Les Vacances De Monsieur Haydn Enora Conan Stage Mopa
1. Les vacances de Monsieur
Haydn
Festival international de musique de chambre
3ème week-end de septembre
La Roche-Posay
2. Genèse et présentation du concept
Genèse
L’idée
Volonté de Jérôme Pernoo, violoncelliste
soliste et professeur au CNSM, de partager son
amour pour la musique de chambre avec public
et musiciens.
Réunir des musiciens professionnels,
amateurs, étudiants en un seul événement.
Faciliter l’accès à la culture à tous en milieu
rural.
3. Genèse et présentation du concept
Concept
Concerts
Premier volet : le festival In
Des grands concerts dignes des plus grandes salles de spectacles de
15 à 20 € interprétés le soir par des musiciens solistes de renommée
internationale.
Des concerts « Quels Talents ! », à tarif unique de 5 € interprétés par
des musiciens à l’aube d’une carrière prometteuse, accompagnés et
parrainés par les plus grands solistes.
Deuxième volet : le festival Off
Des concerts gratuits, de courte durée (20 mn), dans différents lieux de
la ville, tout au long du week-end et interprétés par des musiciens
amateurs de très haut niveau sélectionnés par le Directeur Artistique.
4. Genèse et présentation du concept
Concept
Un week-end en Un lieu central
musique…de chambre pour se rencontrer
Le festival investit les lieux Le village de Monsieur
familiers de la ville : gymnase
Haydn véritable cœur du
pour les grands concerts, le
festival situé sur la place
casino, l’église et le cinéma pour
centrale de la Roche-Posay
les « Quels Talents ! », l’école,
une salle d’exposition, la MCL, le est le point de ralliement des
donjon, le plus ancien hôtel de la musiciens, du public et des
ville pour les concerts du Off. bénévoles (Haydn Café,
boutique, billetterie).
Convivialité
!
5. Pour démarrer
Moyens humains :
Directeur artistique, Jérôme Pernoo
Directrice administrative, Marie-José Monnot
Directeur technique, Christophe Poux
Stagiaire administratif, Thierry Degrés
Coordination des bénévoles, Enora Conan
Constitution d’une association loi 1901
Mobilisation des premiers bénévoles pour la
constitution du bureau et du conseil d’administration.
Professionnalisme !
6. Pour démarrer
Création du visuel, de la charte graphique et du site
Internet.
Professionnalisme !
7. Pour démarrer
Faire connaître le projet
Ecriture du projet : dossier de présentation du
projet, une carte de crédibilité pour présenter le festival.
Faire part de naissance via la première carte de
vœux : une façon d’informer le public, les partenaires,
la presse et les bénévoles de la naissance de
l’événement tout en donnant le ton.
Elaboration du budget prévisionnel
Estimation des dépenses en fonction des données
relatives à des événements similaires.
Recherche de partenaires.
9. Pour démarrer
Définition de la stratégie d’implication des élus
Rencontre du Maire également Président de la CDC et du
Pays.
Implication du Maire pour la sensibilisation du conseiller
général et du conseiller régional.
Obtention du soutien financier de la
Mairie et du Conseil Général
Démarchage des partenaires locaux avec le soutien du maire :
Casino, Office de tourisme.
Mise à disposition d’une salle de concert
par le Casino, partenariat avec l’OT
10. Pour continuer
Détail sur le partenariat avec l’office de tourisme
Mise en relation avec les acteurs locaux, identification des
partenaires et prestataires potentiels
Actions de promotion directe et relai auprès des institutions
départementales et régionales
Soutien logistiques : tenue de la billetterie, mise à disposition
d’une salle de réunion.
Présence visuelle du festival dans les locaux
Brief des conseillères en séjour
Le partenariat avec l’office de tourisme est primordial
pour la réussite du festival. Un lien permanent est
maintenu entre le personnel de l’office et celui du
festival.
Collaboration !
11. Pour démarrer
Implication des acteurs économiques
Volonté très forte de partenariat avec les acteurs économiques
Réunions d’information et de travail avec la Fédération des
Acteurs Economiques (FAE)
Sollicitation des restaurateurs pour proposer un menu Haydn
pendant le festival
Prise en charge des repas du midi pendant la semaine de
répétition
Buvette tenue par la FAE la première année
Repas pendant le festival assurés par la FAE
Partenariat !
12. Pour démarrer
Implication de la population locale et des scolaires
Conférence de presse ouverte au public et aux
acteurs économiques et associatifs le 5 juillet : balade
dans la ville en petit train avec des arrêts à chaque lieu
pour écouter des concerts sur les lieux du off.
Intervention de Jérôme Pernoo auprès des élèves
de l’école primaire.
Partenariat avec le collège : les élèves de 6ième et
5ième assistent aux répétitions du off le vendredi.
Rassemblement et fédération d’une équipe de
bénévoles.
Partage !
13. Pour démarrer
Plan de communication, un effort important dès la première année
Au niveau local et régional
Presse écrite : PQR, presse institutionnelle, presse
événementielle en mettant en avant l’identité visuelle du festival.
Affichage : 10 000 flyers, 500 affiches distribués jusqu’à 100 km à
la ronde et à Paris rue de Rome.
Radio : 40 spots sur France Bleu pensés de façon à susciter la
curiosité.
TV : reportage sur France 3 région.
Au niveau national
Intervention d’une agence de presse pour conseiller sur la
constitution et la diffusion du dossier de presse (250 exemplaires).
Presse écrite : ciblage de la presse spécialisée et généraliste.
Radio : enregistrement d’un mardi idéal (France Musique).
Faire savoir !
14. Résultats de la première année
Un public au rendez-vous
Tous les grands concerts complets
Un public composé de mélomanes et de néophytes pour les
concerts du off
Des bénévoles en nombre
Une cinquantaine de bénévoles dès la première année
Des propositions pour participer à la seconde édition
Résultats financiers
Un léger déficit
Une subvention de la région à postériori et un engagement de
toutes les collectivités pour la deuxième édition
Pari gagné !
15. Transformer l’essai
Partenariat avec les collectivités
L’équipe du festival s’efforce de fournir à ses
interlocuteurs toutes les données qui leur permettront
d’appréhender la logique du festival et ses retombées
pour le territoire en les formalisant systématiquement.
Elaboration d’un document qui présente le bilan de
l’édition passée tout en étant en adéquation avec l’état
d’esprit du festival : le carnet de vacances.
Rencontre des partenaires institutionnels pour leur
présenter l’édition à venir.
Transparence !
16. Transformer l’essai
Le carnet de vacances est l’outil qui permet de
communiquer auprès des institutionnels, des
partenaires et des bénévoles en présentant un
bilan complet du festival qui vient de se dérouler.
Indicateurs qui nourrissent le carnet de vacances
Fréquentation du In
Source : billetterie
Fréquentation du off
Source : comptage du nombre de spectateurs par concert fait par
les bénévoles
Provenance géographique des spectateurs
Source : enquête auprès des spectateurs pendant le festival
Analyse !
18. Transformer l’essai
Nombre de spectateurs du OFF par lieux
800
709
700
600 540 558
533
492
500
400
300
200
100
0
Ecole Clairefontaine Loges du parc Maison de la culture Donjon Espace Mose
et des loisirs
19. Transformer l’essai
Provenance géographique
6%
11%
Locale
35%
Région limitrophe
Autre
Paris et sa région
25%
Régionale
27%
20.
21. Transformer l’essai
Indicateurs qui nourrissent le carnet de vacances
L’impact sur l’économie de la cité
Dépenses du festival : 18 505 €
Source : factures payées par le festival
Nombre nuitées consommées par des festivaliers : 102
Source : enquête auprès des hôteliers
Estimation du chiffre d’affaire en restauration
Source : enquête auprès des festivaliers
Ressenti de l’impact sur l’activité des commerçants
Source : enquête auprès commerçants
Estimation du chiffre d’affaire
généré par le festival :
30 000 €
22. Transformer l’essai
Partenariat avec les acteurs économiques locaux
Le partenariat mis en place dès la première année avec la FAE a
été maintenu, ajusté et renforcé :
Prise en charge des repas du midi pendant la semaine de
répétition
Tarifs préférentiels dans les hôtels pour les festivaliers
Tarifs préférentiels pour les repas d’après-concert
Menus Haydn dans tous les restaurants et cocktail Haydn
dans tous les débits de boisson
Distribution de lunettes à apposer dans les vitrines
Distribution d’une fiche technique sur le festival
Relation avec les hôteliers pour connaître leurs disponibilités
Création d’un produit spécifique par le centre de
balnéothérapie : « le pack Haydn relax »
Partenariat !
23. Transformer l’essai
Animation de l’équipe de bénévoles
Maintien d’un lien permanent avec les
bénévoles
Recueil et prise en compte des propositions
d’amélioration
Rencontres festives entre les bénévoles et
les musiciens du off tout au long de l’année
Mailing d’information sur l’actualité du
festival et sur l’actualité des musiciens
Fédération !
24. Transformer l’essai
Continuer à communiquer
Ajustement du plan de communication en
fonction des résultats de l’enquête.
Maintien de la conférence de presse pour
la présentation du programme, suivie d’un
concert privé.
Travail avec une agence de presse.
Travail en interne avec la presse et les
médias locaux.
Communiquer !
25. Transformer l’essai
Une présence dans la ville toujours plus
évidente
Partenariat avec le Conseil Général pour la
réalisation de la signalétique avec des
professionnels
Travail avec une agence de presse.
Travail en interne avec la presse et les
médias locaux.
Communiquer !
26. Pour continuer
Le succès grandissant des Vacances de Monsieur
Haydn positionne ce festival comme un vecteur de
développement culturel incontournable.
La qualité du partenariat institué avec les
collectivités permet d’engager un dialogue
collectif sur l’avenir du festival et ses besoins
pour continuer à se développer.
La professionnalisation de l’équipe est
incontournable pour répondre à l’ampleur qu’a
pris le festival.
Anticiper !
27. Pour continuer
Evolution de l’équipe
2005 2006-2007 2008
Directeur artistique Bénévole Bénévole Bénévole
Directrice administrative Bénévole Bénévole Salariée sur 6 mois
Directeur technique Salarié Salarié Salarié
Stagiaire 1 Stagiaire 3 Stagiaires 2 Stagiaires indemnisés
Coordinatrice Bénévole Bénévole Bénévole
2009 est un tournant : un temps plein doit être créé
pour l’administration, la directrice administrative
continuera tout de même à travailler bénévolement.
Professionnalisation !
28. Pour continuer
Dépenses 2005 2006 2007 2008
Salaires et charges 15300 19500 32300 55800
Logistique 6200 18900 39000 26000
Communication 17800 14800 23600 21500
Administration/divers 4700 8100 11100 8600
Total 44000 61300 106000 111900
Recettes
Recettes propres 13800 16400 26400 26300
Région 7200 7500 6600 13900
Département 5000 7500 16000 15000
Commune 10000 13000 15000 21000
Mécénat/Autres subv 6500 19400 45500 33300
Total 42500 63800 109500 109500
29. Les bons ingrédients
Avoir une idée précise du projet et une ligne directrice
S’entourer de professionnel dans les domaines clés:
technique, relation presse, communication,
infographisme.
S’accorder des temps de réflexion et de remise en
question : communication, organisation, évolution du
projet.
Fédérer autour de l’événement : collectivités, acteurs
locaux, bénévoles.
Continuer à donner envie : qualité, surprise,
convivialité.
Avoir une gestion rigoureuse
