Presentación que describe brevemente cómo proceder a redactar documentos,escritos e informes empresariales. Presentación realizada por Juan Antonio Marco Montes De Oca para Creando Valor para su Organización.

1. Redacción de documentos e
informes empresariales (I)
http://creandovalorparasuorganizacion.es.tl/
Presentación realizada por:

2. La comunicación escrita en la empresa
Pasos previos a la redacción.
Organización del texto.
Tipos de escritos en la empresa:Tipos de escritos en la empresa:
Actas
Cartas
Correos electrónicos
Informes
Manuales de estilo
Manuales de identidad corporativa
Instrucciones y procedimientos
Notas de prensa
Memorias
Folletos
Presentaciones

3. 1. La comunicación escrita en la empresa. Introducción
1. La comunicacion1. La comunicacion1. La comunicacion1. La comunicacion
¿Para qué escribimos?
Tienen que ser entendibles
Tienen que estar orientados al lector
y a la respuesta que queremos
obtener de él

4. 1. La comunicación escrita en la empresa. Introducción
2. Comunicacion escrita en la empresa2. Comunicacion escrita en la empresa2. Comunicacion escrita en la empresa2. Comunicacion escrita en la empresa
¿Para qué se escribe en una empresa?
1. Para su buen funcionamiento.
2. Para proporcionar una imagen de la organización.
3. Para proporcionar carácter
permanente a la información referida.permanente a la información referida.
¿Para distintas situaciones un mismo tipo de escrito?
No!!. Para cada situación un
tipo de escrito diferente

5. 1. La comunicación escrita en la empresa. El lector y el redactor
3. El lector3. El lector3. El lector3. El lector
¿Quién es el lector?
Característica principal:
TIENE POCO TIEMPO
1. Puntos clave reflejados de
Todo escrito profesional/empresarial debe tener:
1. Puntos clave reflejados de
forma clara y concisa.
2. Estructura lógica de los
contenidos.
3. Presentación que facilite la
comprensión.

6. 1. La comunicación escrita en la empresa. El lector y el redactor
4. El redactor4. El redactor4. El redactor4. El redactor
¿Quién es el redactor?
Característica principal:
TIENE QUE UTILIZAR UN MÉTODO
1. Redactar rápidamente.
Con un método se lograría lo siguiente:
1. Redactar rápidamente.
2. Responder a las necesidades del
lector (puntos clave, estructura
lógica, y adecuada presentación).
3. Producir escritos fáciles de
actualizar.
4. Escribir textos aptos para
diferentes destinatarios.

7. La comunicación escrita en la empresa
Pasos previos a la redacción
Organización del texto.
Tipos de escritos en la empresa:Tipos de escritos en la empresa:
Actas
Cartas
Correos electrónicos
Informes
Manuales de estilo
Manuales de identidad corporativa
Instrucciones y procedimientos
Notas de prensa
Memorias
Folletos
Presentaciones

8. 2. Pasos previos a la redacción. Introducción
5. Introduccion5. Introduccion5. Introduccion5. Introduccion
1. Pensar antes de escribir
¿Qué queremos decir?
¿A quién se lo decimos?
¿En qué momento lo decimos?
¿Por qué medio?¿Por qué medio?
2. ¿Cuánto tiempo dedicamos a pensar antes de escribir?
50% en planificar
25% en redactar
25% en corregir lo escrito

9. 2. Pasos previos a la redacción. Formulación del objetivo y elección del medio adecuado
6. Formulacion del objetivo6. Formulacion del objetivo6. Formulacion del objetivo6. Formulacion del objetivo
1. ¿Por qué escribo este documento?. El Propósito
acción: ¿Por qué escribimos? (persuadir,
solicitar, informar, proponer, explicar,
recomendar, analizar, motivar, responder,
preguntar, anunciar, etc.,)
persona: ¿A quién escribimos? (presidente,
compañeros, directivos, clientes, etc.,)
2. ¿Qué respuesta deseo obtener del lector?. La Finalidad
contenido: ¿Qué queremos contar? (una
situación, un nuevo producto o servicio, etc.,)
finalidad: ¿Qué pretendemos que
haga el lector? (contestar, realizar un
trabajo, aceptar un trato, etc.,)

10. 2. Pasos previos a la redacción. Formulación del objetivo y elección del medio adecuado
7. Eleccion del medio adecuado7. Eleccion del medio adecuado7. Eleccion del medio adecuado7. Eleccion del medio adecuado
¿Qué tipo de
documento es el más
adecuado?
PROPÓSITOS TIPOS DE DOCUMENTO
persuadir
carta de solicitud de empleo.
informe de factibilidad
solicitar
carta de solicitud de información.
informe de situación
informar
página web.
manual de instrucciones
proponer
propuesta.
presentación de un proyecto
Tenemos que determinar
qué tipo de documento
se adapta mejor a los
requerimientos de lo que
explicar
acta de reunión.
manual de procedimientos.
recomendar
carta de recomendación.
informe de factibilidad.
analizar
informe comercial.
memoria anual.
motivar
informe comercial.
propuesta.
responder
carta de respuesta.
informe de situación.
anunciar
folleto.
nota de prensa.
requerimientos de lo que
vamos a comunicar

11. 2. Pasos previos a la redacción. Formulación de la idea central
8. Formulacion de la idea central8. Formulacion de la idea central8. Formulacion de la idea central8. Formulacion de la idea central
¿Qué idea central deben retener los lectores?
En la mayoría de las
ocasiones el destinatario de
nuestro escrito se limitará
ojear el documento para
decidir si le interesadecidir si le interesa
leerlo detenidamente o no
Es fundamental que el mensaje
sea claro y que resulte fácil
captar la idea central

12. 2. Pasos previos a la redacción. Análisis de los destinatarios
9. Las preguntas del lector9. Las preguntas del lector9. Las preguntas del lector9. Las preguntas del lector
1. ¿Qué nos preguntaría el lector si estuviésemos hablando?
Al redactar un documento
debemos establecer un diálogo
imaginario con el lector.
2. ¿Qué se plantea el lector ante cualquier escrito?
¿De qué trata este documento?
¿En qué me afecta este documento?
¿Qué debo hacer al respecto?

13. 2. Pasos previos a la redacción. Análisis de los destinatarios
10. Actitud de los destinatarios10. Actitud de los destinatarios10. Actitud de los destinatarios10. Actitud de los destinatarios
¿Cómo van a reaccionar los lectores?
receptivos indiferentes hostilesreceptivos indiferentes hostiles
11. Destinatarios multiples11. Destinatarios multiples11. Destinatarios multiples11. Destinatarios multiples
Los lectores son muchos y muy distintos
En un grupo diverso los lectores difieren en:
antecedentes y conocimientos sobre
el tema.
interés por los contenidos del escrito.
uso que van a hacer de la información.

14. 2. Pasos previos a la redacción. Elección del momento oportuno
12. Eleccion del momento oportuno12. Eleccion del momento oportuno12. Eleccion del momento oportuno12. Eleccion del momento oportuno
¿Es el momento adecuado de emitir el mensaje?
El emisor del mensaje debe confirmar que:
Es el momento oportuno para emitir
Un escrito fuera de tiempo o inoportuno fracasará
Es el momento oportuno para emitir
el escrito.
La información no está llegando por
otras vías.
Los destinatarios no están recibiendo
a la vez otra información importante.

15. 2. Pasos previos a la redacción. Test de recapitulación
13. Test de recapitulacion13. Test de recapitulacion13. Test de recapitulacion13. Test de recapitulacion
El último paso antes de
empezar a escribir
OBJETIVO
¿Por qué escribimos este documento?
¿Qué pretendemos que haga el lector?
¿Cuáles son los puntos esenciales que
deben recordar nuestros lectores?
IDEA CENTRAL
¿Quién es el destinatario del documento?
¿Está dirigido a más de un destinatario?
¿Qué cargo ocupa y cuál es su
El objetivo del test es comprobar
que se han seguido todos los
pasos anteriores:
responsabilidad en el asunto que se
trata?
¿Qué sabe sobre el tema?
¿Cómo puede reaccionar?
¿Con qué aspectos estará de acuerdo?
¿Dónde planteará objeciones?
DESTINATARIOS
¿Es pronto o tarde para enviar este
documento?
¿Esta misma información está llegando por
otras personas u otras vías?
¿Los lectores están recibiendo alguna
información más importante que se deba
tener en cuenta?
¿Sería más efectivo hacer una llamada de
teléfono o concertar una reunión?
¿Qué tipo de documento se ajusta mejor
a la información que transmitimos?
MOMENTO Y MEDIO
formulación del objetivo.
búsqueda de momento
y medio más adecuado.
formulación de la idea
central.
análisis de los
destinatarios.

16. Muchas gracias por su atención
nace con la ilusión de ofrecer a sus clientes
los mejores servicios de consultoría y
formación en: Dirección de Operaciones,
Producción, Logística y Desarrollo de
Habilidades Directivas (RRHH)
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