEncabezado o Pie del formulario del menú contextual de losmismos.Alrededor del área de diseño tenemos reglas que nos permitenmedir las distancias y los controles.
  14. 14. •Un informe es el objeto de Access 2010 diseñadopara dar formato, calcular, imprimir y resumir datosseleccionados de una tabla.•Generalmente se utiliza para presentar los datos deforma impresa.Los informes sirven para presentar los datos de una tabla oconsulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básicacon los formularios es que los datos que aparecen en el informesólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) yen los informes se puede agrupar más fácilmente la informacióny sacar totales por grupos.
  15. 15. Crear un informePara crear un informe podemos utilizar las opciones del grupoInformes, en la pestaña Crear:•Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informeque contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionadaen el Panel de Navegación.•Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño ytenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremosaparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en lamayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinformeo utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar eldiseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.
  16. 16. •Informe en blanco abre un informe enblanco en vista Presentación.•Asistente para informes utiliza unasistente que nos va guiando paso por pasoen la creación del informe. Lo veremos endetalle en el siguiente apartado.
  17. 17. Crear un con el asistente para informesEn la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos elasistente pulsando el botón
  18. 18. En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en elinforme.•Seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datosdel cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Siqueremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear unaconsulta para obtener esos datos y luego elegir como origen delinforme esa consulta.•Seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo paraseleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clicsobre el campo.•Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y elcampo se quita de la lista de campos seleccionados.•Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clicsobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vezhaciendo clic sobre el botón .•Luego botón Siguiente
  19. 19. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro delinforme.• Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe porvarios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y piede grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales deese grupo.•Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda,hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clicsobre el botón o directamente hacer doble clic sobre elcampo.•En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica laestructura que tendrá nuestro informe, en la zona centralaparecen los campos que se visualizarán para cada registro.•Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabeceracorrespondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .•Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamoslos botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado unnivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
  20. 20. Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá un cuadro dediálogo:Para cada campo por el que se va a agrupar la información delinforme podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En eldesplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función dedeterminados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones deintervalo variarán en función del tipo de datos y los valores quecontenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventanaanterior.Una vez tenemos losniveles deagrupamientodefinidos hacemos clicen el botón Siguiente
  21. 21. En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros.Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros quesaldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenaciónascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero paracambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente.Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente
  22. 22. En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro delinforme. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de laizquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical uHorizontal (apaisado).Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepantodos los campos en una página, se supone que el asistente generarálos campos tal como lo dice la opción.A continuación pulsamos el botón Siguiente
  23. 23. En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, estetítulo también será el nombre asignado al informe.•Vista previa del informe en este caso veremos el resultado delinforme preparado para la impresión•Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opciónaparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar elaspecto del informe.Pulsar el botón Finalizar
  24. 24. La vista diseño de informeLa vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella leindicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen delinforme, para ello nos servimos de los controles que veremos másadelante de la misma forma que definimos un formulario.Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en elPanel de navegación y pulsar en su menú contextual o en laVista de la pestaña Inicio.Nos aparece la ventana diseño:
  25. 25. El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:•El Encabezado del informe contendrá la información que se ha deindicar únicamente al principio del informe, como su título.•El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá alprincipio de cada página, como los encabezados de los registros, ellogo, etc.•Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles paraun único registro, y el informe será el que se encargue de crear una filapara cada uno de los registros.•El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final decada página, como la fecha del informe, el número de página, etc.•El Pie de informe contendrá la información que únicamente apareceráal final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezadoo pie de página y encabezado o pie de página del informe queencontrarás en el menú contextual del informe. Al hacerlo, seeliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos seha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.

×