1. Surf’s Up
JaMaar®
Marjolein kan niet surfen
KennisLAB zomercongres
24 juni 2010
Rob Klaverstijn & Patrick Dochez Kok
ministerie van VWS

2. Project ‘Marjolein’
Digitalisering Documenthuishouding
ministerie VWS
KennisLAB Zomercongres 2010
24 juni 2010

3. Even voorstellen
Rob Klaverstijn
Senior Adviseur Informatiestrategie minVWS
Projectcoördinatie project ‘Marjolein’
Patrick Dochez Kok
Projectleider Digitalisering minVWS
Projectcoördinatie project ‘Marjolein’
Marjolein Schaapstra
Beleidsambtenaar minVWS
Naamgeefster project ‘Marjolein’
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 3

4. ang nog?
l
Hoe
Ben j
ij ban
het n g voo
ieuwe r
werke
n?
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 4

5. Dagprogramma
PROJECT
PROJECT
‘MARJOLEIN’
‘MARJOLEIN’
ochtend
INLEIDING
INLEIDING DA’S TOCH MOEILIJK
ochtend+middag ochtend
Digitalisering
Digitalisering AANPAK PROJECT
AANPAK PROJECT
BEVINDINGEN Min VWS
Min VWS
BEVINDINGEN middag
middag
OPZET SYSTEEM
OPZET SYSTEEM
TIPS
TIPS middag
WERKING SYSTEEM
WERKING SYSTEEM
middag
continu (Lounge)
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 5

6. PROJECT ‘MARJOLEIN’
Rob Klaverstijn
Senior Adviseur Informatiestrategie
MinVWS

7. Achtergrond - Waarom digitaliseren?
Ontwikkelingen Maatschappelijke
wet- en regelgeving ontwikkelingen
VWS
Rijksbrede Eigen
overheids- bedrijfsvoering
programma’s
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 7

8. •Waar staat wat? Wie heeft wat?
•Wat is de laatste versie?
•Waar staat de laatste versie?
•Is dit wel alles?
Achtergrond - Waarom ? •Wie heeft hier aan gewerkt?
•Wanneer is wat verstuurd?
•Ik zoek …
Kwaliteitsverbetering informatiehuishouding •Wie heeft dat dossier meegenomen?
•Wat is hiervan de status?
•Hier was toch een email over gestuurd?
Pijnpunten nu: •Wat wanneer overbrengen naar het
archief?
• Dingen kwijt
• Niet correct
• Niet compleet
• Vinden is weleens problematisch
• Veel gegevens elders in deelarchieven
• Als in gebruik door anderen, dan niet beschikbaar
• Nog steeds veel kopiëren op papier
• Meervoudige opslag van hetzelfde
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 8

9. Achtergrond - Doelstelling
“Door digitalisering van de
“Door digitalisering van de
documenthuishouding de
documenthuishouding de
a) vindbaarheid, toegankelijkheid,
a) vindbaarheid, toegankelijkheid,
volledigheid, authenticiteit en
volledigheid, authenticiteit en
beschikbaarheid van
beschikbaarheid van
ontvangen/opgeslagen/verzonden
ontvangen/opgeslagen/verzonden
documenten sterk verbeteren en
documenten sterk verbeteren en
b) de voortgang en de bewaking van
b) de voortgang sterk te verbeteren”
werkprocessen en de bewaking van
werkprocessen sterk te verbeteren”
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 9

10. Startpunt – lessons learned (VWS Digidoc 2001-2003)
• Beschouw een dergelijk project als een ingrijpend
veranderingstraject en niet als een technisch project
• Begin niet zonder de nadrukkelijk commitment van de
ambtelijke leiding
• Zorg voor een transparant en zichtbaar project
• Beleg project niet uitsluitend bij externe adviseurs
• Benoem op sleutelposities in het project eigen medewerkers met
voldoende kennis, tijd en mandaat
• Voorkom als (te) star ervaren digitale werkprocesondersteuning
• Start nooit een pilotimplementatie zonder dat door-en-door
getest is
• Zorg voor voldoende financiële reserves
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 10

11. Achtergrond - Uitgangspunten
• gehele kernministerie
• standaardisering en uniformering werkwijzen
• geleidelijke invoering
• inrichting in nauwe samenwering met organisatie/gebruikers
• uitvoerig proberen en toetsen
• wordt hét systeem voor elke medewerker VWS-kerndepartement
(incl. management)
• wordt hét systeem voor alle documenten, mail e.d. (content) van
het VWS-kerndepartement
• rekening houden met wet- en regelgeving en standaarden en
rijksbrede ontwikkelingen
• samenwerken met de andere (FileNet) ministeries
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 11

12. Projectaanpak - Planhierarchie
I- en IT-visie
I- en IT-visie
&
&
Informatiserings
Informatiserings
agenda VWS
agenda VWS
2007-2012
2007-2012 Programma ‘Digitaal werken’
2007 Projectplan
2007 Projectplan
Digitalisering
Digitalisering
document-
document-
huishouding
huishouding
VWS
VWS
2008 Plan van
2008 aanpakvan
Plan
aanpak
Proef-
Proef-
implementatie
implementatie
2008
2008
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 12

13. Projectaanpak – Groeimodel
mate van (digitale) functionaliteit
digitale gebruiken
documenthuishouding
veranderstrategie
VWS-breed
uitdragen
beslissen
proefsysteem
geloven
demo
systeem begrijpen
ideeën
gedachten
plannen bedenken
P-Direkt
Subsidieplein
Digidoc
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 tijd 13

14. Projectplanning
2009 2010 Subdossiers (wetgeving/projecten)
Uitgesteld (nieuwe fu’s)
Uitgesteld (prio 2 lijst)
Bevindingen proefperiode 1
Proefperiode 1 Proefperiode 2
Besluit VWS
DM/WFM
Release 1
Release 2
RM
Inrichting RM
jan feb mrt apr mei jun
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 14

15. DA’S TOCH MOEILIJK

16. Digitaliseren / Digitaal werken:
Ja, maar … digitaliseren is toch ontzettend moeilijk
Ja, maar … digitaliseren is toch simpel
Ja, maar … digitaliseren is helemaal niet nodig
Ja, maar … daar hebben wij helemaal geen behoefte aan
Ja, maar … daar zitten mijn medewerkers helemaal niet op te wachten
Ja, maar … dat is toch iets voor secretariaten
Ja, maar … dat is toch niets voor ons
Ja, maar … moet ik dan alles van scherm lezen
Ja, maar … mag ik dan niets meer printen
Ja, maar … dat is toch iets voor de archiefjongens
Ja, maar … mijn huidige functie dan
Ja, maar … moet dat nou
Ja, maar … ik kan helemaal niet surfen !
Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 16