Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales… ¿realidad o ficción?

@JulianMarquinajulianmarquina.es
Los archivos en busca de su hueco en
los medios sociales…
¿realidad o ficción?
27 de marzo de 2014

¿Quién soy?

¿Qué vamos a ver hoy?
• Introducción y datos de la
sociedad online
• Factores por los que los archivos
deben estar en los medios
sociales
• Posibles utilidades de los medios
sociales en los archivos
• Habilidades y funciones del
archivero 2.0
• Creación cuenta en Twitter
• Conclusiones

¿Qué objetivo me marco?

Ver la importancia de los medios sociales en
archivos y la labor del archivero 2.0
¿Qué objetivo me marco?

Introducción y
datos de la
sociedad
online

Introducción y datos de la sociedad online
¿Qué es un archivo?

“Conjunto ordenado de documentos que una
persona, una sociedad, una institución, etc.,
producen en el ejercicio de sus funciones o
actividades”
¿Qué es un archivo?

“Conjunto ordenado de documentos que una
persona, una sociedad, una institución, etc.,
producen en el ejercicio de sus funciones o
actividades”
¿Qué es un archivo?Se queda
algo corta
esta definición

Lo mismo que
pasa con los
medios
sociales

Se quedan cortos si falla la
planificación o hay trabas
administrativas

Recopilando datos sobre archivos en España:

Recopilando datos sobre archivos en España:
35.718 archivos (públicos / privados)
Archivos de Titularidad Estatal (2012):
• + 105.000 metros cuadrados
• + 260.000 metros lineales de
documentación
• 35 millones de imágenes digitalizadas
• 18 millones de imágenes microformadas
• 23 millones de páginas visitadas en Internet

Muchísima información en nuestro poder

Está claro que el
principal usuario
es el usuario
presencial

Pero no hay que perder de vista datos como los
23 millones de páginas visitas en Internet

Acceso cada
vez más
importante
para los
usuarios

Acceso cada
vez más
importante
para los
usuarios
Facilitar el acceso y
el descubrimiento de
documentos
de valor para ellos

¿Qué es lo bueno de todo esto?

El ADN del archivero

ILUSIÓN

INNOVACIÓN

INTERACCIÓN

COLABORACIÓN

COMUNICACIÓN

COOPERACIÓN

¿Se estará
aprovechando
todo esto en
los medios
sociales?

El 83% consideran adecuadas las herramientas 2.0,
pero solo el 25% hace uso de ellas.
Entre las razones principales de no usarlas: falta de
tiempo (52%) y desconocimiento (14%)
Informe del Grupo de trabajo de difusión de los
archivos a través de la web 2.0. (Conferencia de
Archiveros de las Universidades Españolas)

Aún así…

Las razones principales para usarlas: comunicación
(54%) y difusión (27%)
Se señalan como herramientas más ventajosas:
Facebook (66%), blogs (46%), Youtube (29%),
Linkedin (29%) y Twitter (21%)
Informe del Grupo de trabajo de difusión de los
archivos a través de la web 2.0. (Conferencia de
Archiveros de las Universidades Españolas)

Turno para conocer datos sociales

2.640 millones de internautas y el 70% está
en redes sociales de manera activa

1.230 millones
de usuarios activos al mes

359 millones
de usuarios activos

277 millones
de usuarios

241 millones

200 millones

45 millones de usuarios
1,6 millones de negocios

+1.000 millones
de usuarios únicos al mes

+75 millonesde blogs, vistos al
mes por más de 409 millones
de personas

¿Y en España qué datos se manejan?

25 millones de internautas y el 70% está en
redes sociales de manera activa

1 de cada 4
minutosen la
Red se invierte en
redes sociales

España es el primer país europeo en el uso de
las redes sociales dentro de las organizaciones

18 millones
de usuarios

7,5 millones
de usuarios

3,2 millones
de usuarios activos

Factores por
los que los
archivos
deben estar
en los medios
sociales

Rápida difusión del mensaje
Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

Comunicación bidireccional

Cercanía entre organización y usuarios

Marketing y promoción

Pero además hay otra
serie de factores que
también se tienen
que tener en cuenta:

Acceso a la información
¡y en tiempo real!

Retroalimentación
Conocer opiniones y ver qué hacen otros

Atención y servicio
al usuario

Socialización / Fidelización del usuario
Cercanía y atención personalizada

Compartir y difundir
Conocimiento, información y promoción

Dinamización / Interacción / Participación

Colaboración
En la puesta en marcha de servicios

Búsqueda
de nuevos
usuarios

Imagen y reputación

Visibilidad y posicionamiento
Para llegar lo más lejos posible

Sencillez y gratuidad
(camuflada: tiempo y recursos)

Posibles
utilidades de
los medios
sociales en
archivos

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog
Difusión y comunicación de información a usuarios
del archivo: noticias, actividades, enlaces, eventos,
tendencias de actualidad en el sector…

Crear imagen y mostrar al archivo como un espacio
cercano con sus usuarios y de difusión de los temas
de interés y actualidad.

Escuchar e interactuar con la comunidad de
usuarios del archivo, tratar de ver qué temas les
interesan más para ser tratados posteriormente en el
blog.

Difusión de resultados de actividades, estadísticas
del archivo, y del sector, y cualquier caso que puede
ser considerado de éxito dentro del archivo.

Hacer una lista de temas interesantes a tratar desde
la perspectiva del archivo y del sector. Hacer
rankings y listados de recomendaciones.

Elaboración de un listado de blogs (blogroll) que
muestre cuales son los sitios web de referencia para
el archivo.

Analizar los fondos y servicios que se ofrecen desde
el archivo. Destacar las utilidades de cada uno de
ellos.

Mostrar el lado humano del archivo a través de entrevistas, post,
vídeos o imágenes de las personas que trabajan dentro o de
personas a las cuales se les invitan a participar en el blog.
Mostrar que el archivo está vivo y no pensar en el blog como solo
texto, sino incorporar vídeos, imágenes, presentaciones… que
hagan más animada y visual la exposición de los temas tratados.

Hacer menciones a los documentos destacados
presentes en el archivo.

Realizar encuestas para saber la opinión de los
usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad
del archivo.

Dar difusión al resto de medios sociales en los
cuales se esté presente a través de iconos o de los
widgets proporcionados por cada plataforma.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter
Difusión, dinamización y comunicación de
información rápida, precisa y sencilla a usuarios del
archivo: noticias, enlaces, vídeos, fotografías,
nuevas adquisiciones, exposiciones,
presentaciones…

Creación de identidad digital y posicionamiento en el
sector.

Escucha e interacción con los usuarios. Mostrarse
cercano a ellos (de tú a tú), creación de vínculos y
fidelización de estos hacia el archivo.

Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón
de sugerencias.

Marketing viral. Buscar la participación de la gente a
través de tus campañas de marketing y que giran
alrededor del archivo.

Búsqueda de nuevos usuarios con ayuda de
hashtags, temas de interés, búsquedas y la
geolocalización.

Buscar y compartir conocimiento a través de Twitter.
Difusión de actividades, fondos y servicios.

Posicionamiento en Twitter a través de hashtags en
actividades y eventos organizados o en los que
participe el archivo.

Potenciar otros medios sociales: Youtube,
Instagram, SlideShare, blog…

Mostrar el lado humano del archivo a través de
vídeos e imágenes de las personas que trabajan
dentro o de personas a las cuales se les invitan a
participar en cualquier actividad del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales
información a usuarios del archivo: noticias,
actividades, enlaces, vídeos, fotografías, eventos,
nuevas adquisiciones, exposiciones,
presentaciones…

Crear imagen y posicionamiento en el sector.
Mostrar al archivo como un espacio de cercanía con
sus usuarios y de difusión de los temas de interés y
actualidad.

Crear grupos, fan pages, comunidades, páginas…
en las distintas plataformas de redes sociales para
unir a personas alrededor del archivo. Participar en
dichos espacios y en otros espacios que puedan ser
del interés del archivo.

Escuchar e interactuar con la comunidad de
usuarios del archivo. Conectar con los usuarios del
archivo y con potenciales usuarios. Búsqueda de la
fidelización de los usuarios.

vídeos e imágenes de las personas que trabajan
dentro o de personas a las cuales se les invitan a
participar en cualquier actividad del archivo.

Realizar encuestas para saber la opinión de los
usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad
del archivo.

Plantear preguntas y dar respuestas. Hay altas
posibilidades de encontrar la respuesta que se está
buscando a través de la ayuda en la respuesta de
los usuarios.

Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón
de sugerencias.

Buscar y compartir conocimiento a través de
Facebook. Difusión de actividades, productos y
servicios, y de contenido exclusivo para los
seguidores.

Realizar concursos acordes con los objetivos del
archivo.

Añadir eventos sobre nuestro sector profesional o
actividad social en el archivo.

Dar difusión al archivo a través de diferentes
anuncios de pago en las redes sociales.

Realizar videoconferencias o hangouts con los
usuarios del archivo en actividades o eventos
programados.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube
información a usuarios del archivo a través de
vídeos o presentaciones dinámicas.

Difusión de vídeos relacionados con el archivo, los
fondos, las tareas del archivero, sus usuarios y la
comunidad.

Creación y difusión de una imagen visual a los
usuarios sobre lo que es el archivo, sus
instalaciones, servicios y actividades.

Espacio de difusión de buenas prácticas y
experiencias de los usuarios en el archivo.

Interacción con los usuarios a través de vídeos y
comentarios. Usar las plataformas de vídeos como
un servicio más de atención al usuario dando
respuesta a las consultas más comunes de los
usuarios.

vídeos de las personas que trabajan dentro o de
personas a las cuales se les invitan a participar en
cualquier actividad del archivo.

Realizar videoconferencias o hangouts con los
usuarios del archivo en actividades o eventos
programados.

Contar historias con su presentación, nudo y
desenlace. Buscar la originalidad, la creatividad, la
interactividad y la conexión con otros medios.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram
Creación y difusión de una imagen visual a los
usuarios sobre lo que es el archivo, sus
instalaciones, servicios y actividades.

Compartir y etiquetar imágenes relacionados con el
archivo, los fondos, las tareas del archivero, sus
usuarios y la comunidad.

Conectar con los usuarios del archivo y obtener
opiniones sobre las imágenes compartidas, fomentar
su participación. Crear comunidad a través de la
participación y la interacción.

Crear colecciones y álbumes de imágenes en
conjunto entre el archivo y sus usuarios.

Difusión de los fondos, documentos e imágenes
antiguas y especiales.

Realizar exposiciones virtuales y concursos de
fotografías.

Enlazar con otros medios sociales (blog, Twitter,
Facebook...) para apoyar la campaña visual.

Geolocalizar imágenes (siempre que se pueda) para
que los usuarios sepan dónde están tomadas las
imágenes.

imágenes de las personas que trabajan dentro o de
personas a las cuales se les invitan a participar en
cualquier actividad del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare
Difusión y comunicación de información a usuarios
del archivo a través de presentaciones o
documentos.

Difusión de material informativo y tutoriales de uso
de los recursos del archivo, por ejemplo del
catálogo.

Difusión de servicios, informes, reglamentos y
actividades.

Difusión del material formativo de actividades
realizadas en el archivo.

Difusión de la política de uso y plano de localización
de secciones del archivo.

Compartir la actividad científica o divulgativa del
archivo.

Como repositorio de documentos públicos del
archivo.

Para embeber documentos en los post del blog del
archivo.

Habilidades
del archivero
2.0

Habilidades del archivero 2.0
Conocimiento del sector y la profesión

Entender los objetivos del archivo

Una clara orientación hacia las personas

Buena redacción, comunicación y conversación

Originalidad y creatividad

Gusto por las nuevas tecnologías, Internet y la
web 2.0

Capacidad de aprendizaje

Usuario activo en los medios sociales

Conocimiento de los canales adecuados para la
comunicación online y las distintas herramientas de
análisis y monitorización

Tener «cultura 2.0»

Buen selector de información

Ser resolutivo y perfecto trabajador en equipo

Incentivar la participación

Capacidad de escucha

Empatía

Asertividad y comprensión con las opiniones y
comentarios

Funciones del
archivero 2.0

Funciones del archivero 2.0
Desarrollar la estrategia online

Creación de la presencia en los medios sociales

Elaborar un plan de creación y estrategias de
contenido

Monitorizar las conversaciones

Escuchar lo que de dice del archivo

Lectura y seguimiento de blogs a través del canal
de RSS

Creación de contenidos

Creación de lazos de unión con los usuarios

Comunicar y difundir mensajes

Interactuar / Dinamizar

Localizar a posibles líderes o entusiastas

Involucrar al personal del propio archivo

Revisar la lista de blogueros, herramientas, plan
editorial y de dinamización

Medir: Actividad, tamaño de la comunidad,
visibilidad, interacción y difusión

ROI (Retorno de la inversión): visibilidad, imagen
e impacto social

Analizar resultados y conclusiones

Innovar. Vigilar la aparición de buenas ideas, internas y
externas a la organización, y tratar de aplicarlas

Archiveros
2.0 en Twitter

Archiveros 2.0 en Twitter
Llegó el
momento de
crearnos
nuestro perfil
en Twitter

Vamos a conocer un poco más Twitter

Red de información en tiempo real que permite
enviar pequeños mensajes de texto de hasta 140
caracteres llamados tuits y en los cuales se
pueden integrar enlaces, vídeos e imágenes

241 millonesde usuarios
activos al mes en el mundo
7,5 millones de usuarios en
España

Al día se mandan más de 500
millones de tuits
El 75% de los usuarios accede a
través de dispositivos móviles

¿Para qué?

• Estar informado de temas de interés y
actualidad.
• Canal de comunicación dentro del
archivo.
• Compartir contenido.
• Interacción de tú a tú y conocer gente
nueva.
• Construir la propia marca personal /
profesional.
• Movilidad. Multidispositivo.
• Posicionarnos profesionalmente.
• Inmediatez y «viralidad».
• Herramienta simple, intuitiva y
gratuita.

Los 7 términos clave

• Tuit (o tweet). Mensaje de hasta 140
caracteres creado por cada usuario de
Twitter.
• ReTuit (RT). Redistribuir el tuit de un
usuario de Twitter entre tus seguidores.
• Hashtag (#hashtag). Etiquetas (o
palabras clave) que nos facilita la
búsqueda temática y la etiquetación de
contenido.

• Timeline (TL). Apartado principal
donde aparecen todos los tuits y
ReTuits de las personas que seguimos
(followings)
• Siguiendo (followings). Usuarios de
Twitter a los que sigues.
• Seguidores (followers). Usuarios de
Twitter que te siguen.
• Mensaje directo (DM). Mensaje
privado que le mandas a un usuario de
Twitter..

Y unas recomendaciones

• Elige bien el nombre
• Conoce la jerga de Twitter
• Evita el autobombo
• Interactúa
• Menciona fuentes
• No hagas spam
• Usa menos de 140 caracteres
• Incluye hashtag y acorta
enlaces
• Incluye imágenes

• Sigue a la gente adecuada
• Utiliza la búsqueda
• Usa las listas
• Atención a los horarios
• Monitoriza acciones
• Delimita tu público
• Se tu mismo
• No abandones a la primera

Ahora sí… llegó el momento

Nos damos de alta en Twitter
https://twitter.com

Nos ponemos foto y bio

Lanzamos nuestro primer tuit

Seguimos a gente del sector

Creamos listas en Twitter

Lanzamos tuits con el hashtag
#archivosCyL

Aprendemos el uso del buscador
https://twitter.com/search-home

Y de la búsqueda avanzada
https://twitter.com/search-advanced

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