2. « Un document est une représentation persistante d'une idée ou
d'une information figée à un instant t. Il a une valeur
explicative, descriptive ou de preuve. Il est généralement défini
comme le support (…) d'une information. » (Wikipedia)
-> Ce qui est important, c’est l’INFORMATION, pas le document
L’information peut être stockée, diffusée, utilisée (réemployée).
-> Magillem offre des solutions pour favoriser le réemploi des
contenus métier
3. Passer de la production de documents à la production
d’une information accessible et réutilisable
Canaliser l’information
◦ Produire un document, c’est figer une
INFORMATION sur un SUPPORT à un MOMENT
donné
◦ UTILISER l’information, c’est NOURRIR un processus
avec des ÉLÉMENTS D’INFORMATION
L’enjeu, c’est de pouvoir canaliser l’information et
de connecter les processus métier et documentaires
3
4. Passer de la production de documents à la production
d’une information accessible et réutilisable
Actualiser l’information
◦ Lorsqu’une information évolue, il faut mettre à jour
les objets documentaires liés à cette information
L’enjeu, c’est de pouvoir identifier les contenus
impactés par l’évolution d’une information
4
6. Passer de la production de documents à la production
d’une information accessible et réutilisable
FORMATS
◦ Accéder à l’information, c’est :
Pouvoir rechercher une information
Pouvoir consulter cette information
L’enjeu, c’est de présenter l’information dans un
format adéquat
6
7. Qui sont les utilisateurs ?
Ce sont les personnes qui produisent, diffusent et
utilisent l’information
Elles sont Internes et internes et externes (en amont
et en aval) à l’entreprise
7
8. Comment les utilisateurs produisent-ils et utilisent-ils
l’information ?
Le copier / coller est central…
Cela nuit à :
◦ La fraicheur des informations
◦ La cohérence des informations
8
9. Les processus de production de documents :
Ils n’existent pas en tant que processus indépendants
des processus métier.
Ils sont une partie intégrante, directement liée,
fusionnée au processus métier.
L’enjeu, c’est de pouvoir lier les flux métier et
documentaires pour produire des documents de
qualité
9
10. • Fusion des flux
• Points de synchronisation documentaires et métier
• Rupture des flux • Plus besoin de points de
• Problèmes de cohérence / synchronisation
divergence • Les documents et éléments
métier deviennent des
extractions d’un même
flux
Flux documentaire
Flux fusionné
Flux métier
10
11. Modularité des contenus
Fragmenter les contenus (packaging en objets)
Qualifier les fragments
Lier les fragments
L’enjeu, c’est la standardisation des objets et leur
interopérabilité
11
12. Réutiliser les contenus
Abandonner le copier / coller
Privilégier le réemploi de fragments
◦ insertion d’objets par « glisser/lier » dans des modèles
documentaires ou dans des documents
Le fonds documentaire se représente alors comme un
ensemble de fragments documentaires inter-liés
12
13. Créez un compte
sur notre site pour
accéder aux vidéos
Gérer le versionnement
Identifier les fragments inter-liés lorsqu’on versionne
un fragment
◦ Impact sur fonds documentaire
◦ Conformité d'un document par rapport un texte de référence
◦ Identification de l'évolution d'un fonds documentaire entre 2
dates
Propager le fragment versionné partout où il est
employé
◦ Consolidation d'un fonds documentaire
Réviser les fragments inter-liés / vérifier la cohérence
13
14. R&D Marketing/Support
Bloc n
PDF
Bloc Spécifications
3 Technical
fonctionnelles Documentation Product
Spécifications
FM
Bloc 2 techniques
Spécifications
…
Technical Product
fonctionnelles
Audience Documentation
DTD
Spécifications
PDF
Bloc 1 techniques
Spécifications Dérivative A
…
fonctionnelles
Spécifications
Spécifications
techniques Audience
fonctionnelles
…
Spécifications
Audience
DOC
DOC
techniques
Confidential Authoring
Audience
Audience Audience
FM
Annexes
XML FORMAT
(IP-XACT) Technical Product
ICMETADATA Hybrid Documentation
IPMETADATA FORMATS Dérivative B
…..
Audience
Audience
Authoring
Audience
Production Flow
1K Documents Annexes
PROD 1 PROD 2 PROD n 10K Documents?
14
19. R&D Magillem Content Platform Marketing/ Support
impact & coverage Automated
update
Bloc n PDF Publishing FrameWork
Cohency
Bloc Spécifications
3
fonctionnelles Control
Spécifications Technical Product
FM
BlocSpécifications
2 techniques Documentation
…
fonctionnelles Dérivative A
DTD
Spécifications
Bloc 1 techniques
Spécifications
…
fonctionnelles
Spécifications
Audience
Functional
techniques
Specifications
…
Technical
Technical
Specifications Documentation Authoring Conversion to
Product
DOC
PDF, DOCX,
…
Audience Audience
Annexes
Authoring
Technical Product
Documentation
Audience Dérivative B
Audience
DITA / MetaX Authoring
Various Conversion Authoring Conversion to
FORMATS PDF, DOCX,
Audience …
Audience
Sharepoint
Annexes
Filenet
Oracle
19
20. Qualité (bonne information au bon moment,
cohérence globale, image de marque)
Productivité (produire plus de dérivés, plus de
spécialisation, en phase avec des groupes
d’utilisateurs plus spécialisés)
Coût directs : produire avec moins de ressources
Coûts indirects : réduire l’impact de la non-qualité
Opportunité : Transformation de l’activité (vers plus
d’abstraction, plus d’intelligence, moins de taches à
faible valeur ajouté)
20
21. Objectifs
◦ Améliorer la qualité des documents techniques
◦ Améliorer la réactivité de production
◦ Faciliter la production de dérivés documentaires
◦ Garantir la confidentialités de certains contenus
Contexte
◦ Variété d’outils de publishing (Epic, FrameMaker, MS word…)
◦ Variété de modèles de document hétérogènes
◦ Processus de production non maitrisé
◦ Difficultés importante pour mettre à jour une version particulière
d’un ensemble documentaire cohérent
◦ Difficulté majeure à gérer le cycle de vie de la documentation
technique
Gains
◦ Réduction des coûts de production de la documentation technique
de l’ordre de 50%
◦ Réduction de la durée du cycle de production de l’ordre de 40%
◦ Amélioration significative de la qualité
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22. Objectifs
◦ Détecter immédiatement, exhaustivement,
automatiquement la totalité des impacts que le JORF peut
avoir sur le corpus métier
◦ Réduire le temps de mise à jour du fonds (codes
juridiques)
◦ Faciliter l’identification des travaux de reprise de contenus
commentant le fonds
Contexte
◦ Actualisation quotidienne du fonds - fraîcheur
◦ Forte densité des contenus
◦ Enjeu juridique (ouvrages de référence)
Gains
◦ Réduction des délais de production de l’ordre de 60%
◦ Réduction massive de l’action manuelle au profit travail
technique et scientifique d’analyse et d’annotation
22
23. Performance
Production documentaire Coût
intégrée au flux métier
Production documentaire
en marge des flux métier
Solutions de gestion
dynamique des flux de
connaissance
Limite de
performance des
outils de
publication
dynamique Solutions de
publication
dynamique
Dynamique des
référentiels
Modularité des modèles documentaires
Modularité des contenus
Multi bases hétérogènes,
File System CMS Base de donnés indépendantes et
interopérables
Densité documentaire
• Masse des contenus • Besoin de traçabilité
• Quantité de fragments • Besoin de cohérence
documentaires • Hétérogénéité
• Complexité documentaire documentaire
• Fréquence de modification • Intégration dans les flux
métier
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