Cette présentation est issue d'une formation de la MOPA ayant eu lieu les 15 et 16 septembre 2016 à Angoulême sur la thématique du tourisme d'affaires

2. BRANCHE TOURISME
Aquitaine Limousin
Poitou-Charentes
Un réseau de 1600 salariés
1 programme de professionnalisation commun
construit autour de 8 défis

3. LES PARTENAIRES DU PROGRAMME 2016
CONSEIL REGIONAL,
l’ETAT-DIRECCTE,
AGEFOS-PME AQUITAINE,
AGEFOS-PME LIMOUSIN,
AGEFOS-PME POITOU-CHARENTES
CNFPT LIMOUSIN

4. Pour rappel :
1 seule plateforme d’inscription :
www.bit.ly/programme2016
1 seul site ressource :
www.aquitaine-mopa.fr

5. Comment développer mon activité
commerciale sur le marché du
Tourisme d’Affaires ?

6. Quelques défis à remporter
Réfléchir à son
positionnement
Savoir segmenter la
demande
Organiser son
travail
Avoir conscience
que c’est un autre
métier
Savoir établir un
diagnostic de son
activité
Mettre en place
une promotion
commerciale
efficace et adaptée
Mettre en place
un marketing
mix
Ecrire sa stratégie
commerciale à N-1
Oublier la production LOISIRS

7. Analyse de son activité AFFAIRES
Tour de table.
Quelle attitude
commerciale adoptez vous
aujourd’hui ?

8. Pour une meilleure connaissance du marché

9. Le tourisme d’affaires : Les voyages d’affaires :
Déplacement d’un individuel ou d’un
petit groupe pour signer un contrat,
déplacement sur un site annexe de
l’entreprise. VRP
C’est l’organisation de manifestations (MICE :
Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) réalisée par
les agences de voyages, DMC, PCO, TO, pour le
compte de sociétés ou d’associations.
Congrès :
Il rassemble un nombre important de personnes d’une même
corporation, fédération, association, qui n’exerce pas forcément
la même profession et qui se regroupe autour d’un thème
d’intérêt commun.
Séminaire :
Réunion d’un petit nombre de personnes pour l’étude de
certaines questions. Le voyage est prétexte à un travail
professionnel d’information, de formation.
L’Assemblée :
Regroupe entre 300 et 500 personnes qui
sont réunies en 1 même lieu pour un motif
commun
Convention d’entreprise : Assemblée exceptionnelle afin de modifier les statuts
d’une entreprise par exemple

10. Ce sont des voyages professionnels organisés pour les membres d’une même entreprise, ou pour des
partenaires professionnels, dans le but de les récompenser lorsqu’ils ont réalisé leurs objectifs
quantitatifs et qualitatifs.
Les voyages incentives ou « de motivation » :
Team-Building :
On fait appel au team building pour renforcer sa cohésion d’équipe,
son esprit d’équipe, faire face à une crise ou une fusion, ou pour gérer son
stress. Le but étant de créer des liens au sein de son entreprise,
d’apprendre à connaître ses collègues, ou d’apaiser des tensions.
 Les voyages incentives se déroulent d’octobre à juin, sauf entre le 15 et 31 décembre.
 Le côté touristique, la destination et le programme des activités (insolites, qui sortent de
l’ordinaire) proposées sont plus importants que dans les autres manifestations professionnelles
car ici le but recherché est de marquer les participants de manière forte et très positive.
 Le budget moyen pour un voyage incentive peut atteindre 1400 euros par personne.
Saviez-vous que l’on retient ?
10% de ce que l’on lit
20% de ce que l’on entend
30% de ce que l’on voit
90% de ce que l’on fait

11. Ce sont des organisateurs de congrès ou des agences de création d’événements qui
travaillent pour le compte d’une entreprise, d’une société scientifique, ou encore
d’une fédération professionnelle. Ils sont très présents dans le domaine médical,
scientifique ou lorsque la manifestation prend une ampleur internationale.
LES PRODUCTEURS = ASSEMBLER DES PRESTATIONS
 Les PCOs (Professional Congress Organisers)
 Ce sont des agences de voyages réceptives qui intègrent sur un plan local
plusieurs fonctions de services touristiques telles que l’hébergement, la
restauration, des programmes d’excursions, le transport local …
 En fait, elles conjuguent les compétences d’un voyagiste classique et celles
d’une agence organisatrice d’événements prenant ainsi en charge la totalité de
la conception du voyage en intégrant un volet commercial et ou marketing
adapté à l’entreprise cliente.
 Les DMC (destination management companies) appelés aussi réceptifs
Les organismes locaux du tourisme

12.  Les centres de congrès : Ils proposent en
plus de la location de salles, un certain
nombre d’activités utiles telles que : le
gardiennage, le nettoyage, la décoration
florale, la mise à disposition de personnel
intérimaire…Le reste des prestations peut
être assuré en sous-traitance.
 Les hébergeurs ou centrales de réservations
hôtelières
 Les lieux de réception
LES PRESTATAIRES DE SERVICE
Beaucoup d’acteurs touristiques se positionnent sur le marché du tourisme d’affaires et
événementiel en ne vendant que leur propre production. Ils sont appelés prestataires de services.
Les traiteurs
Location mobilier - stands - matériel de réception –
structures extérieures -
Autocaristes
Location de voitures avec chauffeur
Audiovisuel
Accueil – accompagnement
Agences événementielles
Ces prestataires peuvent aussi être vos prescripteurs

13.  La durée moyenne des séminaires est de 2 jours/1 nuit dans 55 % des cas.
 77 % des événements professionnels sont organisés en France,
 58 % des entreprises privilégient des manifestations d’une journée,
 32 % des manifestations de plus de 3 journées.
 La majorité des réunions se réunissent avec moins de 50 personnes et dans 42 % des cas les
réunions ont moins de 20 personnes
 Les demi-journées d’études ont très fortement augmenté.
 Les besoins de salle de plus de 500 personnes en France sont assez rares.
 Compte tenu de la réduction de la durée des séminaires, ces derniers ont désormais lieu de
manière plus
fréquente à proximité de l’entreprise, ce qui influe sur les choix de destination et les modes de
transports.
 En matière de séminaires, les entreprises apprécient de rechercher des lieux originaux et
nouveaux, pour échapper à la routine et améliorer l’efficacité des messages diffusés en séminaire.
Quelques données chiffrées
9 collaborateurs sur 10 sont toujours enthousiastes
d’aller en séminaire/convention ! Cohésion et
partage !!!

14.  Activité en dents de scie, sans prévisibilité et sans visibilité
 Maintien des manifestations courtes et hausse des journées d’études
 Hausse des budgets par participant
 Réduction des distances/temps de transport
 Internet est ( sans surprise ) le principal outil de recherche de lieux de
réunions
 Les réseaux sociaux ne sont pas utilisés
 95 % des entreprises ont une politique de voyages
 Une majorité d’organisateurs mettent les prestataires systématiquement
en concurrence
TENDANCES MICE 2016

15.  Un budget raisonnable : le budget est souvent fixé par avance et l’organisateur doit
donc le faire respecter (coût pris en charge par les participants ou organisateurs.
 Une prise de risque minimale : il faut être sûr que le lieu et la prestation garantiront la
réussite du séminaire = c’est le zéro faute (démarche qualité = 0 défaut ! 100%
réussite ou 200% réussite
 Une réponse précise à l’objectif fixé par son propre commanditaire : cahier des
charges précis
 Quand l’entreprise a trouvé un prestataire qui lui donne satisfaction, elle entend le
garder. Les entreprises ont fait savoir qu’il était plus facile de négocier des baisses de
budget avec des prestataires habituels, plutôt qu’avec de nouveaux fournisseurs
 Le respect du contrat : il faut que tout ce qui a été prévu et commandé soit fourni :
code du tourisme
 80 % des événements sont organisés par les services en interne des entreprises
 12 % se tournent vers des destinations moins onéreuses, plus éthiques et moins
ostentatoires.
 Forte demande pour les réunions affaires à thème ; autour d’activités diverses
Les préoccupations des organisateurs

16. Quel positionnement adopter ?
• APPORTEUR D’Affaires ?
• Organisateurs de A à Z ?
DÉVELOPPER SON CA
Posséder plusieurs casquettes afin de ne jamais
faire ressentir la concurrence EN B/B.
DÉVELOPPER LE CA DE SES SOCIO-PROS

17. Pour progresser….
Intégrer à ma stratégie commerciale une analyse marketing
Répartissez le travail de veille, benchmark et
analyse SWOT
Mettez en place une cellule COMMERCIALISATION
Nommez un référent prospectives
Le marché : quelles sont ses grandes tendances et son
potentiel ?
La demande : quelle typologie de clientèle ? Quels sont
ses besoins, ses attentes ?
L'offre : quels concurrents ? Représentent-ils une
menace ?

18. Présentation du service…Notre mission, vous
simplifier la vie !
Une prise en charge complète et des
structures adaptées
L’équipe attentive et prévenante vous
accompagne et vous conseille à chaque étape :
organisation, choix de prestataires, montage
et gestion de votre événement.
Rattachée à l’office de tourisme, elle prend
également en charge toute la logistique de
l’accueil, de l’hébergement (grand choix), de la
restauration, des visites touristiques et des
transports.
Le positionnement de l’office de tourisme

19.  Grande disponibilité
 Vous êtes une structure professionnelle pérenne
 Vous montrez que vous comprenez la problématique d’un client.
 sur mesure.
 Chef de projet afin d’obtenir un socle de confiance au maximum
 Une relation de qualité.
 De la flexibilité, réactivité, la rigueur, la disponibilité et la créativité.
 Le thème de la créativité se classe en cinquième position des
attentes des décideurs.
 La relation de confiance entre une structure et un décideur se
construit aussi sur les éléments humains et l’empathie.
Les qualités professionnelles à mettre en avant

20. Le processus de décision d’achat
Le décideur
Crise ou pas, les entreprises ont besoin de continuer à se
réunir pour passer leurs messages à leurs troupes
(collaborateurs cadres et commerciaux, clients,
prescripteurs,…).
Les réunions professionnelles sont des outils de stimulations
de ventes, de management et d'image.
un chef d’entreprise, président d’Association, Syndicat,
une secrétaire de direction, un service RH
L’influence du budget est importante
: celui-ci définira le NIVEAU de prestations
Remplir un cahier des charges stricte
Vous avez un rôle de CONSEIL & EXPERT
« Le service Réceptif-groupes d’ILE DE RE TOURISME met
à votre disposition son savoir-faire et sa connaissance du
territoire »
Contactez-nous et discutons ensemble de vos projets,
nous vous aiderons à bâtir votre programme sur mesure
 Type de manifestation pour le
client
 Dates précises
 Lieu choisi ou envies particulières
 Nombre de pax
 Coordonnées complètes du
décideur
 Budget
 Remarques éventuelles
L’organisateur : c’est vous
Les participants :
des futurs clients
Apporteurs d’affaires

21.  LOCALISATION : un accès facile et la facilité des transports aériens, SNCF, routier
avec le coût d’acheminent et le temps de trajet.
 LA QUALITE ET LE SERIEUX DE L’ORGANISATION : rapidité, précision, conseil, écoute
 LA QUALITE, DISPONIBILITE ET LE VOLUME DES EQUIPEMENTS : nombre de chambres,
nombre et type de salles, restauration, environnement
 LA QUALITE DE LA COMMUNICATION : présentation du devis, innovation dans les
supports de communication
 UN PATRIMOINE TOURISTIQUE ATTRAYANT ET VALORISANT : image de « marque de la
destination
Les critères de choix d’un Lieu pour organiser une manifestation

22. Présentation de la destination
• Informations rationnelles et quelques images de la notoriété de la
destination.
• Répondre à cette question : « pourquoi venir sur ce territoire ? En quoi
sommes nous différents ?
• Mettre en avant « la valeur ajoutée du client »
• Offrez le « supplément d’âme »
Exemple d’Epinal, Metz, Nancy, Vittel
Accessibilité
Équipements
Activités de loisirs

23. L’offre produit
adaptée à la
cible
Stratégie de
distribution
B/B – B/C
DÉVELOPPER LE MARCHÉ DU TOURISME D’AFFAIRES

24.  L’image de la destination est un critère de choix.
 Les entreprises recherchent en permanence de nouveaux
lieux.
 Chaque destination a donc sa chance d’attirer la clientèle,
sous réserve d’être très professionnelle et de fournir toutes
les prestations souhaitées par les clients.
 ON PEUT DIRE QUE C’EST UN SEGMENT DU TOURISME OÙ
L’OFFRE CRÉE LA DEMANDE.
 Combinaison de facteurs essentiels : infrastructures,
accessibilité, savoir-faire, environnement.
LE PRODUIT = que vendre ?
1 - La destination :
 Présentez un contenu produit adapté à votre cible avec
des données rationnelles : capacité d’accueil (selon les
différentes positions des tables),
 Capacité d’accueil

25. Les attentes des hommes d’affaires et décideurs
• En quête de NOUVEAUX ESPACES QUALITATIFS pour recevoir leurs
clients, partenaires ou collaborateurs
• En quête de NOUVEAUX TERRITOIRES D’EXPRESSION qui peuvent
accompagner leurs messages : musées, domaines viticoles,
hippodromes, bâteau, événements, théâtre, industries, la route
de…(fidélisation client : inviter un lieu nouveau à chaque fois…)

26. Les centrales de réservations hôtelières.
Des hôtels de grande capacité de préférence. C’est la chambre
SINGLE la plus demandée.
Formules B/B.
Les catégories 4 ou 3 étoiles demeurent les plus demandées,
soit en hébergement à l’occasion de congrès, soit en
séminaires ou journées d’études intra-muros.
Hébergements insolites ? On peut tenter…
2- la capacité d’hébergement

27. 3 - Les formules pour les séminaires

28.  Ils proposent en plus de la location de salles, un certain nombre
d’activités utiles telles que : le gardiennage, le nettoyage, la
décoration florale, la mise à disposition de personnel
intérimaire…
 Le reste des prestations peut être assuré en sous-traitance.
 Concernant les centres et palais des congrès, la chute de la
demande avait atteint les 17 %. Toutefois, ces dernières années,
avec les travaux de rénovation et l’aménagement d’espaces plus
modestes que l’auditorium, ces centres et palais des congrès ont
pu récupérer une certaine clientèle.
4 - Le lieux où se déroulera la manifestation

29. Par ailleurs, les châteaux et demeures de caractère ont le
vent en poupe, pour répondre à une recherche d’originalité
et la volonté de marquer les esprits.
Les parcs à thèmes bénéficient d’un grand succès
actuellement, pour ceux qui se sont investis dans le
segment de marché des conventions d’entreprise. En effet,
ils répondent à la recherche d’originalité des entreprises.
Les fermes,
Les musées
Scénovisions…

30.  Les activités périphériques choisies même moins coûteuses
qu’auparavant sont toujours retenues, pour permettre aux entreprises
de transmettre leurs messages de manière plus efficace : bien souvent,
les participants de séminaire ne se souviennent plus précisément du
contenu des discours, mais ont en mémoire les activités ludiques qui
leur ont été proposées.
 les lieux de réception où peuvent se dérouler les soirées de Gala. De
préférence à proximité du lieu de la manifestation car le transport coûte
cher.
Les prestations périphériques

31. La production de teams buildings

32.  Des team buildings sont réalisés systématiquement en équipes, de
tailles raisonnables pour que chacun y joue un rôle significatif
 Tout le monde joue tout le temps, pas de temps mort
 Des modules de jeu d’entreprise courts pour garder un bon rythme
 Des principes accessibles à tous : jeux d’entreprise et de cohésion
d’équipe font appel à la capacité à travailler en équipe, à la créativité, à
l’empathie…
 Le savoir-être prend une place plus importante que le savoir-faire ou
l’expérience.
Un produit ½ journée ou journée

33.  15 minutes de présentation du jeu et de distribution des carnets de route
 2h30 / 3h de chasse au trésor effective
 1 heure de correction et d'annonce des résultats autour d'une collation
 Maîtriser parfaitement la sécurité.
 Il faut que l’encadrement de l’activité soit qualifié.
 Permettre à tel ou tel collaborateur de ne pas participer à tel ou tel atelier
tout en ayant un rôle à jouer.
En général :

34.  Un hébergement et une restauration de qualité et ou original…
 Des animations inoubliables,
 Une soirée de qualité et ou originale
 Un programme de visites souvent hors du commun
 Chaque produit est composé de mélange théorique, d’activités et de
périodes de discussion adaptés aux objectifs de l’entreprise.
 Un produit « hors du commun », c’est ce qui fera la différence avec les
autres concurrents.
 Les voyages sont construits pour des groupes.
 La formule à employer est le séjour (pour 1 nuitée) ou l’excursion
(journée avec restauration ou demi-journée sans restauration
Un forfait pour un incentive

35. Les principes de tarification…
• Il existe plusieurs principes de rémunération de votre structure.
Dans les années 1980, le forfait était privilégié, contentant le client si
le budget était globalement respecté.
• Quelques années plus tard, les agences précisaient à leurs clients ce
qu’elles achetaient et quel était le niveau de leur pourcentage. Les
acheteurs ont été obligés de clarifier l’offre = transparence des tarifs

36. • A la demande des décideurs et des organisateurs, la rémunération a
été définie selon trois principes :
Ces principes correspondent à chacun des trois métiers :
• la partie idée : La partie idée concerne l’analyse, la conception, la
création et la stratégie.
• la partie temps : Le temps se divise en deux : le temps
d’accompagnement et de conseil client et le temps de la production,
de la mise en œuvre technique
• la partie industrie : L’industrie joue un rôle d’ensemblier et assure la
garantie de bonne fin (code du tourisme, ARCP, obligation de plein
droit)
• le taux de marge brute du métier peut aller jusqu’à 30%

37. Votre production propose une tarification différenciée
TARIFICATION POSTE PAR POSTE
LA TARIFICATION TOURISTIQUE• le nombre de personnes
• la saisonnalité
• Le tarif comprend : tous les services de l’office de tourisme : conseils – négociation –
concept – production sur-mesure
• Vous pouvez inclure des frais de dossier
• Réflexion sur une tarification TRANPARENTE
• 2 principes de tarification : le produit STANDARD
le produit SUR MESURE
Tarifs nets garantis sans surcoût

38. POSTE DE NÉGOCIATION AVEC LES SOCIO-PROFESSIONNELS
• l’objectif est de développer des partenariats avec les OT, les réceptifs, les
socio-professionnels afin que chacun puisse trouver sa place sur le
marché.
Conventions d’apporteur
d’affaires
Convention de
commercialisation

39. Distribution
DIRECTE
• Plaquette commerciale
• Force de vente
• Ciblez une zone de chalandise
• Phoning
• Relation publique
• Salons professionnels
INDIRECTE
• Stratégie de développement de
partenariat :
• DMC
• Sté de communication
événementielle
• PCO
Prestataire loisirs en
démarchage avec un par
des expos ou un centre des
congrès
Une communication
innovante

40. POUR UNE COMMUNICATION EFFICACE :
1 – Avoir une identité visuelle
 Ce sont les éléments constitutifs de votre structure qui vont permettre de
l’identifier visuellement : le logo, les couleurs, le slogan…
 Ils doivent être présents sur tous vos supports de communication
2 – Un contenu attrayant
Pour être efficace, le texte doit communiquer le message de façon simple et succincte :
Vous devez montrer aux consommateurs ce qui fait l’attrait de votre destination, vos
produits, votre environnement…
Le contenu doit toujours être :
 Adapté à la cible

41.  N’oubliez pas que toutes les décisions des
consommateurs sont basées sur :
 La logique
 Les émotions
Orientez donc votre communication en ce sens
3 - TROUVER DE BONNES IMAGES
 Pour être efficace, une image doit être forte et pertinente. Choisissez une image visuellement attrayante,
 Facile à reconnaître et en rapport avec votre accroche
 Elles doivent permettre au client de se projeter, donnez de la vie à vos photos, mais attention à ne pas tomber
dans le cliché, personnalisez les photos en mettant en avant les prestations des structures d’accueil, humanisez la
structure en apparaissant sur les photos ( l’interlocuteur de votre structure avec le client,…)

42. Quel que soit votre support de communication, vos cibles devront être
citées. Car tous les produits que vous allez construire seront adaptés à
une cible ou un groupe affinitaire.
LA COMMUNICATION
Les regroupements divers, les
associations, les sociétés (en direct) :
dans ce cas, vous créez une vraie force de
vente et vous vous positionnez comme
organisateur de A à Z.
Les professionnels du tourisme :
vous vous positionnez comme prestataire
de service (complémentaires à un produit
réalisé par leurs services)
Vous ciblez

43. la communication
CHAQUE SEGMENT DE CLIENTÈLE est touché par
des outils de communication et stratégies
différentes
Rédaction d’un plan
d’actions de communication
commerciale
L’utilisation des nouvelles technologies au
service des congressistes est l’une des priorités
du groupe : « Tout ce qui peut faciliter la vie des
congressistes, comme les badges à puce ou les
applications mobiles par exemple, est très
apprécié. Nous devons donc nous adapter à ces
évolutions ».

44. CRÉER UN SERVICE COMMERCIAL
• EXTERNE : un VRP, elle doit aller chercher de nouveaux clients groupes et
de nouveaux référencements aussi bien sur les marchés français que les
marchés étrangers.
• FIDELISATION : reprendre les bases de données clients et mettre en place
des actions de fidélisations,

45. ACTIONS COMMERCIALES A METTRE EN PLACE EN B/B
 Base de Donnée Partenaires : prestataires de service, organisateurs, …
 Base de Donnée de Prospection : définir sa zone de chalandise après étude du marché
 Participer à des salons professionnels
 Site internet ou onglet « Affaires » pour que le client
 Plateforme de réservation
 E-mails et signatures personnalisés pour le référent ou le service Affaires

47. Réfléchir sur des indicateurs commerciaux
• volume de demandes (téléphoniques, courriels)
• nombre de mails quotidiens
• taux de transformation (rapport entre les demandes et les confirmations)
• suivi et relance dossiers
• temps moyen passé par dossier (du contact à la vente)
• CA moyen par dossier
• les segments de clientèles (première fois ou fidélisation)
• Par quels moyens le contact a connu votre structure ?

48. • Chaque personne doit savoir ce que l’on attend d’elle : précision d’objectifs annuels ou semestriels. Ces
objectifs sont quantitatifs et qualitatifs. Ils répondent aux questions suivantes :
• Quel CA le service doit-il générer pour l’année 2017 ?
• Quels moyens doivent être mis en place pour y arriver (les indicateurs)
•  Le CA est donné par la Direction (or indice de pondération)
•  Les moyens pour y arriver font partie de votre démarche stratégique
FAIRE COMPRENDRE LA STRATEGIE A SON EQUIPE
Mise en place = un mi-temps est nécessaire
définition des objectifs quantitatifs et qualitatifs
L’activité production peut être saisonnière
il est nécessaire de se répartir le travail selon les périodes plus
actives.
certains marchés ne sont pas rentables dans la production sur-
mesure : c’est une stratégie à mettre en place.

49.  Les doléances des commanditaires
 Il reste encore un quart des entreprises qui se déclarent
mécontentes des prestataires qu’elles ont choisis.
 Les doléances des commanditaires sont les suivantes :
 1 : les nombreux suppléments facturés, qui ne sont pas toujours
indiqués à l’avance de manière suffisamment claire.
 2 : le manque de savoir-faire des professionnels du tourisme. Ainsi,
les clients demandent à bénéficier d’un interlocuteur unique qui
puisse être contacté immédiatement, régler les problèmes
rapidement, répondre aux demandes non prévues initialement et
suivre la logistique du séminaire.
 3 : les salles ou le matériel inadaptés : les salles aveugles, par
exemple, ou encore les chaises pliantes, inconfortables pour de
longues réunions.
CONCLUSION