2. TRABALHO EM GRUPO DA AULA PASSADA
• Métodos específicos de Gestão
– 5S: Instrumento de mobilização dos colaboradores
para aplicação de mudanças no ambiente de trabalho
bem como na vida pessoal, buscando melhorias em
ambas as áreas
– 8S: é o programa 5S acrescido de 3S adicionais.
– Seis sigma: é uma estratégia de melhoria da
competitividade e rentabilidade, buscando ter não
mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades.
– Benchmarking: Observa-se a experiência de lideres
de mercado com o fim de extrair dela algum
aprendizado que venha a melhorar os padrões de
desempenho.
3. Comunicação
• Processo pelo qual a informação é
transferida entre os indivíduos
através de símbolos, sinais e outros.
• Processo de duas vias:
–Emissor
–Receptor
7. Comunicação
Ruídos:
•Distorções em sinais eletrônicos
•Erros de escrita e interpretação
•Voz baixa ou rouca
•Falta de atenção do receptor
•Jargões
•Siglas
•Linguagem não adequada
•Fatores ambientais pertubardores
18. 5W2H
• Quem necessita? (who)
• Qual informação? (which/what)
• Porquê? (why)
• Quando? (when)
• Onde deverá ser disponibilizada? (where)
• Como será fornecido? (how)
• Quanto custará a disponibilização? (how
much)
19. Processos do Gerenciamento da Comunicação
Gerenciamento das Comunicações
1. Identificar as partes interessadas
2. Planejar as comunicações
3. Distribuir as informações
4. Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
5. Reportar o desempenho
20. Processos do Gerenciamento da Comunicação
Gerenciamento das Comunicações no ciclo de
vida de um projeto:
•Iniciação
– Identificar as partes interessadas
•Planejamento
– Planejar as comunicações
•Execução
– Distribuir as informações
– Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
21. Processos do Gerenciamento da Comunicação
Gerenciamento das Comunicações no ciclo de
vida de um projeto:
•Controle
– Reportar o desempenho
•Encerramento
– Não há processos
22. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Identificar as partes interessadas
– Processo de identificar todas as pessoas ou
organizações que podem ser afetadas pelo
projeto e de documentar as informações
relevantes relacionadas aos seus interesses,
envolvimento e impacto no sucesso do
projeto
23. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Identificar as partes interessadas
– Entradas:
• Termo de abertura do projeto
• Documentos de aquisição
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais
– Ferramentas
• Análise de partes interessadas
• Opinião especializada
24. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Identificar as partes interessadas
– Saídas:
• Registro das partes interessadas
• Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas
27. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Planejar as comunicações
– Processo de determinar as necessidades de
informação das partes interessadas no
projeto e definir uma abordagem de
comunicação.
28. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Planejar as comunicações
– Entradas:
• Registro das partes interessadas
• Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais
29. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Planejar as comunicações
– Ferramentas
• Análise de requisitos da comunicação
• Tecnologia das comunicações
• Modelos de comunicações
• Métodos de comunicação
– Saídas:
• Plano de gerenciamento das
comunicações
• Atualizações dos documentos de projeto
31. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Distribuir as informações
– Processo de colocar as informações
necessárias à disposição das partes
interessadas no projeto, conforme planejado.
32. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Distribuir as informações
– Entradas:
• Plano de gerenciamento do projeto
• Relatórios de desempenho
• Ativos de processos organizacionais
33. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Distribuir as informações
– Ferramentas
• Métodos de comunicação
• Ferramentas de distribuição das
informações
– Saídas:
• Atualizações dos ativos de processo
organizacionais
34. Métodos de distribuição da comunicação
• Reuniões do projeto, apresentações, cópias
impressas, sistemas manuais de arquivamento
e bancos de dados eletrônicos
• Ferramentas de comunicação digital: e-mail, fax,
correio de voz, teleconferência, páginas em
websites
• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de
projetos: suporte a reuniões e escritórios
virtuais, portais, software para trabalho
colaborativo, interfaces web, etc.
35. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
– Processo de comunicação e interação com as
partes interessadas para atender às suas
necessidades e solucionar as questões à
medida que ocorrerem
36. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
– Entradas:
• Registro das partes interessadas
• Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas
• Plano de gerenciamento do projeto
• Registro das questões
• Registro de mudanças
• Ativos de processos organizacionais
37. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
– Ferramentas
• Métodos de comunicação
• Habilidades interpessoais
• Habilidades de gerenciamento
38. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
– Saídas:
• Atualizações dos ativos de processo
organizacionais
• Solicitações de mudança
• Atualizações do plano de gerenciamento
do projeto
• Atualizações dos documentos do projeto
39. Habilidades de Comunicação
• Técnicas de apresentação
• Oratória
• Técnicas de redação
• Idiomas estrangeiros
• Sistemas de comunicação
• Solucionar conflitos
• Técnicas de reunião
• Negociação
• Habilidade de ouvir
40. Como melhorar a sua comunicação
• Habilidade de transmitir
– Linguagem apropriada
– Informações claras
– Ambiente adequado
– Atenção
– Canais múltiplos
– Face a face
41. Como melhorar a sua comunicação
• Habilidade de escutar
– Escuta ativa
– Empatia
– Reflexão
– Feedback
42. 10 meios de evitar a perda de informação
1. Tome nota
2. Dê detalhes em ordem
3. Repita a informação
4. Faça perguntas (cheque)
5. Vá devagar
6. Use esboços e diagramas
7. Use destaque
8. Faça uma revisão rápida
9. Reduza o número de níveis
10.Use dois meios se possível
44. Reuniões
• Lançamento (kickoff meeting)
• Acompanhamento (follow-up meeting)
• Registro e acompanhamento de pendências
• Levantamento e registro de lições aprendidas
• Acompanhamento e registro de mudanças,
ações corretivas e preventivas
• Entrega dos deliverables
• Encerramento das fases e do projeto (end up
meeting)
• Crises...
45. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho
– Processo de coleta e distribuição de
informações sobre o desempenho, inclusive
de andamento, medições do progresso e
previsões
46. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho
– Entradas:
• Plano de gerenciamento de projeto
• Informações sobre o desempenho do
trabalho
• Medições do desempenho do trabalho
• Previsões de orçamento
• Ativos de processos organizacionais
47. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho
– Ferramentas
• Análise de variação
• Métodos de previsão
• Métodos de comunicação
• Sistema de distribuição das informações
48. Processos do Gerenciamento da Comunicação
• Reportar o desempenho
– Saídas
• Relatórios de desempenho
• Atualizações dos ativos de processos
organizacionais
• Solicitações de mudança
49. Gerenciamento da Comunicação
• As pessoas precisam entender:
–O que têm de fazer
–O porquê elas têm de fazer
–O seu desempenho em relação ao
esperado
–A sua situação profissional
51. Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Documento formal que descreve os
procedimentos que serão utilizados para
gerenciar todo o processo de
comunicação no projeto.
52. Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Deve conter:
– Título do projeto
– Nome da pessoa que elaborou
– Descritivos dos processos de gerenciamento
das comunicações
– Eventos de comunicações: reuniões,
apresentações, etc...
– Cronograma dos eventos de comunicações
– Atas de reuniões
– Exemplo de relatórios do projeto
53. Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Deve conter:
– Ambiente técnico e estrutura para
armazenamento e distribuição da informação
– Alocação financeira para o gerenciamento
das comunicações
– Nome do responsável pelo plano
– Registro de alterações do documento
– Aprovações
54. Referências
• FABRA, M. G. M. C. Gerenciamento de Comunicação em Projetos.
Apostila de MBA em Gerenciamento de Projetos com ênfase em TI,
2010.
• MENEZES, L. C. de M. Gestão de Projetos. 3. ed. Editora Atlas,
2001.
• PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos
(Guia PMBOK). 4. ed. Editora Saraiva, 2012.
• MOURA, H. PMP sem segredos. 1. ed. Editora Elsevier, 2013.
• CALACHE, M. L. GPC5 – Uma ferramenta para gestão de projetos
– Trabalho de conclusão de curso – MBA FGV, Campinas, 2013.
• VARGAS, R. Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo
Diferenciais Competitivos. 7ª ed. Editora Brasport. Rio de Janeiro,
2009.