Curso introducción a la gerencia de proyectos módulo 3

1. Curso introducción a la
gerencia de proyectos
Planeación del proyecto

2. Agenda
Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Identificación y gestión de riesgos
Estructura de trabajo (EDT)
Programación de recursos y
calendarios
Luis Miguel Guerrero 2013

3. Advertencia
Planeación del proyecto
Esta presentación contiene diapositivas en
Ingles, en Español y en Espanglish
Luis Miguel Guerrero 2013

4. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Monitoreo y control
Inicio Planeación Ejecución Cierre
*PMBOK 2004, p.19 Luis Miguel Guerrero 2013

5. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
*PMBOK 2004, p.41 Luis Miguel Guerrero 2013

6. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Integración Alcance Tiempo
Recursos
Costo Calidad
Humanos
Comunicaciones Riesgo Compras
*Fundamentals of Project Management 2007, p.20-22 Luis Miguel Guerrero 2013

7. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
*PMBOK 2004, p.47 Luis Miguel Guerrero 2013

8. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
¿Cuáles son
mis planes?
Luis Miguel Guerrero 2013

9. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
*Fundamentals of Project Management 2007, p.32 Luis Miguel Guerrero 2013

10. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
*Fundamentals of Project Management 2007, p.32 Luis Miguel Guerrero 2013

11. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
“Predecir el futuro es fácil.
Saber que esta pasando en
este momento es lo difícil”
Fritz R. S. Dressler
*Fundamentals of Project Management 2007, p.34 Luis Miguel Guerrero 2013

12. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
¿Cómo se
hace un plan?
Luis Miguel Guerrero 2013

13. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
¿Qué?
¿Cuánto
¿Quién?
tiempo?
¿Cuánto
¿Cómo?
cuesta?
¿Por qué? ¿Cuándo?
*Fundamentals of Project Management 2007, p.35 Luis Miguel Guerrero 2013

14. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
*Fundamentals of Project Management 2007, p.37-38 Luis Miguel Guerrero 2013

15. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
• Definición proyecto (500grs)
• Objetivos del proyecto (100 mls)
• Criterios de éxito (1 cucharadita)
• Estructura de trabajo (EDT) (1 tasa)
• Cronogramas (100 grs)
• Recursos requeridos (1/2 tasa)
• Riesgos identificados
(2 cucharadas)
*Fundamentals of Project Management 2007, p.37-38 Luis Miguel Guerrero 2013

16. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
• Planear como planear
• Cambios = desviación significativa
• Equipo de trabajo es quien planea
• Firmado por Stakeholders
• Plan A y Plan B
*Fundamentals of Project Management 2007, p.37-38 Luis Miguel Guerrero 2013

17. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
«Un estimado solo se puede hacer
al asumir que existe un recurso
que será asignado para realizar
el trabajo»
*Fundamentals of Project Management 2007, p.62 Luis Miguel Guerrero 2013

18. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
«An exact estimate is an oxymoron»
*Fundamentals of Project Management 2007, p.63 Luis Miguel Guerrero 2013

19. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
“Ballpark numbers become targets”
*Fundamentals of Project Management 2007, p.63 Luis Miguel Guerrero 2013

20. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
«El trabajo se expande hasta llenar el
tiempo disponible para que se termine»
Ley de Parkinson
«Los gastos aumentan hasta cubrir todos
los ingresos»
Ley de Parkinson
«El tiempo dedicado a cualquier tema de la
agenda es inversamente proporcional a su
importancia»
Ley de Parkinson
*Fundamentals of Project Management 2007, p.63 Luis Miguel Guerrero 2013

21. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
No hay personas disponibles para trabajar
mas del 80%* del tiempo, el otro 20% se va
en tiempos de (PFR)
NOTA: Trabajadores de conocimiento solo llegan
máximo al 50%
*Fundamentals of Project Management 2007, p.97 Luis Miguel Guerrero 2013

22. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
*Fundamentals of Project Management 2007, p.70 Luis Miguel Guerrero 2013

23. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
*Fundamentals of Project Management 2007, p.70 Luis Miguel Guerrero 2013

24. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Termino Definición
Actividad Tarea que consume tiempo y recursos (% avance)
Critica Actividad que debe ser realizada en cierto tiempo, no
tiene holgura.
Ruta La ruta mas larga de la red, determina la fecha mas
Critica cercana de finalización del proyecto
Eventos Puntos de inicio o de cierre. Momentos en el tiempo.
Hitos Evento que representa un momento significativo del
proyecto (terminar una fase del proyecto)
Red Diagramas de flechas, muestran una representación
grafica del plan de un proyecto y las relaciones de sus
actividades.
*Fundamentals of Project Management 2007, p.75 Luis Miguel Guerrero 2013

25. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Critical Path Method Program Evaluation and
(CPM) Review Technique (PERT)
Creado por Du Pont Creado por U.S Navy /
Booze, Allen & Hamilton
Consulting group
Determinístico Estadístico
Diagrama actividad en Diagrama actividad en
flecha nodo
*Fundamentals of Project Management 2007, p.73 Luis Miguel Guerrero 2013

26. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Critical Path Method (CPM)
B 2
3
E
3 4
4
A C
G
4
4
2 A-B-E-G = 9
D F
A-C-E-G = 11
A-D-F-G = 10
*Fundamentals of Project Management 2007, p.73 Luis Miguel Guerrero 2013

27. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Program Evaluation and Review Technique
(PERT)
DU ES = Early Start
Task LS = Late Start
EF = Early Finish
ES EF LF = Late Finish
LS LF DU = Duration of the task
*Fundamentals of Project Management 2007, p.83 Luis Miguel Guerrero 2013

28. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
Program Evaluation and Review Technique
(PERT)
5 3
Task B Task D
4 5
4 9 9 12
Task A Task E
4 9 9 12
0 4 12 17
0 4 2
12 17
Task C
4 6
10 12
*Fundamentals of Project Management 2007, p.83 Luis Miguel Guerrero 2013

29. Planeación del proyecto
Planeación del proyecto
• Actividad < 6 semanas
• Actividad Intelectual < 3 semanas
• Primero la lógica luego los recursos
• Evitar la tentación de la perfección
• Mantener las tareas criticas a tiempo
*Fundamentals of Project Management 2007, p.89 Luis Miguel Guerrero 2013

30. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
«I keep six honest serving men (They
taught me all I know). Their names are:
What, Why, When, How, Where and Who»
Rudyard Kipling
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 93 Luis Miguel Guerrero 2013

31. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
¿Qué es un
riesgo?
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 95 Luis Miguel Guerrero 2013

32. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
Problemas potenciales Vs Problemas inesperados
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 95 Luis Miguel Guerrero 2013

33. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
«Los medios con los cuales se
administra la incertidumbre de
una manera sistemática para
incrementar la probabilidad de
cumplir los objetivos del proyecto»
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 95 Luis Miguel Guerrero 2013

34. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
Identificar Riesgos
Revisar riesgos de baja prioridad
Identificar riesgos potenciales
(antiguos)
Analizar y priorizar
Definir cada riesgo (probabilidad e
Priorización preliminar
impacto negativo)
Desarrollar plan de respuesta
Respuesta a riesgos de alta prioridad
Administración continua de
riesgos
Definir reservas o contingencias
Monitorear Ejecutar
Definir contingencias riesgos Definir administración Reportar
nuevos planes de
conocidos contingencias. avances
riesgos respuesta
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 99 Luis Miguel Guerrero 2013

35. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
Definir unas categorías de riesgos
Crear un listado de preguntas
Equipo de proyecto
Validar con historia
Clientes ¿Cuál es la experiencia
Tecnología del equipo? Revisar documentación
Apoyo directivo ¿Qué clientes buscan y experiencias de otros
el proyecto? proyectos
¿Hay reconocimiento El que no conoce la
por parte de la historia esta
dirección? condenado a repetirla
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 99 Luis Miguel Guerrero 2013

36. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 99 Luis Miguel Guerrero 2013

37. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
Riesgos Ejemplo:
Definición Condición: El suelo donde la tubería cruza el rio requiere usar
una maquina compleja en la cual no tenemos experiencia
Consecuencias: Operar mal la maquina puede dañar la
Riviera del rio, daño a la maquina (50k a 250k) y 2 a 4
semanas tiempo perdido. Daños a la Riviera pueden evitar
aprobación permisos ambientales futuros proyectos
Probabilidad Probabilidad daño maquina (75k)= 20%
Probabilidad daño maquina (200k) = 20%
Probabilidad ningún daño a la maquina = 60%
Costo probable daño maquina = 55k
Probabilidad de daño a Riviera = 25%
Estrategia Contratar operador experto por $10k. Esto disminuye la
probabilidad de daños a la maquina y a la Riviera en un 5%,
el proveedor responde por los costos de los daños.
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 106 Luis Miguel Guerrero 2013

38. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
Aceptar el Plan de
Evitar el riesgo
riesgo contingencia
Crear registros Mitigar el Transferir el
de riesgos riesgo riesgo (seguro)
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 113 Luis Miguel Guerrero 2013

39. Identificación y gestión de
riesgos
Planeación del proyecto
Registrar Presupuestar Negociar
*Fast Forward MBA in Project Management 2002, p. 116 Luis Miguel Guerrero 2013

40. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
¿Qué?
¿Cuánto
¿Quién?
tiempo?
¿Cuánto
¿Cómo?
cuesta?
¿Por qué? ¿Cuándo?
*Fundamentals of Project Management 2007, p.57 Luis Miguel Guerrero 2013

41. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
Listado de actividades
Luis Miguel Guerrero 2013

42. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
Limpiar la
casa
Paredes y Ropa y
Pisos Muebles
cortinas platos
Barrer Lavar Lavar Limpiar
Trapear Tender Sacudir
Brillar Secar
Aspirar
Luis Miguel Guerrero 2013

43. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
Sesión de
trabajo con el
cliente
Antes Durante Después
Definir Objetivo Explicar agenda Acta sesión
Programar programar
Liderar la sesión
sesión siguiente sesión
Preparar Validar
presentación entregables
Luis Miguel Guerrero 2013

44. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
Programa
Proyecto
Tarea
Sub-tarea
Actividad
Nivel de esfuerzo
*Fundamentals of Project Management 2007, p.59 Luis Miguel Guerrero 2013

45. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
Luis Miguel Guerrero 2013

46. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
«Se debe bajar hasta un nivel
donde las personas puedan hacer
los estimados necesarios con la
precisión deseada»
*Fundamentals of Project Management 2007, p.59 Luis Miguel Guerrero 2013

47. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
• NO identifica
secuencias
• NO tiene que
ser simétrico
*Fundamentals of Project Management 2007, p.61 Luis Miguel Guerrero 2013

48. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
 Mostrar el alcance
 Crear matriz de
responsabilidades
*Fundamentals of Project Management 2007, p.62 Luis Miguel Guerrero 2013

49. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
Inputs Tools & Techniques Outputs
• Alcance del proyecto • Descomposición • EDT
• Requerimientos • Glosario EDT
• Activos • Línea Base
organizacionales • Documentos de
proyectos
*PMBOK 2004, p.116 Luis Miguel Guerrero 2013

50. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
*PMBOK 2004, p.117 Luis Miguel Guerrero 2013

51. Estructura de trabajo (EDT)
Planeación del proyecto
Descripción
Responsables Hitos
trabajo
Costos
Actividades Recursos
estimados
Requerimientos Criterios de Referencias
calidad éxito técnicas
*PMBOK 2004, p.117 Luis Miguel Guerrero 2013

52. Programación de recursos y
calendarios
Planeación del proyecto
Luis Miguel Guerrero 2013

53. Agenda
Planeación del proyecto
 Planeación del proyecto
 Identificación y gestión de riesgos
 Estructura de trabajo (EDT)
Programación de recursos y
calendarios
Luis Miguel Guerrero 2013

54. Curso introducción a la
gerencia de proyectos
2013
Luis Miguel Guerrero
Planeación del proyecto