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Intranets Portal
- 3. Introduction Les trois objectifs du projet Partagez l'information Capitalisez les savoir-faire Facilitez la collaboration
- 4. 1 My Office Intranets de sites / d’entités / de divisions Communautés Annuaire Groupe Intranet Kleber Intranet VE FRANCE Intranet VE SA Intranet VE Corp. Introduction Des solutions adaptées aux besoins des utilisateurs
- 6. Actualités E-pub Agenda / Evénements à venir Documents récents Moteur de recherche Mes favoris Outils pratiques Mes Alertes Actualités/Evénements à venir E-pub Documents récents Moteur de recherche Mes favoris Outils pratiques 1/My Office : un accès facile, rapide et structuré à l’information
- 7. 2/L’annuaire : clé de voûte du projet C ollaborateurs, sites et sociétés, l’annuaire se constitue
- 9. 4/La recherche annuaire de collaborateurs, sites, sociétés
- 11. 6/Les communautés Créer une communauté en 3 clics ! Nom de la communauté
- 13. 8/ L’aide en ligne Une rubrique d’aide adaptée à chaque profil utilisateur
Notes de l'éditeur
- Le projet Veolia Intranets Portal a été lancé en 2009, sous la Direction des Systèmes d’Information Veolia Environnement et de la Direction de la Communication Veolia Environnement. L’ambition de ce projet est de permettre à tous les collaborateurs du Groupe de travailler ensemble, sur un seul et même outil et d’échanger sur leurs savoir-faire via les différentes applications mises à leur disposition. Le but du portail Intranet est d’abriter l’ensemble des Intranets de Veolia.
- Les trois objectifs du portail Intranet sont de partager l’information avec tous les collaborateurs, capitaliser les savoir-faire et faciliter la collaboration. Pour cela, il est possible de créer son réseau professionnel, créer et/ou participer aux communautés ou publier des informations dans son propre Intranet.
- Le portail offre diverses solutions permettant de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs : - My Office est la page personnalisée de chaque utilisateur. Elle agrège les informations (actualités, documents récents, sondage, enquêtes, etc.) des différents Intranets et communautés dont les utilisateurs sont membres. - Les entités ou divisions ont la possibilité de créer leur propre Intranet à l’intérieur du portail. - L’annuaire Groupe - Les communautés Nous reviendrons sur chacune de ces solutions dans les slides suivantes
- La page My Office est la page d’accueil du portail Intranet. C’est le point de convergence des différents espaces de travail (Intranets, communautés). A chaque visite, l’utilisateur retrouve toutes ses informations agrégées sur cette page (actualités, documents récents, sondages, etc.), lui évitant de consulter chaque Intranet pour connaitre les dernières publications.
- Le portail Intranet offre un accès facile et structuré à l’information, grâce aux différentes applications qui se trouvent sur la page My Office . Ces applications agrègent les informations de tous les Intranets auxquels l’utilisateur a accès . - L’application « actualité/événements à venir » agrègent les actualités et événements de tous les intranets dont l’utilisateur est membre - L’e-pub met en valeur des actualités visuelles du groupe : sortie d’un film, d’un site Internet, partenariats, vidéos, etc. - Les documents récents agrègent les documents publiés dans tous les intranets auxquels l’utilisateur a accès - Le moteur de recherche permet de chercher une personne dans l’annuaire Groupe, mais également une information dans le portail ou Google - Les outils pratiques : permet de consulter le cours de l’action Veolia, la météo, les horloges internationales, le traducteur français/anglais et les favoris - Les alertes sur les documents publiés, les demandes d’adhésion au réseau professionnel et aux communautés.
- Afin d’afficher des informations personnalisées pour chaque collaborateur (voir my office), il est nécessaire de s’authentifier. La page de connexion est commune pour tous. Elle existe actuellement en français, anglais et suédois. Tout collaborateur interne à Veolia peut créer son compte en cliquant sur le bouton « créer mon compte ». L’identifiant correspond à l’adresse e-mail de l’utilisateur. Le mot de passe reçu à la première connexion peut être personnalisé et n’expire jamais.
- Lors de de sa première connexion, l’utilisateur doit remplir son profil et déposer sa photo. Il peut y revenir à tout moment pour compléter sa fiche ou modifier son mot de passe. Grâce au profil de l’utilisateur, le portail Intranet détermine sa langue de navigation, ainsi que ses accès aux différents Intranets, en fonction de son pays, sa division, ou sa filière fonctionnelle. Il est donc important de renseigner tous les champs.
- Grace au profil renseigné de chaque utilisateur, l’annuaire du portail Veolia Environnement se constitue. L’annuaire permet de rechercher des collaborateurs, de consulter leur profil et de les ajouter à son réseau professionnel. Il est possible de faire une recherche de collaborateurs, de sites et de sociétés dans le monde entier, dès qu’il font partie de l’annuaire.
- Parce qu’il est souvent nécessaire de communiquer auprès d’une cible identifiée, le portail Intranet permet de créer un Intranet : pour un site physique (exemple : Kléber, siège social de Veolia Environnement) pour une entité (exemples : VE SA, Veolia Propreté Amérique du Nord, Dalkia Suède ou Veolia Eau France région Ouest) pour un pays (exemple : Veolia Environnement France)
- Une communauté pourra être créée à chaque fois qu'un collaborateur souhaite organiser un groupe de travail ou créer un espace dédié à un sujet donné. Il existe trois types de communautés : ouvertes, restreintes et privées. Les communautés ouvertes sont visibles et accessibles par tous. Les communautés restreintes font l’objet d’une demande d’adhésion. Les communautés privées ne sont visibles que par leurs membres. La création d’une communauté est simple et rapide. Un guide est à disposition de tous pour accompagner la mise en place et l’administration d’une communauté. Voici à quoi ressemble une communauté venant d’être créée. Tous les blocs, applications et contenus sont modifiables, y compris la couleur !
- Des applications collaboratives sont disponibles : le forum, le blog (publication d’articles), le wiki*. * Le wiki est une application permettant aux utilisateurs de créer de l'information, de la mettre à jour, de l'enrichir, comme le fait Wikipédia. L'application wiki, permet aux utilisateurs de créer et éditer des pages et des documents et de les lier entre eux.
- La rubrique d’aide est accessible via le bouton situé en haut à droite de l’écran de toutes les pages de l’Intranet (point d’interrogation) Elle est disponible en anglais et français. Elle est constituée : - d’une partie publique destinée à tous les utilisateurs du portail Elle donne accès à un film d’introduction générale, des présentations dynamiques thématiques, des didacticiels pour se familiariser avec les différents outils du portail, ainsi qu’une FAQ utilisateur et des guides administrateurs et utilisateurs (pdf) : différents formats pour accompagner au mieux les utilisateurs du portail et les webmasters. - d’une partie réservée aux membres webmasters. Régulièrement mise à jour, cette partie réservée aux membres, donne accès aux guides intranet et à une FAQ webmasters. Elle permet de retrouver une démonstration de toutes les applications disponibles sur le portail, de contacter le support, de télécharger la dernière version du guide et de rester informé des dernières fonctionnalités disponibles ! Pour être membre, il suffit d’adhérer à la communauté « Help » (lien depuis la page « Mes communauté »)