1. Organisation und Personal E 3.2
Mitarbeiterführung
Ehrenamt in der Kultur
Anforderungen an ein sachgerechtes Freiwilligenmanagement
Dr. Gesa Birnkraut
Die Zusammenarbeit mit Freiwilligen beinhaltet für Kulturinstitutionen viele Chancen, aber auch
durchaus manches Risiko. Um beides genau einschätzen zu können, gibt dieser Beitrag einen
Überblick über Möglichkeiten der Prüfung, welche Aufgaben sich zur Weitergabe an Ehrenamtliche
eignen und über strategische sowie operative Anforderungen an die Einbindung von Freiwilligen.
Gliederung Seite
1. Einleitung 2
1.1 Definitorische Abgrenzung 2
1.2 Chancen und Risiken 3
2. Grundsätze des Freiwilligenmanagements 3
3. Lebenszyklus 4
4. Planung 5
4.1 Strategische Fragen 5
4.2 Versicherung und Arbeitsrecht 6
4.3 Ressourcen und Einbindung in die Organisation 6
4.4 Einsatzfelder 8
4.5 Erwartungen und Vorteile 9
4.6 Tätigkeitsbeschreibungen 10
5. Auswahl 11
5.1 Orientierungsveranstaltung 12
5.2 Bewerbungsmodalitäten 12
5.3 Interviews 13
5.4 Vereinbarung 15
5.5 Annahme und Ablehnung 15
6. Training 16
6.1 Erwachsenenbildung 17
6.2 Aufbau des Trainings 18
6.3 Handbuch 19
7. Dank und Anerkennung 19
8. Evaluation 21
9. Der Freiwilligenmanager 22
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2. E 3.2 Organisation und Personal
Mitarbeiterführung
1. Einleitung
Ehrenamt gewinnt seit Jahren an Bedeutung, dank umfassender Kam-
pagnen nimmt dies auch die allgemeine Öffentlichkeit wahr. Insbe-
sondere soziale, verstärkt aber auch kulturelle Organisationen arbeiten
mit Ehrenamtlichen zusammen. Manche Kulturvorhaben würden sich
ohne den Einsatz von Ehrenamtlichen überhaupt nicht mehr realisie-
ren lassen.
Bei Symphonieorchestern, in Museen oder an Theatern und Opern-
häusern tut man sich hingegen allgemein noch schwer mit einem Ein-
satz von Freiwilligen. Dort gibt es zwar häufig Freundeskreise und
Fördervereine, die zum Teil kleinere Aufgaben ehrenamtlich über-
nehmen und „ihr Haus“ mit viel Motivation unterstützen. Doch sind
sie – häufig in der Rechtsform eines e. V. – eigene Rechtspersönlich-
keiten und damit weitgehend unabhängig von der täglichen Arbeit der
Kultureinrichtung.
Vielen Kulturinstitutionen, die mit Freiwilligen arbeiten, fehlen ein
systematisches Vorgehen und eine ganzheitliche Struktur des Ehren-
amts. Es mangelt dort an einem Freiwilligenmanagement. Zur Behe-
bung dieses Defizits möchten die nachfolgenden Ausführungen bei-
tragen.
1.1 Definitorische Abgrenzung
„Ehrenamt“ wird als Begriff oftmals als nicht mehr zeitgemäß be-
trachtet und nicht wenige junge Leute haben zu ihm kaum positive
Assoziationen.
Fachliteratur und Medien sprechen alternativ zu „Ehrenamt“ von
„freiwilligem Engagement“, „Bürgerschaftlichem Engagement“ oder
„volunteering“. An dieser Stelle werden die Begriffe „Ehrenamt“ und
„freiwillige Tätigkeit“ synonym genutzt.
Als Ehrenamt bzw. freiwilliges Engagement wird etwas bezeichnet,
das es für sich und für andere tut. Es handelt sich dabei um eine nicht
auf Entgelt ausgerichtete Arbeit, die über die normalen gesellschaftli-
chen Verpflichtungen hinausgeht.
„Altes Ehrenamt“ versus Dabei hat sich das Ehrenamt in den letzten Jahren erheblich verändert.
„Neues Ehrenamt“ War es früher eher ein Engagement, das man nur für andere einging
(„altes Ehrenamt“), so zeichnet sich das „neue Ehrenamt“ dadurch
aus, dass man etwas für andere und für sich tut. Zudem ist das heutige
ehrenamtliche Engagement projektbezogener und wesentlich stärker
darauf ausgelegt, dass beiden, den Ehrenamtlichen und der Institution,
daraus ein Nutzen entsteht.
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3. Organisation und Personal E 3.2
Mitarbeiterführung
1.2 Chancen und Risiken
Dank vielfältiger Erfahrungen, die Ehrenamtliche häufig aus anderen Ehrenamtliche als
Branchen mitbringen, können durch sie neue und zum Teil ungewohn- Botschafter
te Denk- und Aktionsprozesse in Kulturinstitutionen angeregt werden.
In der Regel zeigen Ehrenamtliche Einsatz, Kreativität und Sinn für
Innovationen. Nicht zuletzt dadurch, dass sie beispielsweise Wünsche
und Bedürfnisse von Besuchern transparent machen, sind sie wichtige
Ratgeber.
Auch nach außen hin kommt Ehrenamtlichen eine wichtige Funktion
zu: Sie sind wichtige und überzeugende Multiplikatoren für die jewei-
lige Kulturinstitution. Bindungen der Institution an ihr gesellschaftli-
ches Umfeld können durch sie erheblich verbessert und verstärkt wer-
den.
Dieses Potenzial wird häufig unterschätzt. Es kann jedoch genutzt
werden, wenn den Ehrenamtlichen verantwortliche Aufgaben übertra-
gen werden und zugleich eine Betreuung durch das jeweilige Haus
sichergestellt ist.
Dies wiederum geht natürlich einher mit dem Einsatz von Ressourcen,
dem Schaffen von Strukturen und einem regelmäßigen Austausch.
Grundlage eines funktionierenden Ehrenamts-Programms ist zudem
ein hohes Maß an beidseitigem Vertrauen. Kurzum: Die Kulturinstitu-
tion, die Freiwillige einbinden möchte, muss bereit sein, Zeit, Geld
und Personal einzusetzen.
2. Grundsätze des Freiwilligenmanagements
Die nachfolgenden Grundsätze sind wichtig und entscheidend für den
Erfolg des Einsatzes von Ehrenamtlichen. Sie sind daher Grundlage
dieses Beitrages.
Ehrenamt ist kein Ersatz
Ehrenamtliche sollen und können Hauptamtliche nicht ersetzen. Folg-
lich sollte mit ihrem Einsatz ein Mehrwert für die gesamte Institution
angestrebt werden. „Um einen fest angestellten Mitarbeiter zu erset-
zen, braucht man im Schnitt 26 Ehrenamtliche, deren Einsatzplan
einem gigantischen Flickenteppich ähneln würde. Um diese Ehren-
amtlichen zu koordinieren, können Sie gleich noch einen Hauptamtli-
chen einstellen“ (Susan Ellis).
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4. E 3.2 Organisation und Personal
Mitarbeiterführung
Strukturen sind unerlässlich
Langfristig gesehen braucht ehrenamtliches Engagement feste und
professionelle Strukturen. Selbstverständlich kann man „einfach“ mal
anfangen – aber ein ungeplantes Engagement wird nicht Bestand ha-
ben können und auch zu keinem zählbaren Erfolg für die Institution
bzw. für die Ehrenamtlichen führen.
Ohne feste Strukturen sind Frustration, Unzufriedenheit, Unprofessio-
nalität und Unzuverlässigkeit vorprogrammiert. In der langfristigen
Perspektive und Konsequenz erfordert dies, dass ein Freiwilligen-
Koordinator eingestellt werden sollte.
Ehrenamt kostet Zeit und Geld
Es muss jeder Kulturinstitution klar sein, dass Ehrenamtliche zwar
unentgeltlich wirken, aber ihr Einsatz keineswegs kostenlos ist. Neben
einem erhöhten personellen Einsatz werden auch Ressourcen wie
Raum, Arbeitsmittel und Finanzen in Anspruch genommen. Dies be-
züglich ist Ehrenamt durchaus vergleichbar mit anderen strukturellen
Projekten auch.
3. Lebenszyklus
Evaluation
Anerkennung 10:00 2:00 Planung
Zyklusmodell
eines Ehrenamt-
Programms
Motivation 8:00 4:00 Auswahl
6:00
Training
Abb. E 3.2-1 Zyklusmodell eines Ehrenamtprogramms
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