EQUIPOSYMEDIOSDEOFICINA

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Aquí podemos encontrar los equipos de oficina con sus respectivos manejos.

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EQUIPOSYMEDIOSDEOFICINA

  1. 1. Red de ordenadores privados que utiliza el internet Usan los protocolos TCP /IP Se usa instalándolo a uno o varios computadores Intranet Conjunto descentralizado de redes de comunicación Buscando desde el ordenador oInternet ingresando la dirección web Internet. Usa los protocolos TCP/ IP Un servidor que permite enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente correo Sale del ordenador y se dirige al servidor quien lo remite el ordenador del electrónico destinatario Tiene 3 partes: encabezado, mensaje y el cuerpo del mensaje
  2. 2. Información adaptada para el www para acceder a ella desde el navegador Pág.. Funciona ingresando la dirección de la pág. en el navegador web Esta compuesto por: un informador un modulo de multimedia Sitio web que recopila cronológicamente textos o artículosBlog. Su creador ingresa su clave y sube sus artículos, fotos videos y los deja a disposición del los cibernautas Su estructura esta dada por : el post o entrada , comentarios, temporalidad , su clasificación
  3. 3. Centro de atención a llamadas estas llamadas pueden ser para : atención de servicio al cliente, reclamos ventas etc. El encargado debe ser ágil veraz rápido yCall center siempre usar la cortesía Es una herramienta para acercarse a sus clientes También conocido como mensáfono, es un elemento que nos permite recibir mensajes cortos b e Es un dispositivo muy sencillo que cuenta e con una pantalla liquida, una alerta p vibratoria y botones de control e r Trabaja mediante señales de radio para enlazar el centro de control con el destinatario
  4. 4. Sistema de comunicación dentro de un circuito telefónico cerrado Se instalan varios equipos de citofonia en la empresa cada uno consta de un auricular y un tableroCitófono Se usa marcando la tecla correspondiente a la oficina con la que se desea comunicar
  5. 5. Directorio telefónico es Una herramienta de uso diario, son libros que registra los hombres, direcciones y teléfonos de los ciudadanos así como teléfonos de interés general. tipos Reúne datos de los ciudadanos y de comercio general comercial Este tipo de directorio nos ofrece un amplio espacio de privado información sobre el comercioContienen datos deinterés privado eje: las Son de uso públicoempresas, los hogares Pág. amarillas
  6. 6. Como usar un directorio• Para el buen uso de un directorio telefónico se debe tener en cuenta: - buscar en el índice - buscar alfabéticamente
  7. 7. Empresas de telefonía-En 1990 empezó a operar la empresa de telefonía colombiana Telecom- luego llegaran las empresas de telefonía móvil -Comcel -Movistar -Tigo - Uff
  8. 8. Buenos días/tardes,(nombr e de la empresa) Le atiende (nombre del profesional) Cuénteme Todos los recepcionistas profesionales debe responder NORMAS DE de igual forma atodos los clientes. UNA RECEPCIÓN TELEFÓNICA
  9. 9. Los modales y la cortesía. La capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y seleccionar el público. La comunicación, el lenguaje, la vocalización y la entonación de la voz.RECEPCIÓN Se debe EFECTIVA tener: La discreción y el buen criterio. La firmeza, para no dejarse intimidar y no ceder ante situaciones falsas o descorteses. La paciencia, cuidando de no mostrarse altanera, ansiosa, grosera o sarcástica.
  10. 10. Formas de contestarComo no se debe Como si se debecontestar contestar • ¿Quién lo llama?• ¿Quién le llama? • ¿ha mantenido ya usted contacto?• ¿Le conoce usted? • ¿Qué puedo hacer por usted?• Creo que… • Sé, que este producto…. • Voy a consultarlo• No se, eso creo • ¿prefiere esperar o llamar dentro de• ¿Espera o vuelve a llamar? unos minutos?• No cuelgue, espere • Un momento por favor • Gracias por esperar
  11. 11. EL MANEJO DE LA AGENDA Nos ayuda a diferenciar lo urgente de lo importante, teniendo en cuenta unos elementos muy importantes:la fecha, hora y asunto del cual se vaya a tratar.
  12. 12. ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?. Toda el área administrativa debe tener un juego de agendas para La información deberá poderse localizar de forma cada asunto: agenda personal,Utilización agenda de reuniones, agenda rápida, para ello, se debe colocar la fecha, hora y diaria, agenda de planificación asunto. (planning). la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.
  13. 13. La fecha Hora AL CONSEDERLAS Para el área Nombre del administrativa es importante tomar visitanteCONTROL DE apuntes de todos los CITAS mensaje tratados en una reunión (citas, La empresa a la conferencias, etc..). cual representa Numero telefónico Observaciones
  14. 14. Cuando el jefe le dice a la secretaria que no acepte citas para tal día o a tal hora.CUANDO Y CÓMO Cuan el usuario no expone el motivo de NEGARLAS la visita. Cuando la secretaria le dice al cliente “ estaremos de resolver las inquietudes o solicitudes , sin necesidad de concederle cita con nuestro jefe”.
  15. 15. Toma de mensajes• Es necesario a notar todo tipo de mensaje que se reciben para ser entregado sin ningún error al receptor (directivos, profesionales y compañeros de trabajo).

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