Redacción de documentos e
informes empresariales (II)
http://creandovalorparasuorganizacion.es.tl/
Presentación realizada ...
La comunicación escrita en la empresa
Pasos previos a la redacción
Organización del texto
Tipos de escritos en la empresa:...
3. Organización del texto.Organización de la información
14. Organizacion de la informacion14. Organizacion de la informac...
3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructurac...
3. Organización del texto.Estructuración del texto
15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructurac...
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15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructurac...
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Presentación que describe brevemente como organizar el texto que contiene un documento o informe empresarial. Presentación realizada por Juan Antonio Marco Montes De Oca para Creando Valor para su Organización.

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Redacción de documentos e informes empresariales (ii)

  1. 1. Redacción de documentos e informes empresariales (II) http://creandovalorparasuorganizacion.es.tl/ Presentación realizada por:
  2. 2. La comunicación escrita en la empresa Pasos previos a la redacción Organización del texto Tipos de escritos en la empresa:Tipos de escritos en la empresa: Actas Cartas Correos electrónicos Informes Manuales de estilo Manuales de identidad corporativa Instrucciones y procedimientos Notas de prensa Memorias Folletos Presentaciones
  3. 3. 3. Organización del texto.Organización de la información 14. Organizacion de la informacion14. Organizacion de la informacion14. Organizacion de la informacion14. Organizacion de la informacion ¿por donde empezar? 1. El redactor: ¿Y cuando no sabemos qué escribir? ¿cómo plasmar la idea fundamental? ¿cómo continuar algo empezado por otra persona? Solución: estructurar el texto 1. El lector: ¿Cómo asimila la información? Los lectores tienen poco tiempo Cuanto más reducida sea la información, más eficaz será la comunicación. Solución: estructurar el texto
  4. 4. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto Como redactores nos ayuda a superar el bloqueo, y como lectores nos facilita la localización y comprensión de la información Existen 12 métodos diferentes de estructurar un texto
  5. 5. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 1. Dialogo imaginario con el lector: Se aplica en: cartas comerciales, correos electrónicos, informes sencillos y propuestas Consiste en: establecer un dialogo imaginario, en donde nos ponemos enimaginario, en donde nos ponemos en su papel y tratamos de dar respuesta a sus preguntas. La estructura se base en: 3 preguntas ¿De qué trata este documento? ¿En qué me afecta? ¿Qué debo hacer al respecto?
  6. 6. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 2. Definición: Se aplica en: redacción de estudios de productos y servicios, y en manuales de instrucciones. Consiste en: elaborar una definición, describir con el mayor detalle un bien,describir con el mayor detalle un bien, servicio, procedimiento, etc., La estructura puede ser de 3 maneras: Formales: Describen el servicio o producto y establece una comparación con otros similares Informales: Incorporan alguna información subjetiva Operacionales: Atienden de manera especial a la utilidad y funcionamiento del producto o servicio
  7. 7. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 3. Análisis: Se aplica en: redacción de ciertos informes (factibilidad, de tendencias, auditoría, etc.,) y memorias anuales. Consiste en: realizar una exposición exhaustiva considerando el objeto delexhaustiva considerando el objeto del análisis desde diferentes ptos.de vista. La estructura tiene 3 pasos: Se plantea una hipótesis. Se hace un análisis donde los datos de la hipótesis deben estudiarse desde dif. ptos. de vista. Se extraen conclusiones que supongan la confirmación o negación de la hipótesis.
  8. 8. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 4. Fragmentación: Se aplica en: redacción de ciertos informes (análisis financieros, estudios de productos, etc.,), instrucciones, manuales, y memorias anuales. Consiste en: presentar una información compleja de manera másinformación compleja de manera más clara mediante la fragmentación de la misma en unidades y bloques. La estructura puede ser de 2 maneras: División: Partimos de una información global y la separamos en unidades menores. Clasificación: Partimos de una información heterogénea y exhaustiva y la agrupamos en clases o categorías.
  9. 9. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 5. Causa y efecto, o viceversa: Se aplica en: redacción de actas de reuniones y ciertos informes (factibilidad, técnicos, previsiones económicas auditoría, etc.,) y memorias anuales. Consiste en: analizar las causas de una situación determinada, o bien enuna situación determinada, o bien en determinar el efecto que han producido. La estructura puede ser de 2 tipos: Del efecto a sus causas: Hay que tener en cuenta si la causa es única o existen más. De las causas a su posible efecto: Hay que tener en cuenta que el enlace entre causa y efecto no es necesariamente un argumento predictor del futuro.
  10. 10. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 6. Secuencial: Se aplica en: redacción de ciertos informes (estudios de productos, informes técnicos, etc.,), instrucciones y manuales. Consiste en: dar una estructuraConsiste en: dar una estructura secuencial al documento, indicando el orden de los pasos que hay que seguir . La estructura: debe reflejar con claridad cada uno de los pasos. Una buena idea es utilizar post-it para apuntar cada uno de los pasos, y posteriormente ordenarlos.
  11. 11. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 7. Comparación y contraste: Se aplica en: redacción de ciertos informes (análisis financieros, factibilidad, técnicos, y propuestas etc.,) Consiste en: describir lo que tienen enConsiste en: describir lo que tienen en común y lo que tienen de diferente diversas opciones. La estructura: se elabora describiendo por una parte rasgos comunes y, por otra, rasgos diferentes. A partir de esto, se establece la comparación.
  12. 12. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 8. Cronológico: Se aplica en: redacción de ciertos informes (estudios de investigación), actas de reuniones y procesos. Consiste en: detallar algo según su orden de aparición en el tiempo. La estructura: puede ir de lo más antiguo a lo mas reciente, o viceversa. Se ha de evitar en lo posible la formulación monótona y rígida en la exposición.
  13. 13. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 9. Espacial o geográfico: Se aplica en: redacción de ciertos informes (estudios de productos, informes comerciales, auditorías, etc.,) y manuales. Consiste en: presentar el objeto deConsiste en: presentar el objeto de nuestro documento desde diferentes puntos de vista. De la misma manera que una cámara acerca con el zoom. La estructura: puede establecerse desde un punto de vista lejano y, a continuación, ir acercando nuestro enfoque.
  14. 14. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 10. De lo general a lo particular: Se aplica en: redacción de ciertos informes (análisis financieros, estudios de factibilidad y propuestas). Consiste en: estructurar nuestro documento de lo general a lo particular, o a la inversa.particular, o a la inversa. La estructura puede ser de 2 tipos: De lo general a lo particular: Partimos de un planteamiento general y después aportamos detalles o ejemplos que respalden y desarrollen dicho planteamiento. Es apropiado para lectores que desconocen el tema, o que pueden ser reacios a las conclusiones del mismo. De lo particular a lo general: Partimos de un planteamiento específico y a través del mismo llegamos a lo general. Es apropiado para lectores que conocen el tema, y que sabemos de su interés.
  15. 15. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 11. Orden de importancia: Se aplica en: redacción de actas y ciertos informes, cartas de reclamación y memorias anuales. Consiste en: graduar los contenidos según su orden de importancia: de lo más relevante a lo menos importante, omás relevante a lo menos importante, o viceversa. Para ello tendremos en cuenta el interés del lector. La estructura puede ser de 2 tipos: De lo importante a lo secundario: Captamos la atención del lector de forma inmediata y tenemos más garantías de que no perderá información útil. De lo secundario a lo importante: De este modo el lector llega con mayor conocimiento y predisposición a la información importante.
  16. 16. 3. Organización del texto.Estructuración del texto 15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto15. Estructuracion del texto 12. AIDA: Se aplica en: redacción de cartas comerciales, correos electrónicos, informes sencillos y propuestas. Consiste en: estructurar un documento siguiendo la secuencia AIDA (atención, interés, deseo, y acción). La estructura tendrá 4 partes: Atención: A través de una pregunta, planteando la solución a un problema, relatar un hecho sorprendente, etc., Interés: A través de un enfoque racional (datos, cifras, referencias, estudios, etc.,), y/o un enfoque emocional (transmitir sensación de bienestar, etc.,) Deseo: A través de adelantarnos a posibles objeciones, y describiendo virtudes del producto/servicio, etc., Acción: Nuestro fin último será promover en el lector que haga una determinada acción.
  17. 17. Muchas gracias por su atención nace con la ilusión de ofrecer a sus clientes los mejores servicios de consultoría y formación en: Dirección de Operaciones, Producción, Logística y Desarrollo de Habilidades Directivas (RRHH) http://creandovalorparasuorganizacion.es.tl/ Si desea obtener más información sobre nuestras actividades puede obtenerla a través del siguiente enlace: Habilidades Directivas (RRHH)

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