1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.2
Veranstaltungsmanagement
Hilfe zur Selbsthilfe
Formblätter und Planungs-Hilfen
für das Veranstaltungsmanagement
Prof. Dr. Friedrich Loock
Die Beiträge von Heidi Voss und Alexander Krößner benennen und beschreiben zentrale Aspekte
eines erfolgversprechenden Veranstaltungsmanagements. Die nachfolgenden Übersichten fassen
diese in Formblätter und Planungs-Hilfen zusammen.
Gliederung Seite
1. Profil der Veranstaltung 2
2. Dramaturgie der Veranstaltung 3
3. Zielgruppen / Zielpersonen 4
4. Termin-Check betriebsextern 5
5. Termin-Check betriebsintern 6
6. Mitwirkende auf der Bühne 7
7. Mitwirkende hinter der Bühne 8
8. Budget Honorar und Reise 9
9. Budget Unterbringung 10
10. Budget Betreuung 11
11. Budget Organisation 12
12. Budget Umsetzung 13
13. Referent/in 14
14. Moderatoren-Hinweise Ablauf 15
15. Drucksachen 16
16. Sicherheitshinweise 17
1

2. G 2.2 Projekt- und Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungsmanagement
1. Profil der Veranstaltung
Veranstaltung: __________________________________
Geplanter Termin: __________________________________
Verantwortlich: __________________________________
Veranstaltungs-Elemente Notizen
Veranstaltungs-Dauer
Besucher- / Teilnehmer-Zahl
Primär-Zielgruppe (A) 1
Sekundär-Zielgruppe (B) 2
Tertiär-Zielgruppe (C) 3
Veranstaltungs-Charakter 4
Frequenz 5
Aktions-Zeitraum
Vorträge
Workshops
Symposien
Diskussionen
Panels
Ausstellungen
Präsentationen
Formblatt G 2.2-1 Profil der Veranstaltung
1
Zentrale Zielgruppe
2
Wichtige Zielgruppe
3
Nachrangige Zielgruppe
4
z. B. Konferenz / Workshop … sowie z. B. international / national …
5
zeitbezogen (z. B. jährlich) / aktions-bezogen (z. B. zum Hafen-Geburtstag) …
2

3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.2
Veranstaltungsmanagement
2. Dramaturgie der Veranstaltung
Veranstaltung: __________________________________
Geplanter Termin: __________________________________
Verantwortlich: __________________________________
Notizen
Anlass
Bedeutung
Tagesordnung
Vorherige Veranstaltung
Vorgehensweise / Regeln
Fragestellungen / Thesen
Meinungsäußerung
Diskussion
Informationen
Beispiele
Problemstellung
Lösungsansätze
Aktions- und Zeitplan
Arbeitsergebnisse
Aufgabenstellung
Folgeveranstaltung
Formblatt G 2.2-2 Dramaturgie der Veranstaltung
3

4. G 2.2 Projekt- und Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungsmanagement
3. Zielgruppen / Zielpersonen
Veranstaltung: __________________________________
Geplanter Termin: __________________________________
Verantwortlich: __________________________________
Teilnehmer weibl. / mänl.
Alter von … bis / Kern1
Bildung von … bis / Kern
Berufl. Funktion von … bis
Familie2 3
Sonstiges
Referenten weibl. / mänl.
Alter von … bis / Kern1
Bildung von … bis / Kern
Berufl. Funktion von … bis
Familie2 3
Sonstiges
Mitwirkende weibl. / mänl.
Alter von … bis / Kern1
Bildung von … bis / Kern
Berufl. Funktion von … bis
Familie2 3
Sonstiges
Formblatt G 2.2-3 Zielgruppen / Zielpersonen
1
Kern = größte bzw. relevanteste Teilzielgruppe
2
ledig / verheiratet / …
3
Familie mit Kindern / ohne Kinder / …
4