Normas y pautas para computadoras de secretarios

1.141 visualizaciones

Publicado el

Publicado en: Tecnología
0 comentarios
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
1.141
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
2
Acciones
Compartido
0
Descargas
15
Comentarios
0
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Normas y pautas para computadoras de secretarios

  1. 1. AvisoFecha: 18 de agosto de 2009Para: Las Autoridades Generales; los Setenta de Área; los presidentes de estaca, de misión y de distrito; los obispos y los presidentes de rama.De: La Oficina del Obispado Presidente (Grupo de Apoyo de Servicios a Miembros, Departamento de Finanzas y Registros, 1-801-240-3500; unidades internacionales: contacten con su oficina administrativa)Asunto: Normas y pautas para computadoras de secretarios sobre el mantenimiento de registros de la Iglesia El documento adjunto Normas y pautas para computadoras de secretarios sobre elmantenimiento de registros de la Iglesia reemplaza la versión anterior de marzo de 2005. Tengan abien destruir todas las copias de dicho documento. El Departamento de Historia Familiar publicó en noviembre de 2008 sus propias pautas sobreel uso de computadoras en los centros de historia familiar. Por favor, remítanse a dicho documentopara obtener información específica sobre centros de historia familiar.Traducción de Notice, 18 August 2009: Policies and Guidelines for Computers Used by Clerks for Church Record Keeping. Spanish. 09957 002
  2. 2. Normas y pautaspara computadoras de secretarios sobre el mantenimiento de registros dela IglesiaAgosto de 2009Este documento resume las normas y pautas actuales que rigen el uso de las computadoras de los secretarios en loreferente al mantenimiento de los registros de la Iglesia. Tengan a bien visitar clerk.lds.org para recibiractualizaciones y detalles adicionales a este respecto.En este documento, los términos presidente de estaca y presidencia de estaca también aluden a los presidentes dedistrito y a las presidencias de distrito. Los términos obispo y obispado también aluden a los presidentes de ramay a las presidencias de rama. Las alusiones a estacas y barrios también hacen referencia a distritos y ramas. Eltérmino computadora alude a todo el hardware [sistema] de computadora, excepto a impresoras, cables yderivadores de sobre tensión [reguladores de voltaje].Deberes del especialista de estaca en Para más detalles sobre los deberes del especialista detecnología, del secretario de estaca y del estaca en tecnología, véase el Manual de Instruccio-representante de propiedades de estaca nes de la Iglesia, Libro 1: Presidencias de Estaca y Obispados, 2006, págs. 162 y 187, así como laLa presidencia de estaca asigna a un secretario sección “Responsabilidades del especialista de estacaauxiliar de la estaca para ser el especialista de estaca en tecnología en cuanto a las computadoras de laen tecnología (si fuera necesario, al secretario de Iglesia” del presente documento.estaca se le podría dar esta asignación). El especialistade estaca en tecnología es el contacto principal de losbarrios y la estaca para los servicios en tecnología y Uso autorizado de computadoras para eldispositivos electrónicos en todos los centros de mantenimiento de registros de la Iglesiareuniones de la estaca. Se autoriza a las estacas y los barrios de EE. UU. yEl secretario de estaca supervisa la labor de los Canadá a usar el software Servicios de Miembros ysecretarios auxiliares de estaca, incluido el especialis- Líderes (MLS) para el mantenimiento de registros deta de estaca en tecnología. Los secretarios auxiliares la Iglesia. Las estacas y los barrios de otros paísesde estaca no deben tener acceso a registros confiden- necesitan recibir aprobación del Obispado Presidenteciales de miembros ni a los registros financieros, para poder utilizar dicho software.excepto cuando así lo requiera un obispo o el presi- Cuando una estaca recibe aprobación para el uso dedente de estaca. MLS, la oficina administrativa contacta con el presi-El representante de propiedades de estaca es el dente de estaca y hace los preparativos necesarios paracontacto principal de los barrios y la estaca con el que la unidad reciba la cantidad adecuada de compu-Grupo de Administración de Propiedades (AP). El tadoras e impresoras.especialista de estaca en tecnología debe colaborar Cuando se crea un barrio en una ubicación en la que secon el representante de propiedades de estaca en ha autorizado el uso de MLS, el representante decualquier cuestión de tecnología que sea preciso propiedades de estaca contacta con el Grupo de AP, elcoordinar con el Grupo de AP. cual solicita una computadora y una impresora nuevas.© 2005, 2009 por Intellectual Reserve, Inc. Todos los derechos reservados. Impreso en EE. UU. Aprobación del inglés: 6/09. Aprobación de la traducción:8/09 Traducción de Policies and Guidelines for Computers Used by Clerks for Church Record Keeping. Spanish. PD00006635 002 1
  3. 3. Impresoras fuera de garantíaDonación de computadoras Si una impresora falla y está fuera de garantía, elLos barrios y las estacas no deben aceptar ni destinar especialista de estaca en tecnología es quien decide sicomputadoras donadas al mantenimiento de registros se procede a su reparación o reemplazo. El represen-de la Iglesia. tante de propiedades de estaca contacta con el Grupo de AP para solicitar la reparación o el reemplazo. ElReemplazo programado de computadoras Grupo de AP repara o reemplaza la impresora a travése impresoras de los fondos para operaciones o contingencias.Por lo general, la unidad central de procesamiento Computadoras e impresoras robadas o dañadas(UCP) de cada computadora destinada al manteni- por vandalismomiento de registros de la Iglesia se sustituye tras un Si una computadora o una impresora fueran robadas ociclo de cinco años. El representante de propiedades dañadas en un acto vandálico, el representante dede estaca colabora con al Grupo de AP durante el propiedades de estaca debe contactar inmediatamentecuarto año de vida de la computadora a fin de solicitar con el Grupo de AP. El Grupo de AP colabora con elfondos al plan anual con el fin de sustituir la UCP Departamento de Administración de Riesgos, en lasdurante el quinto año. Oficinas Generales de la Iglesia, para reemplazar el equipo.Reparación o sustitución de computadoras Cuando un barrio o una estaca se quedan provisio-e impresoras dañadas o robadas nalmente sin computadoraLa reparación o sustitución de computadoras destina- Si un barrio o una estaca se quedaran provisionalmen-das al mantenimiento de registros de la Iglesia debe te sin computadora, podrán utilizar la de otro barrio uhacerse con prontitud para así reducir la interrupción otra estaca (con la aprobación del presidente dede su uso. estaca). Para ello, es preciso agregar el barrio o laComputadoras e impresoras bajo garantía estaca en MLS (véase Opciones del sistema), acceder con la unidad recién agregada y restaurar su base deLas computadoras adquiridas por la Iglesia disponen datos de MLS.de una garantía de tres años. En caso de que unacomputadora falle estando bajo garantía, el barrio o laestaca debe contactar con el proveedor o acudir al Cables, derivadores de sobretensiónespecialista de estaca en tecnología para que se repare [reguladores de voltaje] y sistemas dela computadora según las instrucciones del fabricante. alimentación ininterrumpidaLas impresoras adquiridas por la Iglesia disponen de Las computadoras y las impresoras de los barrios y lasuna garantía de un año. Si una impresora fallara estacas deben protegerse con derivadores de sobreten-estando bajo garantía, el barrio o la estaca debe acudir sión. Es responsabilidad de la estaca facilitar cablesal especialista de estaca en tecnología para que sea de conexión, derivadores de sobretensión y sistemasreparada. de alimentación ininterrumpida, cuyos costos no leComputadoras fuera de garantía serán reembolsados.Una vez vencida la garantía del fabricante, el Grupode AP es responsable de la reparación de las computa- Papel, tinta y tónerdoras. El Grupo de AP realiza un análisis de costos Los barrios y las estacas son responsables del pago depara determinar si se procede a reparar o reemplazar los gastos de papel, tinta y tóner para sus impresoras,una computadora que está fuera de garantía pero cuyo cuyos costos no le serán reembolsados.reemplazo aún no está programado. 2
  4. 4. Asimismo, también se pueden descargar aplicacionesConexión a Internet autorizadas de procesamiento de textos, hojas deLas pautas para la conexión a Internet en los centros cálculo, antivirus y acceso remoto, las cuales se actuali-de reuniones se pueden consultar en clerk.lds.org. El zan con regularidad. Las versiones más recientes estánespecialista de estaca en tecnología es responsable del en mls.lds.org. El especialista de estaca en tecnologíamantenimiento de todos los equipos empleados para tiene la responsabilidad de instalar (trimestralmente) lasconectarse a Internet. actualizaciones de seguridad y software antivirus más recientes en todas las computadoras de la estaca.Seguridad Ningún otro software se debe comprar ni instalar enLa información sobre miembros, donaciones y transac- las computadoras propiedad de la Iglesia a menos queciones financieras es confidencial y debe protegerse de lo apruebe el presidente de estaca, disponga de sula divulgación no autorizada. Las computadoras deben correspondiente licencia y no interfiera con la operati-ubicarse en lugar seguro, donde los miembros del vidad ni comprometa la seguridad del software de laobispado o de la presidencia de estaca y los secretarios Iglesia ni de los datos que ya haya en la computadora.de barrio y estaca puedan trabajar e imprimir esta Ningún software propiedad de un particular podráinformación confidencial en privado. instalarse en las computadoras de la Iglesia.La base de datos MLS se almacena en el disco duro.El resto de archivos confidenciales no deben guardar- Qué hacer con las computadoras dese en el disco duro sino en un dispositivo externo y unidades cerradasbajo llave en un lugar seguro cuando no esté en uso. Cuando se proceda a cerrar un barrio o una estaca,La información de la Iglesia que se descargue a APDs siga las instrucciones que encontrará en tech.lds.org(Auxiliares Personales Digitales) para el uso autoriza- referentes a qué hacer con las computadoras de esasdo de líderes del sacerdocio también debe protegerse unidades. El procedimiento varía dependiendo de si lacon una contraseña. Si se utiliza MLS en la computa- computadora sigue bajo garantía. Para consultar lasdora de un centro de historia familiar, su base de datos instrucciones, vaya a tech.lds.org/wiki, haga clic endebe guardarse en algún dispositivo externo y bajo el recuadro wiki search…, escriba “discontinuing allave en un lugar seguro mientras no esté en uso. ward or branch”, y haga clic en Go.Antes de retirar del servicio cualquier computadorausada para el mantenimiento de registros, es preciso Responsabilidades del especialista deformatear su disco duro por completo. Esta acción la estaca en tecnología en cuanto a lasrealiza el barrio o la estaca bajo la dirección delespecialista de estaca en tecnología. Se puede descar- computadoras de la Iglesiagar un programa para formatear el disco duro en mls. El especialista de estaca en tecnología tiene laslds.org. Una vez formateado el disco duro, el especia- siguientes responsabilidades sobre las computadoraslista de estaca en tecnología y el representante de de la Iglesia:propiedades de estaca coordinan con el Grupo de AP 1. Servir de contacto principal para los barrios quela retirada del equipo. tengan preguntas o problemas con sus computa- doras.Software 2. Contactar con la oficina administrativa cuandoCada barrio y estaca autorizado a usar MLS debe tenga preguntas o necesite ayuda.asegurarse de tener instalada la versión más reciente 3. Supervisar y capacitar a otros secretarios encar-de este software. La información sobre actualizacio- gados de administrar computadoras de la Iglesia.nes se envía directamente a las unidades mediante la 4. Instalar computadoras de la Iglesia y darlesfunción Mensajes de MLS. La versión más reciente de soporte, y colaborar con el representante deMLS está disponible en mls.lds.org. propiedades de estaca en la petición de repuestos o reemplazos. 3
  5. 5. 5. Colaborar con el representante de propiedades de 16. Garantizar la completa eliminación de los datos estaca y con el gerente de propiedades en la relacionados con registros de aquellas computa- elaboración del inventario del hardware de doras que ya no se destinen a uso de la Iglesia. computadoras. 17. Colaborar con la oficina administrativa en la repa- 6. Garantizar que las computadoras, el software y la ración o sustitución de las computadoras de los información confidencial de la Iglesia se guardan centros de historia familiar según las pautas para en lugar seguro. el uso de computadoras en dichos centros (publi- 7. Garantizar la realización regular de copias de cadas por el Departamento de Historia Familiar seguridad de los datos. en noviembre de 2008). 8. Proteger las computadoras de la Iglesia frente a virus o usos inadecuados. 9. Garantizar que las computadoras de la Iglesia no se usan con fines personales y que no se instala en ellas software alguno propiedad de un particular. 10. Garantizar que no se instala ningún software en una computadora de la Iglesia sin la debida licencia, y que todo el software instalado cumple con los acuerdos establecidos en sus correspon- dientes licencias. 11. Garantizar que los líderes del sacerdocio y los secretarios no instalan en sus computadoras personales programas de la Iglesia para el mante- nimiento de registros, excepto con fines de forma- ción (para lo cual deberán utilizar datos ficticios), y que no emplean métodos de ingeniería inversa para manipular dicho software. 12. Garantizar que los líderes del sacerdocio y los secretarios no se valen de tablas, esquemas ni elementos parecidos para crear aplicaciones externas o software comercial para el manteni- miento de registros de la Iglesia. 13. Garantizar que los líderes del sacerdocio autori- zados a exportar datos de registros de miembros a APDs utilizan contraseñas para proteger dichos datos y minimizar así el efecto de pérdida o robo de tales dispositivos. Recordar a los líderes del sacerdocio la necesidad de eliminar los datos de registros de miembros de sus APDs cuando se les releve de sus llamamientos. 14. Asegurarse de que las computadoras se configu- ran con la fecha y la hora correctas, que esta información no se modifica y que se tiene instala- da la versión más reciente de MLS. 15. Asegurarse de que todo el equipo electrónico de una unidad cerrada se devuelve al Grupo de AP. 4

×