Ms Access Tutorial

1. Microsoft Access 2003

3. Kegunaan Microsoft Access 2003
 Membuat dan
 Mengelola database
 Database adalah sekumpulan data yg terdiri atas satu atau lebih tabel
yang saling berhubungan, dimana kita bisa menambah, mengganti,
menghapus dan mengedit data dalam tabel tersebut

4. Cara membuka MS. Access
 Dari shortcut
Double klik shortcut MS
Access untuk membuka
program

5. Dari Menu
Start – All programmed – microsoft
ofice – MS.office access 2003

6. Desktop Ms. Access 2003
Control menu Title bar
Status bar
Menu bar
Tool bar

7. Control menu
Merupakan elemen yg terletak
pada bagian kiri atas jendela
window
pilihan fungsi
Restore Mengatur ukuran jendela
Move Memindahkan posisi
jendela
Size Mengubah ukuran jendela
Minimize Mengecilkan ukuran jen
dela
Maximize Memaximalkan ukuran
jendela
close Keluar dari program

8. Title bar
 Adalah batang judul yg berfungsi untuk menampilkan nama dari
jendela program tersebut ,Selain itu title bar juga berfungsi :
 Memindahkan posisi jendela dengan cara menggeser title bar
 Mengatur ukuran jendela dari max ke min atau sebaliknya
dengan cara mengklik dua kali title bar
Menu Bar
Merupakan batang menu yang menampilkan pilihan
menu perintah seperti File, View, Edit dan sebagainya
Tool Bar
Merupakan Batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan
suatu perintah tombol tertentu dalam mengoperasikan program microsoft
Access
Status Bar
Merupakan batang informasi yang menampilkan status aktif dari lembar
kerja microsoft access, misalnya status aktif Caps Lock, Num Lock, Scroll
Lock dan sebagainya

9. database
 Database adalah sekumpulan data yg terdiri atas satu atau lebih tabel yang
saling berhubungan, dimana kita bisa menambah, mengganti, menghapus
dan mengedit data dalam tabel tersebut
 Item informasi pada tabel
 Field, tempat data / informasi dalam kelompok sejenis yg
diinputkan pada kolom tabel
 Record, kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan dan
tersimpan dalam bentuk baris dalam tabel
Field name record

10. Membuat database
Klik menu file – New
lalu klik blank database
pada taskpane

11. Sehingga muncul dialog sebagai berikut
Selanjutnya klik
tombol createKetikkan nama file sekaligus
lokasi penempatan file

12. Pada tahap ini akan ditampilkan jendela database baru yang
masih kosong dengan beberapa pilihan object yaitu table,
queries, form, reports, pages, memos, modules.
Selanjutnya double klik
salah satu dari tiga
pilihan tsb

13. Penjelasan
Object database keterangan
Tabel Digunakan untuk membuat tabel
Query Object database yg digunakan untuk menampilkan,
menyunting, menganalisis suatu data
Form Membuat kontrol kontrol untuk proses memasukkan,
memeriksa, dan memperbaharui data
Report Menampilkan data yang telah diformat
Pages Menampilkan data
macro Rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan
dan dijalankan ulang secara otomatis
module Program program yg ditulis dengan access basic

14. Membuat tabel
dengan wizard
2
3
4

15. selanjutnya
Klik disini untuk
memilih field
Klik finish jika
pemilihan field
telah selesai
Klik rename untuk
merubah nama field

16. selanjutnya
Beri nama tabel yang anda buat
Sedang pilihan primary key nya adalah
• yes, set primary key for me, access akan
memilihkan field yg dipasang. Jika anda
pilih opsi ini maka
Tetapi jika enter data into table using a
form the wizard create for me,
menghasilkan dialog sbb:

17. Selanjutnya isi field yang tersedia

18. Membuat tabel dengan datasheet view
1
2
3
4

19. Membuat tabel dg
design View
2
3
4

21. Jendela Design View
Pada jendela View akan ditemukan
dua buah pane
1. Pada bagian atas yang berisi
kolom field Name, Data type dan
Description
2. Pada Bagian Bawah berisi properti
field yang aktif

22. Jendela design view
Field name
Type data :
 Panjang nama terdiri atas 64
karakter yg merupakan
gabungan tanda, angka , dan
karakter khusus ( kecuali
titik,tanda seru,tanda petik
atas(‘),tanda kurung siku ([])

23. Type data : number Property field

24. Menghapus kolom Menghapus baris
 Letakkan kursor pada kolom
yang akan dihapus
 Letakkan kursor pada kolom
yang akan dihapus

25. Menambah kolom dan barismenambah kolom
Letakkan kursor pada kolom yg akan
ditambahkan lalu
Menambah baris
Penambahan baris dilakukan dengan meng
klik menu insert – new record

26. Mengatur tinggi kolom dan lebar baris
Mengatur lebar kolom Mengatur tinggi baris

27. Menformat Datasheet
Format Font Format Data Sheet
 Buka tabel atau query yang akan
diformat. Buat dalam tampilan
Datasheet View
 Pilih menu format -> font sehingga
tampil kotak dialog font, pilih font yang
diinginkan lalu klik tombol OK
Buka tabel atau query yang akan di format .
Buat dalam tampilan datasheet View
Pilih menu format -> Datasheet sehingga
tampil Datasheet formating

28. Editing field
Memilih field
Memindah field
 Dengan menggunakan
tombol panah
 Untuk memindahkan field anda
harus berada di design view dan jika
anda berada di datasheet view maka
harus pindah dulu ke design view
 Masuk ke menu view – klik design
view
 Sorot field yang akan dipindahkan,
dengan tidak melepas tombol mouse
kiri drag ke lokasi yang diinginkan

29. Menyisipkan field Menghapus field
 Letakkan kursor di row yang
akan dihapus
 Klik menu edit
 Klik delete
 Letakkan kursor pada row
yang akan disisipi row baru
 Klik menu insert -row

30. Menyalin record Memindah record
 Blok record yang akan disalin
 Klik kanan
 Klik copy
 Letakkan kursor ditempat
dimana hasil copian akan
diletakkan
 Klik kanan mouse
 Klik paste
 Blok record yang akan
dipindah
 Klik kanan mouse
 Klik cut
 Letakkan kursor ditempat
dimana record akan
diletakkan
 Klik kanan mouse
 Klik paste

31. Menghapus record
Mencari dan mengganti data
 Blok record yang akan
dihapus
 Klik kanan mouse
 Klik delete Letakkan kursor pada field nama
Pada kolom find what tulis nama yang akan
diganti.
Pada kolom replace with tulis nama pengganti
Pada kolom look in isi dengan nama
Pada kolom search isi dengan all
Klik replace all
Begitu juga dengan find

32. Merubah tabel ke bentuk form
Buat database dan tabel dengan nama bebas
Pada toolbar Table Data Sheet( tabel dalam keadaan terbuka ) klik icon New Object :
Auto Icon – klik autoform,jika tabel belum terbuka klik pada toolbar database icon new
object auto form
Tabel yang dibuat
Form yang dihasilkan

33. Merubah tabel ke bentuk Form
Tabel tidak diaktifkan Jika tabel telah aktif
Klik icon ini auto
form untuk
merubah tabel ke
form
Klik icon ini untuk
merubah tabel ke
form

34. Keterangan ( Pd MS access 2007)
Direction
 Digunakan untuk mengubah tampilan
daatasheet dengan memilih right to left
atau left to right
 Bagian background color, gridline color,
dan border and line styles hanya dapat
diubah apabila pada bagian cell effect
dipilih flat
 Flat, memberikan efek datar
 Raised, memberikan efek tenggelam
 Sunken, memberikan efek timbul
Cell Efect
Gridlines shown
Horisontal, digunakan untuk menyembu
nyikan dan menampilkan garis horisontal
Vertikal, digunakan untuk menyembunyikan
garis vertikal
Background color
Digunakan untuk memberi warna
pada garis kisi kisi
Border and line Style
Digunakan untuk mengatur garis bingkai
dan menentukan bentuk garis dari
masing masing bingkai tersebut

35. Membuat Form
Dengan design view Dengan wizard
 Klik new – klik blank database
 Akan muncul dialog untuk
menyimpan dan memberi nama
database- setelah itu klik create
 Dari dialog diatas, double klik
opsi create form from in design
view
 Klik new – klik blank database
 Akan muncul dialog untuk
menyimpan dan memberi nama
database- setelah itu klik create
 Dari dialog diatas, double klik
opsi create form from by using
wizard

36. Membuat form dengan design View
Object form
Pada bagian Form terdapat object
yang bisa disisipkan
Text box
Toggle button
Check box
List box
Image
Bound object frame
Tab control
Line
More control
label
Option group
Option button
Combo box
Commad button
Unbond object frame
Page break
subform
rectangle
Untuk membuat form sebaiknya
buat field dalam bentuk tabel
lebih dahulu
Area
form

37. Contoh pembuatan form dengan design view
• Buat tabel
• Isi field nya dan simpan
Dengan MS Access 2003
 Klik menu create
 Klik icon form
Buat tabel
Beri field
Simpan
Masuk ke database
Klik nama tabel yg sudah dibuat
Setelah itu klik atau new object
Form pada toolbar database
Dengan MS Access 2007

38. Pada MS Access 2003
Menyisipkan label Membuat text box
 Dapat digunakan untuk
menampilkan hasil kalkulasi
suatu perhitungan
 Caranya:
 Klik icon text box pada
object form lalu letakkan
pada area form
 Klik tombol properties
 Pada bagian control source
ketik expresi yg diinginkan
 untuk memberikan label atau
tulisan pda form
 Mis. Judul atau keterangan
lain
 Caranya:
 Klik icon label pada object
form letakkan pada area form

39. Membuat toggle button Membuat option button
 Menyatakan dua kondisi
 Caranya:
 Klik icon toggle button pada
object form

40. Data tabel untuk form
 Nomor (text)
 Nama barang(text)****listbox
 Kode(text)***listbox
 Pembeli(text)
 Harga(number)
 Jumlah barang(number)*radio button
 Kota Asal(text)**
 Jumlah total(number)

41. Membuat Query
Buat dua buah tabel atau lebih
 Isi data tabel tersebut
 Kemudian simpan dengan
nama tabel1,tabel2 dan tabel3
 Buat query dari tabel diatas
 Hitung lembur dan total gaji
 Dengan mengklik icon build
 Lalu lakukan perhitungan
 Agar hasil perhitungan masuk
ke kolom yang dimaksud
maka statement <<expr>>
ganti dgn nama field kolom
tsb
Field name Data type description
Nama text
Gol number
Jabatan text
Field name Data type description
Gol number
Gaji pokok number
Tunjangan Number
lembur Number
Total gaji number
Field name Data type description
Nama text
Masuk Date/Time
pulang Date/Time

42. Membuat report