Tips to help founders to be more efficient in their work.

1. Concentrez-vous sur l’essentiel !

2. TIANA RAOILISON
Entrepreneur et General Manager
Smartelia

3. SMARTELIA
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones
pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME

4. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar)
est une véritable personne, qui réalise à votre place
des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel

5. Accompagner les entrepreneurs du web
dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité,
de tranquillité et d’efficacité

6. Aider les dirigeants et chefs d’entreprise
à se concentrer sur leur expertise :
développer le business et la stratégie de leur entreprise
« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »

7. Concentrez-vous sur l’essentiel !

8. Pour vous
qu’est-ce qu’un entrepreneur ?

9. 1. Fondateur
2. Entrepreneur
3. CEO

10. Entrepreneur
Un entrepreneur est dans le FUTUR
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation
opérationnelle de cette dernière

11. ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un technicien

12. ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un Manager

13. MANAGER
DANS LE PASSE
Coordonne / dirige / délègue
détecte les problèmes du passé
et trouve des solutions
TECHNICIEN
Dans le PRESENT
EXPERT dans son domaine
et Il maîtrise son expertise
VISIONNAIRE
Dans le FUTUR
Saisit des opportunités et constamment
à l’écoute du marché et des innovations

14. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

15. 1. Créateur
2. Entrepreneur
3. CEO

16. 1. FONDATEUR
« Un jour, je serai CEO »

17. FONDATEUR
Innove, saisit des opportunités…

18. 2. Entrepreneur
« UN jour je serai grand
et je déléguerai »

19. ENTREPRENEUR
DANS LE PASSE, PRESENT…Mais aussi dans le FUTUR…

20. 3. CEO
à la tête d’un SYSTEME - BUSINESS MODEL

21. "Un jour je serai CEO"

22. CEO
3 rôles : Il est entrepreneur, technicien et
Manager…
A la fois et à la tête d’un système durable,
pérenne et solide.

23. Objectif :
Passer du stade de fondateur à CEO,
en passant par le stade de l’entrepreneur

24. ECUEIL / ECHEC
SE CREER SON PROPRE EMPLOI
ET ÊTRE SALARIE DE SA PROPRE BOÎTE

25. PRINCIPALE CAUSE D’ECHEC
ABSENCE DE RENTABILITE
RESSOURCES SOLLICITEES (temps) > RESULTATS

26. LE CREATEUR N’ASSUME PAS
SA POSTURE D’ENTREPRENEUR - Futur CEO
…et reste (trop longtemps)
au stade seul de Fondateur-Entrepreneur

27. Burn Out !

28. EPUISEMENT - BURN OUT !
ABSENCE DE RENTABILITE
JOURNEE DE 15H !
LA RESSOURCE « TEMPS » > RESULTATS

29. MAIS COMMENT PREPARER
SON FUTUR DE CEO ?

30. Votre objectif :
Adopter la posture d’un véritable CEO
dès les premiers pas de fondateur
tout en gardant l’âme d’un entrepreneur

31. Votre objectif sur le long-terme
DIRIGER UNE ENTREPRISE
SOLIDE, PERENNE, DURABLE

32. Entrepreneur
Un entrepreneur est dans le FUTUR
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation
opérationnelle de cette dernière

33. A terme,
il Travaille SUR son
entreprise et non
DANS son Entreprise

34. ENTREPRISE ?

35. business model

36. un système d’entreprise
fondé sur un système
solide, durable et rentable

37. BUILD
MESURE
LEARN

38. Essentiel de votre offre
Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de
production
de votre offre
Front office
Mise à disposition
de votre offre
FOCUS

39. Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de
la production
de votre offre
20% de mon temps ?
Front office
Mise à disposition
de votre offre
60% de mon temps ?
20% de mon temps ?

40. Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
Les Coulisses de
la production
de votre offre
60% de mon temps Front office
Mise à disposition
de votre offre
20% de mon temps ?
20% de mon temps ?

41. 10% de mon temps 10% de mon temps
Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
Coulisse de
la production
de votre offre
Front office
Mise à disposition
de votre offre
80% de mon temps

42. Vous concentrer uniquement sur votre expertise
et votre mission d’entrepreneur

43. votre 1er obstacle ?

44. 1er ennemi
LE TEMPS

45. Pouvez-vous
lever du temps ?

46. Pouvez-vous
Allonger la durée d’une journée ?

47. 1 ressource

48. faîtes en un allié

49. Le temps
Dépenser ou l’investir ?

50. L’investir comme une ressource !

51. Investir son temps
pour en gagner plus ensuite

52. par quel moyen ?

53. 1. un jour, je serai Ceo…
2. un jour je serai grand et je déléguerai
3. dès aujourd’hui, j’investis et optimise
mon temps

54. PREPAREZ VOTRE CROISSANCE
et VOS FUTURES DELEGATIONS

55. PENSEZ KIT DE PROCESS Clé en MAIN

56. POUR QUELS RESULTATS ?

57. GAGNEZ DU TEMPS !

58. VOUS CONCENTRER SUR LES TÂCHES
CREATRICES DE VALEUR

59. CONSTRUIRE LE « PILOTAGE AUTOMATIQUE »
DES TÂCHES ROUTINIERES

60. CONSTRUIRE UN FUTUR SYSTEME NE REPOSANT
PAS UNIQUEMENT SUR VOUS

61. COMMENT SAVOIR CE QUE JE VAIS DELEGUER ?

62. Préparez la délégation des tâches
à faible valeur ajoutée

63. Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer
80% de résultats dans votre business !
ET Concentrez-vous sur ces tâches !

64. Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent
plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois
Préparez votre délégation

65. ENTREPRENEUR
Wonder délégator - aime déléguer !
La Boutique doit tourner même en son absence

66. ENTREPRENEUR
Un Wonder délégator qui aime déléguer !

67. COMMENT PRepARER
LES FUTURES DELEGATIONS ?

68. Grâce à des procédures testées, écrites, claires, précises
et définies dans le temps

69. Pour disposer d’une lecture claire du fonctionnement
de votre entreprise (pour vous et pour les investisseurs)

70. 1. identifiez les tâches a déléguer
2. traduisez les tâches en
procédureS
3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats

71. première étape
1. identifiez les tâches a déléguer

72. COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE
PEUT ÊTRE DELEGUEE ?

73. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la
semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle

74. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X

75. 3 conditions cumulatives pour considérer
qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR
DE METIER
Traduisible
en PROCEDURE

76. Identifier les tâches à déléguer
Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de
production
de votre offre
Front office
Mise à disposition
de votre offre
FOCUS

77. Seconde étape
2. traduisez les tâches en procédure

78. Construisez-vous un Kit de délégation
Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

79. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION
1 tâche = ACTION concrète
1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

80. Ecrivez TOUTES vos procédures
et préparer une future délégation
Conseil :
commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits

81. Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

82. Exemple
d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession
de tâches

83. Michael Gerber :
« pensez votre entreprise comme une franchise »
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait
précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

84. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a
autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos
process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter :
le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises
Exemple : airBNB ou Uber

85. Regroupez toutes ces procédures
dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation

86. Vous voilà Prêt à
déléguer les tâches hors coeur de métier
à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre

87. pour tout entrepreneur

88. Suivi
lead &
Prospect
Webinar
Inbox ZERO
Tableaux de bords
O
Agenda
prise de RDV
Recherche
Internet
Stratégie - Vision
Relation Client
Marketing - Commerciale
RDV New biz
Finance
Comptabilité

89. “Startup success can be engineered by following the process,
which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries
« This is how Uber in particular scaled so quickly.
They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.
How did they do it? With a playbook. »
So now they just execute, like turning a key.

90. Un système durable, actionnable, duplicable
grâce à des kits de procédures clé en main

91. Kit de procédures clé en main
Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »

92. troisième étape
3. archivez en brief toutes ces procédures
(au fur et à mesure de votre avancement)

93. Présenter la mission de façon MACRO
Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus
Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques
pour mesurer, tester et avancer
Feuille de route datée : planning de délégation

94. PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)
Présenter votre activité et fournir tous les documents
de présentation nécessaire
Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble :
Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission
X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous
Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches,
telle une recette de cuisine
Indiquez un futur planning de délégation
X
X
X
X
X
concrètement ?
X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

95. Ecueils à éviter
95

96. UN BRIEF NEGLIGE
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing :
Phase très importante d’assimilation
de la mission générale : contexte, activité, objectif…

97. Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin
d’éviter de multiplier les allers-retours
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure
à votre expertise, métier et activité

98. Manque d’indicateurs
nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ?
Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre
collaboration avec l’assistant virtuel

99. Vous voilà Prêt à
déléguer les tâches hors coeur de métier
à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre

100. un conseil
regroupez et archivez toutes ces procédures
(au fur et à mesure de votre avancement)

101. ASPECT ORGANISATION / GESTION DE SON AGENDA
3. INVESTIR ET OPTIMISER SON TEMPS

102. « Alors dès aujourd'hui, j'investis
et j’optimise mon temps au quotidien ! »

103. working smarter, not HARDER, not LONGER

104. 1. Lois du TEMPS
Des lois à connaître pour optimiser et investir son temps

105. La loi de Murphy
Prévoir un temps pour l’imprévu….

106. La loi de Carlson
Limitez les interruptions
il faut 3 minutes pour se RE concentrer

107. La loi de Carlson
Stop Au multitasking
Coupez toutes les sollicitations off / online

108. Loi de Pareto
« focalisez-vous sur l’essentiel »
20% du travail effectué produit 80% des résultats.
Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre et
commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.

109. Loi de Parkinson
Cyril Northcote Parkinson : un travail tend à se « dilater »
pour occuper tout le temps disponible
Sans délai, la tâche s’éternise…Fixez-vous des délais réalistes.

110. Loi d’Illich
Des pauses toutes les 25 à 45mn
Ivan Illich : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir
contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.
Faites des pauses hors du contexte du « bureau »

111. Loi de Laborit
Le biologiste Henri Laborit : l’homme est doté d’un programme biologique de
survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir.
Le danger : repousser sans cesse les tâches ennuyeuses
et de les expédier en dernière minute.
Commencez votre journée par une tâche difficile pour vous.
Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante …)
une fois la tâche terminée.

112. 2. Se connaître pour ajuster son organisation

113. Mesurez le temps passé à certaines tâches
et Challengez-vous !

114. Mesurez le temps passé à certaines tâches
et Challengez-vous ! RESCUETIME

115. Quand suis-je le plus productif(ve) ?
Regroupez un certain type de tâches
au moment de la journée, le plus opportun

116. DES QUESTIONS ?
tiana@smartelia.com