Manual de Contabilidad General GBS

Contabilidad General de GBS
Manual del Usuario, de Operación del Sistema y de Instalación
(www.miGBS.com, E-mail: gerencia@migbs.com)

Contabilidad General

Derechos Reservados 1989 - 2010
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CONTENIDO

Pág.

COMO INSTALAR GBS EN MI PC 4
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AHORA SE DEBE REGISTRAR EL SOFTWARE EN EL EQUIPO. 14
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Llamar a GBS y entregar el Número de Producto que aparece en el punto 2.
S17AJ90S406912Z, en GBS se generará un Número de registro el cual se
debe digitar en el punto 3. 0000-1111-0310 15
15
1. COMO INGRESAR A CONTABILIDAD 16
3. MENÚ SISTEMA 20
3.1. Cambiar Fecha del Sistema, ¿Como cambiar Fecha del Sistema?......................................20
3.2. Cambiar Periodo de Trabajo, ¿Como cambiarse a un Periodo diferente al Actual?...........20
3.3. Trabajar con Empresas.....................................................................................................21
3.3.1 Seleccionar Empresa Activa, ¿Como Seleccionar otra Empresa sin Salirse del programa?............21
3.3.2 Editar/Crear Empresa, ¿Como Crear una Empresa?........................................................................22
4. MENÚ TABLAS 24
5. MENÚ MAESTROS 26
5.1 Plan de Cuentas, ¿Como Crear El Plan de Cuentas?...........................................................26
5.1.1 Eliminar cuentas...............................................................................................................................27
5.1.2 Modificar Cuentas............................................................................................................................28
5.1.3 Agregar cuentas...............................................................................................................................28
El PUC también puede ser importado desde Excel siguiendo los siguientes pasos:..................29
5.2 Centros de Costos, ¿Como Crear Centros de Costos?.........................................................34
5.3 Directorio Telefónico de Terceros, ¿Como Crear todas las Personas Relacionadas con la
Empresa?.................................................................................................................................35
6. MENÚ MIS DOCUMENTOS 36

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6.1 Grabar/Actualizar Documentos Pendientes, ¿Cómo Grabar Comprobantes Contables?...36
6.2 Asistente para Contabilizar Comprobantes Contables, ¿Como Contabilizar Comprobantes
Contables?..............................................................................................................................40
6.3 Definiciones.......................................................................................................................41
6.4 Auditoria de Documentos Pendientes...............................................................................41
6.5 Informes de Comprobantes Pendientes.............................................................................42
6.6 Ver Documentos Contabilizados........................................................................................42
7. MENÚ PROCESOS 42
7.1 Cerrar el Periodo Contable Activo, ¿Como Cerrar un Mes o Periodo?................................42
7.2 Trasladar Saldos entre Periodos, ¿Como Trasladar Saldos de un Mes o Periodo a otro?....43
7.3 Cerrar Año Fiscal Activo, ¿Como Cerrar un Año?...............................................................43
7.4 Trasladar Saldos de Cierre, ¿Como Trasladar Saldos de Diciembre a Enero?......................44
7.5 Generar Asiento de Cierre de Año Fiscal, ¿Como Genero el Cierre de las Cuentas de
Resultados?.............................................................................................................................45
7.6 Asistente para Reversar Comprobantes Contables, ¿Como Reversar un Comprobante
Contable?................................................................................................................................46
8. MENÚ INFORMES, ¿Como Ver los Informes de Contabilidad? 46
9. MENU ANALISIS_ Ciclo PHVA ¿Como llevar un Presupuesto de Ingresos y
Gastos? 52
9.1 Alimentando Presupuesto de Ingresos y Gastos para la PLANEACION ..............................52
54
9.2 Procesos de Grabación de comprobantes (H) Hacer ..........................................................54
9.3 Verificación de lo Presupuestado contra lo Ejecutado, (V) Verificar..................................54
55
9.4 (A) Actuar..........................................................................................................................56

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COMO INSTALAR GBS EN MI PC

Introducir el CD de instalación del Software GBS, él arrancara automáticamente un
asistente donde se da clic en el Botón Instalar GBS en mi PC

Luego clic en el Botón Iniciar Instalación de GBS…

Luego se carga la ventana Inicial de Instalación donde se dará clic en el Botón
Siguiente.

Si no carga los formatos anteriores, ir a Mi PC, sobre la Unidad de CD dar clic
Derecho, Explorar.

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Dar clic en Setup.exe para que ejecute el instalador.

Ahora si seguir con estos pasos:

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Dar clic en el Botón Siguiente
Luego dar clic en la Opción Acepto los Términos del Contrato de la Licencia y dar
clic en el Botón Siguiente

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Esperar mientras Instala…

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Quitar las marcas (Chulitos) a las dos Opciones existentes y clic en Finalizar.

Clic al Botón Ir al Inicio

Clic al Botón Fin

Después que se instala se debe realizar un proceso de Actualización, ir a Mi PC,
sobre la Unidad de CD dar clic Derecho, Explorar.

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Dar clic derecho en la carpeta GBS19-ACTUALIZACION y clic en la opción
Explorar.

Dentro de la carpeta aparecen unos archivos los que se deben seleccionar dando
clic en el menú Edición, Seleccionar Todo.

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Luego Clic en Edición, la opción Copiar.

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Y se debe ir a Mi PC, dar doble clic en el Disco Local C, buscar la carpeta
Archivos de Programa y dar doble clic, Buscar la carpeta GBS y dar doble clic y
dentro de ella se encuentra una carpeta llamada Express a la cual se da Doble
clic, luego clic en el menú Edición, y clic en la opción Pegar.

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AHORA SE DEBE REGISTRAR EL SOFTWARE EN EL EQUIPO.

Dar clic al Acceso Directo de Contabilidad General escoger el nombre de
usuario “GERENTE” y como contraseña “GERENTE” (nótese que se escribe en
mayúsculas tanto el nombre como la contraseña).

Ir al punto 4. ¿REGISTRAMOS GBS 2009? y en el cuadro donde aparecen los
tres asteriscos, borrar los tres asteriscos y a cambio escribir en Mayúscula
GBS2009 y Enter lo que activará el botón Registrar Mi GBS 19

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Llamar a GBS y entregar el Número de Producto que aparece en el punto 2.
S17AJ90S406912Z, en GBS se generará un Número de registro el cual se debe
digitar en el punto 3. 0000-1111-0310

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1. COMO INGRESAR A CONTABILIDAD

Clic en INICIO / Todos los Programas / GBS le da la Bienvenida a GBS
Express / Iniciar Contabilidad General.

¿Cómo crear el Acceso Directo a Contabilidad?
Hacemos el proceso anterior, damos clic derecho en Iniciar Contabilidad
General/ Enviar a/ Escritorio (Crear Acceso Directo) y así queda creado como
Acceso Directo, luego damos doble clic al mismo y Bienvenidos a la Contabilidad
GBS

Para iniciar debo escoger un Nombre de Usuario y digitar la Contraseña
correspondiente, utilice como nombre de usuario “GERENTE” y como contraseña
“GERENTE” (nótese que se escribe en mayúsculas tanto el nombre como la
contraseña), para cambiar su contraseña o definir usuarios favor consultar con su
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA o la ayuda en línea del módulo “El
Administrador del Sistema de GBS Express”

Al ingresar al sistema inicialmente muestra el formulario para el inicio de sesión:
1. El sistema automáticamente muestra el formulario para seleccionar empresa y
el periodo de trabajo actual.

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2. Muestra la fecha del sistema, la cual podemos modificar para que quede la
fecha en la que queremos trabajar.
3. Damos Clic al botón Inicio
4. Opción para registrar el software.

2. ELEMENTOS DE LA INTERFAZ DEL SISTEMA.
Interfaz Anterior
Barra de Menú

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Barra de Datos de
la Empresa

Área de Trabajo Formulario de Entrada
de Datos

Barra de Comandos

Barra de Estado

Interfaz Anterior del Sistema

Interfaz Actual
En GBS desde el año 2009 su empresa encontrará una manera más fácil y rápida
para llevar el control de su negocio, teniendo en cuenta el ciclo P. H. V. A, proceso
normal de una empresa, el cual empieza con el Planear de los procesos y metas
que se desean para el año Fiscal, el Hacer que consta de la digitación normal de
los comprobantes contables en nuestro software, el Verificar que por medio de
gráficos estadísticos se observará si se cumplió o no con las metas propuestas en
el área de Planeación, y el Actuar donde podemos escribir las observaciones que
harán de nuestra empresa cada día mejor.

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Panel de
Control del
Negocio

Formulario de
Entrada de
Datos

Interfaz Actual del Sistema

• Barra de menú: Aquí se encuentran todas las opciones para manejar las
diferentes tablas, procesos e informes del sistema.
• Barra de Datos de la Empresa: Muestra de manera constante mes, año y
periodo; nombre de la empresa y fecha del sistema.
• Escritorio: área donde se desplegarán los formularios e informes.
• Formularios de entrada de datos: Un formulario es el medio por el cual se
ingresarán todos los datos necesarios para trabajar las diferentes opciones
del sistema.
• Barra de comandos: se encuentran en la parte inferior de los formularios
de entrada de datos o en la parte superior del editor de informes, contienen
las diferentes opciones para trabajar con los datos del sistema. Los botones
de comando más usados son:

Ir al primer registro del formulario
Ir al registro anterior del formulario.
Ir al siguiente registro del formulario.
Ir al último registro del formulario.
Realizar búsquedas o consultas de acuerdo a los campos del
formulario.

Modificar un registro existente.

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Grabar un registro nuevo o las modificaciones hechas a un
registro existente.
Agregar un nuevo registro.
Eliminar un registro.

Eliminar toralmente un comprobante en el Pendientes de
Contabilidad.
Imprimir un informe con formato personalizado.

Imprimir informe con formato predeterminado del
Sistema.
Salir del formulario.
• Barra de estado: Muestra información relativa a los procedimientos en
ejecución o los formularios mostrados en pantalla.

3. MENÚ SISTEMA

3.1. Cambiar Fecha del Sistema, ¿Como cambiar Fecha del Sistema?
Esta opción se utiliza para cambiar la Fecha del sistema, y así trabajar con la
fecha que queremos que aparezca en nuestros documentos.
Ir al Menú Sistema/ Cambiar fecha del Sistema
• Escribimos la fecha que deseamos: DD/MM/AAAA y clic al botón Aceptar.

3.2. Cambiar Periodo de Trabajo, ¿Como cambiarse a un Periodo diferente al
Actual?
Esta opción se utiliza para cambiar el periodo a trabajar, y así podremos reversar y
modificar un documento ya contabilizado y volverlo a contabilizar.
Ir al Menú Sistema/ Cambiar Periodo Contable

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• En la lista Escogemos el mes en el cual queremos trabajar y luego damos
clic al botón Aceptar.

3.3. Trabajar con Empresas

3.3.1 Seleccionar Empresa Activa, ¿Como Seleccionar otra
Empresa sin Salirse del programa?
Esta opción se utiliza cuando tenemos creadas varias
empresas, estamos trabajando en una y queremos
cambiarnos a otra y volverla nuestra empresa activa.
Ir al Menú Sistema/ Trabajar con Empresas/ Seleccionar
Empresa Activa, o en el Panel de Control del Negocio dar clic
a la Opción 2. Seleccionar una empresa y dar clic en el link.

En la lista Seleccionamos la empresa en la que ahora vamos
a trabajar y damos clic al botón Inicio de Contabilidad General.

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3.3.2 Editar/Crear Empresa, ¿Como Crear una Empresa?
Esta opción se utiliza para crear una nueva empresa
en el sistema, la cuál estará disponible para ser
utilizada en todos los módulos de GBS.
Ir al Menú Sistema/ Trabajar con Empresas/ Crear, Editar
Empresa o en el Panel de Control del Negocio dar clic a la
Opción 1. Crear una nueva empresa y dar clic en el link.
En el formulario aparecen dos pestañas: 1. Datos generales
de la empresa, 2. Datos Iniciales de la empresa.
Pulsar clic en el botón Agregar (Hoja en Blanco) y modificar
los datos del formulario así:

1. Lleno los datos Básicos

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Código: Código único que identifica a la empresa. Numérico de longitud 2.
Empresa: Nombre Comercial de Mi Empresa
Nit: Numero de Identificación de la empresa, debe escribirse sin puntos, y con el
digito de verificación.
Directorio de Datos: Ruta o Camino donde se Ubicaran los datos de la Empresa.
Otros datos: Nombres de los Funcionarios de la Empresa Estos datos se
utilizan para la sección de firmas de los Informes Contables como el Balance
General

2. Digito Datos Iniciales
• Escoger el mes y el año en que va iniciar la empresa.

Teniendo en cuenta las tres opciones siguientes marcar con un sí , si deseo que
mi Nueva Empresa no Contenga datos de la empresa Base o Demostrativa.

• La primera opción corresponde a si desea pasar en blanco los movimientos
y saldos de la empresa Demostrativa
• La segunda opción corresponde a si desea pasar en blanco los archivos
maestros de la empresa Demostrativa, lo que corresponde a datos de los
terceros, PUC e Inventarios, pero también está la opción que al activar el sí,
el programa solo pase el PUC.
• La tercera opción corresponde a si desea pasar en blanco las tablas de la
empresa Demostrativa, lo que corresponde a Tipos de documentos fuentes,
Tipos de IVA, Ciudades, Tipos de Clientes, Líneas, etc. Esta opción por lo

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general se marca negativa debido a que puede ser modificada con
facilidad.
• Clic en Guardar y el programa crea automáticamente la empresa.

4. MENÚ TABLAS

4.1Tablas de Tipos de Documentos Fuentes, ¿Como Crear
Tipos de Documentos?
Ir al Menú Tablas/ Tipos de Documentos Fuentes o en el
Panel de Control del Negocio dar clic a la Opción 5.
Tablas del Sistema y dar clic en el link 1. Tipos de
Comprobantes.
Es donde se Parametriza la base para crear las Facturas,
Recibos de Cartera y Comprobantes en Contabilidad.
• Para Agregar un Tipo de Documento dar clic en el Botón
Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los siguientes datos:
Tipo: Se escribe según criterio de la empresa que maneja el
software ej. CE para el Comprobante de Egreso, CI para el
Comprobante de Ingreso…
Pero hay algunas excepciones, para las Facturas que se digitan en el modulo de
Facturación, debo utilizar como Tipo: FC para facturas a Crédito tanto de Compras
como de Ventas, y FE para Facturas de Contado, Tanto de Compras como de
Ventas.
Prefijo: Es un código de 3 dígitos cuales son establecidos por criterio de la
empresa, con la excepción que en facturas de venta se digita es el prefijo
establecido por la DIAN.

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Nombre: Se digita el nombre que se le asigna al Tipo de Documento Fuente.

Consecutivo: Es el numero que aparecerá en todos mis comprobantes, pero que
no se repetirá, este consta de el prefijo anteriormente establecido y del numero en
el que la empresa desee empezar.
Plantilla: Aquí se selecciona la Plantilla de Impresión Personalizada
(Anteriormente diseñada), la que al momento de imprimir será utilizada.
Seleccionar en qué módulos se va a ver afectado el documento fuente
anteriormente creado, Ej.
Dar clic en el Botón Guardar (Disquete).
• Para modificar un Tipo de Comprobante, ubicarse en el tipo que se desea
modificar, dar clic en el botón Modificar (Lápiz) y arreglar los datos
que se desea, excepto el Tipo, que es de solo lectura.
• Para Eliminar un Tipo de comprobantes, ubicarse en el tipo que se desea
eliminar, dar clic en el botón Eliminar (Equis Roja).

4.2Tabla General de Bancos, ¿Como Crear los Bancos de
Mi Empresa?
Ir al Menú Tablas/ Tablas de Bancos o en el Panel de
Control del Negocio dar clic a la Opción 5. Tablas del
Sistema y dar clic en el link 2. Bancos.

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Tabla donde se establecen los Bancos que se manejan al
momento de hacer Pago o Egresos a Proveedores
Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los
campos.

De la Misma Forma se pueden Crear las Cuentas Bancarias de Ahorros y
Corrientes Relacionadas con estos Bancos.

5. MENÚ MAESTROS

5.1 Plan de Cuentas, ¿Como Crear El Plan de Cuentas?
Esta opción se utiliza para crear el Plan de Cuentas con el
que vamos a trabajar de ahora en adelante en cada
Comprobante.

Ir al Menú Maestros/ Plan de Cuentas o en el Panel de
Control del Negocio dar clic a la Opción 3. Plan de Cuentas
y dar clic en el link.

Este PUC lo podemos visualizar de dos formas, en forma
de Página y en forma de Lista así:

Forma de Página:

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Forma de Lista:

5.1.1 Eliminar cuentas
Escogemos la cuenta, la seleccionamos y damos clic al botón eliminar
(empezando por las cuentas auxiliares y luego los mayores), después que
eliminemos las cuentas, nos salimos del Formulario y vamos al Menú Utilidades,
y damos la opción Mantenimiento de Datos.

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5.1.2 Modificar Cuentas
Selecciono la cuenta que deseo modificar y doy clic al botón modificar, y arreglo
los datos que necesito cambiar. “El código de la cuenta contable nunca se
podrá modificar”

5.1.3 Agregar cuentas
Hacemos clic en el botón Agregar y llenamos los siguientes datos:
Código: Código del PUC, empezamos creando las cuentas mayores y luego sus
auxiliares, la estructura de las cuentas en el sistema es:

1. Activo
11. Disponible Cuentas Mayores (Terminan con
1105. Caja General un Punto al final)

1105.05
1110.05
2205.05 Cuentas Auxiliares (Terminan sin
punto pero pueden convertirse en
1105.05. cuentas mayores si les colocamos
1105.05.01 el punto al final)
1110.05.
1110.05.01
2205.05.

Nombre: Nombre de la Cuenta Contable.

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Naturaleza (DB/CR): Si la Naturaleza de la cuenta es Debito le colocamos una
marca , si es Crédito le quitamos la marca .

Tipo de Cuenta: Escogemos alguno de los siguientes tipos según la cuenta, por
ejemplo en las cuenta de Retención se escoge el tipo R (Retención…) y en ese
momento se activa el campo que se encuentra al lado, donde pondremos el
porcentaje de retención a aplicar.

El PUC también puede ser importado desde Excel siguiendo los
siguientes pasos:

Aparece una pantalla como la siguiente donde damos clic en el botón
Asistente para Importar Mis Cuentas desde Excel…

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Luego en la siguiente pantalla damos clic en el botón Examinar.

Aparecerá una ventana para explorar el archivo de Excel que quiero importar
Ej. GBS_2009_Hoja_modelo_para_importar_PUC_inicial, lo selecciono y doy
clic en Aceptar.

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Una vez damos clic en Aceptar el Asistente para importar Activa la Opción 2
que me indica en que columna se encuentra cada dato de la hoja de Excel
para verificar que está bien hecha.

Luego paso a la Opción 3 donde debo parametrizar desde que fila debo
importar, como la hoja de Excel por lo general tiene la primera fila que
contiene los encabezados y la segunda tiene la explicación de cada dato
entonces modifico y pongo el numero 3 y doy clic en el botón Importar desde
Excel.

Y comienza a importar los datos y si presenta algún error
puede mostrar un mensaje como este:

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Esto activa la Opción 4 para ver errores, entonces doy clic en el botón Ver
Errores…

Estos son los Posibles Errores:

Al salir de esta hoja el programa me da la opción de ir a corregir la hoja de
Excel entonces doy clic en el botón Terminar

Una vez corregidos los posibles errores procedemos a repetir los pasos
anteriores.

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Y cuando termina de Importar me muestra un mensaje como el siguiente y
damos clic sobre él para activar la Opción 4 que de Ver errores cambia a
Previsualizar.

Cierro la Previsualización y se activa la Opción 5, la cual me activa el botón
Importar al PUC para importar definitivamente el Plan de Cuentas de mi
empresa.

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Adicionalmente puedo optar por crear el comprobante de apertura o el inicial
automáticamente, si deseo hacerlo doy clic en el botón Si de lo contrario doy
clic en No y solo se cargará el PUC.

Si le doy la opción Si entonces debo llenar los datos que se activan en la
Opción 6 y luego doy clic en el botón Generar Comprobante

Y al finalizar me genera el comprobante de Apertura en contabilidad.

5.2 Centros de Costos, ¿Como Crear Centros de Costos?
Cuando vamos a trabajar manejando centros de costos simplemente entramos a
el Menú Maestros, 2.Centros de Costos y agregamos los diferentes centros que
maneja nuestra empresa.

Damos Clic al botón Agregar y llenamos los siguientes datos:

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Código: Código asignado al Centro de Costos (Debe ser de tres Dígitos) Ej. 000,
001, 002
Nombre: Nombre asignado al Centro de Costos Ej. Contabilidad Sede A,
Contabilidad Sede B, etc.

5.3 Directorio Telefónico de Terceros, ¿Como Crear
todas las Personas Relacionadas con la Empresa?

Esta opción se utiliza para crear los Terceros a los que se
les van a generar los comprobantes, pueden ser Clientes,
Proveedores, Acreedores, Empleados, etc.

Ir al Menú Maestros/ Directorio Telefónico de Terceros o en
el Panel de Control del Negocio dar clic a la Opción 4.
Directorio de Terceros y dar clic en el link.

Damos clic al botón Agregar y llenamos los siguientes datos
(Ver Figura):

Código del Tercero: Código único que identifica al
tercero, máximo 5 caracteres.

Tipo de Identificación: Código que identifica según el DANE el Tipo de
Identificación del Tercero, Ej. 13 para Cedula, 31 para Nit, etc.

Nombre Comercial: Digitar la Razón Social o Nombre comercial del Tercero, si es
persona Natural digitamos el Nombre completo del Tercero como observamos en
la Figura.

Datos Adicionales (Opcional): En ellos están Fecha especial del Tercero,
Dirección, Teléfono, Mail, etc.

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6. MENÚ MIS DOCUMENTOS

6.1 Grabar/Actualizar Documentos Pendientes, ¿Cómo
Grabar Comprobantes Contables?
Esta opción se utiliza para crear los Comprobantes necesarios
para el manejo de nuestra Contabilidad.

Ir al Menú Mis Documentos/ Grabar/Actualizar Documentos
Pendientes o en el Panel de Control del Negocio dar clic a la
Opción 6. Digitar el Balance Inicial y dar clic en el link.

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Damos clic al botón Agregar y llenamos los siguientes datos:

Escogemos el Tipo (Tipo de Documento Fuente que utilizamos para digitar el
Comprobante), Ej. NC: Nota de Contabilidad, CI: Comprobante de Ingreso, etc.

Luego presionar la tecla tabulador (Tab) o clic del Mouse pasamos a la opción
Número (Es el consecutivo automático que arroja el sistema) para aceptar el
consecutivo “este paso es obligatorio”, luego tabulador o clic del Mouse en la
opción De (Fecha del sistema) y así se desactiva el consecutivo y se activa la
fecha, la cual podemos modificar a la fecha que deseamos que tenga el
comprobante a realizar.

Clic en Monto ($) (Valor Total del Documento), Clic en el Tercero (Persona
Principal relacionada con el Comprobante Contable), puedo buscarlo dando clic en
el botón de los Binoculares.

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Aparecerá una ventana en la cual puedo buscar el tercero por Clave, por Nombre
o por NIT.

También se puede crear el Tercero desde el encabezado del comprobante dando
clic en el Botón de la Hoja en Blanco.

Aparecerá la ventana del Directorio de Terceros para llenar los Datos del Tercero
y luego dar clic en Guardar.

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Cuando se Guarda el Tercero el programa pregunta si lo desea colocar en el
encabezado, si se da SI lo coloca en el encabezado, si se da NO entonces lo
colocará en el cuerpo del Comprobante.

Escogemos la Ciudad (Ciudad a donde Pertenece ese Tercero), Digitamos el
Detalle (Concepto de porque hacemos ese comprobante), Banco, Cuenta
Bancaria Y Cheque: Complemento para el comprobante de Egreso, Escogemos
el Banco, la cuenta Bancaria y el programa automáticamente me arroja el
consecutivo que se lleva de cheque.

Damos Clic en Guardar (Disquete) y luego damos Clic derecho, y escogemos la
Opción Agregar una Nueva Transacción a la Cuadricula.

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Damos clic en Cuenta (Cuenta Contable del Plan Único de Cuentas a manejar) o
con F4 el programa me desglosa el listado con las cuentas para escogerlas.
Centro: Como el programa maneja múltiples Centros de costos, al escoger la
cuenta del PUC debemos seleccionar a que centro de costos donde vamos a
enviar el valor aplicado a dicha cuenta “Esto solo si manejamos centro de
costos, sino se deja con 000”.

Clic o Tabulador en la columna Tercero, el programa automáticamente coloca el
Tercero que escogimos en el Encabezado pero si deseamos podemos cambiarlo
oprimiendo F4 aparecerá el listado con los Nit para escogerlo.

Clic o Tabulador en Detalle, el programa automáticamente coloca el Detalle que
escribimos en el Encabezado pero si se desea se puede modificar.
Clic o Tabulador en Valor donde se digita el monto que se le asigna a cada
Cuenta Contable, para valores créditos se coloca un signo menos (-) anticipado al
valor.
Base: Cuando utilizamos una Cuenta del PUC que corresponda a Retención, el
programa al poner el valor de esa cuenta nos pide primero el valor de la base
para así calcular el valor de la retención teniendo en cuenta el porcentaje asignado
anteriormente a la cuenta en la creación de la misma.

Por ultimo para activar el siguiente renglón y así asignar otro asiento, presionamos
la tecla de direccionamiento hacia abajo.

Cuando terminemos de Digitar nuestro comprobante damos clic al botón Guardar.

6.2 Asistente para Contabilizar Comprobantes Contables,
¿Como Contabilizar Comprobantes Contables?

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Ir al Menú Mis Documentos/ Asistente para Contabilizar Comprobantes Contables
o en el Panel de Control del Negocio dar clic a la Opción 7. Contabilizar el Balance
Inicial y dar clic en el link.

Escoger desde que comprobante (Primero) hasta que comprobante (Ultimo) deseo
contabilizar, el programa solo me muestra los comprobantes que en su fecha
aparezca el periodo donde nos encontramos actualmente. Ej. si me encuentro en
Enero (periodo 01) este asistente me mostrara los comprobantes desde 01012007
hasta 31012007

6.3 Definiciones
Esta opción se usa para crear plantillas de Impresión. (Ingenieros de Soporte)

6.4 Auditoria de Documentos Pendientes
Informes para llevar un control a los documentos pendientes antes de contabilizar.
Consta de tres informes
4.1 Control de consecutivos de documentos Pendientes
4.2 Totales debito y Crédito por Documento Fuente
4.3 Auditoria Integral del mes
4.4 Proceso de Auditoria Integral del mes (Autocorrecciones)

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6.5 Informes de Comprobantes Pendientes
Informes desarrollados para visualizar de manera más fácil los documentos antes
de contabilizar.

6.6 Ver Documentos Contabilizados
Opción para ver los documentos ya contabilizados de la misma manera como si
fuéramos a grabar un documento nuevo.

7. MENÚ PROCESOS

7.1 Cerrar el Periodo Contable Activo, ¿Como Cerrar un Mes o Periodo?
Al final del mes debemos cerrar el periodo para trabajar con el siguiente, entonces
damos clic en el Menú Procesos, Cerrar el Periodo Contable Activo y clic en

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cerrar, entonces el sistema automáticamente cierra este mes y nos abre el
siguiente.

7.2 Trasladar Saldos entre Periodos, ¿Como Trasladar Saldos de un Mes o
Periodo a otro?
Al modificar un documento de un periodo que ya fue cerrado, este debe afectar los
saldos de los meses siguientes, entonces nos ubicamos en el periodo al cual
queremos trasladar estos nuevos saldos, damos clic en esta opción, escogemos
desde que cuenta hasta que cuenta y desde que periodo hasta que periodo
deseamos trasladar y por ultimo clic en el
botón trasladar.

7.3 Cerrar Año Fiscal Activo, ¿Como Cerrar un Año?
Al final del año debemos cerrarlo para trabajar con el siguiente, entonces damos
clic en el Menú Procesos Cerrar Año Fiscal
Activo (La Opción de Cerrar Periodo se
Inactiva) y clic en el botón Inicio, entonces el
sistema automáticamente cierra este año y
nos abre el siguiente.

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7.4 Trasladar Saldos de Cierre, ¿Como Trasladar Saldos de Diciembre a
Enero?
Al modificar un documento del mes doce que ya fue cerrado, este debe afectar los
saldos del año siguiente, entonces nos ubicamos en el mes doce damos clic en
esta opción, y dar clic en el botón trasladar.

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7.5 Generar Asiento de Cierre de Año Fiscal, ¿Como Genero el Cierre de las
Cuentas de Resultados?
En esta opción podemos hacer el proceso que corresponde a cerrar las cuentas 4,
5, 6, 7, (cambiar el saldo de cada una a cero) para que el siguiente año pasen con
saldo inicial en cero. Ir al Menú Procesos/ Generar Asiento de Cierre de Año
Fiscal.

Tener en cuenta que debemos estar ubicados en el mes 12 y seguimos los
siguientes pasos: 1.Escribir Cuales Cuentas de Deben Cerrar, 2.Escoger el Tipo
de Documento como el Programa Creará el Comprobante, 3.Escoger la
Contrapartida Contable ej.3605.05 (Utilidad o Perdida del Ejercicio), dependiendo
de la Actividad de la Empresa.

4. Escoger un Tercero (Por lo General es la Misma Empresa), 5.Revisar la Fecha
del Comprobante (Debe estar a 31/12/2009), 6.Modificar el detalle y Por Ultimo dar
Clic en el Botón Generar.

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7.6 Asistente para Reversar Comprobantes Contables, ¿Como Reversar un
Comprobante Contable?
Proceso que permite llevar un comprobante que ya esta contabilizado al
pendientes de Contabilidad. Si se da Clic o marca con un Chulito la Opción 1 se
puede reversar solo un Comprobante del listado.

Si se quita la Marca de la Opción 1 se activará la Opción 2 la cual reversa Todo el
mes en el que se encuentren Actualmente.

Luego se da clic en el Botón Inicio.

8. MENÚ INFORMES, ¿Como Ver los Informes de
Contabilidad?

Allí se encontrara la información que fue digitada
anteriormente y que ya está contabilizada. Al dar clic en

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cualquier informe aparecerá una ventana donde podremos parametrizar el informe
con los datos que sean necesarios en ese momento. Ej. Balance de
Comprobación.

Menú Informes/ Balance de Comprobación/ En dos Columnas o en el Panel de
Control del Negocio dar clic a la Opción 8. Principales Informes y dar clic en el link
Balance de Comprobación.

Ej. Damos clic al botón modificar, hacemos los cambios, ¿Cómo? Donde aparecen
los cuadrados si los seleccionamos o se encuentran con el Chulito Significa que
deseo ver el informe con todas las fechas, todos los terceros etc. Pero si aparece
como en la grafica siguiente quiere decir que puedo parametrizar la fecha que yo
desee ver. Cuando se Finalice la Parametrización Dar Clic en Guardar (Disquete)
e Imprimir (Impresora).

1


Por último damos clic en imprimir (Impresora) para Imprimir en Papel.

También se pueden generar Informes por Tercero (NIT), estos son el Libro Auxiliar
por Nit y Libro Auxiliar por Nit Historial, Balance de Comprobación por Nit y
Balance de Comprobación por Nit Historial.

1


Al igual que se puede exportar a Excel los Principales Informes, los que aparecen
con una de Excel.

Primero Parametrizar el informe con la Fecha y las Cuentas de las que deseo
obtener Información y dar clic en el Botón Guardar.

1


Dar clic en el Botón de la de Excel, lo que hará que el Software me genere el
Informe en Pantalla para luego dando clic otra vez en la de Excel, generarlo a
un Documento de Excel.

1


Luego dar clic o marcar con un Chulito la opción Full Plain Excel Output y clic en
el Botón OK.

1


El Software comienza con un proceso de conversión desde el 1% hasta llegar a

100% .

9. MENU ANALISIS_ Ciclo PHVA ¿Como llevar un Presupuesto de Ingresos y
Gastos?

En GBS se puede manejar un control del negocio midiendo los movimientos de
Ingresos y Gastos digitados en nuestra contabilidad, para llevar esa medición
primero debemos hacer una planeación de cuanto serian nuestros Ingresos y
Gastos mensuales y por ende el anual.

Como esta es una aplicación del año 2009 solo podrá ser usado en las empresas
que tenga la versión del Software GBS Vrs19 en adelante. Entonces primero
debemos parametrizar el presupuesto de Ingresos y gastos, ¿cómo? Siguiendo
estos cuatro pasos:

9.1 Alimentando Presupuesto de Ingresos y Gastos para la PLANEACION

1


En el Menú Análisis, en la opción 4. Presupuestos de Ingresos/ Egresos, 1.
Definir la Tabla de Presupuestos, o en el Panel del Control del Negocio En la
Opción Gerencia, (P) Planear y damos clic en el link Presupuestar Ingresos,
Gastos (Mensual y Anual).

Aparecerá una ventana como la siguiente donde debemos dar clic en el botón
Agregar (Hoja en Blanco), escoger la cuenta que queremos parametrizar, y si
manejamos centro de costos también escogemos a que centro de costos
pertenece esa cuenta, por ultimo escribimos el valor presupuestado a cada mes
y el programa me calculará el anual o si deseamos poner el anual y el programa
lo divide en los doce meses, y dar clic al terminar en el botón Guardar
(Disquete).

1


9.2 Procesos de Grabación de comprobantes (H) Hacer

En el Panel del Control del Negocio En la Opción Gerencia, (H)
Hacer y damos clic en el link correspondiente a la actividad que
se desee realizar Ej. 1. Mis Comprobantes del mes… (Crear o
Modificar) o 3. Contabilizar Comprobantes Contables.

El procedimiento que aparece cuando se activa el link es igual a
los procedimientos anteriores de Cómo grabar Comprobantes
Contables, Contabilizar Comprobantes o Generar Informes. (Ver
de la pág. 11 a la 16)

9.3 Verificación de lo Presupuestado contra lo Ejecutado, (V)
Verificar

1


En el Menú Análisis, en la opción 1. Análisis de Cuentas, Saldos y Movimientos,
también la opción 2. Análisis de la Contabilidad en Tablas Dinámicas y también
Análisis Vertical de Saldos en Forma Gráfica, o en el Panel del Control del
Negocio En la Opción Gerencia, (V) Verificar y damos clic en el link
correspondiente al Grafico que deseo Ver Ej. 1. Tablero de Control (Planeado
Vs. Hecho o Ejecutado), o 5.1 Informe Comparativo de lo Planeado Vs. lo
Hecho Acumulado del Año.

La Siguiente Gráfica es un Ejemplo de la Opción 1. Tablero de Control
(Planeado Vs. Ejecutado)

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9.4 (A) Actuar

Esta Opción es donde la empresa plasma por Escrito los cambios que deben
hacer para cumplir con las metas pactadas en el Presupuesto Inicial.

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