Les nouveautés de l'ECM dans SharePoint 2013, Le role de la recherche dans SharePoint 2013, Le eDiscovery

3. Michael.Nokhamzon@gfi.fr
http://mickey75019.wordpress.com

4. Karine.Loubli@gfi.fr

5. Agenda

7. ECM : Les grands blocs fonctionnels
Collaboration
(espace de travail)
Publication
(Portail)
GED
(Référentiel, espace de
capitalisation)
Recherche
Gestion de version
F.I.D
Outils collaboratifs
Gestion de version
Record Management
Workflow
WCM

8. Focus sur Le RM est un système de gestion de
l’information à valeur probante et utile
qui met en œuvre tout moyen
nécessaire à la conservation de
l’information jusqu’au terme de sa
valeur probante et qui en garantit
l’authenticité, l’intégrité, la traçabilité, la
confidentialité et l’accessibilité.
Le Record Management

9. Le Record
Management
Législation, jurisprudence, normes, codes
de conduite s’appliquant à une activité
doivent être identifiées en amont afin de
prendre les dispositions idoines.
International, Government and industry
regulations
Finance /U.S : Sarbanes-Oxley (SOX)
Finance / France : LSF
Gov/U.S : DOD 5015.2,
RM / Europe : MoReq,
RM/Internat. : ISO 1549 et ISO 3030x
RM/ France : ZF 49013
Legal eDiscovery
U.S. Federal Rules of Civil Procedure
L’environnement règlementaire

10. Authenticité
Les créateurs des documents sont
autorisés et identifiés comme tels.
Le Record
Management Un document authentique est un
document dont on peut prouver :
 qu’il a effectivement été
produit par la personne qui
prétend l’avoir produit
 qu’il a été produit au moment
où il prétend l’avoir été

11. Fiabilité
 Fonctionne de manière
continue et régulière.
 Protège les documents contre
une altération ou une
élimination abusive.
 Fournisse un accès immédiat à
tous les documents et leur
métadonnées
Le Record
Management Il est recommandé que tout
système de gestion des
enregistrements :

12. Intégrité
Le Record
Management Il convient que la structure du
document, c’est-à-dire sa forme
et les relations entre les éléments
constitutifs du documents
demeurent intacte.

13. Traçabilité
Le Record
Management
Les événements qui touchent le
système ainsi que les documents
(capture, consultations ou
tentatives indues de
consultation, destructions….)
donnent lieu à un historique ou
journal des événements …
(extrait Nouveau glossaire de
l’archivage – Février 2011 – Marie-
Anne Chabin)

14. Expiration / Sort final
Le sort final peut viser :
 La destruction physique immédiate
 La conservation pendant un temps
supplémentaire
 Le versement ou le transfert vers
un autre silos ou organisme
compétant
Le Record
Management
Gestion de durées de conservation sur
les documents (fonctions des
contraintes règlementaires et de la
criticité de l’information pour
l’entreprise)

15. Conformité
Le système doit fournir des
moyens d’audit.
La Norme Z 42-013 recommande
la réalisation périodique d’audits
internes et/ ou externes du
système de records management
Le Record
Management

16. Le RM couvre l’ensemble du cycle de vie
Création
Collaboration
Revue
Approbation
Publication
Expiration
Archive/
Destruction
Destruction physique, augmentation
du temps de conservation,
versement vers un autre silos
Production
Utilisation
courante Archivage

17. ECM & RM - Il manque quoi ?

18. Site Retention Site Mailboxes

19. Site Retention Les fonctionnalités de Record
Management de SharePoint
Server 2013 ont été étendues aux
sites.
Vous pouvez créer et gérer des
stratégies de rétention dans
SharePoint Server 2013, et les
politiques (règles) seront
appliquées aux sites SharePoint.
Nouveauté 2013

20. Site Retention
Nouveauté 2013

21. Site Retention La politique de rétention des sites
va être dépendante de :
 L’activité concernées
(marketing, R&D) car les
règlementations appliquées
peuvent être différentes
 La typologie du projet (plus où
moins critique pour l’entreprise)
 De la typologie des contenus
(règles de conservation)
Nouveauté 2013

22. Site Mailboxes

23. Site Mailboxes Facile d'ajouter une boîte aux lettres
associée pour un site
Faites glisser des courriels de Outlook
dans les bibliothèques de documents
Gestion des courriels en tant
qu'enregistrements
Fermeture et expiration de l’ensemble
des sites et des boîtes aux lettres

24. SharePoint 2010 & 2013
Office 365
(SharePoint 2010)
SharePoint 2010
On-Premises
Office 365
(SharePoint 2013)
SharePoint 2013
On-Premises
Metadata
Records Center
Content Search Web
Part
Site Retention
Site Mailboxes
Outils Tiers

26. Recherche

27. SharePoint 2010 c’était :
• La gestion de contenu pour tout
le monde
• Classique & Sociale
• Recherche
SharePoint 2013 c’est :
• Une convergeance des produits
• Une utilisabilité de la recherche
• Un usage basé sur l’individu,
l’équipe ou une entreprise
(comme SP2013)

28. Élimine la
frontière des
Collections de
sites
Élimine le
problème des
listes
d’envergures
(large lists
tresholds)
Permet plus de
flexibilité et de
dynamisme à
l’affichage
Sépare la
couche de
présentation
de celle du
stockage

30. eDiscovery
http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_discovery

31. eDiscovery

32. eDiscovery

33. eDiscovery

34. eDiscovery

35. eDiscovery

36. eDiscovery
http://www.cnil.fr/documentation/deliberations/deliberation/delib/209/